Nella complessiva catena di processi che costituiscono la logica professionale del formatore, il processo di pianificazione si colloca come cerniera strategica tra il processo di analisi dei bisogni e il processo di erogazione dell’offerta formativa.
Utilizzeremo il termine offerta formativa piuttosto che il termine generico formazione, perché l’offerta costituisce l’output finale dell’intera catena e la contestualizza in rapporto ai destinatari.
La prassi e la letteratura sulla formazione oggi riconoscono essenzialmente tre dimensioni critiche per il processo di pianificazione dell’offerta formativa, ciascuna delle quali collegata a uno specifico output:
• Che cosa offrire ai destinatari: la progettazione dell’offerta e la definizione delle
specifiche di qualità (output : la definizione dell’offerta formativa);
• Come e quando (con quali soluzioni organizzative): quali attività, quali tempi, quali
contratti con i fornitori esterni, quali vincoli, quali risorse (output: il piano dell’offerta formativa);
• Con quali costi: quali e quante risorse umane e finanziarie devono essere previste
per garantire l’attuazione del piano dell’offerta formativa (output: il budget della formazione).
Per quanto riguarda il primo punto, ovvero la definizione dell'offerta formativa, progettare l'offerta formativa non significa semplicemente stilare l'elenco e il calendario delle attività proposte annualmente in risposta al fabbisogno rilevato ma piuttosto definire preliminarmente le variabili strategiche e i criteri che devono guidare la scelta delle attività, le pianificazioni delle soluzioni organizzative, la selezione di eventuali fornitori esterni, la definizione dei criteri di spesa ecc.
La progettualità, cioè la capacità di prefigurare l’insieme di variabili di qualità della formazione, è ritenuta la competenza chiave della funzione formativa in azienda: non parliamo soltanto delle classiche competenze di progettazione formativa, ma piuttosto di una visione sistemica dell’offerta formativa. Le domande da porsi in fase di pianificazione dunque saranno ad esempio:
-‐ Quali finalità generali di sviluppo devono essere esplicitate per dare un senso
all’analisi dei bisogni formativi e alle proposte di sviluppo professionale di singole figure o famiglie professionali?
-‐ Quale politica complessiva di qualità per la formazione: quale integrazione con le
politiche di sviluppo aziendale, quale immagine si vuole accreditare all’offerta formativa, quale metodologia qualificante, quali criteri di efficacia?
-‐ Chi e con quali competenze, all’interno dell’organizzazione, è chiamata a definire la
complessiva politica di qualità dell’offerta formativa?
In relazione invece al secondo punto, ovvero al piano di gestione dell'offerta formativa, a partire dai criteri e dagli orientamenti generali definiti in fase di progettazione dell'offerta, la funzione formazione costruisce generalmente un piano, tale da prevedere tutte le soluzioni organizzative necessarie a dare forma concreta ai progetti formativi. La formula comunemente utilizzata è quella del master Plan, che integra le diverse variabili organizzative: tempi, attività, risorse, vincoli, compatibilità con i criteri di qualità definiti dal progetto.
Non si tratta solamente di disegnare un quadro organizzativo, ma di garantire che ogni tassello inserito nel piano corrisponda alle specifiche di qualità definite nella fase di progettazione. Pertanto, le domande di ricerca che orientano la funzione formativa di questa fase possono essere:
-‐ Come verificare l’affidabilità complessiva di fornitori esterni (società, agenzie
formative o singoli esperti)?
-‐ Come verificare la conformità dei progetti presentati dai fornitori alle specifiche di
qualità definite dall’organizzazione?
-‐ Come impostare un sistema di indicatori di performance (KPI) del processo
formativo utile a tenere sotto controllo eventuali scostamenti dagli standard qualitativi, invece che attendere le classiche valutazioni ex post?
-‐ Come verificare l’adeguatezza delle persone coinvolte dichiarate dai fornitori, alle
effettive esigenze di gestione del processo formativo?
Come si vede ogni domanda cerca di affrontare un particolare aspetto del planning organizzativo, ma lo affronta anche dal punto di vista della qualità, affinchè l'output atteso sia coerente con il progetto dell'offerta formativa e adeguata alle attese dell’organizzazione.
Anche per affrontare la terza area problematica connessa al processo di pianificazione, quella relativa alla quantità e qualità delle risorse da prevedere per l'attuazione del piano formativo, che trova la sua espressione nel budget della formazione, l’ottica della qualità può fornire opportuni criteri di approfondimento. A fornire indicazioni e orientamenti per la formulazione del budget è sempre il progetto dell’offerta formativa, con tutti i problemi che questa fase comporta.
Se è vero che la qualità costa, è anche vero che la non qualità, ovvero la formazione inefficace, ha costi che generalmente non vengono rilevati o quantificati, ma che alla fine incidono pesantemente sui bilanci dell’organizzazione. Si tratta di uno spreco intollerabile di risorse aziendali, che difficilmente viene contabilizzato. Nella formazione di un budget preventivo la funzione formativa non può limitarsi a fare l’elenco della spesa ma è piuttosto chiamata a definire un impatto complessivo di budgeting rigoroso, attendibile, verificabile, che renda possibile un doveroso bilancio costi-‐benefici e, nel caso di strutture formative particolarmente ramificate, una corretta circolazione delle informazioni tre entità centrali e periferiche.
Formulare un budget della formazione non è un’azione semplicemente contabile, né richiede solo competenze di tipo gestionale amministrativo, ma è anche e soprattutto un’operazione strategica, che richiede alla funzione formativa competenze di tipo metodologico e sistemico, per poter garantire la coerenza tra risorse previste e gli obiettivi
Pertanto la funzione formativa è chiamata ad affrontare e rispondere con competenza alle seguenti domande di ricerca :
-‐ Quale rapporto virtuoso va costruito tra le risorse da impiegare nella formazione e i
risultati attesi? Quali sono i parametri più significativi di riferimento?
-‐ Come si può esser certi che le risorse impegnate vadano realmente a coprire
priorità di business rilevati in fase di analisi dei fabbisogni?
-‐ Il budget della formazione deve prevedere anche un ritorno dell’investimento?
Calcolato con i quali strumenti metodologie?
Domande impegnative, che tuttavia delineano la complessità del campo di ricerca da attivare per una corretta impostazione del budget della formazione.