4.1 Introduzione
La pianificazione è il primo macro-processo individuato ed è necessario in quanto fornisce una guideline per tutte le attività del progetto. E’ stata svolta una prima riunione con il responsabile del reparto interno, il responsabile
dell’ufficio produzione ed il responsabile della pianificazione della produzione al fine di individuare obiettivi e scope, macro-processi e relative
attività del progetto, documenti da produrre, pianificazione temporale delle attività (con le relative milestones decisionali) ed analisi del rischio del progetto.
4.2 Identificazione obiettivi del progetto
L’identificazione degli obiettivi del progetto rappresenta il primo passo del progetto: la corretta definizione dei suddetti è essenziale perché identifica i traguardi che il management ha deciso di raggiungere.
Scope del progetto. Applicazione della filosofia della Lean Production nel
reparto di produzione interno mediante il metodo delle 5S e Visual management systems.
Obiettivi del progetto. I seguenti obiettivi sono stati definiti di concerto con il
management dell’azienda: - Riduzione degli sprechi.
- Miglioramento della qualità nell’ambiente di lavoro. - Aumento dell’efficienza produttiva.
- Miglioramento del background culturale del personale in ottica Lean.
Vincoli progettuali. Il fine ultimo di ogni attività lavorativa è l’ottenimento di
un certo profitto, quindi è essenziale che il processo produttivo non venga arrestato e che gli impianti non subiscano fermate. I vincoli imposti dal management sono:
- Nessuna modifica alla configurazione produttiva del reparto interno (in particolare alla linea di montaggio/assemblaggio).
- Modifiche limitate al layout del reparto, a causa anche degli spazi limitati ed dei vincoli relativi alla sicurezza degli operatori.
- Nessuna modifica della porzione a monte e a valle della filiera produttiva.
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4.3 Identificazione dei macro-processi e relative attività
progettuali
Una volta definiti gli obiettivi del progetto, è utile stilare una lista delle attività principali (suddivise in macro-processi) che dovranno essere eseguite durante l’attività di stage. Le attività verranno poi inserite all’interno di un diagramma Gantt che definisce le scadenze delle attività stesse e dei macro-processi. Inoltre, alcune attività possono essere svolte in parallelo.
I macro-processi individuati sono:
- Pianificazione del progetto. Come già accennato, tale processo è in realtà una linea guida che serve per orientare tutte le successive attività progettuali e fornire un controllo per l’attività di stage.
- Analisi processi e personale. Questo processo è utile per individuare come avviene il processo produttivo all’interno del reparto: inoltre attraverso l’osservazione del personale vengono evidenziati i primi problemi e sprechi durante le lavorazioni. Il livello di dettaglio di tale analisi è elevato in quanto il focus è sull’interazione fra l’operatore e le operazioni elementari.
- Analisi del flusso del valore. E’ l’analisi che ha obiettivo la creazione del Current State Map e del Future State Map attraverso la tecnica di mappatura nota come Value Stream Mapping. Rispetto all’analisi precedente, il livello di dettaglio è inferiore perché il focus è posto sulla creazione del valore ed è necessaria una visione d’insieme relativa all’intero processo produttivo.
- Implementazione dei miglioramenti. E’ la fase in cui vengono approvati con il management e la direziona aziendale i miglioramenti proposti dopo le fasi di analisi; dopo di che, vengono applicate le metodologie inizialmente richieste dal progetto (5S e VMS) ed anche altre che possono essere applicabili (compatibilmente con i vincoli imposti dal management e le risorse a disposizione).
- Definizione indicatori. Questo processo è particolarmente importante in quanto il management dell’azienda non possiede indicatori sul reparto interno di produzione (ad eccezione dei dati sulla produttività e sugli ordini evasi in tempo). Tale fase costituisce quindi un primo tentativo di costruzione di un set di indicatori per monitorare le prestazioni del reparto e per controllare che i miglioramenti ottenuti con l’applicazione delle metodologie Lean non si disperdano nel tempo.
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PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO
I. Identificazione obiettivi e scope del progetto
II. Identificazione dei macro-processi e delle relative attività progettuali
III. Pianificazione temporale delle attività
IV. Identificazione punti decisionali, documentazione da produrre e strumenti da applicare
V. Analisi dei rischi del progetto
ANALISI DEI PROCESSI e DEL PERSONALE
I. Scelta della linea/famiglia da mappare
II. Osservazione diretta del processo produttivo III. Osservazione ed interviste al personale del reparto IV. Definizione dello “Stato AS IS” dei processi
V. Definizione piano di formazione del personale
ANALISI DEL FLUSSO DEL VALORE
I. Definizione del Current State Map
II. Analisi dello “Stato AS IS” e Current State Map congiunte
III. Definizione priorità di intervento
IV. Definizione Piano di miglioramento e applicazione 5S V. Definizione dello “Scenario TO BE” e Future State Map
“ideali”
IMPLEMENTAZIONE DEI MIGLIORAMENTI
I. Definizione del piano definitivo di miglioramento
II. Proposta e revisione del piano definitivo di miglioramento
III. Implementazione del piano definitivo di miglioramento
DEFINIZIONE INDICATORI
I. Individuazione degli indicatori prestazionali
Tabella 1. Lista delle attività progettuali.
La Work Breakdown structure (WBS) del progetto è riportata nell’Allegato 1.1. I flow chart dei processi sono riportati nell’Allegato 1.2.
4.4 Identificazione strumenti e documenti da produrre
Attraverso un’attività di brainstorming ed una riunione col management aziendale, sono stati individuati i documenti principali da produrre ed alcuni degli strumenti più importanti da impiegare durante il progetto. L’elenco
degli strumenti e documenti da produrre è riportata nell’Allegato 1.3. Tale
elenco rappresenta soltanto un primo tentativo di individuazione di ciò che deve essere impiegato durante l’attività di stage e dei report da produrre: nel proseguo del progetto sono stati prodotti anche altri documenti e sono stati usati strumenti non riportati in questo documento.
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4.5 Pianificazione temporale delle attività
In questa attività sono stati redatti diversi diagrammi di Gantt riportati nell’Allegato 1.4. Tali documenti sono utili per il controllo temporale delle attività progettuali in modo che la durata globale del progetto non oltrepassi la deadline dell’attività di tirocinio fissata per la data 11/11/2013. Inoltre sul diagramma di Gantt sono presenti le milestones progettuali stabilite insieme alla direzione aziendale durante la prima riunione, al fine di monitorare periodicamente lo stato di avanzamento del progetto.
4.6 Analisi del rischio del progetto
L’Allegato 1.5 riporta il documento dell’Analisi del rischio del progetto. Tale attività è necessaria in quanto ogni tipologia di progetto ha associati dei rischi che devono essere analizzati per poter individuare le opportune modalità di intervento al fine di rendere il rischio stesso accettabile.
Particolare attenzione è stata posta sul personale: come emerso durante le prime riunioni con il management, le tensioni fra gli operatori e nei confronti dell’attività progettuale che stava per partire nel reparto, avrebbero potuto portare al fallimento del progetto stesso; questo fatto è dovuto alla mancanza di conoscenza della filosofia Lean ed alla concezione che fosse uno strumento destinato unicamente a “sfruttare” l’operatore per farlo produrre di più. Come vedremo l’opera di formazione e la gestione del
cambiamento svolte, hanno garantito l’ottenimento di risultati addirittura
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