Il Piano della Performance è lo strumento operativo del più complessivo Ciclo di gestione della performance, fornisce un forte impulso al cambiamento ed impone all’Ente l’adozione di un nuovo linguaggio, nuovi strumenti e un diverso approccio manageriale. La parte generale del documento ha lo scopo di definire il posizionamento strategico, interno ed esterno, dell’Ente, di fissare il quadro dei compiti e delle responsabilità definite nell’ambito del Ciclo di gestione della perfomance e di descrivere la struttura organizzativa della Regione in base alla quale vengono costruiti gli obiettivi di performance. È adottato dalla Giunta Regionale, secondo gli obiettivi, le regole e i tempi di raccordo di tutti gli attori coinvolti.
Il Piano della Performance della Regione Calabria 2013-2015 è il documento di programmazione avente durata triennale, all’interno del quale sono contenuti ed esplicitati gli obiettivi, gli indicatori ed i target su cui si baserà, poi, la misurazione, la valutazione e la rendicontazione delle prestazioni della Regione stessa. Tale documento è redatto in linea con le disposizioni contenute nel d.lgs. 150/2009 e in coerenza con gli obiettivi posti dal programma politico della Giunta regionale.
Nell’impianto strutturale del Piano vengono confermati e fissati gli obiettivi misurabili e sfidanti su varie dimensioni di performance:
- Efficienza
- Customer satisfation - Modernizazione - Trasparenza
- Centralità del cittadino all’interno della programmazione e verifica dei risultati.
Vengono dunque messi a sistema i processi che consentono di valutare e assicurare l’attendibilità della rappresentazione della performance che deve essere misurabile ex post, puntando sulla correttezza del processo di pianificazione e programmazione.
Il documento sulle performance contiene l’indicazione dei risultati attesi non solo in termini di output, ma anche di outcome, cioè, i risultati esterni, le conseguenze per i cittadini, gli utenti ed i soggetti interessati degli obiettivi che si vogliono perseguire, oltre alla previsione degli indicatori sulla cui base misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi da parte dei dirigenti. Esso va ad includere gli obiettivi dei dirigenti generali e lo schema per l’assegnazione degli obiettivi ai dirigenti non apicali. Va però evidenziato che il Piano della performance della Regione Calabria non include gli obiettivi individuali dei dipendenti, delle posizioni organizzative e dei gruppi di lavoro.
Il Piano delle performance 2013-2015 della Regione Calabria segue la configurazione del piano approvato nel precedente triennio e, pertanto, viene riproposto, nella parte generale, in 6 allegati tecnici che sostanziano il sistema di misurazione degli obiettivi di performance. Gli allegati tecnici presentano il seguente contenuto:
Allegato 1 - Obiettivi strategici Allegato 2 - Obiettivi operativi
Allegato 3 - Obiettivi individuali dei dirigenti
Allegato 4 - Performance per area del Programma di governo Allegato 5 - Performance per dipartimento
L’insieme degli allegati, coerenti con le disposizioni normative,costituisce la base per la misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale.L’aspetto di interdipendenza tra i diversi livelli di controllo, trova il suo fondamento nella necessità di rispondere ad alcuni bisogni tra i quali: conoscere e controllare l’azione amministrativa per migliorarne l’andamento attraverso il supporto alla programmazione gestionale e strategica; valorizzare le professionalità attraverso il riconoscimento del merito del risultato; integrare i comportamenti gestionali indirizzandoli nella direzione data dalle strategie politiche. Inoltre il Piano delle performance deve essere di immediata lettura per tutti gli stakeholder, deve fornire al livello politico e gestionale gli strumenti per monitorare, con misuratori di sintesi, il grado di attuazione della strategia, lo stato di salute finanziaria, organizzativa e delle relazioni dell’Ente; e deve essere lo strumento effettivo di misurazione e valutazione dello stato di attuazione delle politiche regionali ed, in particolare, dello stato di attuazione del Programma di governo che rappresenta la vision dell’Ente regione, anche alla luce delle “esigenze di rimodulazione e dell’evoluzione dei dati macroeconomici e settoriali riguardanti la Regione Calabria”22.
Il Piano è messo a disposizione di tutti i cittadini come previsto dalla normativa, e il documento sarà pubblicato nell’apposita sezione “Amministrazione Trasparente” del sito istituzionale della Regione Calabria e sarà presentato alle associazioni di consumatori/utenti, centri di ricerca e a ogni altro “osservatore” qualificato, nell’ambito di apposite giornate della trasparenza.
Prima di passare alla stesura del piano è stata effettuata un analisi del contesto esterno per individuare le reali esigenze del territorio calabrese ritenute prioritarie. Sono stati osservati alcuni dati significativi specifici delle aree individuate dal Programma di governo e gli assi strategici sui quali la Regione ha scelto di operare: dalla situazione sanitaria a quella occupazionale, dalla situazione infrastrutturale a quella ambientale, etc.
Gli esiti di questa analisi sono riportati nelle singole schede degli obiettivi strategici, nell’apposita sezione “dati di contesto”. É stata effettuata anche una diagnosi del contesto interno all’Amministrazione regionale relativamente allo stato di salute finanziaria e agli indici di natura organizzativa dell’Ente.
La definizione del Piano delle Performance ha previsto una modalità innovativa di individuazione delle priorità politiche e degli obiettivi strategici della Regione per il triennio 2013-2015 sulla base di un quadro strategico consolidato e fatto proprio con deliberazione di Giunta regionale, che ha approvato gli obiettivi strategici. La delibera, “che costituisce atto di indirizzo per la elaborazione del predetto Piano”, ha chiesto al dipartimento Controlli:
a) l’individuazione del sistema di misurazione e dei target attesi per il triennio;
b) la individuazione degli ambiti di misurazione di cui all’art. 8 del d.lgs. 150/2009;
c) l’avvio del confronto con i dipartimenti e le strutture regionali per la condivisione del sistema di misurazione.
Il Dipartimento Controlli ha provveduto, all’ individuazione del sistema di misurazione degli obiettivi strategici (indicatori di impatto) e dei target attesi, con il coinvolgimento di tutti i Dipartimenti regionali interessati, chiamati ad esaminare la proposta elaborata seguendo una metodologia che ha richiesto interventi ed incontri mirati, in una logica di programmazione partecipata, di eventuali osservazioni e suggerimenti alle proposte di misurazione degli obiettivi strategici (indicatori di impatto, valori iniziali, target). Le proposte degli obiettivi operativi ed il relativo sistema di misurazione (indicatori di risultato e azioni) sono stati formulati dai diversi Dipartimenti regionali, attraverso i controller dipartimentali, coordinati a loro volta da un dirigente referente di Dipartimento, supportati e stimolati nell’attività dal gruppo di lavoro (costituito presso il Dipartimento Controlli) che ha effettuato le verifiche tecnico-metodologiche delle schede, secondo il modello contenuto nelle indicazioni operative precedentemente indicate.
Ogni Dipartimento ha, dunque, cooperato in questa importante fase di programmazione coinvolgendo tutti i dirigenti ed i controller dipartimentali, allo scopo di individuare correttamente gli obiettivi operativi ed il relativo sistema di misurazione. Le indicazioni metodologiche per l’uso delle schede sono state fornite di volta in volta durante un serie di incontri (promossi sempre dal Dipartimento Controlli), i quali hanno dato l’opportunità di approfondire eventuali problematiche emerse ed elaborare proposte/soluzioni.
L’intero processo di formulazione del Piano è stato, pertanto, articolato in modo da favorire il decentramento della funzione presso i centri di responsabilità amministrativa e la diffusione della cultura dell’autocontrollo, sulla quale intervenire con crescente impegno nei successivi cicli di programmazione e controllo.
L’identificazione della performance consiste nella definizione dei risultati che l’Ente intende raggiungere; tale processo ha per obiettivo quello di mettere a fuoco quali elementi di trasformazione dell’ambiente economico e sociale l’Ente intende produrre e rappresenta un momento chiave per lo sviluppo da parte dell’Ente di una consapevolezza circa il proprio ruolo e le proprie finalità fondamentali.
I livelli di misurazione, sono rappresentati dalle linee strategiche, dagli obiettivi strategici e dagli obiettivi operativi. Se le linee strategiche definiscono le priorità politiche della Giunta Regionale, tratte dal programma di governo e coerenti con la mission dell’Ente, gli obiettivi strategici rappresentano l’impatto delle politiche attraverso le quali si produrrà il risultato finale che l’Ente intende perseguire. Gli obiettivi strategici hanno durata triennale (in coerenza con il documento di programmazione economico-finanziaria) ed il loro conseguimento ha come premessa necessaria, l’efficace realizzazione delle attività programmate o il conseguimento degli obiettivi operativi.
Per la misurazione degli obiettivi strategici vengono utilizzati gli indicatori di outcome, che sono indicatori di attuazione delle politiche e della strategia in termini di capacità di soddisfare i bisogni espressi dai diversi portatori di
interesse: l’outcome è il risultato durevole e globale sulla condizione, stato o comportamento dell’utente che ha usufruito del servizio o dell’intervento.
In quanto tale può essere molto difficile da analizzare proprio perché lo stato, la condizione o il comportamento del soggetto beneficiario può essere influenzato da molte variabili, gran parte delle quali non pienamente sotto controllo dell’Amministrazione. Il target dell’indicatore di outcome rappresenta la quantificazione del risultato, misurato attraverso l’indicatore atteso nell’arco del periodo di riferimento, in questo caso il triennio. Per ogni indicatore è, dunque, definito un valore che rappresenta il livello atteso per la performance dell’Ente. Gli obiettivi operativi costituiscono gli obiettivi di un’azione amministrativa relativamente al ciclo annuale di bilancio ed alle risorse assegnate ai centri di responsabilità amministrativa: essi rappresentano specificazioni degli obiettivi strategici e sono,pertanto, funzionali al raggiungimento degli stessi (sono declinati secondo l’articolazione della struttura organizzativa di ciascun Dipartimento che concorre ad un obiettivo strategico. L’individuazione degli obiettivi strategici ed operativi e la loro misurazione autonoma porta alla determinazione di due indicatori sintetici del grado di raggiungimento di un obiettivo strategico. Tali misuratori determinano, quindi, sia l’efficacia strategica (misurata prevalentemente attraverso indicatori di impatto), rilevante in modo particolare per i Dirigenti Generali, responsabili dei Dipartimenti regionali, sia l’efficacia operativa (relativa agli obiettivi operativi), la cui realizzazione è assegnata ai competenti Dirigenti di Settore e di Servizio.
Un elemento fondamentale nel modello adottato dalla Regione Calabria, è il sistema di pesatura che opera a diversi livelli ed implica una ponderazione degli elementi che concorrono alla misurazione sintetica degli obiettivi di performance. La pesatura è un aspetto delicato e importante del modello di misurazione degli obiettivi di performance e consente di:
considerare il contributo che i diversi elementi (per esempio azioni e risultati) del sistema forniscono alla misurazione sintetica della performance organizzativa e individuale;
ponderare il contributo di ciascun dipartimento al perseguimento degli obiettivi strategici;
pesare il contributo di ciascun obiettivo operativo alla misurazione sintetica della performance organizzativa e individuale;
pesare la capacità degli indicatori di misurare il fenomeno osservato e di fornire il giusto grado di importanza rispetto agli obiettivi strategici e operativi.
Il mancato utilizzo del sistema di pesatura, quando non è sorretto da motivazioni adeguate, può costituire una criticità del sistema perchè renderebbe impossibile un’analisi circostanziata degli obiettivi e dei misuratori utilizzati e potrebbe non rendere coerente lo sforzo gestionale.