Progettazione e sviluppo

Le attività di progettazione e sviluppo in Beta riguardano principalmente i prodotti propri destinati al mercato e quelli su commessa, ma anche le soluzioni d’arredo che comprendono prodotti commercializzati.

Osservando la Figura 7, vediamo che l’attività di progettazione comprende quattro fasi principali:

1- pianificazione dettagliata del processo da parte del responsabile dell’ufficio tecnico tenendo conto delle scadenze di consegna, le economie di produzione e le priorità fissate dalla direzione; la pianificazione consiste nella determinazione di: - fasi del processo ed eventuali contributi esterni,

- tempi previsti per il riesame e la verifica finale, - responsabilità,

- normativa di riferimento;

2- riesame della progettazione, per verificare in itinere il soddisfacimento dei requisiti;

3- verifica dei risultati della progettazione in relazione ai requisiti forniti,

4- validazione della progettazione, per certificare la rispondenza del prodotto ai requisiti di base specificati; può essere realizzata prima della consegna al cliente, dal cliente in seguito all’installazione o dopo un congruo periodo di utilizzazione. Queste attività vengono svolte di volta in volta nel caso di produzione su commessa, mentre nel caso di produzione per il magazzino tale iter si effettua esclusivamente al momento dell’introduzione di nuovi prodotti. Beta ha per lo più esternalizzato la progettazione di prototipi, conservando all’interno dell’azienda le fasi di pianificazione e validazione. A seguito di ricerche di mercato, Beta fornisce alle società esterne i requisiti desiderati e, al termine della progettazione si occupa di verificare la rispondenza dei prototipi alle esigenze del mercato per decidere sull’introduzione o meno dei prodotti in listino.

Nel caso di prodotti di design la validazione della progettazione da parte di Beta si limita alla verifica dell’impatto che il nuovo prodotto potrebbe avere sul mercato. Invece, nel caso di prodotti per industrie e negozi, quali scaffalature, armadi, ecc., vi è anche la necessita di effettuare verifiche tecniche sulla portata massima, la stabilità e la sicurezza

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dei prodotti. In questi casi Beta si rivolge a laboratori esterni per effettuare prove specifiche sui nuovi prodotti prima di inserirli nel mercato. Quest’ultima è l’attività dell’ufficio tecnico maggiormente connessa alla qualità: obiettivo è garantire il rispetto dei requisiti cogenti come la sicurezza del prodotto, di quelli espressi dai clienti come la portata massima, e quelli impliciti, quali la durabilità e la resistenza.

Figura 7 - Processo di progettazione e sviluppo prodotti.

3.3 Approvvigionamento

Non essendo presente all’interno di Beta una vera e propria funzione acquisti, il processo di approvvigionamento coinvolge più funzioni aziendali per le diverse fasi. Tale processo, mostrato nel dettaglio in Figura 8, comprende le attività di acquisizione di diverse tipologie di prodotti, quali prodotti finiti commercializzati, materie prime e semilavorati, beni pluriennali destinati ad uso interno, ma anche l’acquisto di competenze esterne da parte della direzione.

Il processo di approvvigionamento si compone di tre fasi distinte: • la valutazione dei fornitori,

• l’emissione degli ordini di acquisto,

• il ricevimento o ritiro della merce e la verifica sui prodotti approvvigionati.

INPUT ACQUISIZIONE

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Figura 8 - Processo di approvvigionamento

3.3.1 La valutazione dei fornitori

In accordo con la norma UNI EN ISO 9001:2015 “l’organizzazione deve assicurare che i processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno non influenzino negativamente la capacità dell’organizzazione di rilasciare con regolarità, ai propri clienti, prodotti e servizi conformi”12_.

In Beta la valutazione dei fornitori viene effettuata direttamente dalla direzione e dal responsabile della produzione all’inizio del rapporto, solitamente dopo le prime due forniture: una valutazione positiva del fornitore ne comporta automaticamente la qualifica. La direzione nella selezione dei fornitori basa il giudizio sulla valutazione di parametri predefiniti, quali la qualità del prodotto/servizio fornito, il rispetto delle norme obbligatorie su sicurezza e ambiente, la convenienza economica, la puntualità delle consegne e la conformità alle richieste, il servizio di assistenza post-vendita e garanzia offerto, l’efficacia della comunicazione e la disponibilità di informazioni.

Ogni fornitura di materie prime e semilavorati viene inoltre sottoposta a controllo visivo e può anche essere oggetto di verifiche a campione al momento della ricezione da parte del responsabile del magazzino. Tutti i controlli effettuati su ogni fornitore, e i relativi risultati, vengono registrati in apposite schede conservate per tutta la durata del rapporto. Nel caso della verniciatura dei prodotti, data l’esternalizzazione dell’attività presso un fornitore specializzato, questa viene controllata visivamente dal responsabile della

12 _{UNI EN ISO 9001:2015, punto 8.4.2.}

SEGNALAZIONE ORDINE VERIFICA QUALIFICA DEL FORNITORE E REQUISITI EMISSIONE ORDINE COMUNICAZIONE ORDINE IN ARRIVO AL MAGAZZINO RITIRO/ RICEZIONE FORNITURA VERIFICA CONFORMITA DELLA FORNITURA AGGIORNAMENTO SCHEDA FORNITORE E ALBO

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produzione prima della spedizione dei prodotti finiti ai clienti; inoltre lo stesso responsabile effettua controlli occasionali presso lo stabilimento del fornitore.

Per quanto riguarda i fornitori abituali di lavorazioni, come appunto per la verniciatura, e per lavori di falegnameria che richiedono competenze specifiche, Beta provvede alla stipula di un accordo quadro che definisce standard qualitativi del prodotto/servizio, tariffe, tempi medi di realizzazione, personale incaricato e responsabilità, condizioni di accettabilità delle lavorazioni, e altri aspetti significativi.

3.3.2 Emissione degli ordini di acquisto

La predisposizione di un ordine ad un fornitore all’interno di Beta segue una serie di attività preliminari:

1- segnalazione interna del fabbisogno da parte del responsabile incaricato, in base alla tipologia di prodotto/servizio da acquistare,

2- approvazione dell’ordine da parte della direzione,

3- verifica della presenza del fornitore nell’elenco dei fornitori qualificati,

4- verifica delle informazioni relative al prodotto da acquistare, e della corrispondenza con i requisiti definiti dal cliente.

Le procedure di acquisto in senso stretto prevedono che l’ufficio tecnico, in seguito all’invio dell’ordine al fornitore, si accerti che questo lo abbia ricevuto e della sua capacità di rispettare i requisiti richiesti, trasmettendo poi, in caso affermativo, l’ordine al responsabile del magazzino o della produzione.

3.3.3 Ricevimento o ritiro della merce e verifica dei prodotti approvvigionati

Come già accennato in precedenza, al momento della ricezione delle forniture, queste sono oggetto di verifiche predefinite da parte dei responsabili designati. Nel caso di prodotti commercializzati, il responsabile del magazzino provvede a verificare la corrispondenza tra l’ordine effettuato e il documento di trasporto del fornitore e l’integrità dell’imballaggio. Quando oggetto della fornitura sono prodotti verniciati destinati ai clienti il responsabile di magazzino effettua un ulteriore controllo visivo della qualità della verniciatura e della rispondenza del colore effettivo con quello richiesto.

Per quanto riguarda le forniture di materie prime e semilavorati, invece, il responsabile della verifica in accettazione è un operaio designato della produzione che verifica la

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corrispondenza dei prodotti ricevuti con quelli presenti nell’ordine e controlla visivamente la qualità dei materiali. Gli incaricati ad annotare sui documenti di trasporto un eventuale esito negativo della verifica, aprendo una “non conformità” a carico del fornitore interessato.

Durante il processo di approvvigionamento si svolgono attività fondamentali finalizzate all’ottenimento della qualità di prodotto, tra cui:

- valutazione preventiva dei fornitori di prodotti finiti e materie prime, - controllo delle materie prime in entrata,

- accertamento del ricevimento dell’ordine da parte del fornitore, - controllo dei prodotti verniciati.

Tutte queste attività sono state tenute in considerazione nel calcolo dei costi della qualità, ad eccezione del controllo delle materie prime e dell’accertamento del ricevimento degli ordini da parte dei fornitori di prodotti finiti. Quest’ultima attività è fondamentale se si prende in considerazione un concetto ampio di qualità data dalle caratteristiche intrinseche del prodotto, ma anche da quelle dei servizi connessi; diventano quindi parametri qualitativi anche il tempo di consegna, la disponibilità di istruzioni dettagliate, la tempestività del servizio di assistenza, ecc.13 _{Da accordi Beta dovrebbe ricevere il}

documento di “conferma d’ordine” da parte dei fornitori di prodotti finiti per definire con esattezza la data di consegna al cliente finale; è però frequente che i fornitori inviino il documento solo al momento dell’incarico al corriere per il trasporto, perciò si rende necessaria la richiesta di conferma telefonica da parte di Beta. Anche in questo caso, però, l’attività è stata esclusa dal calcolo in questa prima fase poiché impossibile da stimare con un accettabile grado di accuratezza. Non tutti gli ordini, infatti, richiedono conferma telefonica, e ogni telefonata ha durata differente da fornitore a fornitore. Volendo inserire l’attività nel calcolo, sarebbe necessario compilare un record del tempo dedicato giornalmente all’attività da parte della funzione commerciale.

L’attività di controllo delle materie prime in entrata, invece, non è stata inclusa nel calcolo dei costi della qualità a causa dell’eccessiva approssimazione necessaria per la stima della stessa. Quando provenienti da fornitori qualificati, i materiali vengono infatti controllati direttamente durante le fasi di lavorazione dai dipendenti dell’officina. Data la variabilità del tempo dedicato all’attività, per un calcolo accurato di tale costo è necessario ricorrere

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alla registrazione giornaliera dello stesso da parte degli operai per l’intero periodo di osservazione.

3.4 Produzione

Il processo di produzione interna illustrato in Figura 9 può essere scomposto in diverse fasi, cui corrispondono altrettanti responsabili:

1. pianificazione della produzione da parte dell’ufficio tecnico, che consiste nella definizione di tipologia e quantità della lavorazione, dei tempi di produzione e di consegna, nell’avvio delle lavorazioni e nell’attribuzione di compiti e responsabilità, sulla base delle competenze necessarie e quelle disponibili; 2. produzione, ossia fabbricazione e controllo delle lavorazioni da parte del

responsabile della produzione;

3. verniciatura presso il fornitore incaricato;

4. trasporto delle merci in entrata e in uscita, che comprende le attività di prelievo e consegna tra produzione, verniciatura e magazzino;

5. immagazzinamento dei prodotti finiti, quindi controlli in entrata, registrazione e cura della disposizione dei prodotti da parte del responsabile di magazzino; 6. gestione delle informazioni interne ed esterne di produzione a cura dell’ufficio

tecnico.

Figura 9- Processo di produzione.

Il responsabile della produzione ha il compito di garantire la sicurezza e l’idoneità dei macchinari, occupandosi di definire gli interventi e le istruzioni per la manutenzione

SPECIFICHE DI PRODUZIONE PRODUZIONE VERNICIATURA RITIRO PRODOTTI VERNICIATI PRODOTTO FINITO DEPOSITO IN MAGAZZINO COMUNICAZIONE A UFFICIO TECNICO DI PRODOTTI IN ARRIVO AGGIORNAMENTO SCORTE ___________ COMUNICAZIONE A COMMERCIALE/ LOGISTICA

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ordinaria, e di rendere tali informazioni disponibili a tutti gli operai dell’officina. Lo stesso è inoltre tenuto a predisporre istruzioni operative da apporre su ogni macchinario, che spieghino il corretto utilizzo dello stesso e la sequenza di operazioni da compiere. Inoltre l’officina di Beta è suddivisa in due reparti, caratterizzati da macchinari e lavorazioni simili al loro interno:

- reparto lattoneria, dove si producono scaffalature leggere e scaffalature da negozio,

- reparto carpenteria, dedicato alla produzione di scaffalature medio-pesanti, soppalchi e alle lavorazioni con tubolare.

Il personale in officina deve eseguire le lavorazioni rispettando le specifiche comunicate dal responsabile della produzione e le istruzioni per l’utilizzo dei macchinari, controllare il rispetto delle tolleranze predefinite sui singoli pezzi o a campione (per la produzione in serie), ed eventualmente isolare e segnalare le non conformità rilevate.

L’ufficio tecnico, a sua volta, ha il compito di garantire la conformità del processo produttivo con la pianificazione attraverso:

- comunicazione delle specifiche di produzione al personale incaricato, - verifica della presenza e conoscenza delle istruzioni da parte del personale, - verifica dell’effettuazione di controlli sistematici e registrati dei macchinari e dei

dispositivi di misurazione,

- predisposizione di sessioni di addestramento per il personale dell’officina, - controllo diretto su tutte le fasi di produzione, specialmente le più critiche. Tutte queste attività sono strettamente connesse al sistema di gestione della qualità, sono infatti necessarie per l’ottenimento della certificazione UNI EN ISO 9001. Nel caso di Beta però, data l’esistenza del sistema da oltre quindici anni, queste sono troppo intrecciate a tutte le altre attività del ciclo produttivo per essere estrapolate senza commettere errori rilevanti. Ad esempio le istruzioni predisposte al momento dell’acquisto e apposte sui macchinari; solitamente non necessitano di revisione, per cui restano valide fino alla fine della vita utile degli stessi. Gli operai della produzione lavorano per Beta da diversi anni, per cui ognuno di loro ha seguito corsi di formazione sull’utilizzo dei macchinari all’inizio del rapporto e ne conosce già le istruzioni. Inoltre il controllo diretto viene effettuato dal responsabile della produzione e da uno dei soci

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amministratori; queste due figure svolgono un ruolo attivo all’interno dell’officina, perciò non sarebbe possibile determinare con esattezza il tempo dedicato dagli stessi al controllo del lavoro dei dipendenti. Tuttavia, è necessario considerare in questa sede le attività di formazione del personale in tema di qualità, dato che tutti i dipendenti dell’azienda seguono corsi di formazione con cadenza almeno annuale.

All’interno del processo produttivo viene inoltre svolta l’attività di controllo delle lavorazioni, che consiste per lo più nella misurazione dei prodotti con metro e calibro per verificarne la conformità alle specifiche del progetto. Controlli sulla precisione delle lavorazioni vengono effettuati sul primo esemplare, e successivamente, a intervalli regolari predefiniti in base alla dimensione del lotto. Per lo più si tratta di controlli effettuati sulle lamiere tagliate da parte dei robot automatizzati perché, nel caso di lavorazioni manuali, il controllo avviene soprattutto durante la fase di lavorazione da parte degli operai addetti.

L’efficacia del processo produttivo può essere misurata dall’ufficio tecnico principalmente attraverso l’analisi e il monitoraggio delle non conformità di prodotto riscontrate nelle diverse fasi del ciclo produttivo. Queste possono essere rilevate infatti al momento della lavorazione dall’operaio stesso, al momento del prelievo presso il fornitore, al deposito o prelievo in magazzino, dal cliente o dal personale addetto a montaggio e installazione. Proprio per la loro fondamentale importanza, tutte le non conformità rilevate devono essere documentate e definite in termini economici e di responsabilità.