La fase della progettazione inizia con l’elaborazione di una politica ambientale50 dell’organizzazione, defi nita dall’Alta Direzione, che esplicita gli impegni concreti assunti ai fi ni del miglioramento continuo delle proprie prestazioni ambientali in conformità della legge. La politica dovrà essere tale da:
// rispecchiare il tipo, le dimensioni e in generale gli impatti ambientali causati da prodotti, processi e servizi dell’organizzazione;
// prevedere un impegno al miglioramento continuo e alla prevenzione dell’inquinamento; // prevedere un impegno al rispetto delle leggi in materia ambientale, incluse eventuali altre regolamentazioni cui l’organizzazione è soggetta (o che sottoscrive);
// permettere di defi nire e riesaminare, a partire dai principi in essa enunciati, obiettivi e traguardi; // essere documentata e divulgata a tutte le persone che operano per conto dell’organizzazione;
// essere a disposizione di chi ne faccia richiesta;
// suscitare consapevolezza e motivazione in tutto il personale (Sportello CSR e Ambiente della Camera di Commercio Treviso e Treviso Tecnologia, 2012b).
L’organizzazione giunge alla defi nizione di un programma ambientale contenente il riferimento a misure concrete da adottare per raggiungere gli obiettivi precedentemente stabiliti e l’indicazione dei responsabili, dei tempi e dei mezzi.51 Attraverso la periodica revisione del programma si riescono inoltre ad evidenziare le cause dell’eventuale inadeguatezza e a garantire il continuo adeguamento alle diverse realtà aziendali. Per fare ciò, l’organizzazione seleziona gli strumenti che permettono di valutare il raggiungimento degli obiettivi tramite le azioni intraprese.
/ / L’implementazione del sistema
L’attuazione ed il funzionamento di un SGA permettono la realizzazione concreta della politica ambientale. In questa fase il rischio principale è costituito dal possibile sovradimensionamento
50 Definizione di Politica ambientale (Emas III): intenzioni ed orientamento generali di un’organizzazione rispetto alla
propria prestazione ambientale, così come espressa formalmente dall’alta direzione, ivi compresi il rispetto di tutti gli obblighi normativi in materia di ambiente e l’impegno verso un miglioramento continuo delle prestazioni ambientali. La politica fornisce un quadro di riferimento per gli interventi e per stabilire gli obiettivi e i traguardi ambientali.
51 Un programma ambientale completo deve riportare le informazioni riguardanti: la politica ambientale; gli obiettivi
definiti e i traguardi specificati; le possibili soluzioni per il raggiungimento dell’obiettivo e del traguardo; il/i responsabile/i; le azioni previste; le modalità di esecuzione; le risorse necessarie ed i tempi di realizzazione.
del sistema che può diventare pesante e diffi cile da applicare: da qui la necessità di studiare i bisogni formativi del personale coinvolto nelle operazioni a rischio ambientale e di sceglierele modalità di sensibilizzazione più adatte. L’organizzazione, infatti, deve assicurarsi che i dipendenti abbiano compreso sia l’importanza della realizzazione dei principi contenuti nella politica ambientale che le proprie responsabilità ed il proprio ruolo in merito al raggiungimento degli obiettivi. E’ indispensabile che il personale sia consapevole dei benefi ci che può apportare un comportamento responsabile e in linea con il sistema di gestione ambientale dell’organizzazione. Questi processi di comunicazione interna nelle PMI sono generalmente semplici e già defi niti a livello informale: in questo caso è suffi ciente valutare se soddisfano i requisiti della norma e, in caso positivo, se risultano effi caci.
Tutta la documentazione inerente il SGA deve essere coerente con la struttura e con la realtà aziendale per evitare di stravolgere l’organizzazione e/o impegnare inutilmente il personale e deve essere condivisa da tutte le funzioni aziendali per rispecchiare le esigenze dell’azienda. Il controllo operativo, ultimo passaggio dell’attuazione, defi nisce le modalità di esecuzione dell’attività per evitare violazioni alla politica ambientale o alla legge ed individua le procedure inerenti agli acquisti o agli appalti per garantire che tutti gli attori coinvolti nella catena produttiva (fornitori o coloro che agiscono per conto dell’organizzazione) agiscano in conformità alla politica ambientale precedentemente stabilita.52
/ / Il controllo
La prima fase del controllo prevede la sorveglianza e le misurazioni di tutti gli aspetti delle attività aventi un impatto signifi cativo sull’ambiente dell’organizzazione.
In particolare, esse dovranno riguardare:
// la registrazione delle informazioni necessarie a seguire l’andamento delle prestazioni e della conformità agli obiettivi e traguardi stabiliti;
// la valutazione della continua conformità alle normative applicabili alla realtà in esame; // la manutenzione delle apparecchiature;
// le modalità per il monitoraggio dei parametri signifi cativi relativi alle prestazioni ambientali; // le modalità per l’analisi ed il trattamento delle non conformità e l’attuazione delle necessarie azioni correttive e preventive;
52 Il controllo operativo ha, inoltre, l’obiettivo di:
// sorvegliare e controllare le caratteristiche significative del processo;
// individuare e documentare l’informazione da ottenere relativa alla sorveglianza;
// determinare e documentare i criteri di accettabilità e gli interventi da compiere se i risultati non sono soddisfacenti; // valutare e documentare la validità delle informazioni relative alla sorveglianza precedentemente ottenute una volta constatato la deficienza dei sistemi di sorveglianza.
// le modalità per l’identifi cazione, la conservazione e la rimozione delle registrazioni ambientali (Sportello CSR e Ambiente della Camera di Commercio Treviso e Treviso Tecnologia, 2012b).
L’organizzazione dovrà poi implementare altre procedure per individuare i casi di mancato soddisfacimento dei requisiti previsti dal sistema e per avviare le necessarie azioni di trattamento. In base alla signifi catività e alla frequenza di queste non conformità si devono individuare azioni correttive che eliminino le relative cause.
Per la verifi ca delle modalità di attuazione ed il funzionamento del SGA si devono effettuare le opportune registrazioni e solo successivamente è possibile procedere con gli audit ambientali interni (effettuati da personale interno appositamente formato o da consulenti esterni qualifi cati). Questi controlli hanno l’obiettivo di determinare la conformità a quanto è stato pianifi cato per la gestione ambientale ed in caso far emergere eventuali problemi e lacune all’interno delle attività dell’impresa. L’audit, che deve coprire tutte le aree del SGA, viene pianifi cato ed eseguito con l’obiettivo di verifi care se il sistema è conforme a quanto previsto dallo standard ISO 14001 e/o dal Regolamento EMAS, valutando quindi le prestazioni ambientali dell’organizzazione su tutte le aree aziendali e verifi cando l’effi cacia del sistema rispetto alle esigenze dell’azienda ed alla politica ambientale.
/ / Il riesame
Una volta completato l’audit interno, ha inizio il riesame condotto dalla Direzione che consiste in un ulteriore controllo dell’effi cacia dell’approccio organizzativo alle problematiche ambientali: infatti, i risultati dell’audit forniscono lo spunto per avviare azioni correttive o piani di miglioramento al fi ne di evitare il ripetersi di situazioni considerate non conformi. Dopo aver attuato le azioni correttive, l’azienda può avviare l’iter di certifi cazione.
L’ultima fase, richiesta solamente dal Regolamento EMAS, prevede la realizzazione della dichiarazione ambientale attraverso la quale si concretizza la comunicazione esterna delle prestazioni ambientali dell’organizzazione e del continuo miglioramento di queste.53 La comunicazione esterna è spesso una novità per le PMI che sono abituate a comunicare con i propri clienti ma non con altri stakeholder. Questo può fungere da stimolo allo sviluppo di una nuova forma di marketing aziendale che si sviluppa attraverso nuovi strumenti, canali e meccanismi dialogo.
53 Tra le informazioni da inserire nella dichiarazione ambientale, figurano una breve descrizione dell’organizzazione
e delle sue attività, nonché dei beni prodotti/servizi erogati, la citazione della politica ambientale e la descrizione del SGA, una descrizione degli aspetti ambientali diretti ed indiretti, con gli obiettivi ad essi legati. Tali informazioni vanno tenute aggiornate e le modifiche vanno convalidate annualmente (Lanzini, 2005).