Raccolta dei dati

Una volta a conoscenza della struttura dell’Azienda e dopo aver fatto le prime analisi di bilancio bisognava recuperare i dati mancanti. Prima di tutto abbiamo chiesto alla commercialista il bilancio del 2016, non era immediatamente disponibile, così da poterlo riclassificare e concludere l’analisi di bilancio, descritta nei paragrafi precedenti. Completata questa panoramica sulla situazione economico-finanziaria di Alfa nel triennio esaminato e individuati i problemi che da questa sono emersi, il passo successivo è stato quello di analizzare i dettagli degli acquisti e delle vendite. Quest’analisi ci ha permesso di renderci conto di come quello della scarsa marginalità fosse solo la diretta conseguenza di tutta una serie di problematiche, derivanti principalmente dalla tenuta di una contabilità solo per fini fiscali e dalla scarsa organizzazione nella tenuta della documentazione. La complicazione più importante da risolvere infatti, è stata la non uniformità tra le causali di costo e quelle dei ricavi, cosa

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questa che rendeva impossibile per l’imprenditore confrontare in modo accurato i risultati conseguiti nei diversi reparti con le spese sostenute per raggiungerli. Si è reso necessario perciò ricercare e raccogliere tutta una serie di informazioni che avrebbero permesso di compiere analisi più approfondite e quindi di introdurre quell’ordine e quella organizzazione necessaria per avere una visione più chiara e tempestiva dell’andamento di Alfa e di tutte le sue componenti.

Questa fase è stata svolta attraverso diversi incontri con la commercialista della società e con il supporto del socio accomandatario e ha avuto tempistiche piuttosto lunghe. Infatti, circa tre mesi sono stati dedicati interamente alla ricerca e alla organizzazione dei dati necessari.

Diversi sono le motivazioni che hanno causato questo prolungare dei tempi:

 Una documentazione contabile spesso incompleta e tenuta in modo disordinato.  Mancata uniformità tra le voci dei diversi dettagli di fatturato. L’azienda è

passata dall’utilizzare un software gestionale che forniva informazioni molto dettagliate a un altro che fornisce informazioni più generali.

 Presenza di dettagli dei costi troppo generici quindi poco utili ai fini di analisi più specifiche.

L’azienda, come già anticipato qualche riga sopra, dispone di un software che, essendo connesso ai registratori di cassa, riporta il dettaglio, suddiviso per macro-classi, del fatturato del giorno o del mese. La presenza di questi documenti ha agevolato il lavoro, in quanto ha permesso di evitare di dover andare ad analizzare tutte le ricevute, ma questi hanno portato anche a qualche grattacapo. Infatti un primo problema che è emerso riguardava il fatto che in ufficio era presente un unico raccoglitore cartaceo contenete i dettagli di tutti gli anni trascorsi fino ad oggi, tenuti in modo non preciso e mescolati dunque tra di loro. La conseguenza di ciò è stata che mi sono ritrovato a dover spulciare uno a uno tali dettagli per poter ritrovare quelli di nostro interesse, ossia quelli del 2014, del 2015 e del 2016. Questo è stato l’unico modo possibile per ottenere le informazioni richieste poiché tali documenti sono presenti in azienda solo in formato cartaceo. Nel marzo del 2016 difatti Alfa ha adottato un nuovo software gestionale, la

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cui implementazione ha comportato la perdita di tutti i dati in formato digitale relativi agli anni passati.

Il passaggio al nuovo programma di elaborazione ha portato a una seconda problematica: la non corrispondenza tra le voci di ricavo del 2014, del 2015 e dei primi due mesi del 2016, più dettagliate, con quelle più generiche dei mesi successivi del 2016, come possiamo vedere dagli schemi seguenti.

Figura 20: Voci di ricavo prima e dopo il cambiamento di software.

generi vari sal lat surgelati ortofrutta materiali consumo macelleria merchandising macelleria p reparto 9

pane consegne dir pane partner gastronomia extra alimentari carni bianche

extra consegna diretta take away

rosticceria latticini dir pasta fresca dir polleria generi vari dir freschi dir surgelati dir Carne rossa confez. carne rossa taw pescheria pasta fresca conf pescheria taw

gastronomia take away carne rossa halal carne confezionata vas Vino sfuso

Reparto rep non conf

xxx Food confezionato Detergenza pet Surgelati Gastronomia da aspor Macelleria Pescheria Ortofrutta Extra alimenti Pane Materiali di consumo Premi/materiale pu Shopper/b. termica Gastronomia partner Macelleria partner Pescheria partner Ortofrutta partner Pane partner

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Per ovviare a questo problema, si è reso necessario effettuare una quadratura delle voci e capire quali fossero quelle nuove e quali invece fossero già presenti negli esercizi precedenti ma con un altro nominativo. Non solo, infatti abbiamo dovuto soprattutto cercare di capire come le singole voci presenti nel 2014, nel 2015 e nei primi due mesi del 2016, venissero raggruppate in quelle macro-classi presenti nel dettaglio del 2016. Per fare ciò indispensabili sono stati i diversi incontri organizzati con la commercialista e l’imprenditore.

Per quanto riguarda i costi invece la situazione è stata ancora più complicata. Infatti gli unici dettagli dei costi a disposizione dell’Azienda erano troppo generici e non sufficienti per compiere analisi più approfondite. Lo stesso titolare ha ammesso di non essere in grado di capire, se non in modo molto sommario, il cosa determina tali spese e a quale area operativa andarle ad imputare.

Figura 21: Il dettaglio dei costi diretti a nostra disposizione.

Abbiamo quindi richiesto alla commercialista se fosse possibile avere il dettaglio di alcuni mastrini, in particolare quelli relativi alle macro-classi Etruria, Sala, Masini, Sidal, Sviluppo discount e Pescheria, che possiamo vedere nella figura appena sopra. Una volta ottenuti però, questi documenti si sono rilevati fin da subito poco utili poiché ancora troppo generici e dunque non adatti all’analisi accurata delle diverse voci di costo. Di conseguenza l’unico modo che abbiamo avuto per avere dati più precisi è stato

Macelleria Gastronomia Pescheria Ortofrutta Extra alimentari Sviluppo discount Sidal Surgelati Masini Sala Etruria Materiali di consumo Mat consumo masini

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quello di andare ad esaminare tutte le fatture di acquisto dei reparti che non combaciavano. A questo passaggio si è dovuto dedicare diverso tempo, data la gran quantità d’informazioni da recuperare.