CAP 3. LA PIANIFICAZIONE E IL CONTROLLO DEI PROGETT
3.3 SCOMPOSIZIONE STRUTTURATA DEL PROGETTO (WBS E WPD)
Figura 1.4 WBS di un progetto IT
La WBS in figura mostra come ogni ramo corrisponda ad un “fase” dell’oggetto del progetto, ogni ramo contiene tutte e sole le attività che è necessario svolgere per realizzare la “fase” a cui si riferisce. Le attività menzionate sono di natura varia e si riferiscono tutte alla realizzazione della singola fase rappresentata dal rispettivo ramo WBS. Questo modo di suddividere il progetto è detto “per fasi temporali”, perché ogni pezzo è una fase componente il prodotto finale oggetto del progetto (9). Quella per “fasi temporali” non è l’unica logica possibile di suddivisione del progetto; ne esistono anche di altre come la logica per “tecnologia”, per “specializzazioni”, “per prodotto”, “per procurement”, logiche connesse alla struttura dell’ organizzazione che realizza il progetto, logiche miste, queste ultime sono quelle più utilizzate normalmente. La “radice” dell’albero WBS è l’intero progetto ed è posta al livello 0; i sottoprogetti che sono ottenuti con la prima iterazione di suddivisione sono a “livello 1” e cosi’ via ad ogni suddivisione fino ad ottenere le “foglie” dell’ albero ai livelli di ordine maggiore. Le “foglie” sono i lavori controllabili, non ulteriormente suddivisi detti pacchetti di lavoro, costituiti da attività elementari che vengono realizzate e gestite all’ interno del pacchetto di lavoro e che non sono esplicitate in WBS, ma sono specificate nelle descrizioni dei pacchetti di lavoro.
Come afferma J.T. Marchwka (10): “The WBS decomposes, or subdivides, the project into smaller components and more manageable units of work called work packages. Work packages provide a logical basis for defining the project activities and assigning resources to those activities so that all the project work is identified (Haugan 2002). A work package makes it possible to develop a project plan, schedule, and budget and then later monitor the project's progress.”
Secondo S. Protto (11)“le regole da rispettare per la costruzione di una WBS in forma canonica sono solo due e possono esprimersi in modo comprensibile a chiunque come segue:
• Nel corso della suddivisione nulla si perde (il tutto si conserva )
• Nel corso della suddivisione nulla si duplica.”
Nel rispetto della regola (1) e (2) bisogna definire la codifica dei rami della WBS che permettono di identificare esattamente la posizione e, quindi, ricostruire l’ intero albero, partendo da tale ramo. Adottando una convenzione diffusa, si codifica la radice con 0 e con 1…n i rami a livello 1, si codificano i rami al livello inferiore 2 con un numero di posizione ordinale diverso da 0, seguito dal codice del ramo generatore, e così via per ogni successivo livello, aggiungendo un digit alla codifica per ogni passaggio di livello; in questo modo il livello WBS del ramo viene quindi evidenziato dal numero di digit che formano il codice del ramo stesso. Protto afferma che (12) : “ la migliore WBS tra tutte le possibili WBS di un determinato progetto è quella che , nella organizzazione che realizza il progetto, consente il miglior controllo del progetto al minor costo di controllo.” La definizione di una WBS è quindi una fase importantissima e preliminare nella implementazione di un progetto. Il suo sviluppo non può essere elaborato da una sola persona, ma abbisogna ai vari livelli e nei vari rami di competenze specifiche per il tipo di attività, perché scendendo di livello (secondo la regola generale) aumentano le competenze specialistiche. Secondo Protto (13) “il corretto sviluppo di una Work Breakdown Structure assicura che :
• Tutti gli obbiettivi del progetto siano raggiunti attraverso obbiettivi di livello inferiore più controllabili.
• La struttura del progetto sia interamente integrata e che ogni sua parte sia consistente e legata al tutto.
Inoltre la WBS consente di:
• Stilare univocamente i sommari necessari per le stime di dettaglio, la pianificazione, l’ informativa ed il controllo del programma.
• Identificare il programma univocamente, indipendentemente dalle aziende ed organizzazioni che vi partecipano.
• Attribuire le responsabilità,
• Suddividere il budge,t
• Focalizzare chiaramente tutti gli obbiettivi di programma,
• Evidenziare le interrelazioni tra gli elementi del programma (rami WBS),
• Identificare una struttura gerarchica (albero) dei documenti di specificazione, ( se le attività di progettazione sono contenute in un ramo principale sviluppato per “prodotto” ),
• Agevolare le decisioni di make or buy.”
Il processo di suddivisone che consente di costruire una WBS termina ai pacchetti di lavoro, che sono come suddetto le “foglie” dell’ albero WBS, i pacchetti a loro volta vanno suddivisi un ultima volta in attività elementari, sulle attività elementari vanno fatte le stime di tempo, di risorse, di costo. Per individuare le attività elementari viene fatta un ulteriore suddivisione, fuori dalla WBS, all’ interno dei pacchetti di lavoro.
Stefano Protto (14) definisce le caratteristiche del pacchetto di lavoro (WP), in questo modo: “
• È un’ insieme di attività elementari strettamente connesse,
• Ha degli obbiettivi chiaramente descritti (specifiche), e altrettanto chiaramente sono descritti vincoli ed ipotesi,
• La responsabilità del raggiungimento degli obbiettivi può essere attribuita ad un singolo elemento nell’ ambito dell’organizzazione,
• È interamente, quasi interamente, sviluppato nell’ ambito di una stessa unità organizzativa,
• Sono definibili in modo non ambiguo i tempi di inizio e completamento del lavoro.
• È chiaramente definibile il budget di spesa in ore per la mano d’ opera ed in valore per i materiali e le spese vive,
• Sia i tempi che i costi che la corrispondenza alle specifiche sono espressi in modo misurabile ai fini del controllo,
• Il costo del lavoro è attribuibile interamente o in gran parte allo stesso centro di costo.”
Il pacchetto di lavoro viene poi descritto all’interno di un documento (Work Page Description, WPD), documento di fondamentale importanza, perché riporta, come afferma Protto (15), “ le informazioni di piano necessarie per l’ esecuzione del lavoro:
• Identificazione del pacchetto nell’ambito dell’ albero WBS,
• Nome del responsabile e la sua posizione nell’ organizzazione,
• Contenuti del pacchetto, in termini di obbiettivi da conseguire,
• Budget autorizzato,
• Tempi di inizio e fine lavoro, con le eventuali scadenze (milestone) contrattuali e intermedie di controllo,
• Elenco e descrizione precisa delle attività elementari costituenti il pacchetto con tutte le informazioni necessarie per l ‘esecuzione ed il controllo,
• Tutti i documenti applicabili interni ed esterni all’ azienda relativi alla realizzazione del pacchetto (in particolare i documenti di specifica tecnica),
• Sommario dell’eventuale hardware e software da realizzare,
• Tutte le progressive revisioni di quanto sopra.”
Egli afferma, continuando, che (16): “ l’ elenco e la descrizione precisa delle attività elementari del pacchetto è il cuore della WPD, per ogni attività elementare vengono indicate le seguenti informazioni stimate preventivamente da esperti:
• Risorse e mezzi necessari,
• “durata tecnica”: tempo necessario per eseguire l’ attività quando tutte le risorse ed i mezzi necessari sono realmente disponibili,
• I collegamenti , detti “vicoli tecnici”, con altre attività elementari del pacchetto o presenti in altri pacchetti: sono attività “precedenti” quelle che devono necessariamente essere terminate affinché l’ attività in descrizione possa essere quanto prima possibile iniziata, sono attività “successive” quelle che non possono essere quanto prima iniziate se non è terminata l’ attività in descrizione,
• I costi, scomposti analiticamente per consentire un controllo accurato ( tra le possibili suddivisioni si raccomanda di separare i costi di mano d’ opera e dei mezzi, i costi per fornitura materiali, servizi e prestazioni, i costi per consumi, le altre spese).”
Fig. 1.5 Tabella delle caratteristiche di piano delle attività elementari di un pacchetto di lavoro.
Questa parte della WPD può essere mostrata in fig. 1.5, nella quale abbiamo il codice attività in prima colonna, in seconda la descrizione dell’attività, in terza l’elenco delle risorse umane e mezzi necessari, in quarta la durata tecnica, in quinta colonna i vincoli tecnici di precedenza tra attività; la quinta colonna è divisa in due semicolonne: nella prima ci sono le attività elementari “precedenti”, e nella seconda quelle “successive”.
Le colonne centrali riportano i tempi stimati per ogni attività elementare dove:
• Ti è il tempo minimo di inizio dell’attività, (al più presto)
• Tf è il tempo massimo di fine attività, (al più tardi)
• S sono vari tipi di possibile slittamento nel tempo per l ‘attività.
L’ ultimo gruppo di colonne si riferisce ai costi dove ogni colonna corrisponde a una tipologia di costo, la prima sottocolonna si riferisce alle ore di impiego della manodopera, la seconda sottocolonna si riferisce al costo di quelle ore di impiego di quella risorsa, seguono le sottocolonne relative al costo dei materiali e servizi, locazioni, spese vive,…….
Fig 1.6 Esempio di modulo di Work package Description ( 1/2a pagina).
Fig 1.7 Esempio di modulo di WPD ( 3° pagina).
In figura 1.6 e 1.7 è mostrato un esempio di modulo WPD, ove il modulo è firmato dal PM e dall’esperto del lavoro che fornisce le risorse, tipicamente un responsabile di una unità organizzativa o un fornitore esterno.
La pagina 1 riporta:
• Le autorizzazioni
• Le scadenze di inizio e fine del pacchetto ed eventuali altre scadenze ( milestone)
• Con i relativi tempi al più presto e al più tardi.
• I documenti applicabili ( utili o necessari per il lavoro).
Nella pagina 2 è riportato lo sviluppo del pacchetto di lavoro in attività elementari, vengono individuate le risorse, persone e mezzi mediante un codice, viene poi indicato l’ammontare della risorsa in ore, e in proseguo è sviluppato il calcolo dei tempi.
La pagina C del modulo costituisce la scomposizione del budget del pacchetto in base alle stesse attività elementari individuate nella seconda pagina. Nella prima colonna (risorse) vengono indicati i costi risultanti dalla moltiplicazione delle ore per risorsa (pagina 2) x i rispettivi costi orari, i totali sono per righe (attività elementari) e per colonne (tipologie di costo) e devono quadrare in un totale complessivo, al quale si deve aggiungere una % di margine per la copertura di imprevisti. Questa parte del WPD costituisce un budget di spesa da poter utilizzare rispettando i tempi di esecuzione previsti nella pagina B. L’ insieme delle WPD costituisce la vera e propria documentazione esaustiva di programmazione delle attività da svolgere per onorare il contratto, è secondo Protto (17)“ la documentazione completa della pianificazione del progetto.”