Il sistema informativo è costituito dai dati, dalle procedure di rilevazione, classificazione, elaborazione e comunicazione dei flussi informativi, dalle risorse tecniche ed umane e dalle informazioni8.
8 Marchi L., I sistemi informativi aziendali, op. cit., pagg 4 e 5. Questa definizione scaturisce dal consolidamento del pensiero di altri Autori, che ravvisavano una coincidenza tra il sistema informativo ed uno dei suoi elementi costituitivi, come appunto, le informazioni, le procedure o le risorse. Per l’analisi della bibliografia rinviamo al lavoro citato. L’informazione, invece, è “un insieme di uno o più dati,
Per le finalità di questo lavoro occorre procedere seguendo il percorso già adottato per la struttura organizzativa, enucleando dal più generale sistema informativo aziendale quella componente impiegata per il funzionamento dello strumento di controllo. Allo scopo è utile avvalersi delle tassonomie presenti in letteratura in modo da poter individuare una o più categorie logiche appartenenti all’oggetto di studio9.
La suddivisione del sistema informativo in relazione alle funzioni organizzative individua cinque sottosistemi, tra i quali uno in particolare è dedicato specificatamente al controllo10:
- finanza e amministrazione;
- programmazione e controllo direzionale; - marketing e distribuzione;
- produzione; - ricerca e sviluppo.
Tuttavia, definire il nostro oggetto di indagine come il sottosistema informativo della funzione di programmazione controllo è per certi versi riduttivo, in quanto il concetto di controllo adottato può prevedere l’impiego di flussi informativi che, talvolta, possono essere anche estranei alla funzione organizzativa in questione: basti pensare alle informazioni elaborate da singoli soggetti attraverso l’impiego di strumenti informativi per il supporto decisionale localizzati nei personal computer11.
Ben diverso risulta, invece, distinguere i sottosistemi informativi in relazione al tipo di decisione supportata, prescindendo dalle funzioni e dai livelli gerarchici. Escludendo le informazioni per la comunicazione con l’esterno12, i sistemi informativi per l’attività decisionale sono articolabili nella nota tripartizione13:
- sistemi informativi per le decisioni operative;
memorizzati, classificati, organizzati, messi in relazione o interpretati nell’ambito di un contesto, in modo da avere significato”. Blumenthal S., Il sistema informativo, Isedi, Milano, 1973, pag. 35.
9 Per le diverse tassonomie in materia di sistemi informativi si veda Rugiadini A., I sistemi informativi d’impresa, Giuffrè, Milano, 1970, 115 e seguenti.
10
Taylor W. J., Dean J., Managing to manage the computer, in Harvard Business Review, September- October, 1966, pagg. 98-110. Si veda anche Marchi L., Il sistema informativo aziendale, Opera Universitaria, Pisa, 1980, pagg. 20. Si veda anche Camussone P., Il sistema informativo aziendale Etas, Milano, 1998.
11
Si parla a riguardo di integrazione informatica tra strumenti aziendali ed individuali. Castellano N., Controllo di gestione ed informazioni, op. cit., pagg. 101 e seguenti.
12 La distinzione tra informazioni orientate per l’esterno ed informazioni strutturate per la funzione decisionale è di Cavalieri E., Considerazioni sulle caratteristiche generali del sistema informativo aziendale, in Rivista italiana di ragioneria e di economia aziendale, 1973, n. 12, pag. 401.
13 Anthony R. N., Sistemi di pianificazione e controllo: sistema di analisi, op. cit.. Altri parlano a riguardo di decisioni strategiche, per la definizione degli obiettivi, tattiche, per la scelta dei mezzi, operative per la definizione degli aspetti di dettaglio. Sciarelli S., Il processo decisorio nell’impresa, Cedam, Padova, 1967, pag. 33.
- sistemi informativi per le decisioni direzionali; - sistemi informativi per le decisioni strategiche.
Il sistema informativo considerato in questo lavoro, coerentemente con la definizione adottata di sistema di controllo, crediamo debba offrire un valido supporto per le decisioni strategiche, direzionali ed anche per quelle operative, escludendo, comunque, tutte le attività di scelta di alternative fondate su basi valoriali e di cultura, e limitando il supporto alle sole decisioni operative per le quali sia prevista una successiva valutazione dei risultati attraverso idonei strumenti di rilevazione14.
Per lo scopo di questo lavoro, il sistema informativo delineato, risulta utilmente scomponibile in tre elementi: il reporting, la contabilità direzionale ed i sistemi di elaborazione elettronica. In corrispondenza con la definizione di sistema informativo ampiamente inteso riportata inizialmente, possiamo intravedere delle analogie tra il reporting e le informazioni, la contabilità direzionale e le procedure per la realizzazione e la trasmissione dei flussi informativi, il sistema di elaborazione elettronica ed i mezzi tecnici, quali software e hardware.
Il reporting corrisponde in effetti ai processi di rappresentazione e comunicazione delle informazioni15, e permette di valutare l’efficacia e l’efficienza delle attività svolte, di individuare aspetti da sottoporre ad una più approfondita osservazione, di prendere delle decisioni16.
Il reporting comprende il bilancio civilistico, il bilancio gestionale, l’informativa particolare, riferita a singoli prodotti o centri di responsabilità ed i rapporti multidimensionali incentrati su metriche non soltanto economiche, ma anche fisico- tecniche e qualitative.
La contabilità direzionale corrisponde all’insieme di norme e di procedure per la tenuta di uno specifico sistema di scritture amministrative17; è composta dalla
14
In base a quanto si è detto anche nel primo paragrafo, la necessità di circoscrivere un sistema informativo composto dai vari elementi (dati, informazioni, procedure, risorse) aventi caratteristiche il più possibile omogenee, con lo scopo di rintracciare delle uniformità nei criteri di progettazione, ci ha spinto a definire un sistema di controllo che esclude i controlli procedurali e di clan.
15
Agliati M. (a cura di), Tecnologie dell’informazione e sistema amministrativo, Egea, Milano, 1996, pag. 104.
16 Questi scopi del reporting sono stati delineati da Simon H., Guetzkow H., Kozmetsky G., Tyndall G., Centralization vs. Decentralization in Organizing the Controller’s Department, Controllership Foundation, New York, 1954, pagg. 3-4. Secondo il pensiero degli Autori, il reporting dovrebbe permettere all’utente di rispondere alle score-card questions, attention-directing questions, problem- solving questions.
17 Come noto il metodo corrisponde alle norme ed alle procedure, in una parola alla forma con cui vendono tenute le scritture, mentre il sistema contabile concerne il contenuto delle medesime. Si veda ad
contabilità generale (con un possibile sviluppo gestionale) e dalla contabilità analitica, in riferimento alle informazioni a consuntivo, e può essere eventualmente integrata con un sistema di budget per la determinazione dei valori obiettivo e con una tecnica per l’analisi delle varianti.
Tuttavia, con la massiccia diffusione delle tecnologie informatiche, la contabilità direzionale rafforza sempre più i suoi legami con le contabilità elementari, dalle quali raccoglie gran parte delle informazioni necessarie per il suo funzionamento. L’impostazione di tale struttura informativa esula dalle logiche partidupliste e poggia sull’organizzazione relazionale delle basi di dati: in sostanza è il modello concettuale18 “entità-relazioni” che, ad oggi, garantisce il funzionamento di un sistema contabile, e che ne riproduce il meccanismo di autobilanciamento19.
Conseguentemente, dal momento che le procedure ed i metodi per il funzionamento di un sistema informativo non corrispondono più soltanto a quelli tradizionali della partita doppia, crediamo che non si possa più parlare di “contabilità direzionale”, bensì di “sistemi direzionali”20, in modo da evitare l’esclusivo riferimento ad uno specifico modello di rappresentazione della realtà, corrispondente al piano dei conti.
Il sistema di elaborazione elettronica corrisponde all’insieme di computer ed altre apparecchiature elettroniche in grado di elaborare e comunicare dati sulla base di esempio Amaduzzi A., L’azienda nel suo sistema e nell’ordine delle sue rilevazioni, Unione tipografico- editrice torinese, Torino, 1969, pagg. 547 e seguenti.
18 La progettazione di un modello concettuale costituisce la fase iniziale per il disegno di un sistema informativo. Lo scopo di questa fase è quello di “acquisire conoscenze della realtà di interesse e, tramite astrazioni, tradurla, secondo le regole del modello prescelto, in un insieme prefissato di strutture di rappresentazione.” Carignani A. (a cura di), Tecnologie dell’informazione e della comunicazione per le aziende, McGraw Hill, Milano, 2004, pag. 111. Rispetto a quanto detto nel testo, sia un piano dei conti funzionante con le regole della partita doppia, sia il modello entità-relazioni costituiscono due distinti schemi concettuali o meglio, metodi per la definizione di tali schemi. Marchi e Paolini, ripercorrendo la costruzione di un piano dei conti per la tenuta della contabilità aziendale, scrivono: “Il processo di analisi e interpretazione dei valori e delle variazioni associate alle operazioni aziendali costituisce fase propedeutica rispetto alla tecnica contabile. Con la definizione di uno schema complessivo di rappresentazione della gestione, articolato in tipologie di variazioni, il processo di analisi risulta compiuto; l’obiettivo diventa quello di utilizzarlo nell’ambito del metodo di rilevazione adottato. Si tratta, in altre parole, di tradurre le conclusioni dell’analisi in regole operative imperniate sugli strumenti tipici di rilevazione, primo fra tutti il “conto”.” Marchi L., Paolini A., Il piano dei conti, Ebc, Milano, 1992, pagg. 42 e 43. Scrive anche Mazza: “ “la partita doppia” è uno strumento di calcolo contabile le cui regole trattano, secondo determinate regole computistiche, i valori affluiti nelle formule indipendentemente dallo scopo per il quale i valori sono stati rilevati in base al modello della teoria. Con altre parole ancora saranno le singole teorie della misurazione a classificare i valori rilevabili sul fondamento del proprio sistema deduttivo avvalendosi delle regole partiduplistiche perché ritenute idonee per la prevista misurazione.” Mazza G., Problemi di assiologia aziendale, Giuffrè, Milano, 1997, pagg. 275 e seguenti. 19 Chen P. P., The Entity-Relationship Model – Toward a Unified View of Data, in Acm Transaction on database systems, March, 1976, pagg. 9-36.
20 Questo termine è utilizzato da Agliati M. (a cura di), Tecnologie dell’informazione e sistema amministrativo, op. cit., pagg. 103.
predefiniti insiemi di istruzioni denominati programmi21. In sintesi, come è già stato ricordato poco sopra, il sistema di elaborazione elettronica è composto dalle componenti hardware e software utilizzate. Per quanto riguarda la parte hardware, le risorse adottate per l’attività di controllo corrispondono a minicomputer e PC, configurati secondo un’architettura stand alone, in cui i data base sono posizionati sulla stessa macchina impiegata per le elaborazioni e la visualizzazione dei report, oppure, secondo la logica dell’informatica distribuita, le macchine possono essere collegate in modo da realizzare una rete (Local Area Network-LAN) con delle macchine server dedicate allo svolgimento di un predefinito servizio (gestione archivi, elaborazione dati) e PC client che beneficiano del servizio di rete.
I principali modi di interazione tra le macchine della rete potranno essere di tipo
batch, con l’elaborazione e la trasmissione periodica di lotti di informazioni; di tipo
transazionale, prevedendo la trasmissione on line di informazioni secondo regole e procedure di inserimento predefinite; di tipo enquiry, per poter interrogare da un terminale grandi archivi centralizzati22.
I software adottati per il controllo corrispondono ai semplici fogli di calcolo ed alle basi di dati. In quest’ultimo caso, le soluzioni potranno essere di vecchia generazione, prevedendo delle relazioni di tipo gerarchico tra le molteplici entità (database gerarchico); oppure potranno prevedere l’impiego di una logica relazionale tra tabelle normalizzate (database relazionale); oppure ancora potranno essere progettati archivi con dati memorizzati lungo vettori costituiti dalle dimensioni di osservazione di un fatto (database multidimensionale).
Di fondamentale importanza risultano anche quei programmi di collegamento tra due o più database, destinati all’estrazione di dati da un database sorgente, alla loro pulizia e trasformazione ed al caricamento sugli archivi di destinazione.
In tabella 4 sono riportate, senza pretesa di esaustività, alcune combinazioni di report, sistemi direzionali e supporti di elaborazione elettronica diffusi in azienda. Nei paragrafi successivi ne saranno illustrate le principali caratteristiche.
21 Si veda ad esempio Latini F., Tempo reale e calcolatore elettronico, Etas, Milano, 1969, pag. 16. Tra gli Autori di economia aziendale che hanno trattato il tema dei sistemi di elaborazine elettronica Marchi L., Nuovi procedimenti di rilevazione aziendale, Ets, Pisa, 1984, pagg. 109 e seguenti.
22
Elaborazione elettronica Reporting Sistemi direzionali
Hardware Software
- Bilancio civilistico
- Bilancio gestionale
- Contabilità generale con eventuale sviluppo gestionale
- Contabilità elementari
- Architettura stand alone o architettura client- server con interazione
prevalentemente di tipo transazionale - Database gerarchico o relazionale - Fogli di calcolo - Risultati particolari (per prodotto/per centro di responsabilità) - Sistema amministrativo (unico, duplice misto, duplice contabile, evoluto)
- Contabilità elementari
- Architettura stand alone o architettura client- server con interazione
prevalentemente di tipo transazionale - Database gerarchico o relazionale - Fogli di calcolo - Rapporti multidimensionali
- Datawarehouse - Architettura stand alone
o architettura client- server con interazione
di tipo batch ed enquiry
- Database relazionale o multidimensionale - Programmi di estrazione, trasformazione e caricamento - Programmi per le query, l’analisi ed il reporting
Tabella 4. Le diverse configurazioni di sistema informativo aziendale