CAPITOLO 4 – Il caso Museomix
4.2 Sistemi di comunicazione: un fattore critico di successo
Si cercherà ora di comprendere quali siano i maggiori benefici e come sia strutturato e gestito il sistema di comunicazione.
Per descrivere a pieno questo sistema è utile compiere una distinzione tra sistemi di comunicazione interna ed esterna, così come strumenti e modalità gestiste a livello global, con propri fini ed obiettivi, e quelle invece amministrate a livello di singola comunità. Sarà poi inoltre utile comprendere e analizzare quelle che sono le strategie applicate durante i giorni in cui la maratona creativa prende effettivamente vita nei musei; facendo emergere anche in questo caso una distinzione con quelli che invece sono gli strumenti e le modalità comunicative usate durante la restante parte dell’anno.
E’ possibile quindi individuare un primo sistema di comunicazione e scambio delle informazioni a livello interno e globale. In questo caso la sua gestione è garantita dall’impegno e dall’apporto proveniente dall’associazione fondativa di Museomix e consta di due principali attività, una online e una offline. Nel primo caso si tratta di una piattaforma, a cui è possibile l’accesso previa iscrizione, e che si trova sul sito web. Tale blog prende il nome di “Community” e permette agli iscritti di porre quesiti, chiedere informazioni, scambiare opinioni e condividere documenti. Ogni iscritto può quindi pubblicare un contenuto, il quale però deve essere correttamente categorizzato. Infatti esistono molteplici tematiche utili ad indirizzare gli utenti e che facilitano la messa in
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evidenza del contenuto pubblicato in base alla categoria alla quale ci si riferisce. I principali temi sono:
Aspetti organizzativi dell’evento;
Communities locali;
Comunicazione;
Organizzazione Interco;
Collaborazioni e contenuti indiretti;
Condivisione d’informazioni e dati tra le comunità;
Contenuti piattaforma web.
La seconda attività a cui si fa riferimento, a questo livello di analisi, è di tipo offline e consiste nell’organizzazione di un evento che riunisce annualmente le diverse communities locali.
Museomix è una community internazionale la quale si riunisce periodicamente, circa due o tre volte all’anno, in incontri organizzati. Questo occasioni sono chiamate Intercommunity meeting e nascono, come si evince dalla lettura della documentazione “Charte des musées”, con l’intento di raccontare l’esito di eventi passati, esprimendo opinioni diverse e trattando le tematiche più importanti.
Passando invece a quelli che sono i sistemi di comunicazione esterna a livello globale, il sito web risulta lo strumento principale. All’interno del portale è possibile prendere visione di tutti i contenuti relativi al funzionamento del format a fine conoscitivo e dei documenti fondativi e delle rispettive direttive; così come è possibile avere libero accesso alle schede dei prototipi realizzati e aggiornarsi riguardo alle fasi di candidatura e al relativo lancio dei bandi di partecipazione.
Il sito Web è accompagnato però anche dalla pubblicazione di contenuti sui diversi canali social (Facebbok, Instagram, YouTube e Twitter sono i principali). Come affermato nelle linee guida di “WebCom Museomix”, si tratta di una forma di comunicazione più specifica e meno formale (MUSEOMIX GLOBAL, 2016).
Gli obiettivi principali in questo caso sono:
Facilitare la comunicazione tra le comunità e rendere più facile per tutti uno scambio di esperienze e informazioni;
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Permettere al pubblico di seguire dal vivo cosa sta succedendo durante Museomix;
Tenere traccia dell'evento sui social network in modo tale da valutarne i contenuti e la relazione con l’audience.
In merito l’associazione Museomix, assieme alla sue comunità locali, ha scelto nel corso degli anni di dotarsi di alcune linee guida in modo da aumentare la coerenza della propria immagine e il livello di engagement sui social network.
Una tecnica utilizzata in questo senso è l’uso di indicatori condivisi, di hashtag comuni. Ad esempio nel 2016 l’uso dell’ hashtag Museomix16 ha permesso all’organizzazione di raggruppare i contenuti ed evidenziarne la fruizione e il traffico a livello globale. Sono quindi stati registrati i seguenti dati:
Un impatto sui diversi canali social pari a 11.863.352;
Il livello invece di reach si è attestato su 1.289.793;
Il numero di tweets è stato di 5998, mentre i contenuti Instagram sono stati 1281.
Esiste poi una dimensione comunicativa esterna che fa riferimento ad una scala locale, quindi a livello di singola comunità. L’obiettivo primario in questo caso, secondo lo staff organizzativo, è la continua promozione di Museomix a livello territoriale, spesso nazionale, così da poter espandere la rete di relazioni e incrementare progressivamente il numero degli attori coinvolti. Anche in questo caso si fa ricorso all’uso di un sito web, che sarà dunque gestito dal team organizzativo locale e all’interno del quale cerca di dare un constante aggiornamento dello stato dell’arte e degli sviluppi futuri. Ciò che quindi differenzia in modo netto i contenuti del portale web global e quelli locali non riguarda tanto la tipologia ma piuttosto la dimensione geografica che in questo secondo caso sarà più ristretta. Le singole comunità si dotano di un design simile a quello del portale principale ma la scelta dei contenuti è del tutto libera e a discrezione della singola comunità.
Secondo l’organizzazione il sito web, così come eventuali canali social, hanno lo scopo di promuovere gli eventi, incontri, e workshops che si tengono lungo il corso dell’anno. Ogni comunità infatti organizza incontri al fine di aumentare la consapevolezza e il grado di coinvolgimento rispetto alle attività di Museomix.
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Un evento che tutte le comunità organizzano è l’Aperomix. Lo staff di Museomix descrive infatti che è un’occasione per riunire la comunità stessa al fine di confrontarsi su specifiche tematiche d’interesse. Per tale ragione essi sostengono inoltre un approccio incentrato sul dialogo e sull’uso di pratiche informali e ricreative.
Inoltre, a livello sempre di singola comunità, possono essere progettati alcuni workshops. Ad esempio Museomix Italia nel 2019 ha organizzato una serie di incontri specificatamente dedicati al tema delle partnership.
Sono poi pensati dei sistemi di comunicazione specifici e adottati durante il weekend in cui Museomix effettivamente anima i musei a livello internazionale (MUSEOMIX GLOBAL, 2018).
Esiste infatti una Mixroom a livello globale e una a livello locale. La prima, ampiamente descritta all’interno del documento “Mixroom 2018..How to”, si occupa principalmente di:
Preparare e suggerire argomenti comuni a tutte le mixrooms;
Gestire e coordinare tutte le Mixroom locali;
Creare e condividere video tematici su Youtube;
Aggiornare la pagina web internazionale.
La seconda invece, ovvero la Mixroom di ogni comunità locale, ha diversi compiti e obiettivi da raggiungere quali:
Creare contenuti audio e video;
Preparare e condurre interviste;
Creare un video report che racconti in 3/5 minuti cosa è successo durante l’intera giornata. Tale contenuto sarà trasmesso quindi alla Mixroom globale che nel corso di ogni giornata ne estrapola i momenti principali così da creare a sua volta un report giornaliero che mostri cosa sia successo in tutti i musei coinvolti.
A tal proposito è necessario fare un passo indietro e distinguere le competenze della Mixroom da quelle del WebTeam. Durante i tre giorni di Museomix le due entità possono coincidere quasi del tutto, però se il webteam è attivo già dalle fasi di preparazione dell’evento, la mixroom lavora in tempo reale. Nei tre giorni di remix il team della mixroom produce materiale multimediale per comunicare quello che sta avvenendo nel
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museo al resto del mondo. Ciò avviene tramite social network, tramite la stampa, ed altri media tradizionali.
Dopo aver descritto i tratti principali di Museomix, tramite l’apporto degli organizzatori e della documentazione disponibile, si può allora comprendere che il sistema di comunicazione adottato si sviluppa su due piani differenti -online e offline- e si riferisce a due scale geografiche: quella globale e quella locale. Queste ultime sono però pensate da Museomix stesso in stretta connessione e come variabili che dovrebbero lavorare in modo integrato.
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