Verbali e procedure del Collegio sindacale

Al fine di rendere operative le Norme di comportamento del Collegio sindacale, applicabili a partire dal 30 Settembre 2015 che vanno a sostituire le precedenti Norme del Collegio sindacale del 2012, il CNDCEC ha emanato un ulteriore documento, nell’Aprile del 2016 espressamente dedicato ai “Verbali e procedure del collegio sindacale”.

Anche in questo caso è stato corretto e integrato un documento precedente, il documento n.20 divulgato nel 2013 dall’IRDCEC (Fondazione Nazionale Commercialisti).

Le novità introdotte in seguito alle Norme di comportamento del Collegio sindacale del 2015, sia per le società quotate che per le società non quotate, hanno generato la necessità di adeguare sul piano operativo il processo di verbalizzazione dell’attività di controllo dei sindaci, con riguardo alla relazione prevista dall’articolo 2429 del Codice Civile ma anche e soprattutto all’interno dei verbali che si susseguono nell’ambito dell’attività del Collegio.

Poiché l’elaborato si focalizza principalmente sull’attività di vigilanza dei sindaci in ambito di crisi d’impresa, si rende necessario individuare e discutere l’introduzione dei nuovi verbali che sono appositamente stati introdotti a tale riguardo all’interno del documento dal CNDCEC. Si precisa che le Norme di comportamento, e di conseguenza anche i documenti emanati al fine di rendere operative le stesse norme come in questo caso, costituiscono norme deontologiche rivolte a tutti i professionisti iscritti all’albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) e trovano quindi applicazione per tutti i componenti del Collegio sindacale di tutte le società, salvo il caso in cui siano applicabili disposizioni di legge o regolamenti che disciplinano specifici

settori di attività o mercati regolamentati 15. Le norme infatti “suggeriscono e raccomandano il comportamento professionale da adottare per svolgere correttamente l’incarico di sindaco”.

Di conseguenza, in via principale devono essere osservate le norme che regolano l’attività del Collegio previste dal Codice Civile unitamente alla legislazione speciale più aggiornata e nell’ambito dello svolgimento dell’attività, se non è disposto diversamente, possono essere seguite come linee guida di supporto, le Norme di comportamento più recentemente approvate che non vanno quindi a sostituire in alcun modo quando precedentemente disposto dalla legge. Sono quindi norme operative di supporto che mirano ad agevolare il lavoro dei sindaci.

All’interno della guida applicativa posta all’inizio del documento, si precisa che i verbali non contengono indicazioni con riguardo alle modalità di svolgimento dell’attività di Revisione legale in capo al Collegio sindacale: la formulazione degli stessi è stata disposta in funzione del fatto che il soggetto incaricato della Revisione legale sia un soggetto esterno alla società e per detta attività si ha un esplicito rimando al documento “L’applicazione dei principi di revisione internazionali (ISA Italia) alle imprese di dimensioni minori” che è stato emanato dal CNDCEC e agli elaborati successivi che sono in corso di definizione.

Il documento è composto da una serie di bozze di verbali, che per ragioni di praticità sono stati suddivisi in sette diverse sezioni che riguardano:

• insediamento del collegio sindacale; • attività di vigilanza;

• riscontro di gravi irregolarità; • operazioni sul capitale;

• operazioni straordinarie e di liquidazione; • società quotate;

• crisi d’impresa.

Si tratta perciò di una serie di tracce che il Collegio può adottare nello svolgimento della

sua attività che si adattano alle diverse situazioni poste in essere nella prassi professionale e devono considerarsi di ausilio a livello operativo sulla base di quanto disposto dalle Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate del 2015, emanate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili. Al fine di contestualizzare l’analisi dei verbali introdotti dal CNDCEC è d’obbligo ripercorrere in modo sintetico la disciplina dell’attività operativa del Collegio sindacale, che vede i sindaci impegnati in una serie di oneri che sorgono in capo ad essi in quanto organi societari, soprattutto, organi di controllo.

La disciplina che regola il funzionamento operativo del Collegio è abbastanza scarna, questo denota infatti una certa libertà in ordine alle modalità con cui i sindaci espletano i loro doveri di sorveglianza, ferme restando alcuni necessari obblighi procedurali e di coordinazione all’interno della governance societaria.

Sintetizzando, con l’aiuto delle Norme di comportamento, ai sensi dell’articolo 2404 c.c., i sindaci devono riunirsi con una periodicità di almeno novanta giorni e delle riunioni deve essere redatto apposito verbale che verrà a sua volta trascritto all’interno del libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio sindacale e sottoscritto dagli intervenuti. Il Collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti, il sindaco dissenziente ha diritto di fare iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso.

Tutte le riunioni del Collegio sindacale devono essere oggetto di verbalizzazione che dia evidenza16:

• Della data e del luogo della riunione;

• Dei sindaci intervenuti e di quelli assenti, con specifica indicazione di quelli che hanno giustificato la propria assenza;

• Delle persone, che invitate, sono intervenute alla riunione e della loro qualifica; • Delle attività svolte e degli accertamenti eseguiti;

• Delle eventuali conclusioni raggiunte o deliberazioni adottate, nonché dell’eventuale dissenso di uno o più dei sindaci;

• Dei documenti eventualmente pervenuti al collegio o da altri organi, comitati o soggetti.

Di seguito si riportano, a titolo esemplificativo, gli elementi costitutivi essenziali, per semplicità espositiva, di un “Verbale periodico dell’attività di vigilanza” del Collegio, suggerito dal documento “Verbali e procedure del collegio sindacale” nella sezione II, dedicata all’attività di vigilanza. Tale tipologia di verbale risponde alle necessità più frequenti dell’attività dell’organo di controllo e deve essere adattato alle necessità della società per cui viene predisposto ed in base alla portata dell’attività di vigilanza svolta:

1. Intestazione con data, composizione del Collegio, soggetti partecipanti all’adunanza, premessa metodologica con riferimenti normativi in materia di attività di vigilanza del Collegio sindacale e periodo di riferimento della verifica svolta;

2. Parte relativa al Collegio sindacale:

• Composizione e indipendenza: indicazione in ordine alle eventuali variazioni che possono essersi susseguite all’interno della composizione del collegio, anche in relazione ai requisiti di indipendenza, cause di decadenza, incompatibilità dei componenti del Collegio);

• Ausiliari e dipendenti del sindaco: indicazioni in caso in cui il collegio si sia avvalso di dipendenti ed ausiliari nell’espletamento delle sue funzioni di controllo con specificazione delle attività in capo ai suddetti soggetti;

• Attività del Collegio: sezione da personalizzare in funzione dell’ampiezza dell’attività svolta;

• Partecipazione alla riunione degli organi sociali: riepilogo delle riunioni dell’assemblea dei soci e del consiglio di amministrazione a cui il Collegio ha partecipato con i relativi periodi di riferimento e osservazioni in merito

alle conclusioni sull’andamento della gestione e sui fatti rilevanti di cui il Collegio è venuto a conoscenza;

• Vigilanza sull’operato degli amministratori: i sindaci esaminano le ultime delibere degli amministratori indicando le operazioni di maggior rilevo poste in essere dagli stessi con relativo parere in ordine al rispetto della legge e dello statuto;

• Acquisizione di informazioni: riepilogo attività poste in essere dal Collegio, a titolo di esempio: incontri con collegio sindacale delle società controllate; incontri con soggetto incaricato della revisione legale…

• Bilanci di verifica infrannuali: indicazione degli eventuali bilanci infarannuali redatti nell’esercizio ed il relativo fatturato, utile, disponibilità liquide. Si può annotare un commento ai risultati;

• Adempimenti riferiti al bilancio di esercizio: comunicazione dell’eventuale superamento dei limiti di cui all’art. 2435-bis per la redazione del bilancio in forma abbreviata ed ai requisiti per la redazione del bilancio consolidato di cui art. 27 D.Lgs. 9 Aprile 1991 n.127, controllo degli adempimenti connessi alla chiusura del bilancio di esercizio (CCIAA);

3. Soci ed amministratori:

• Cariche sociali/Deleghe e poteri: indicazione del deposito delle cariche sociali presso gli uffici competenti con rimando ai verbali delle nomine/rinnovi dei relativi organi;

• Compensi agli amministratori/al soggetto incaricato della revisione: adempimenti in merito alla contabilizzazione e corresponsione dei compensi all’organo amministrativo/di revisione;

4. Altre informazioni e notizie: parte che deve essere modificata ed integrata in funzione dell’attività svolta dalla società:

• Pubblicità presso il registro delle imprese: adempimenti pubblicitari presso il registro delle imprese in merito alla registrazione della società;

finanziamenti effettuati dai soci, delle relative condizioni con data di scadenza;

• Prestiti obbligazionari/Strumenti finanziari partecipativi: situazione dei prestiti obbligazionari in essere;

• Distribuzione dei dividendi: indicazione della delibera di distribuzione dei dividendi con contestuale versamento delle ritenute e degli adempimenti; • Operazioni straordinarie: eventuali operazioni straordinarie poste in essere

dalla società;

• Rapporti di controllo: prospetto riepilogativo dei rapporti di controllo della società con riferimento normativo e rilievi;

• Rapporti con parti correlate: prospetto riepilogativo delle operazioni con parti correlate;

• Ulteriori fatti significativi: indicazione e rilievi in merito a fatti significativi avvenuti durante la gestione;

• Autorizzazioni specifiche del settore: autorizzazioni e licenze ottenute dalla società nel corso dell’esercizio;

5. Luogo, data, composizione dei membri del Collegio partecipanti.

Per quanto riguarda la documentazione a supporto delle attestazioni dei sindaci, deve necessariamente essere conservata in modo ordinato al fine di dimostrare, in qualunque momento si renda opportuno, una copia della stessa da ciascuno dei sindaci ed i verbali possono essere trascritti nel libro delle adunanze anche in un secondo momento rispetto alla data dell’adunanza. Nel caso in cui la verbalizzazione dell’attività riguardasse l’emersione di situazioni di rilievo, a seguito dell’attività di vigilanza, è opportuno che ne venga immediatamente data notizia all’organo amministrativo.

Il Collegio ha necessità di raffrontarsi con periodicità e costanza con tale organo, sia per il normale espletamento delle funzioni di entrambi e sia nel caso in cui vengano ad evidenziarsi situazioni in cui è necessario richiedere misure particolari da parte dell’organo che si occupa della gestione della società, situazione che può presentarsi in

modo frequente, considerata la portata dell’attività di vigilanza dell’organo di controllo. Si precisa infatti che l’attività di vigilanza svolta dai sindaci si espleta attraverso il controllo delle informazioni che vengono acquisite tramite:

• La partecipazione alle riunioni degli organi sociali;

• Lo scambio di informazioni con gli amministratori delle società, nonché gli organi di controllo delle società controllate;

• L’acquisizione periodica di informazioni dagli amministratori delegati;

• L’acquisizione e la richiesta di informazioni ai soggetti preposti al controllo interno; • Lo scambio di informazioni con l’incaricato della revisione legale, relativamente

alle funzioni di competenza dello stesso;

• L’espletamento di operazioni di ispezione e controllo;

• L’analisi dei flussi informativi acquisiti dalle strutture aziendali.

Informazioni che sono perciò attinenti alla vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto, del rispetto dei principi di corretta amministrazione e sull’adeguatezza e sul funzionamento dei vari sistemi organizzativi, amministrativi e contabili. Nell’ambito dei doveri di vigilanza disposti dall’articolo 2403, i sindaci sono chiamati anche a partecipare alle adunanze del consiglio di amministrazione e delle assemblee, così come dispone l’art. 2405 c.c., in prima istanza al fine di verificare la regolare attività delle riunioni nel rispetto delle formalità richieste dalla legge e dello statuto, in relazione alla convocazione, la costituzione e allo svolgimento delle adunanze. E’ data poi loro la possibilità di intervenire in sede di riunione degli altri organi, nel momento in cui possano ravvisare delle violazioni di legge o dello statuto, oppure anche in relazione dei principi di corretta amministrazione, potendo manifestare il proprio dissenso e chiedendone verbalizzazione. Come già precisato, il Collegio è tenuto a riunirsi con cadenza periodica, almeno una volta ogni novanta giorni, tuttavia anche secondo i criteri applicativi delle Norme di comportamento, nello specifico la norma 2.1., se le circostanze

più ravvicinati. Questo per quanto riguarda l’attività periodica di verbalizzazione di quanto emerso dal controllo effettuato sulla gestione.