Verbalizzazione dello scambio informativo con consulente e attestatore

propone un modello allo scopo di verbalizzare la richiesta di informazioni al consulente incaricato di redigere il piano e all’attestatore incaricato di redigere la relazione, ai sensi della Norma 11.9. delle Norme di comportamento del 2015, preventivamente sentito il parere dell’organo amministrativo.

Il Collegio sindacale è un organo cardine all’interno della governance societaria, incaricato di effettuare il controllo ai sensi dell’art. 2403 del Codice Civile e, qualora si venisse a sovvertire l’operatività dell’impresa in termini di continuità, proseguirebbe nella sua attività di vigilanza, con la sola esclusione dell’ipotesi di fallimento, in quanto decadrebbe dal suo incarico. I suoi compiti si estendono anche su quanto viene disposto dall’organo amministrativo nell’ottica di vigilare, sull’operato dell’organo di gestione, ai fini del rispetto delle previsioni normative e statutarie con la conseguente attivazione dei poteri di reazione previsti per legge e già discussi in precedenza.

Poiché al verificarsi dello stato di crisi è necessario che l’organo amministrativo, nel disporre delle procedure che ritiene più opportune ai fini di ristabilire l’equilibrio societario e il pagamento dei creditori, si occupi della designazione di alcuni soggetti esterni, è necessario che anche con tali soggetti sussistano scambi informativi continui e

reciproci, non soltanto tra questi e l’organo amministrativo ma anche, come ampiamente dimostrato, con l’organo di Controllo. Poiché questi soggetti vengono nominati direttamente dalla società ed hanno quindi degli obblighi nei confronti della stessa, è necessario che per poter usufruire delle informazioni, il Collegio debba preventivamente avvisare l’organo amministrativo per poter procedere alla richiesta.

Si fa riferimento sia al soggetto nominato consulente che si dovrà occupare della redazione del piano (di concordato, di accordo o del piano di risanamento) che al professionista che dovrà redigere una relazione di attestazione sulla veridicità dei dati aziendali e sulla fattibilità del piano. Sono già stati trattati gli oneri incombenti sul Collegio riguardanti la necessità di verificare la sussistenza dei requisiti di professionalità, onorabilità ed indipendenza del soggetto attestatore in tutti i casi previsti di risoluzione della crisi.

Secondo la Norma di comportamento 11.9., durante la predisposizione dei piani, il Collegio può richiedere informazioni al consulente incaricato di redigere il piano, ai fini di una migliore comprensione della situazione della società e anche al fine di rendere più accurate le verifiche periodiche. Sempre per questo motivo ha inoltre la possibilità di rivolgersi per ottenere informazioni anche da parte del consulente attestatore, con riguardo ai diversi adempimenti che la Legge fallimentare dispone nelle diverse soluzioni alla crisi d’impresa. Lo scambio di informazioni può essere reciproco, considerando che il consulente che redige il piano ha necessità di conoscere in modo approfondito gli assetti organizzativi, amministrativi e contabili della società. Deve quindi essere redatto verbale con riferimento a tutti gli incontri che vengono posti in essere con l’indicazione delle informazioni che sono state scambiate tra il Collegio e i due soggetti.

Nello specifico il verbale V.55. prevede l’indicazione di:

• Riferimento alla procedura posta in essere per la risoluzione della crisi;

• Nomina del soggetto incaricato di redigere il piano (specificare in relazione a quale procedura) e data del deposito dello stesso presso il Registro delle imprese;

• Nomina del soggetto incaricato di redigere la relazione di attestazione al piano con i riferimenti normativi ( relazioni ex art. 67 co.3 lett.d) L.F.; art. 161, co3 L.F.; art.

182-bis co.1 L.F.; art. 182-septies L.F.);

• Indicazione delle informazioni che si intende riceve dai suddetti soggetti con le relative motivazioni, ai fini dello svolgimento dell’attività di vigilanza sull’adeguatezza degli assetti amministrativi: indicazione della data in cui il Collegio ha fatto pervenire esplicita richiesta all’organo amministrativo in relazione a quanto sopra e che l’organo amministrativo ne ha dato positivo parere; • Indicazione della data in cui è avvenuto l’incontro con il consulente/attestatore e

schematico riassunto delle informazioni richieste e scambiate.

Va comunque sottolineato che, nonostante le informazioni fornite dal Collegio all’attestatore e al consulente risultino indubbiamente di fondamentale importanza per la redazione sia del piano che dell’attestazione, sarà solo ed esclusivamente sulla base dell’attività svolta personalmente da questi due soggetti designati dalla società potranno addivenire a determinate conclusioni e analisi.

Conclusioni

Così come le Norme di comportamento sono state redatte dal CNDCEC nel corso degli ultimi anni per sopperire a quei vuoti normativi con riguardo ad alcuni aspetti della disciplina che regolamenta l’attività del Collegio sindacale, allo stesso modo il Documento “Verbali e procedure del collegio sindacale” redatto nel 2015 ha cercato di rendere applicative le “Norme di comportamento del collegio sindacale, Principi di comportamento del collegio sindacale di società non quotate” relativo allo stesso anno. L’attività che deve essere svolta da chi ricopre nelle società la carica di sindaco, è estremamente delicata qualora sopraggiunga la crisi d’impresa e si trovi nella necessità di dover ridefinire e riorganizzare l’assetto delle verifiche periodiche ed anche a valutare sotto un’ottica completamente differente l’operato degli amministratori.

E’ necessario che l’attività venga scandita secondo i nuovi ritmi, che si generano in concomitanza della crisi e in funzione della sua risoluzione, anche a causa dell’ingresso di nuovi soggetti che si inseriscono a seguito di accesso alle varie procedure. Gli organi societari sono chiamati ad interfacciarsi con questi soggetti (consulente, attestatore, commissario giudiziale, liquidatore) ed a mantenere con questi un rapporto collaborativo, improntato alla tutela degli interessi dei creditori e dei terzi. Qualora poi si provveda alla rimessa in bonis della società, tali rapporti andranno anche nel senso di dover tutelare gli interessi e l’integrità del complesso aziendale. La penuria di norme all’interno del Codice Civile, nella regolamentazione dell’attività di vigilanza del Collegio, ha permesso a questo organo una considerevole libertà per lo svolgimento dei controlli, fermi restando alcuni obblighi e formalità necessarie, primo fra tutte l’onere di impegnarsi in un controllo che non sfoci in una valutazione di merito, tranne in specifici casi (si veda ad esempio la possibilità per l’organo di controllo di pronunciarsi in merito all’iscrizione in bilancio dell’avviamento acquisito a titolo oneroso, alla capitalizzazione delle spese di pubblicità…).

Vengono perciò a delinearsi degli obblighi inderogabili che devono essere rispettati dai sindaci nell’attività di vigilanza al fine di rendere un giudizio imparziale e periodico sull’assetto gestionale della società e sul rispetto delle disposizioni di legge e dello statuto, benché frutto dell’attività di un organo societario, quindi interno.

Le Norme scandiscono l’attività di vigilanza e i verbali la rendono operativa. Chiaramente le bozze dei verbali che vengono proposte devono essere viste e considerate con flessibilità dai sindaci, poiché le situazioni che la realtà societaria è chiamata ad affrontare sono complesse e mutevoli ed è necessario che anche l’attività di vigilanza si renda flessibile per potersi adattare agli obiettivi delle procedure poste in essere a seguito della scelta della società. Il CNDCEC ha quindi cercato di creare un supporto concreto e operativo, tra le Norme e i Documenti, per lo svolgimento dell’attività del Collegio seguendo anche le disposizioni della Legge Fallimentare e del Codice Civile, sbilanciandosi nel proporre delle modalità operative non ancora espressamente disciplinate.

E’ di fondamentale importanza che tale supporto sia costantemente aggiornato in vista delle molteplici novità introdotte, ed ancora in corso di introduzione, nella disciplina fallimentare. Con lo scopo di poter permettere agli organi societari, ai professionisti ed in generale a chi si trova a dover gestire una situazione di crisi in ambito societario, di usufruire di uno strumento ulteriore nelle situazioni di squilibrio.

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