24/09/13 Soluzioni di Riuso
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Soluzione RIUSO315
“Informal - Gestione degli eventi formativi” proposta da “Provincia di Brescia”
Sezione 1 - Amministrazione proponente e soluzione proposta Tipologia di Amministrazione proponente: Provincia
Regione dell'amministrazione: Lombardia
Ambito/i amministrativo/i interessato/i: Formazione professionale Personale
Nome: Pasquale Cognome: Curcio
Posizione nell'Ente: Responsabile Tecnico Centro Servizi Territoriale Telefono: 0303748538
Email: [email protected]
Altre ammin. che utilizzano la soluzione: Regione Molise; Regione Calabria; Provincia di Padova; Provincia di la Spezia; Comune di Riccione; Comune di Cagliari; Comune di Benevento; Comune di Alessandria; Comune di Belluno;Comune di Siracusa; Università Palermo; Università Torino; AUSL 7 Ragusa
Tipologie di amministrazioni più idonee a riutilizzare la soluzione: comuni medi comuni grandi province Servizi Implementati
Nome INFORMAL - GESTIONE EVENTI FORMATIVI Destinazione per l'amministrazione
Sistema integrato per la gestione delle attività formative negli enti locali, pensato per facilitare i percorsi di programmazione, gestione e controllo della formazione erogata.
Sezione 2 - Descrizione testuale della soluzione
Link alla soluzione: http://formazione.formez.it/informal_accesso.html Secondo link alla soluzione:
Documento di riferimento: n.d Secondo documento di riferimento: n.d Descrizione
Informal è una web application che consente di gestire le diverse fasi del ciclo formativo utilizzando le tecnologie informatiche di rete. E’ stato sviluppato, per il Dipartimento della Funzione Pubblica, dal Formez, in collaborazione con la Direzione Sistemi informativi della Provincia di Brescia.
Informal è un sistema integrato che permette a tutti i principali soggetti coinvolti nel ciclo formativo (servizio formazione, dirigenti, dipendenti e agenzie formative), di interagire per una migliore programmazione e attuazione degli interventi formativi, nel più ampio quadro delle politiche di gestione delle risorse umane.
Dal punto di vista tecnologico, si configura come uno strumento di e-government, in quanto permette di gestire, attraverso la rete internet/intranet, i flussi informativi e le procedure di back office connesse al processo di programmazione, attuazione, valutazione e benchmarking della formazione dei dipendenti.
Le funzionalità di informal in 4 fasi: programmazione, realizzazione, monitoraggio e valutazione
Informal assume a riferimento un modello di gestione del processo formativo che, seppur flessibile, individua un chiaro percorso di sviluppo delle attività di formazione per fasi successive.
Nella fase di programmazione l’attività formativa che l’Amministrazione svolge rientra, nella logica di Informal, in un Piano formativo approvato alla cui definizione contribuiscono i bisogni formativi espressi dal personale, le proposte dei diversi settori dell’Amministrazione e le indicazioni dello stesso Ufficio Formazione.
Il software supporta tale processo offrendo: ai dipendenti l’opportunità di tracciare un personale percorso formativo; ai responsabili della formazione gli elementi per l’analisi dei bisogni espressi e l’opportunità di formulare proposte per nuove attività formative generali e settoriali; all’ufficio formazione gli strumenti di selezione delle proposte in funzione della elaborazione del piano.
Nella fase di predisposizione dell’intervento formativo Informal permette:
- l’approfondimento progettuale dell’attività didattica con l’individuazione dei requisiti d’ingresso e delle competenze rilasciate;
- di presentare ai dipendenti le attività formative ad essi destinate;
- di procedere alla identificazione dei partecipanti al corso, acquisendo per ciascuno l’autorizzazione dell’ufficio competente.
Nella fase di effettiva realizzazione Informal interviene:
- mettendo a disposizione un canale di scambio documentale tra responsabile di corso, docenti e iscritti;
- fornendo agli strumenti locali di gestione delle attività d’aula (calendario del corso, registrazione delle assenze) la base dei dati del corso.
Infine, nella fase di conclusione, Informal provvede ad aggiornare gli archivi con gli esiti individuali dell’attività svolta e con le valutazioni dei responsabili.
Nella fase di monitoraggio e valutazione Informal consente l’esportazione verso altri applicativi dell’insieme delle informazioni detenute; propone inoltre alcuni moduli di analisi dei dati che, poiché si basano su informazioni comuni ai diversi corsi e a tutte le implementazioni di Informal, consentono output omogenei valutabili anche per confronto. Una parte di questi è destinata ad alimentare il sistema informativo che il Formez utilizza per il Rapporto annuale sulla formazione, altri, come gli indicatori di
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alimentare il sistema informativo che il Formez utilizza per il Rapporto annuale sulla formazione, altri, come gli indicatori di benchmarking elaborati sulla base dei giudizi di gradimento degli allievi e sulle valutazioni dei responsabili di corso, offrono agli uffici formazione un quadro completo per la valutazione dell’attività svolta.
E’ integrabile con la piattaforma di e-learning Moodle.
Sezione 3 - Aspetti legati all'uso della soluzione Avvio della soluzione: Gennaio 2006
N. di addetti operanti con la soluzione:: n. 2 amministratori dell’Ufficio Formazione; N. 15 referenti per la formazione dei Settori organizzativi; N. almeno 450 dipendenti;
n. 1 programmatore per eventuali interventi tecnici Breve descrizione del contesto organizzativo
- Installazione dell’applicativo e formazione sul suo utilizzo all’Ufficio Formazione (1-2/2004) - Analisi delle funzionalità e loro adeguamento alle esigenze interne (2-5/2004)
- Inserimento dei dati sulla formazione erogata precedentemente all’introduzione di Informal e alimentazione puntuale e continua dei dati relativi ai corsi svolti nel 2004 e nel 2005
- Prima fase di sperimentazione delle funzionalità
N. di giornate di formazione: 30 Nota sulle giornate di formazione: n.d.
N. di giornate per manutenzione evolutiva: 40 Nota sulle giornate per manutenzione evolutiva: n.d.
Formazione specifica erogata da risorse: esterne Esiste un manuale d'uso della soluzione per gli addetti? SI
La sua redazione è avvenuta a cura di risorse: interne Disponibilità di personale dell'Ente a fornire assistenza: SI
Indicazione delle giornate che ci si impegna a rendere disponibili:
10
Nota sulle giornate disponibili n.d.
La soluzione è di completa proprietà dell'amministrazione cedente: SI Indicare le componenti della soluzione
Componente applicazione Proprietà amministrazione
Licenza GPL
Sezione 4 - Aspetti di costo della soluzione sostenuti dall'Amministrazione Costi esterni (fornitori+consulenza) per la realizzazione della
soluzione €: 70.000,00 Nota: n.d.
Costi interni per la realizzazione della soluzione (mesi/uomo): 18,00 Nota: n.d.
Costi esterni per la manutenzione della soluzione €: 10.000,00 Nota: n.d.
Costi interni per la manutenzione della soluzione (mesi/uomo): 8,00 Nota: n.d.
Sezione 5 - Benefici ottenuti dall'uso della soluzione Benefici in termini di riduzione di costi conseguiti dall'Amministrazione
Possibilità di gestire le informazioni sul ciclo formativo in forma collaborativa (presenza attiva dei referenti di Settore) e con una struttura dell’Ufficio Formazione molto snella (1 addetto + altra unità introdotta di recente).
Benefici in termini di miglioramento del servizio reso a cittadini e imprese conseguiti dall'Amministrazione Manutenzione dell’informazione di competenza a cura delle Agenzie Formative esterne che svolgono azione formativa per l’Ente.
Reale avvio di processi formativi in modalità blended e, quindi, interazione con aziende e fornitori di soluzioni da fruire in piattaforma e-learning.
Benefici derivanti all'amministrazione dall'elaborazione dei dati che la soluzione utilizza o genera Impatto sull’organizzazione in generale
- Possibilità di programmare gl nterventi formativi
- Maggiore trasparenza sui processi formativi in atto nell'ente - Possibilità di condividere e confrontare le idee e i programmi formativi
- Possibilità di comunicare con efficacia tramite le e-mail e la visualizzazione delle schede formative - Apertura verso nuove prospettive (sistema delle competenze)
Per l'Ufficio Formazione:
- Supporto per il mantenimento della coerenza interna
- Semplificazione e snellimento dell’attività di gestione del ciclo formativo
- Possibilità di registrare con facilità e con coerenza le informazioni relative ai corsi
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- Possibilità di registrare con facilità e con coerenza le informazioni relative ai corsi - Possibilità di elaborare statistiche sui dati registrati
Elementi di semplificazione della procedura tradizionale introdotti dalla soluzione
Il sistema assicura accesso e funzionalità a quattro tipologie di utenti:
- il principale è l’ufficio formazione che, come amministratore del sistema, è in grado di svolgere diverse attività: raccolta delle proposte da parte di dipendenti e dirigenti per la elaborazione del piano formativo annuale, programmazione delle nuove attività, curricula dei dipendenti (competenze professionali ed esperienze formative), gestione delle richieste di partecipazione ed iscrizione dei dipendenti, gestione delle edizioni dei corsi, gestione dell’archivio fornitori/docenti, gestione delle attività didattiche (presenze/assenze, calendario corsi, materiali on line), valutazione e benchmarking della formazione erogata;
- i dirigenti, che possono fruire anch’essi di diversi strumenti: proporre corsi per i propri dipendenti, autorizzarne la partecipazione, consultare archivi sui curricula dei dipendenti e sulle competenze acquisite attraverso la formazione;
- i dipendenti per i quali è prevista la presentazione delle richieste di partecipazione ad attività formative per le conseguenti iscrizioni e autorizzazioni, l’aggiornamento del curriculum individuale relativamente ai corsi seguiti e ai titoli conseguiti (con esportazione nel format Curriculum Europeo) , l’accesso alla documentazione didattica disponibile on line, la formulazione di valutazioni di gradimento sull’attività formativa svolta;
- le agenzie formative che, oltre a poter aggiornare on line il proprio profilo, possono gestire, per conto dell’Amministrazione committente, alcune procedure inerenti alla realizzazione delle attività.
Altri benefici derivanti dall'utilizzo della soluzionenon ricompresi nelle tipologie prima indicate
Molteplicià di scambi con altre amministrazioni che partecipano alla Comunità di Pratica che si è costituita intorno all’Applicativo.
E’ stata analizzata la possibilità di realizzare una versione multi-utente per rendere disponibile in forma centralizzata l’applicazione Informal senza dover procedere a più installazioni.
Di particolare interesse per:
* CST - Centri Servizi Territoriali
* Enti che svolgono funzione di aggregazione per le Comunità Locali (Province, Comunità Montane, società multi-utility,…)
Sezione 6 - Aspetti legati alle tecnologie utilizzate Caratteristiche della soluzione tecnologica
Informal ha una base dati SQL strutturata in ambiente Mysql. La costruzione dei servizi web è basata sul linguaggio PHP e server Apache.
L’ambiente di erogazione è Linux o Microsoft Una tipica implementazione:
- Apache 1.3.33 - PHP 4.3.10 - MySQL 4.1.9
Prerequisiti di natura tecnica (hw e sw di base) per il funzionamento della soluzione Vedere paragrafo precedente
Partners coinvolti nella realizzazione della soluzione Formez, Associazione TMESI di Brescia
Quanto tempo è durato il progetto (mesi) 36 Quali sono i volumi di servizio che la soluzione gestisce?
Tutti gli 808 dipendenti ((esclusi agenti di polizia e cantonieri) hanno le credenziali di accesso all’applicativo (Intranet/Internet)
- Corsi inseriti nel Piano Formativo: circa 130/anno - Agenzie Formative registrate: 88
- Curricula inseriti: 270
La soluzione è integrata con altre applicazioni dell'amministrazione?
- Integrazione con l’applicazione “PEG on-line” (funzioni per collegamento tra la gestione della formazione e gli obiettivi del PEG dell’anno in corso)
- Integrazione con l’applicativo ARCO (sw per l’Analisi dei Ruoli e delle competenze) - Integrazione con la piattaforma open source di e-learning Moodle
Sezioni 7 - Altri aspetti vincolanti Esigenza di specifici modelli organizzativi
L’introduzione di un nuovo applicativo in un ente è operazione complessa ed è auspicabile che vengano adottate adeguate metodologie di sperimentazione e di addestramento.
Per l'applicativo Informal, in Provincia di Brescia è stato utilizzato un intervento schematizzato in queste 5 macro-fasi:
- Incontri di approfondimento con ciascun dirigente;
- individuazione da parte dei dirigenti dei referenti interni per la formazione;
- formazione specifica di ciascun referente all’utilizzo dell’applicativo, operata direttamente dall’Ufficio Formazione;
- formazione all’utilizzo dell’applicativo rivolta ai dipendenti, operata dai referenti su indicazioni fornite dall’Ufficio Formazione;
- sperimentazione dell’utilizzo dell’applicativo per la gestione di tutta l’attività formativa erogata, dei curricula professionali e formativi dei dipendenti e delle richieste formative.
Necessità di accordi con Enti terzi
E’ molto utile partecipare alla Comunità di pratica “Informal”
Dipendenza da normative regionali
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Non esistono vincoli di questo genere.
