24/09/13 Soluzioni di Riuso
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Soluzione RIUSO327
“PEOPLE- Sistema Connects” proposta da “Comune di Firenze ”
Sezione 1 - Amministrazione proponente e soluzione proposta Tipologia di Amministrazione proponente: Comune
Regione dell'amministrazione: Toscana
Ambito/i amministrativo/i interessato/i: Dematerializzazione Tributi
Nome: Massimo Cognome: Cappuccini
Posizione nell'Ente: Direttore Sistemi Informativi Telefono: 055 328 3807 055 328 3854 Email: [email protected]
Altre ammin. che utilizzano la soluzione: Comune di Genova e, non ancora in esercizio, Comuni di Ravenna e Carpi
Tipologie di amministrazioni più idonee a riutilizzare la soluzione: comuni piccoli comuni medi comuni grandi province regioni Servizi Implementati
Nome Servizio di visualizzazione e inoltro delle istanze ricevute dal front-office Destinazione per l'amministrazione
La soluzione permette di gestire un back-office virtuale, in cui un Ente che non ha a disposizione un gestionale da connettere ai sistemi di front-office Web può comunque ricevere istanze, e successivamente tramite un automatismo o tramite intervento dell'operatore smistare le istanze. Le istanze possono essere smistate al back- office ad una casella di posta elettronica (anche certificata) di un operatore dell'Ente, oppure ad un eventuale sistema informativo interno di gestione pratiche che esponga un web service con interfaccia idonea.
Tramite la consolle web di Gestione l’operatore dell’Ente potrà:
- Effettuare ricerche sulle Richieste pervenute. In particolare è possibile cercare per:
- Codice identificativo della Richiesta - Codice Fiscale/PartitaIVA del Richiedente - Codice Fiscale/PartitaIVA del Titolare - Data di arrivo
- Stato della Richiesta - Tipo della Richiesta - Numero di Protocollo
- Richieste in carico ad uno specifico operatore
- Consultare le Richieste pervenute. In particolare per ogni Richiesta è possibile visualizzare:
- Il documento inviato dal cittadino;
- Gli allegati
- I dati principali del Richiedente - I dati principali del Titolare
- il tracciato XML ricevuto dal front-end - la data e ora di arrivo della Richiesta - il Numero di Protocollo assegnato
- Il codice identificativo pratica attribuito dal front-end - Lo stato della Richiesta in Connects
- L’operatore che ha in carico attualmente la Richiesta in Connects - Le segnalazioni inserite da Connects o da altri operatori.
- Gestire le Richieste pervenute. In particolare per ogni Richiesta è possibile:
- inserire delle Segnalazioni su Connects;
- inoltrare la Richiesta al Protocollo, se l’inoltro automatico non ha avuto successo;
- inoltrare la Richiesta ai sistemi Legacy, se l’inoltro automatico non ha avuto successo;
- modificare lo Stato di Avanzamento della Richiesta su Connects;
- assegnare la Richiesta ad un altro Operatore;
Nome Sistema per la protocollazione delle istanze ricevute dal front-office Destinazione per l'amministrazione
La soluzione permette di erogare un servizio di protocollazione delle istanze ricevute per via telematica da un front-office, interagendo con sistemi di protocollazione interni all'Ente via Posta elettronica certificata o attraverso l'interazione con un web service di protocollazione secondo le specifiche definite nel progetto DOCAREA. E' possibile interagire con sistemi di protocollazione che non seguono le specifiche DOCAREA attraverso la realizzazione di plugin appositi. Un esempio di plugin, incluso nella distribuzione di CONNECTS, è quello che consente l'interfacciamento con il protocollo E-GRAMMATA (via web service).
Lo scenario di invio di una richiesta a CONNECTS può essere riassunto come segue:
1. Il front-end dell'ente inoltra la richiesta al web service di ricezione pratica esposto da CONNECTS;
2. CONNECTS riceve la Richiesta ed estrae dall'xml ricevuto dal front-end e contenente i dati della pratica le informazioni necessarie per la protocollazione. Attraverso l'implementazione di una interfaccia appositamente definita è possibile definire plug-in in grado di estrarre le informazioni di protocollazione da tracciati xml con struttura generica.
3. CONNECTS estrae dall’XML le seguenti informazioni:
Codice identificativo della pratica Dati del Titolare
Dati del Richiedente
E-mail a cui inviare la notifica di avvenuta protocollazione Riepilogo della pratica (eventualmente firmato digitalmente) Eventuali Allegati
4. Memorizza le informazioni estratte sul DB insieme all’XML originale.
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4. Memorizza le informazioni estratte sul DB insieme all’XML originale.
5. Conferma la Ricezione al front-office
6. Provvede ad inoltrare la richiesta al Protocollo Informatico dell'ente. A questo punto sono possibili due scenari:
a. Scenario 1: Integrazione CONNECTS – Protocollo via WebServices;
a.1) CONNECTS invoca i WebServices del protocollo, inoltrando:
L’XML ricevuto dal front-end Il testo di riepilogo (firmato o meno) Gli allegati
Informazioni di contesto della protocollazione (Indice, Titolario, etc) secondo quanto censito per il Tipo di Richiesta che si sta trattando.
a.2). CONNECTS Riceve dal WebService del Protocollo il Numero di Protocollo;
a.3) CONNECTS aggiorna il proprio DB associando alla Richiesta il numero di Protocollo;
a.4). CONNECTS invia al Cittadino una e-mail di notifica di avvenuta protocollazione;
a.5) CONNECTS inoltra la richiesta al backoffice dell'ente, unitamente all’esito della protocollazione (anno / numero).
Attualmente la protocollazione via web service avviene seguendo le specifiche definite nel progetto DOCAREA o nel progetto E-GRAMMATA, ma è possibile realizzare plu-ins di protocollazione via web service anche per altri sistemi di protocollo che non seguono lo standard DOCAREA
b. Scenario 2: Integrazione CONNECTS – DocArea mediante PEC (Posta Elettronica Certificata).
b.1) CONNECTS prepara una e-mail nel formato richiesto dalle specifiche di protocollazione PEC-DocArea (conformi alla CIRCOLARE 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28) prelevando le informazioni di contesto (Indice, Titolario, etc) secondo quanto censito per il Tipo di Richiesta che si sta trattando;
b.2) CONNECTS inoltra la Richiesta al protocollo inviando una e-mail alla casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) dell'ente.
In questo scenario il ruolo di Connects termina qui: sarà il protocollo ad inviare al cittadino notifica dell’avvenuta protocollazione. Non è altresì previsto l’inoltro da parte di CONNECTS della Richiesta ai sistemi Legacy.
Sezione 2 - Descrizione testuale della soluzione
Link alla soluzione: http://trattasi di una soluzione di back-office, pertanto per visionare la soluzione (codice e documentazione) dal sito FTP del progetto, contattare amministrazione cedente per credenziali di download.
Secondo link alla soluzione:
Documento di riferimento: Documento Secondo documento di riferimento: n.d Descrizione
CO.NNECT.S. si configura come uno strumento parametrizzabile che permette di gestire il trasferimento dei dati dal portale di Front-end di un ente al sistema gestionale di back-office e si pone come collettore di tutte le richieste che il cittadino inoltra al comune attraverso i servizi di front-end erogati dall'ente, raccogliendole al suo interno e memorizzandole nella loro forma originaria. A tale scopo, esso dispone di una consolle per consentire la gestione, il monitoraggio e l'evoluzione delle istanze inviate al back-office.
Gli obiettivi che CONNECTS si pone sono i seguenti:
- Essere un collettore per tutte le Richieste pervenute all’ente tramite i servizi di front-end;
- Tracciare in maniera puntuale tutte le Richieste pervenute;
- Permettere agli operatori una gestione di queste Richieste mediante un modello di workflow collaborativo che sia adattabile alle specifiche esigenze di ogni ente;
- Protocollare in entrata la Richiesta, interfacciandosi con il protocollo informatico dell’ente;
- Notificare al cittadino l’avvenuta protocollazione di una Richiesta;
- Gestire eventuali errori nella protocollazione o nell’inoltro delle Richieste, notificando i problemi agli operatori e ai cittadini;
- Permettere di inoltrare queste le richieste protocollate ai sistemi di back-office dell’ente;
- Per le Richieste che non hanno un back-end automatizzato, permettere agli operatori comunali di visualizzarle e gestirne uno stato di avanzamento interno.
- Fornire una consolle Web tramite la quale gestire il sistema e permettere agli Operatori di consultare le Richieste pervenute.
Per ottenere ulteriori informazioni sulla soluzione, e su tutte le altre soluzioni legate al progetto PEOPLE, sia per il reperimento del software che per conoscerne gli sviluppi, si faccia riferimento al sito del progetto PEOPLE, www.progettopeople.it.
Sezione 3 - Aspetti legati all'uso della soluzione Avvio della soluzione: Maggio 2006
N. di addetti operanti con la soluzione:: 8 Breve descrizione del contesto organizzativo
,Si possono definire due profili uno di super operatore che registra gli operatori abilitati a lavorare sul sistema e l'altro di operatore di sportello "Connects", che prende in carico e smista le pratiche giunte a Connects dal front-office.
N. di giornate di formazione: 32
Nota sulle giornate di formazione: calcolato come numero di sessioni di formazione (4) per numero di persone formate (8)
N. di giornate per manutenzione evolutiva: 2 Nota sulle giornate per manutenzione evolutiva: n.d.
Formazione specifica erogata da risorse: interne Esiste un manuale d'uso della soluzione per gli addetti? SI
La sua redazione è avvenuta a cura di risorse: esterne Disponibilità di personale dell'Ente a fornire assistenza: SI
Indicazione delle giornate che ci si impegna a rendere disponibili: 4
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Nota sulle giornate disponibili n.d.
La soluzione è di completa proprietà dell'amministrazione cedente:
SI
Indicare le componenti della soluzione
Componente Base dati per la gestione delle pratiche Proprietà amministrazione
Comune di Firenze in qualità di capofila del progetto PEOPLE
Componente Applicazione di front-end Proprietà amministrazione
Comune di Firenze in qualità di capofila del progetto PEOPLE
Componente Web services di back-end per la ricezione delle richieste da inviare al protocollo Proprietà amministrazione
Comune di Firenze in qualità di capofila del progetto PEOPLE
Sezione 4 - Aspetti di costo della soluzione sostenuti dall'Amministrazione Costi esterni (fornitori+consulenza) per la realizzazione della
soluzione €:
80.000,00
Nota: n.d.
Costi interni per la realizzazione della soluzione (mesi/uomo): 20,00 Nota: n.d.
Costi esterni per la manutenzione della soluzione €: 8.000,00 Nota: n.d.
Costi interni per la manutenzione della soluzione (mesi/uomo): 5,00 Nota: n.d.
Sezione 5 - Benefici ottenuti dall'uso della soluzione Benefici in termini di riduzione di costi conseguiti dall'Amministrazione
Miglioramento della gestione documentale delle istanze giunte all'Ente tramite il Web. Razionalizzazione dell'interfaccia verso il cittadino.
Benefici in termini di miglioramento del servizio reso a cittadini e imprese conseguiti dall'Amministrazione Aumento del tempo di servizio su tutto l'arco del tempo giornaliero. Guadagno di circa un'ora per ogni transazione effettuata online dal cittadino. Guadagno di giornate di lavoro presso gli studi professionali.
Benefici derivanti all'amministrazione dall'elaborazione dei dati che la soluzione utilizza o genera
La soluzione permette di ricevere l'istanza inviata dal front-end per via telematica, per poi inoltrarla successivamente (in via manuale o automatica, a scelta dell'Ente) al back-office. Si ottiene dunque una ottimizzazione ed una maggiore efficienza nel recepimento e nella gestione documentale delle pratiche inviate all'Ente.
Elementi di semplificazione della procedura tradizionale introdotti dalla soluzione
L'istanza ricevuta da CONNECTS viene classificata e inviata direttamente con il sistema di protocollazione dell'ente. Il processo di recepimento telematico dell'istanza e di sua presa in carico è dunque ottimizzato.
Altri benefici derivanti dall'utilizzo della soluzionenon ricompresi nelle tipologie prima indicate Applicazione totalmente open source e interoperabile con sistemi di protocollazione di differenti tipologie.
Sezione 6 - Aspetti legati alle tecnologie utilizzate Caratteristiche della soluzione tecnologica
La soluzione tecnologica è composta da una web application realizzata con tecnologia J2EE. La soluzione E' interoperabile con altre web applications del sistema PEOPLE quali i servizi PEOPLE stessi, il sistema di Gestione Deleghe, Gestione accreditamenti di SIRAC.
Prerequisiti di natura tecnica (hw e sw di base) per il funzionamento della soluzione
La soluzione è in grado di funzionare su una dotazione HW/SW anche di complessità ridotta, in quanto si basa su una implementazione open source (Java v1.4.2, Apache Tomcat 5.0), operante sia su OS Linux che Windows.
Database: Oracle 10g (anche in versione Express Edition, liberamente utilizzabile in produzione senza costi di licenza per gli enti)
Partners coinvolti nella realizzazione della soluzione Engineering di Bologna per realizzazione applicativo
Quanto tempo è durato il progetto (mesi) 36 Quali sono i volumi di servizio che la soluzione gestisce?
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Volumi dipendenti essenzialmente dall'application server utilizzato per il dispiegamento della web application che realizza il web service di ricezione pratica.
La soluzione è integrata con altre applicazioni dell'amministrazione?
La soluzione può essere interfacciata con un qualsiasi back office (es. anagrafico o di gestione pratiche tributarie) di uso corrente sul mercato in grado di esporre i propri servizi tramite web services. La soluzione è integrabile con i servizi applicativi PEOPLE attraverso il web service di ricezione pratica. Tramite una interfaccia interna, la soluzione è anche interoperabile con sistemi di protocollo diversi dallo standard del progetto DOCAREA (La soluzione implementa comunque le linee guida ex-AIPA sull'interoperabilità dei sistemi di protocollazione).
Sezioni 7 - Altri aspetti vincolanti Esigenza di specifici modelli organizzativi
In ciascun ente che riceve tramite CONNECTS le pratiche inviate dal front-end è opportuno formare degli addetti all'accesso a CONNECTS per lo smistamento e la gestione delle istanze gestite e protocollate attraverso il componente. E' inoltre necessario formare un operatore in grado di configurare correttamente tutti parametri previsti, ad esmpio invio di una mail in un casella specifica all'arrivo di una istanza,ecc
Necessità di accordi con Enti terzi No.
Dipendenza da normative regionali
No.
