N. 161 (par. 33)
OGGETTO: Pratica num. 52/QU/2010 - Nota in data 28 ottobre 2010, del dott. Primo, Presidente del Tribunale per i Minorenni di Alpha, avente ad oggetto: “Quesito inerente i poteri organizzativi presidenziali.”.
Comunico che il Consiglio Superiore della Magistratura, nella seduta del 6 aprile 2011, ha adottato la seguente delibera:
«Il Consiglio superiore della magistratura osserva:
1. Il dott. Primo, presidente del tribunale per i Minorenni di Alpha, con nota 28 ottobre 2010 pone il seguente quesito:
“se rientri nei poteri organizzativi del Presidente del Tribunale introdurre, con apposito ordine di servizio, l’uso generalizzato, per tutte le camere di consiglio civili, di un registro di comodo, cd brogliaccio (da custodire riservatamente a cura del Presidente del Collegio) in cui annotare per ciascuna seduta e per ogni singola procedura, il numero del registro, la fonte normativa, la tipologia di provvedimento (cioè se definitorio o meno del procedimento), ed una sintetica annotazione del dispositivo deliberato.”
Il dott. Primo premette che l’istituzione dell’indicato “registro di comodo” o “brogliaccio” si giustifica con varie esigenze: evitare contrasti tra la decisione del collegio e la motivazione del relatore; evitare che la stessa procedura venga riportata in camera di consiglio (sul presupposto che soprattutto nei casi di volontaria giurisdizione il numero delle pratiche è molto numeroso);
monitorare i flussi in uscita di ciascun giudice; strumento di controllo ed assegnazione del gettone ai giudici onorari. In particolare, il dott. Primo rileva che un registro similare è in uso in molti tribunali per i minorenni e che esso non incide sulla segretezza della camera di consiglio in quanto esso è custodito dal presidente del collegio e che, pur passando da un presidente al’altro, non contiene alcuna notizia sulle “modalità di formazione della decisione”.
I magistrati componenti del Tribunale per i Minorenni di Alpha hanno fatto pervenire al Consiglio le proprie osservazioni alle quali è stata allegata ampia documentazione contenente il carteggio intercorso con il loro Presidente, dott. Primo, e con il locale Consiglio giudiziario.
Nelle osservazioni, infatti, i magistrati evidenziano che il cd. “brogliaccio” è stato istituito nell’aprile del 2010 ed inserito dal Presidente nel documento organizzativo dell’ufficio, in occasione delle variazioni tabellari disposte in via di urgenza, sulle quali il Consiglio giudiziario, nelle sedute del 9 giugno e 7 luglio 2010 si esprimeva nel senso che pur trattandosi di materia non propriamente tabellare e che sul punto non era necessario un parere, “il potere discrezionale di amministrazione del dirigente può estrinsecarsi in ossequio ai principi di buon andamento e razionalità e, all’unanimità condivide ed approva” soggiungendo che “In ordine alla lamentata violazione del codice di procedura civile, o le possibili disfunzioni nella tenuta del registro (violazione del segreto o altro) rientrando queste nell’esercizio del generale potete di vigilanza da parte del Consiglio Giudiziario, i magistrati eventualmente a conoscenza di situazioni specifiche potranno segnalare al C.G. per le opportune valutazioni.”
Nelle predette osservazioni, in particolare, i magistrati dell’Ufficio rilevavano che, nonostante le valutazioni espresse dal Consiglio giudiziario (che ha indotto l’organo, di recente, a formare un unico fascicolo “ sulle problematiche insorte tra i magistrati dell’ufficio”, il dott. Primo ha continuato a pretendere l’uso del brogliaccio e la redazione di un verbale secondo le sue indicazioni sullo svolgimento ed il contenuto delle decisioni assunte nelle camere di consiglio e che, a loro parere, lo stesso quesito posto dal medesimo dott. Primo sarebbe mal posto perché il brogliaccio non è conservato dal presidente del collegio bensì dallo stesso Presidente del Tribunale, dott. Primo di modo che sia il dott. trovato che i successivi presidenti di collegio vengono ad avere cognizione della decisione assunta.
2. In via preliminare va precisato cosa deve intendersi per “brogliaccio”. La natura di tale atto è strettamente connessa al contenuto ed alla funzione che ad esso si intende assegnare.
Si osserva, innanzitutto, che esso non è previsto in nessuna disposizione normativa di carattere processuale. Non è un verbale di udienza perché il “brogliaccio” così istituito non è rappresentativo dell’attività svolta in udienza; ma non può essere nemmeno identificato nel processo verbale descrittivo della fase di deliberazione di un provvedimento collegiale (art.131 e 276 c.p.c.).
Il “brogliaccio” oggetto della presente fattispecie – per come viene rappresentato dal dott. Primo - costituisce uno strumento di tipo organizzatorio che il Dirigente di un ufficio giudiziario può istituire per migliorare la funzionalità del proprio ufficio e per una più efficiente realizzazione del coordinamento tra le attività delle distinte sezioni o collegi e dei singoli magistrati di un ufficio, con riferimento alla fase collegiale della camera di consiglio civile.
3. Così inquadrata, sul piano teorico, l’istituzione del cd. “brogliaccio”, occorre verificare quale contenuto, finalità, modalità di redazione e tenuta viene assegnato in concreto al “brogliaccio”.
Le finalità esposte dal Dirigente dell’ufficio, nel caso in esame, sono quelle di: evitare contrasti tra la decisione e la successiva motivazione, evitare che sul medesimo procedimento si rinnovi “per caso” la decisione, verificare i flussi in uscita del lavoro di ciascun giudice, conteggiare le ore di udienza dei giudici onorari ai fini dell’indennità di presenza.
Le modalità di tenuta del brogliaccio ed il contenuto di esso sono meno chiare: il “brogliaccio” è custodito dai presidenti dei singoli collegi ed è passato in consegna, di volta in volta, tra gli stessi presidenti, così assumendo, in sostanza, valore di raccolta cumulativa delle decisioni: in pratica, è un registro.
Il suo contenuto è descritto – nell’oggetto del quesito – nel modo che segue: annotazione, in ciascuna seduta (udienza) e per ogni procedura (causa), del numero di registro, della fonte normativa (sostanziale o processuale non è ben chiarito?), della tipologia del provvedimento (definitorio o meno), di una sintetica annotazione del dispositivo deliberato.
Così descrittone il contenuto, l’istituzione del registro o “brogliaccio” sembra avere la finalità essenziale di anticipare la conoscenza da parte di tutti i magistrati addetti al collegio civile della trattazione e/o della decisione di fattispecie di interesse e l’esito delle stesse, ma limitata ad una generica indicazione.
4. Or bene, premesso che i dati da annotare sono in realtà desumibili da altre annotazioni ufficiali quali i registri di cancelleria, i ruoli di udienza, ed i verbali delle singole procedure, ciò che caratterizza il “ brogliaccio” nel caso in esame, pare essere l’inserimento di una annotazione del tipo di decisione adottata senza, peraltro, precisarne l’esatto contenuto. In alcuni uffici, ad esempio, si usa redigere il c.d statino di udienza che contiene una sorta di redazione di massima o neretto la cui redazione è richiesta come anticipazione con lo scopo di tenere aggiornati tutti i magistrati delle questioni trattate nell’Ufficio.
Il modo utilizzato per far circolare le notizie giurisprudenziali costituisce il nodo controverso tra i magistrati dell’ufficio diretto dal dott. Primo. Ferma, infatti, la segretezza della deliberazione e le modalità di formazione della decisione, la cui disciplina è ben regolamentata dagli artt. 131 e 276 c.p.c., non può non rilevarsi che il meccanismo individuato (che pur sembra adottato in altri tribunali) presenta alcune criticità: a) la sostanziale ripetitività di annotazione di dati già rilevabili da altri documenti di cancelleria ed il possibile appesantimento del lavoro; b) i limiti tra poteri di vigilanza ed organizzazione dell’attività giudiziaria, tutela della indipendenza dei singoli magistrati nel momento della decisione della causa e tutela della segretezza della decisione.
Come è emerso anche dall’attività del locale Consiglio giudiziario, non pare che, nel caso in esame, vi sia una chiara distinzione sui contenuti e sui tempi delle annotazioni, giacchè il “brogliaccio”
sembra coinvolgere sia la fase finale della controversia che la fase procedimentale relativa ai provvedimenti di carattere istruttorio.
5. In conclusione, così come già enunciato dallo stesso Consiglio giudiziario, sembra di poter affermare che, rientra nei compiti del dirigente di un ufficio giudiziario adottare moduli e strumenti organizzatori dell’attività in funzione del buon andamento e dell’efficienza del servizio giudiziario.
Tra gli ordini di servizio può rientrare anche la istituzione di registri di “comodo”, non previsti dalla normativa ordinamentale e processuale; le modalità di tenuta del registro ed il contenuto delle annotazioni devono far salva la segretezza della decisione del caso concreto; l’interesse alla uniformità della giurisprudenza è valore tendenziale da assicurarsi con riunioni tra i magistrati dell’ufficio.
Nel merito della fattispecie, deve affermarsi che il registro, denominato. “brogliaccio”, può essere istituito per tutte le camere di consiglio per annotarvi, per ciascuna seduta e per ogni singola procedura, il numero di registro, la fonte normativa di riferimento, la tipologia di provvedimento adottato (se definitorio o meno del procedimento) fermo restando che, a tutela della segretezza della decisione, la tenuta del registro deve essere attribuita al presidente di ciascun collegio.
Tutto ciò premesso, il Consiglio
delibera di rispondere al quesito nei seguenti termini:
“rientra nei compiti del dirigente di un ufficio giudiziario adottare moduli e strumenti organizzatori dell’attività in funzione del buon andamento e dell’efficienza del servizio giudiziario.
Tra gli ordini di servizio può rientrare anche la istituzione di registri di “comodo”, non previsti dalla normativa ordinamentale e processuale; le modalità di tenuta del registro ed il contenuto delle annotazioni devono far salva la segretezza della decisione del caso concreto; l’interesse alla uniformità della giurisprudenza è valore tendenziale da assicurarsi con riunioni tra i magistrati dell’ufficio.
Nel merito della fattispecie, deve affermarsi che il registro, denominato. “brogliaccio”, può essere istituito per tutte le camere di consiglio per annotarvi, per ciascuna seduta e per ogni singola procedura, il numero di registro, la fonte normativa di riferimento, la tipologia di provvedimento adottato (se definitorio o meno del procedimento) fermo restando che, a tutela della segretezza della decisione, la tenuta del registro deve essere attribuita al presidente di ciascun collegio.”.
