Ciclo di vita di un sistema informativo e lo studio di
fattibilità
La pianificazione dei sistemi informativi obiettivo generale
• Individuare, a partire dalla situazione attuale del sistema informativo e informatico e del budget disponibile gli interventi e progetti in un arco temporale di 3/5 anni che massimizzano gli obiettivi della organizzazione rispetto all’uso della risorsa informazione
• Scopo fondamentale della pianificazione è scegliere e dare una priorità ai progetti e associare costi orientativi a tali progetti.
• La pianificazione può essere effettuata:
• Ogni tre/cinque anni, ed alla fine del ciclo ripetuta
• Ogni anno, con il cosiddetto piano a slittamento
• una tantum
Approcci alla fase di pianificazione
• Approccio bottom-up
– Vengono raccolte le esigenze delle diverse unità organizzative
– La pianificazione ha lo scopo di integrarle, individuando le priorità
• Approccio top-down
– Si parte dagli obiettivi strategici
– Un gruppo disegna lo schema generale del SI – Vengono generati i piani di sviluppo delle diverse
unità organizzative
Caratteristiche dei due approcci
• Bottom up – Conservativo – Sacrifica innovazione – Scarsi rischi realizzativi
– Punta al miglioramento dell’esistente
• Top down – Innovativo – Crea discontinuità
– Causa tensioni e rischi organizzativi – Sacrifica l’esistente
Approccio proposto: misto
• 1. Individuazione delle strategie generali di evoluzione
• 2. Richiesta alle diverse unità della organizzazione di elaborazione di un piano della specifica unità che sia coerente con le linee generali
• 3. Integrazione dei piani con verifica della coerenza globale rispetto agli obiettivi
• 4. Definizione del piano finale
Aspetti fondamentali osservati durante la pianificazione
• Organizzazione
• Processi
• Informazioni
• Stato attuale del sistema informativo
• Mercato e scenari tecnologici
• Budget disponibile
Le domande della pianificazione
• Chi? (responsabili)
• Cosa?
• Quando? (scadenze)
• Come? (tecnologie)
• Risultati desiderati (e punti deboli)
Errore & successo nella pianificazione
• Successo
– definire obiettivi generali
– scelta approcci reingenerizzaione e tecnologie – comprendere punti deboli e rischi
• Disastro
– dichiarare: adottiamo una nuova tecnologia – è nuovo deve essere buono
– tutti lo fanno
– nessuna considerazione di obiettivi generali e rischi
Fattori critici di successo
• CSF (Critical Success Factors)
• Diverse misure associate a ciascun fattore
• Fonti di dati per ciascuna misura
• Esempi
•Auto 1980 –styling –sistema vendite –risparmio energetico
•Auto 1990 –qualità prodotto –servizio cliente –sicurezza –ecologia
Il principio base della pianificazione:
il miglioramento continuo
Esercizio
Erogazione servizi Attività operativa Gestione risorse
Verifica
Misurazioni di qualità Verifica dei risultati
Pianificazione
Rappresentazione ed esame dei processi
Individuazione di problemi e cause Definizione obiettivi e direzioni di intervento
PLAN
DO ACT
CHECK
Realizzazione
Predisposizione piani operativi Realizzazione progetti Gestione e completamento dei progetti
Ricostruzione dello stato del sistema informativo esistente
• Individuazione e descrizione dei processi
• Correlazione dei processi con la organizzazione
• Individuazione della architettura generale delle informazioni
obiettivi, esigenze
“di servizio”
EVOLUZIONE VERSO
Diagnosi
dei processi processi
reingegnerizzati
esigenze informative Diagnosi
dei processi
Reingegnerizzazione dei processi
obiettivi, esigenze “di servizio”
(processi non reing.)
processi
“critici”
Diagnosi dei processi
Ricostruzione dello stato: correlazione dei processi con l’organizzazione
• Le informazioni ottenute possono essere descritte per mezzo di un insieme di matrici:
ØProcessi/ organizzazione ØProcessi/ oggetti informatici ØSistemi / organizzazione ØProcessi/ sistemi
ØSistemi/ oggetti informatici
Matrici: esempi
• L’esempio tratta il S.I. di una agenzia di viaggi, che deve fornire servizi di varia natura ai clienti; tali servizi sono a loro volta venduti da tour operator.
• Nella agenzia esiste una struttura di accoglienza del cliente, una struttura per reclami e contestazioni, ed una struttura di gestione dei rapporti con i fornitori.
• Esistono infine due strutture, una per il personale ed una che si occupa di amministrazione.
• I processi principali sono:
– Servizio clienti – Rapporto con i fornitori – Gestione personale
Esempio di matrice processi/
organizzazione Esempio di matrice
processi/oggetti informatici
Importanza della matrice processi/ oggetti
• Usualmente le matrici vengono generate oltre che per avere una precisa descrizione delle relazioni tra processi, organizzazione, informazioni e sistemi esistenti, anche per capire quali siano le aree di coesione più importanti tra processi e informazioni (le due risorse fondamentali del sistema informativo e informatico).
• A tale scopo possono essere generate le cosiddette aree di business aziendale, cioè i gruppi processi/ oggetti informativi caratterizzati dal massimo di coesione interna e dal massimo di disaccoppiamento con altre aree
Esempio di individuazione di aree di business
P r o p o s t a
Itine r a r i o
Clie nte
R e c l a m o
Biglie t t o
T o u r o p e r a t o r
C o m p a g n i a
offe rte s p e c iali
a g g i o r n a m e n t o
catal o g o
strut tura
l o c a lità
stato dipend ente
info d i p e n d e n t e
P a n o r a m a I n f o r m a t ivo
C U U U U
C o s t r u z i o n e Viaggio
U C U U U U U U
P r e n o t a z ione
C U U U U U U
C o n t e s t a z.
U U C U U U
Bigliette ria
U C U
Definizio n e rap.
F o r n i t o r i
U C C
A g g i o r n a m . O f f e r t e
C C U
R i c e z i o n e cataloghi
U C C C
D i s t r i b u z ine ruoli
C U
Addestra U U U U U
Rapporti con il pubblico
Biglietter ia
R a p p o r t i f o r n i t o r i
G e s t i o n e i n f o r m a z i o n i sui fornitori
G e s t i o n e personale
Diagnosi della risorsa informazione
• Analisi delle basi informative secondo un modello di qualità semplificato:
– fattori qualità:
•completezza orizzontale e verticale, correttezza, disponibilità
I costi dei progetti nella fase di pianificazione
• La determinazione dei costi è essenziale in fase di pianificazione, e tuttavia, per la indeterminatezza della struttura dei progetti (spesso definiti da poco più di un titolo) molto difficile da effettuare con precisione
• Tipicamente ci si basa sul costo di progetti analoghi negli anni precedenti, aggiornati con la variazione dei costi delle tecnologie (tipicamente in diminuzione negli anni).
• Altre volte sono determinati dopo lo studio di fattibilità e inseriti nel piano dell’anno successivo
• Vale la pena ricordare che in un piano è importante determinare con precisione i soli costi del primo anno, per gli anni successivi si può attendere lo studio di fattibilità
Lo studio di fattibilità
• Obiettivi dello studio di fattibilità (SF)
• Prodotti dello SF
• Tipologie dello SF
• Fasi dello SF:
– progetto di massima della soluzione – definizione delle alternative – analisi di impatto aziendale
– analisi del rischio e modalità di realizzazione – analisi costi-benefici
Scopi di uno studio di fattibilità
• La realizzazione di un qualunque sistema informativo rappresenta per una azienda un investimento che mobilita risorse: finanziarie umane impiantistiche
• La scarsità di tali risorse richiede che vengano effettuate valutazioni sui progetti proposti che portino a dimostrarne la fattibilità e la convenienza economica.
• Tra tutti i progetti che superano il test precedente è poi necessario effettuare un confronto comparativo che stabilisca una scala di priorità.
• Ogni progetto potrà poi avere diverse soluzioni architetturali tecnico organizzative, per ciascuna delle quali sarà necessario valutare la convenienza economica e la fattibilità.
Tipici input/output allo studio di fattibilità
• Input
– Piano: progetti e budget
– BPR (Business Process Re-enginering): processi da modificare, e/o Assessment e/o Benchmarking: diagnosi e iniziative di miglioramento
– Tecnologie – Stato attuale del sistema
• Output
– Analisi di fattibilità tecnico organizzativa e rischi
– Progetto di massima dei prodotti, dei servizi e della loro qualità – Costi/Benefici
– Analisi degli investimenti
– Forma di acquisizione (make or buy e “quale” buy)
La fattibilità può essere :
• Tecnica - Verifica se gli aspetti tecnici della proposta sono effettivamente realizzabili
• Organizzativa - Verifica se la proposta è realizzabile nell’ambito della organizzazione esistente
• Economica - Verifica se le risorse necessarie per la realizzazione del sistema (costi) sono giustificate dai ritorni prevedibili,espressi in termini di benefici
• Temporale - Verifica se il sistema è realizzabile nei termini in cui continua ad essere utile alla organizzazione
• Motivazionale - Verifica l’effettivo grado di accettabilità che gli utenti potranno esprimere rispetto al nuovo sistema, una volta realizzato
Possibili conclusioni dello studio di fattibilità
• Il progetto non si può realizzare
• Il progetto si può realizzare, ma basta un intervento organizzativo
• Il progetto si può realizzare con questa soluzione, con questi costi, con questi rischi
• Il progetto si può realizzare, con queste soluzioni comparate, scegli tu
Parti o fasi dello studio di fattibilità:
una metodologia per la sua costruzione
• Parte prima - Progetto di massima della soluzione
• Parte seconda - Analisi del rischio
• Parte terza - Analisi costi-benefici
• Parte quarta - Produzione capitolato e contratto e scelta del fornitore
Progetto di massima della soluzione
• Si compone di tre parti
– Definizione delle soluzioni alternative – Analisi di impatto aziendale
– Definizione della qualità attesa dal progetto
La valutazione delle alternative
• Lo SF definisce in maniera univoca:
– i requisiti informativi e funzionali della soluzione – i requisiti architetturali derivanti dalla visione
tecnologica assunta e dalle necessità di integrazione con S.I. esistenti interni o esterni
• Sono possibili alternative (valutate come elementi vincolanti o di preferenza) nella definizione della soluzione essenzialmente in termini di
:
– architettura dati e architettura funzionale – architettura tecnologica
– make or buy – riutilizzo esistenti
Alternative tipiche in un progetto di revisione di un sistema software per cambio di architettura
• Porting del software nella nuova architettura
• Reingegnerizzazione, attraverso ridocumentazione (reverse engineering)
• Completo rifacimento
• Esempio 1:
– Realizzazione di un sistema informativo di manutenzione per uno stabilimento della azienda A.
– La sede centrale della azienda dispone già di un elaboratore per le procedure della intera azienda.
Alternative
Per la acquisizione del software:
• farle in proprio
• farle fare all’esterno
• comprarle già fatte
• comprare adattandole Per la architettura hardware:
• far funzionare il sistema sull’elaboratore già esistente
• acquisire un elaboratore specializzato per il si di manutenzione per lo stabilimento
• realizzare un sistema di manutenzione societario collegato a sistemi operanti presso i singoli stabilimenti
Per l’esercizio:
• farlo in proprio
Analisi di impatto aziendale
1. Identificare le aree di utenza coinvolte, gli obiettivi e gli effetti per le stesse derivanti dal progetto
2. Sviluppare un piano organizzativo della soluzione definendo
• l’eventuale nuova struttura organizzativa delle unità interessate
• le eventuali modifiche normative interne od esterne
• gli eventuali sistemi informativi o procedure interconnesse 3 Sviluppare un piano del personale della soluzione definendo
• le competenze necessarie per la gestione del nuovo sistema
• le alternative di reperimento delle risorse umane
• le implicazioni in termini di addestramento, crescita e sviluppo professionale
Analisi del rischio
•Individuare in maniera precisa i rischi connessi allo sviluppo di una nuova applicazione è fondamentale, e l'esito di questa quantificazione può modificare scelte che sotto altri aspetti si rivelano più economiche o più efficaci.
•Il rischio di un progetto consiste nella
•incapacità di conseguire parte dei benefici previsti
•costi superiori a quelli preventivati
•tempi di realizzazione maggiori di quelli stabiliti
•rendimento inferiore a quello stimato
Le Classi di Rischio in ambiente gestionale
• Classe A
Il servizio software è caratterizzato da una elevatissima criticità dovuta alle possibili responsabilità connesse alla importanza dei dati elaborati ed al loro potenziale impatto sull'esterno. Un malfunzionamento del prodotto può provocare danni gravi e diffusi verso terzi oppure causare una consistente perdita di immagine .
• Classe B
Il servizio software implica limitate responsabilità in caso di malfunzionamenti, pur trattando dati rilevanti e/o informazioni riservate. Un malfunzionamento del prodotto può provocare danni gravi e/o una certa perdita di immagine.
• Classe C
Il prodotto offre in generale un servizio che gestisce informazioni non critiche, per il quale un eventuale malfunzionamento comporta la sola perdita del lavoro svolto, o danni limitati.
Studio di fattibilità e “progetti impossibili”
• Sono “impossibili” quei progetti per i quali la distanza tra stato iniziale e stato finale è troppo elevata per garantire livelli di rischio accettabili.
• In genere tale distanza deriva:
– da insufficienti elementi di conoscenza della situazione
– da un elevato grado di incertezza – da un elevato grado di complessità
• Per superare tale situazione lo SF può:
– modificare lo stato iniziale (recuperando e incrementando la conoscenza della situazione attuale, diminuendo l’incertezza o governando la complessità), attraverso sue specifiche attività – “spezzare” il progetto prevedendo progetti
parziali (evolutivi in caso di incertezza o incrementali in caso di complessità) al posto del progetto unico
– prevedere un piano di lavoro che comprenda
specifici punti di decisione(in tal caso il progetto deve prevedere modalità contrattuali coerenti)
Per ridurre il rischio si può operare sulla modalità di realizzazione
• Soluzione unica: quando è realizzato con una unica attività continuativa
• Realizzazione incrementale: Realizzazione e collaudo avvengono per parti successive, ma i requisiti non cambiano nel corso della realizzazione
• Realizzazione evolutiva: Per parti successive,
con i requisiti influenzati dal collaudo o dalla
sperimentazione
Analisi costi-benefici
• Analisi dei costi:
• Analisi dei benefici
• Analisi degli investimenti: confronto costi benefici
La stima dei costi:quando e perchè ?
• Per valutare i costi annuali dell’informatica nella predisposizione di budget e piani relativi all’IT (Information technology) di una organizzazione
• per valutare i costi delle soluzioni alternative di un progetto IT da confrontare con i benefici nella stesura di uno studio di fattibilità
• per la valutazione economica di forniture di prodotti e servizi informatici nella fase di acquisizione (gara o trattativa privata)
costi per missione
Costi di un progetto/sistema
Costi di sviluppo
Costi di esercizio
Costi di costruzione
Costi di avviamento
Analisi dei benefici
• Tangibili: possono essere espressi in termini monetari. Es. riduzione del personale
• Quantificabili: possono essere espressi in termini diversi da quelli monetari
– Es. Riduzione delle code agli sportelli
– Es. riduzione del tempo necessari ad ottenere un documento
• Intangibili: possono essere valutati solo in base a considerazioni qualitative, sociali o politiche
La qualità
Diversi enti di standardizzazione (es. ISO) o organizzazioni internazionali hanno cercato di integrare vari approcci alla definizione della qualità, partendo dalla consapevolezza che la qualità è un attributo che varia in funzione:
•del percettore,
•del contesto di percezione,
•dello scopo e
•del costo del prodotto.
La qualità
•La qualità, secondo la ISO 8402 (1994)
“Vocabolario della qualità”, è “l’insieme degli
attributi di un’entità che conferiscono ad essa la capacità di soddisfare esigenze espresse e implicite.”•La definizione di “attributo” la troviamo nella
ISO/IEC DIS 14598-1 Information Technology,
Software Product Evaluation, “una proprietà fisica od astratta di una entità, direttamente misurabile su di essa”.Elaborazione studio di fattibilità per il web
• Sistema federato basato su contatti per link ad altri server
• per ogni pagina si deve definire un responsabile, vita media, alternativa di default
• creazione di una base di dati di link per la gestione del sito
• inserimento dei dati diretto da parte dei principali fornitori con interfacce adeguate e protette
Sito web universitario Analisi siti esistenti
Siti analizzati:
• università italiane vs scuole estere
•Contenuto
•Struttura
•Presentazione
•Navigazione Alcuni criteri per
la valutazione della qualità di un sito web
Contenuto
Rappresenta la qualità delle informazioni
• Completezza
– ampiezza (numero di categorie al quale ci si rivolge) e profondità (livello di dettaglio), breadth and depth, delle informazioni
• Affidabilità
– possibilità per l’utente di stabilire la corretezza dei dati (data, responsabile)
Struttura
Descrive la qualità della struttura del contenuto del sito
• Il livello
– centralizzato-decentralizzato, tipo d’integrazione
• La comprensione
– capacità dell’utente di costruirsi un modello mentale degli elementi informativi contenuti e delle relazioni tra essi (ie collegamenti siti satellite)
Presentazione
Descrive la qualità dell’interfaccia
• grafica
– estetica vs rapidità (almeno per ora)
• coerenza nello stile
– soprattutto per sistemi diversi integrati
• layout di pagina
– la disposizione delle informazioni e dei link nelle singole pagine
Navigazione
Descrive la qualità dei collegamenti ipermediali
• percorsi
– loro lunghezza, e dalla loro direzione
• intuitività
– capacità di prevedere il contenuto di un link
• punti di riferimento
– link presenti in tutto il sito• interattività
– possibilità di autodefinire un percorso. Motori di ricerca e link diretti a certe informaz. la incrementano
Criteri di analisi per web : esempio
– caratteristiche navigazionali – home page sintetica vs ricca
– numero di livelli (pochi livelli, menù ricchi, pochi livelli percorsi interattivi, molti livelli)
– riferimenti: percorsi principali, utilità di navigazione
– informazioni disponibili
– varie (uso di frame, news, informazioni accessibili dlla home page)
– tiplogie di utenti
Considerazioni conclusive
• home page ricca
• raggiungere informazioni in massimo 3 livelli
• mantenere link fondamentali all’indietro almeno fino ai siti dipartimentali
• percorsi dinamici
• non occorre integrare l’informazione a livello dipartimentale, ma deve essere chiaro quale informazione è disponibile fin dai livelli più alti
Requisiti per il sito
• Fattori critici di successo
– ridurre code studenti
– incrementare la distribuzione di informazioni su ateneo – ridurre costi distribuzione materiale informativo – attrarre nuovi studenti
– interessare ex-allievi e facilitare i contatti con le imprese – attrarre studenti internazionali
– ridurre overhead gestione studenti internazionali
• Fattori di rischio
– qualità delle informazioni
– qualità testo (in particolare per le descrizioni di sintesi) – mancanza risorse per la gestione e l'aggiornamento del sito – intervento limitato a aggiornamento sito precedente – gestione tecnologia in evoluzione
– gestione progetto
– velocità del collegamento alla rete – scarsa disponibilità personale a collaborare
Obiettivi per il lavoro
-
fornire informazioni aggiornate
- sito italiano/inglese nelle pagine principali - eliminazione pagine work in progress e vuote - raggiungibilità delle informazioni in un numero limitato di passi (tre, quattro) e in modo diretto - stabilire una struttura espandibile
- incentivare l'aggiornamento autonomo delle pagine da parte dei fornitori delle informazioni, legando tale aggiornamento a altre attività svolte periodicamente per Legge o per Regolamento
Utenti principali
Studenti scuole medie superiori Studenti Politecnico
Studenti Erasmus (in ingresso e in uscita) Docenti
Aziende esterne Ricercatori esteri Laureati
Personale non docente Altre istituzioni pubbliche
Analisi dei requisiti utenti con il modello W5
Where, What Who
Why (which tasks)
When (duration)
Esempio
Who: studenti
Why-1: orientarsi sulla scelta degli esami / CL, note pratiche Why-2: orientarsi sulla scelta della tesi
Why-3: studi esteri
Why-4: opportunita' di lavoro/stages Why-5: attivita' studentesche Why-6: iscrizione anno successivo When: 10-30 min.
Where: da casa, da lab. Del Poli, dai terminali per WWW What-1: caratterisiche e finalita' dei vari CL, programmi corsi,
info pratiche sui corsi (aule, esami,..) info pratiche sui docenti orari centri e biblioteche
What-2: ricerche, progetti in corso, strutture (labs), What-3: erasmus
What-4:progetti con le aziende, opportunita' di stages
Progetto di massima
Configurazione consistente in un sito principale e più siti satellite.
Presentazione generale dell'ateneo Presentazione Corsi di Laurea e di Diploma (a più livelli, per tipologie utenti)
Presentazione mobilità studenti all'estero Presentazione centri e biblioteche (per tipologie utenti)
Insegnamenti (a più livelli di dettaglio) Orari e esami,
Aule ...
