(1)1 Allegato 2 CAPITOLATO D’ONERI PROCEDURA NEGOZIATA AI SENSI DELL’ART

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Allegato 2 CAPITOLATO D’ONERI

PROCEDURA NEGOZIATA AI SENSI DELL’ART. 63 DEL CODICE DEI CONTRATTI PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI MANUTENZIONE FULL RISK DELLE

APPARECCHIATURE UBICATE PRESSO LE OFFICINE DEL CENTRO PROTESI INAIL DI VIGORSO DI BUDRIO (BO) E FILIALE DI ROMA

CUI 01165400589201900793 CIG 8462595251

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Sommario

1 – DEFINIZIONI ... 3

2 – PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI E LEGISLATIVI ... 5

3 - MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO ... 6

3.1 PRINCIPI GENERALI ... 6

3.2 – LIVELLI/ELEMENTI DI SERVIZIO MINIMI – TEMPISTICA OBBLIGATORIA ... 7

3.3 SERVIZI DI MANUTENZIONE ... 10

3.3.1 Servizio di Manutenzione preventiva ... 10

3.3.2 Servizio di Manutenzione correttiva ... 12

3.3.3 Servizio di Manutenzione “a gettone” o “una tantum” ... 13

3.3.4 Casi particolari di attività di manutenzione ... 13

3.4 SERVIZI DI TARATURA, VERIFICA FUNZIONALE, CONFERMA METROLOGICA ... 14

3.4.1 Servizi di taratura, verifica funzionale, conferma metrologica - Programmati ... 14

3.4.2 Servizi di taratura, verifica funzionale, conferma metrologica - “a Gettone” ... 14

3.5 SERVIZI TRASVERSALI/ACCESSORI ... 14

3.5.1 Integrazione dell’Elenco assestato delle apparecchiature ... 14

3.5.2 Servizio di schedatura elettronica delle apparecchiature, identificativo mediante QR- CODE ... 15

3.5.3 Revisione/Integrazione dei Libretti di Manutenzione e delle Schede di Manutenzione ... 16

3.6 SPECIFICHE PER LA GESTIONE DEL CONTRATTO ... 16

3.6.1 Attività di presa in carico – Primo assestamento dell’Elenco apparecchiature e del canone Mensile ... 16

3.6.2 Modalità di erogazione dei servizi ... 21

3.6.3 Rapporti periodici ... 23

3.6.4 Ingresso/uscita di attrezzature dal Parco apparecchiature oggetto del servizio e variazione delle frequenze di intervento ... 25

3.6.5 Passaggio di consegne a fine contratto ... 26

4 – PENALI ... 26

5 – RISOLUZIONE DEL CONTRATTO ... 27

6 – RECESSO ... 28

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1 – DEFINIZIONI

“Fornitore/Affidatario”: si intende l’Impresa, il Consorzio di imprese, il Raggruppamento temporaneo di imprese o il Contratto di rete, aggiudicatario del singolo lotto dell’appalto che si impegna ad eseguire, in favore della Stazione Appaltante, le attività per esso previste;

“Stazione Appaltante”: si intende la Direzione Centrale Assistenza Protesica e Riabilitazione (DCAPR) dell’INAIL;

“Responsabile unico del procedimento (Rup)”: si intende il soggetto dell’Inail che, ai sensi della legge 241/90 e dell’art. 31 del d.lgs. 50/2016 e s.m.i., svolge tutti i compiti relativi all’affidamento e all’esecuzione del presente appalto che non siano specificatamente attribuiti ad altri soggetti;

“Direttore dell’esecuzione (Dec)”: si intende il soggetto, indicato nel contratto, il quale, ferme restando le disposizioni impartite dal Rup, dirige l’esecuzione del contratto in modo da assicurarne la regolare esecuzione nei tempi stabiliti e in conformità alle prescrizioni contenute nello stesso;

“Verificatore/i della conformità dei servizi”: si intendono uno o più soggetti di cui si avvale il Rup i quali svolgono le operazioni di verifica di conformità del servizio;

“Responsabile unico delle attività contrattuali (Ruac)”: si intende il soggetto individuato dal Fornitore quale responsabile dell’esecuzione delle prestazioni contrattuali che ha il compito di controllare l’esatto e corretto adempimento di tutte le obbligazioni previste dall’appalto.

Requisito minimo richiesto per il Ruac: possesso di titolo di laurea quinquennale in ingegneria meccanica o elettronica o biomedicale o diploma di perito industriale (specializzazione elettrotecnica, elettronica o biomedicale o diploma di perito industriale (specializzazione elettrotecnica, elettronica telecomunicazioni o equipollente) con adeguata esperienza preferibilmente non inferiore a tre anni nel campo delle manutenzioni delle apparecchiature indicate negli Allegati 2/A e 2/B.

“Contratto” o “Contratto di manutenzione Full Risk”: si intende il contratto di servizi multidisciplinari di manutenzione oggetto della gara cui si riferisce il presente capitolato, nell’ambito del quale tutte le attività sono svolte in una logica “full service” e full Risk”, comprensiva, cioè, di quanto necessario per garantire sia il corretto funzionamento, sia la continuità operativa delle apparecchiature, sia la corretta gestione del patrimonio di attrezzature dell’Inail;

“Parco delle apparecchiature”: l’insieme delle apparecchiature oggetto del contratto di manutenzione full risk;

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“Elenco delle apparecchiature”: l’elenco delle apparecchiature comprese nel parco delle apparecchiature, corredato di una serie di dati descrittivi riferiti alle apparecchiature stesse (marca, modello, ecc.), tra cui i dati sui servizi richiesti;

“Elenco iniziale delle apparecchiature”: la versione dell’Elenco delle apparecchiature usato in fase di gara per la formulazione delle offerte;

“Elenco assestato delle apparecchiature”: la versione dell’Elenco delle apparecchiature rivista dopo l’attività iniziale di ricognizione sui dati presenti nell’Elenco iniziale delle apparecchiature, nonché le sue successive revisioni elaborate a seguito della variazione della frequenza dei servizi programmati;

“Canone mensile unitario forfettario”: si intende il canone mensile forfettariamente corrispondente a ciascuna apparecchiatura;

“Frequenza dei servizi”: si intende il numero di interventi annui previsto su una apparecchiatura;

“Servizi programmati”: si intende l’insieme dei servizi con frequenza di intervento pianificabile o comunque preventivabile; con riferimento al presente appalto, quindi, si intendono ricompresi in tale definizione la manutenzione preventiva, che si articola in controlli preventivi di I e II Livello, verifica funzionale, controlli di sicurezza elettrica.

“Servizi non programmati”: si intende l’insieme dei servizi senza una frequenza di intervento pianificabile o preventivabile; con riferimento al presente contratto, quindi, devono intendersi ricompresi in tale definizione: la manutenzione correttiva, la manutenzione “a gettone” (ivi compresa la manutenzione predittiva);

“Manutenzione” (definizione UNI 9910): si intende la combinazione di tutte le azioni tecniche ed amministrative, incluse le azioni di supervisione, volte a mantenere o a riportare un’entità in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta;

“Manutenzione preventiva”: si intendono interventi di manutenzione (incluse la sostituzione di parti e la fornitura di materiali consumabili) eseguiti a intervalli predeterminati in base a un programma temporale o in accordo a criteri prescritti, volti a ridurre la probabilità di guasto o la degradazione del funzionamento di un’apparecchiatura;

“Manutenzione correttiva”: si intendono interventi di manutenzione eseguiti a seguito della rilevazione di un’avaria e volti a riportare l’apparecchiatura nello stato in cui essa possa eseguire una funzione richiesta;

“Manutenzione predittiva”: si intendono interventi di manutenzione effettuati a seguito del verificarsi di eventi che fanno presumere un possibile guasto, ovvero in vista di riattivazione di apparecchiature rimaste inattive per periodi prolungati;

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“Taratura”: insieme delle operazioni che stabiliscono, sotto condizioni specificate, la relazione tra i valori indicati da uno strumento o da un sistema per misurazione, od i valori rappresentati da un campione materiale, ed i corrispondenti valori noti di un misurando (definizione UNI CEI 70099).

“Verifica funzionale”: per verifica funzionale si intende che:

a) a fronte di un ingresso corretto conosciuto, si devono generare i risultati attesi;

b) a fronte di un ingresso errato, si devono generare le opportune segnalazioni di errore;

c) in entrambi i casi, non si devono verificare risposte ambigue o mancanza di risposta.

“Conferma metrologica”: si intende l’insieme delle operazioni richieste per garantire che un’apparecchiatura per misurazione sia conforme ai requisiti per l’utilizzazione prevista (definizione UNI EN ISO 10012:2004).

La conferma metrologica generalmente comprende: la taratura e la verifica; ogni aggiustamento o riparazione necessari e la conseguente nuova taratura; il confronto con i requisiti metrologici per l’utilizzo previsto dell’apparecchiatura.

2 – PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI E LEGISLATIVI

Legge n. 186 del 01-03-1968: “Disposizioni concernenti la produzione di materiali, apparecchiature, macchinari, installazione di impianti elettrici ed elettronici”.

Legge n. 791 del 08/10/1977: “Attuazione della direttiva del consiglio della Comunità Europea (n.73/23/CEE) relativa alle garanzie di sicurezza che deve possedere il materiale destinato ad essere utilizzato entro alcuni limiti di tensione”.

D. Lgs 50 del 18-04-2016 “Attuazione delle direttive 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE sull’aggiudicazione dei contratti di concessione, sugli appalti pubblici e sulle procedure d’appalto degli enti erogatori nei settori dell’acqua, dell’energia, dei trasporti e dei servizi postali, nonché per il riordino della disciplina vigente in materia di contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture e successive modifiche e integrazioni”.

D.M. 19.04.2000 n. 145 (capitolato generale d’appalto delle opere pubbliche), per le parti in vigore.

D. Lgs. n. 81 del 09-04-2008: “Attuazione dell’articolo 1 della legge 03/08/2007 n.123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro”.

D.M. n. 37 del 22-01-2008: “Regolamento concernente l’attuazione dell’art. 11- quaterdecies, comma 13, lettera a), della legge n. 248 del 02/12/2005, recante riordino delle disposizioni in materia di attività di installazione degli impianti all’interno degli edifici”.

Legge n. 46 del 05/03/1990 (articoli 8, 14 e 16).

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Norma UNI EN ISO 10012:2004 - Sistemi di gestione della misurazione – “Requisiti per i processi e le apparecchiature di misurazione”.

Norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005 – “Requisiti generali per la competenza dei laboratori di prova e taratura”.

Norma ACCREDIA RT-08 – “Prescrizioni per l’accreditamento dei laboratori di prova”.

Norma UNI EN ISO 9001:2015– “Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti”.

D.lgs. 17 marzo 1995, n. 230 e s.m. – Attuazione delle direttive 89/618/Euratom, 90/641/Euratom, 92/3/Euratom e 96/29/Euratom in materia di radiazioni ionizzanti.

D.lgs. 27 gennaio 2010, n. 17 – Attuazione della direttiva 2006/42/CE, relativa alle macchine e che modifica la direttiva 95/16/CE relativa agli ascensori.

Direttiva 2006/42/CE – “Direttiva macchine”.

Norma UNI EN 15628:2014 - “Qualifica del personale di manutenzione”.

Norma UNI ISO 10005:2007 – Sistemi di gestione per la qualità - “Linee guida per i piani della qualità”.

Norma UNI 10584:1997 - Manutenzione. “Sistema informativo di manutenzione”.

3 - MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO

I servizi di seguito indicati devono essere garantiti dal Fornitore e devono essere rispondenti ai livelli/elementi minimi di servizio riassuntivamente elencati nei seguenti paragrafi:

3.3.1 Servizio di Manutenzione preventiva, di verifica funzionale, di sicurezza elettrica.

3.3.2 Servizio di Manutenzione correttiva 3.3.4 Casi particolari di attività di manutenzione

3.4.1 Servizi di taratura, verifica funzionale, conferma metrologica programmati 3.5.1 Integrazione dell’Elenco assestato delle apparecchiature

3.5.2 Servizio di schedatura elettronica delle apparecchiature

3.5.3 Revisione/Integrazione dei Libretti di Manutenzione e delle Schede di Manutenzione 3.1 PRINCIPI GENERALI

Il Fornitore assume in proprio ogni responsabilità per qualsiasi infortunio o danno diretto e materiale causato a persone e/o beni del Fornitore stesso, dell’Inail e di terzi, in dipendenza di azioni od omissioni, negligenze o altre inadempienze relative all’esecuzione delle prestazioni contrattuali, ivi compresa la fornitura di parti di ricambio, riferibili al Fornitore stesso o a soggetti del cui operato questi sia tenuto a rispondere.

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A tale scopo, il Fornitore deve essere in possesso di un’adeguata polizza assicurativa per responsabilità civile terzi, con massimale minimo annuo non inferiore ad € 1.000.000,00 (unmilione/00)

Resta ferma l’intera responsabilità del Fornitore anche per danni coperti o non coperti e/o per gli eventuali maggiori danni eccedenti i massimali assicurati.

Resta inteso che l’esistenza, la validità e l’efficacia della polizza assicurativa di cui al presente articolo è condizione essenziale e, pertanto, qualora il Fornitore non sia in grado di provare – in qualsiasi momento – la copertura assicurativa di cui si tratta, il contratto si risolve di diritto, ai sensi del successivo paragrafo 5, con conseguente incameramento della cauzione prestata e fatto salvo l’obbligo di risarcimento del maggior danno subito.

Il Fornitore ha l’obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni di cui venga in possesso e, comunque, a conoscenza, ivi compresi quelli che transitano per gli strumenti di elaborazione dati e di non divulgarli in alcun modo e in qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione, a qualsiasi titolo, per scopi diversi da quelli strettamente necessari all’esecuzione del contratto.

Il Fornitore deve svolgere tutte le attività a perfetta regola d’arte, garantendo l’uso sicuro, economico e appropriato delle apparecchiature e garantendo la sicurezza e la conservazione in efficienza delle apparecchiature stesse.

Il Fornitore si impegna a limitare i tempi di fermo macchina al minimo indispensabile, adottando ogni soluzione tecnica utile a garantire – nelle more degli interventi da eseguire – la continuità di esercizio delle apparecchiature oggetto dei servizi del presente appalto, nonché a provvedere, su richiesta dell’Inail e in caso di rappresentata necessità, anche alla sostituzione temporanea delle macchine.

Il Fornitore rimane pienamente responsabile dei danni derivanti dall’utilizzo di parti di ricambio non conformi all’utilizzo, difettose o non rispondenti alle indicazioni del costruttore e alle relative norme di sicurezza.

Il Fornitore non potrà apportare alle apparecchiature fisse e mobili alcuna modifica, se non quelle conseguenti all’ordinaria manutenzione, senza la preventiva autorizzazione da parte dell’Inail e, comunque, nello svolgimento del servizio deve operare nel rispetto delle specifiche d’uso e/o manutenzione delle case costruttrici delle apparecchiature.

Le attività si svolgono, di norma, presso le sedi in cui sono ubicate stabilmente le apparecchiature, salvo il caso eccezionale in cui il Fornitore abbia necessità di effettuare interventi presso le proprie strutture o presso sedi di soggetti terzi incaricati dal medesimo.

Nell'eseguire le prestazioni oggetto del presente appalto sarà cura del Fornitore non ostacolare le attività in corso all'interno dell’Istituto.

Il personale individuato per l’esecuzione del contratto deve risultare in numero adeguato al compito di volta in volta assegnato e tale da consentire il rispetto di tutte le prescrizioni tecniche previste all’interno dal presente Capitolato e dell’offerta presentata dall’aggiudicatario.

3.2 – LIVELLI/ELEMENTI DI SERVIZIO MINIMI – TEMPISTICA OBBLIGATORIA

Il Fornitore deve garantire i livelli e gli elementi minimi di servizio, nonché le tempistiche di erogazione dei servizi stessi salvo, ove previste, migliorie indicate in sede di presentazione dell’offerta tecnica, come meglio di seguito indicato.

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8

n.

Progressivo

Indicatore Livelli/elementi di servizio minimi

Fonte per Verifica 1 Servizi programmati

(Manutenzione e taratura) Programmazione settimanale interventi

entro data fissata nel piano generale del servizio +/- 10 giorni lavorativi

Registro degli interventi, rapporto

di lavoro

2 Manutenzione correttiva

Numero interventi Illimitato Registro degli interventi, rapporto

di lavoro 3 Manutenzione correttiva

Diagnosi dei guasti entro due giorni lavorativi dalla

segnalazione

Programmazione interventi entro tre giorni lavorativi dalla segnalazione

Avvio degli interventi entro cinque giorni lavorativi dalla

segnalazione

Conclusione degli interventi

entro 20 giorni lavorativi dalla

richiesta

di lavoro 8 Registrazione interventi su

scheda manutenzione E registrazione date di conclusione su registro interventi (programmati e

non programmati)

100% degli

interventi Registro degli interventi; verifica

su schede manutenzione

9 Servizi di manutenzione “a gettone”

Numero di interventi inclusi nel canone/anno (par. 3.2.3 Capitolato d’oneri)

n. 20

Registro degli

interventi, rapporto di lavoro

10 Servizi di taratura “a gettone”

Numero di interventi inclusi nel canone/anno

n. 10 Registro degli interventi, rapporto

di lavoro

11 Elenco assestato

apparecchiature Dati per i quali è concordata tra Dec e Ruac

100% Verifica a campione su Elenco assestato

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9

l’omissione nell’”Elenco assestato integrato”

(Versione 1.1) 12 Schedatura apparecchiature

Creazione cartella elettronica

entro 60 giorni solari dalla data del

Verbale di avvio del Servizio

Verifica a campione

13 Revisione/Integrazione dei Libretti di Manutenzione e

delle

Schede di Manutenzione Conclusione attività

entro 60 giorni solari dalla data del Verbale di avvio del

Servizio

Verifica a campione

14 Revisione/Integrazione dei Libretti di Manutenzione e

delle

Schede di Manutenzione Numero di apparecchiature

provviste di Libretti di Manutenzione, di

“Procedura di

manutenzione” sostitutiva o di documento scritto attestante l’accordo tra Dec e Ruac sulla omissione

della ricostruzione

100% Verifica a campione su Elenco assestato

15 Elenco assestato Versione 1.0

Rilascio prima versione dell’Elenco assestato delle

attrezzature

entro 15 giorni solari dalla data della stipula del

contratto

Data del documento di

Trasmissione dell’Elenco

assestato 16 Elenco assestato Versione

1.1

Rilascio della versione integrata con tutte le informazioni mancanti

nella Versione 1.0

entro 15 giorni solari dalla data del Verbale di avvio

del servizio

trasmissione dell’Elenco assestato integrato

17 Piano generale del servizio

Consegna entro 30 giorni solari dalla data del Verbale di avvio del

servizio

Data documento di trasmissione del

Piano 18 Piano di qualità

Consegna entro 15 giorni solati dalla data

della stipula

Data documento di trasmissione del

Piano

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10

19 Personale tecnico – Elenco delle risorse tecniche Consegna elenco risorse

entro 15 giorni solari dalla data

della stipula

trasmissione dell’Elenco 20 Personale tecnico – Elenco

delle risorse tecniche Sostituzione personale del

fornitore a richiesta dell’Inail

entro 15 giorni solari dalla

richiesta

Elenco delle risorse tecniche

21 Standard di modulistica e reportistica

Consegna ai fini dell’approvazione

entro 15 giorni solari dalla data della stipula

trasmissione 22 Registro per la tracciatura

delle richieste e degli interventi

Operatività e messa a disposizione del registro

entro 15 giorni solari dalla data della stipula

notifica della Disponibilità online 23 Kick-off del servizio entro 15 giorni

solari prima della data del Verbale di

avvio

Verbale di avvio del servizio

24 Avvio del servizio entro 30 giorni solari dalla data di

stipula

Verbale di avvio del servizio 25 Rapporti periodici

Inoltro al Dec competente entro il giorno 5

di ogni mese Data ricezione rapporto 26 Passaggio di consegne

Inoltro al Rup della relazione tecnica sul

servizio svolto

almeno 2 mesi prima della conclusione delle attività contrattuali

Data ricezione relazione

3.3 SERVIZI DI MANUTENZIONE

3.3.1 Servizio di Manutenzione preventiva

Per manutenzione preventiva si intende l’insieme delle procedure periodiche di verifica, controllo, messa a punto, sostituzione di parti di ricambio e parti soggette ad usura ed eventuale adeguamento, eseguite a intervalli predeterminati o in base a criteri prescritti.

La manutenzione preventiva ha lo scopo di prevenire l’insorgenza di guasti quando questi siano, in qualche modo, prevedibili e, comunque, di mantenere le apparecchiature oggetto dell’appalto in condizioni funzionali adeguate all’uso o di operatività ottimale.

Tutte le procedure manutentive, le relative documentazioni e le registrazioni dell’aggiudicatario (schede di verifica, inventariali, schede strumento, ecc.) devono

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rispondere ai requisiti prescritti dalle Norme UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 10012 e UNI CEI EN ISO/IEC 17025.

La manutenzione programmata di tipo preventivo da eseguirsi presso la sede del Centro Protesi e presso la Filiale di Roma consiste come minimo, nei seguenti interventi annui:

- N. 2 interventi annui programmati per il controllo preventivo di I e II Livello;

- N. 1 intervento annuo per le verifiche di sicurezza elettrica e dei controlli prestazionali;

- N. 1 intervento annuo programmato per le verifiche di funzionamento.

Il fornitore deve pianificare gli interventi di manutenzione preventiva in coerenza con le periodicità previste dai libretti di manutenzione di ogni singola apparecchiatura ove presenti e, comunque, secondo le indicazioni fornite dal costruttore dell’apparecchiatura interessata, la normativa di riferimento e la buona prassi di lavoro.

Qualora le manutenzioni richieste dalla macchina dovessero essere superiori al minimo previsto, il Fornitore sarà tenuto pianificare le manutenzioni secondo le indicazioni prescritte e senza alcun limite d’intervento.

Contestualmente alla manutenzione preventiva, dovrà essere svolta una verifica funzionale attestante il buon funzionamento dell’apparecchiatura.

Tutti gli interventi devono essere eseguiti a regola d’arte, da tecnici specializzati e nel rispetto delle norme vigenti.

L’aggiudicatario è tenuto ad eseguire le prestazioni oggetto del presente appalto sulle apparecchiature e sui relativi accessori, compresi i PC e le stampanti ad essi collegate.

Nella manutenzione/controllo preventivo rientrano le prestazioni che, a titolo esemplificativo e non esaustivo, sono di seguito indicate:

- revisione, pulizia, igienizzazione e lubrificazione di tutte le parti mobili, tramite smontaggio e rimontaggio;

- sostituzione delle parti elementari (gommini, viti, copri perni), controllo dei cuscinetti, etc.;

- verifica ed eventuale sostituzione di comandi elettrici, spinotti di collegamento, etc.;

- aggiornamento del firmware o del software di gestione dello strumento dei dati;

- ogni ulteriore intervento necessario per assicurare la perfetta funzionalità e sicurezza.

La manutenzione/controllo preventivo comprende la fornitura di tutte le parti di ricambio, necessarie per l’esecuzione a “regola d’arte” delle attività; le parti di ricambio dovranno essere nuove e possedere qualità e caratteristiche non inferiori a quelle originali e, comunque, non dovranno comportare uno scadimento della qualità dell’apparecchiatura manutenuta; dovranno, inoltre, essere rispondenti alle indicazioni del costruttore e alle relative norme di sicurezza.

L’Inail si riserva il diritto di rifiutare materiali o parti di ricambio, anche se già posti in opera, qualora - a suo insindacabile giudizio – essi siano ritenuti per qualità, tipo e lavorazione non adatti al perfetto funzionamento delle apparecchiature e, quindi, non accettabili.

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Nel caso in cui i costruttori degli strumenti rendessero disponibili, durante la vigenza contrattuale, nuovo firmware o nuova versione del software di gestione dello strumento o dei dati, il Fornitore è tenuto ad applicarli, per quanto necessario o compatibile.

3.3.2 Servizio di Manutenzione correttiva

Gli interventi di manutenzione correttiva consistono nell’accertamento della presenza di un guasto, di un malfunzionamento o della necessità di sostituire parti usurate, nell’individuazione delle cause che hanno determinato il guasto o malfunzionamento e nel ripristino della originale funzionalità, integrità e sicurezza dell’apparecchiatura.

La manutenzione correttiva è prevista per tutte le apparecchiature oggetto del presente appalto.

Il numero degli interventi di manutenzione correttiva, eseguito da personale tecnico qualificato, deve intendersi illimitato.

Tutte le procedure manutentive, le relative documentazioni e le registrazioni dell’affidatario (schede di verifica, inventariali, schede strumento, ecc.) devono rispondere ai requisiti prescritti dalle Norme UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 10012 e UNI CEI EN ISO/IEC 17025.

Il Fornitore deve eseguire gli interventi di manutenzione correttiva in conformità alle prescrizioni riportate nei libretti di manutenzione di ogni singola apparecchiatura, ove presenti, e comunque secondo le indicazioni fornite dal costruttore dell’apparecchiatura stessa, la normativa di riferimento e la buona prassi di lavoro.

Tutti gli interventi devono essere eseguiti a regola d’arte, da tecnici specializzati e nel rispetto delle norme vigenti.

Nella manutenzione correttiva rientrano le prestazioni che, a titolo esemplificativo e non esaustivo, sono di seguito indicate:

- accertamento della presenza di un guasto o di un malfunzionamento dell’apparecchiatura o dell’accessorio, ovvero del software connesso alla gestione degli strumenti e delle apparecchiature;

- individuazione delle cause che hanno determinato il guasto o malfunzionamento;

- rimozione delle suddette cause e ripristino della originale funzionalità e integrità dell’apparecchiatura, compresi gli accessori, i PC e le stampanti anche mediante eventuali aggiornamenti/reinstallazione del firmware e/o del software, sostituzione di parti di ricambio, di parti soggette a usura e materiali di consumo;

- esame dell’integrità dell’apparecchiatura e della efficacia delle prestazioni eseguite mediante verifica funzionale.

La manutenzione correttiva include, di regola, la verifica di sicurezza elettrica specifica dello strumento e comprende la fornitura di tutte le parti di ricambio, necessarie per l’esecuzione a “regola d’arte” delle attività; le parti di ricambio dovranno essere nuove e possedere qualità e caratteristiche non inferiori a quelle originali e, comunque, non dovranno comportare uno scadimento della qualità dell’apparecchiatura manutenuta;

dovranno, inoltre, essere rispondenti alle indicazioni del costruttore e alle relative norme di sicurezza.

L’Inail si riserva il diritto di rifiutare materiali o parti di ricambio, anche se già posti in opera, qualora – a suo insindacabile giudizio – essi siano ritenuti per qualità, tipo e

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lavorazione non adatti al perfetto funzionamento delle apparecchiature e, quindi, non accettabili.

Nel caso in cui il Fornitore ritenga necessario l’intervento diretto del costruttore dovrà darne immediata comunicazione a Inail e attendere il nulla osta dell’Istituto per l’attivazione dell’intervento stesso.

Nessun costo aggiuntivo potrà essere richiesto all’Inail – a tale titolo – dal Fornitore.

Qualora si renda necessario procedere alla riparazione di un’apparecchiatura e/o delle sue componenti presso la sede del Fornitore o presso sedi di terzi, il trasporto – sia sul territorio nazionale che estero – sarà effettuato dal Fornitore a proprio rischio e pericolo e le relative spese, comprese quelle per l’imballo, la spedizione e l’assicurazione, rimarranno a suo carico.

Sarà cura di Inail produrre il documento di consegna che attesti l’avvenuto conferimento del bene al Fornitore.

3.3.3 Servizio di Manutenzione “a gettone” o “una tantum”

Il servizio di manutenzione “a gettone” o “una tantum” riguarda le apparecchiature per le quali si ritiene utile eseguire una verifica di controllo non a seguito di singoli episodi di guasto o malfunzionamento ma, ad esempio, una manutenzione c.d. predittiva, consistente in interventi operati a seguito del verificarsi di eventi che lascino presumere un possibile guasto; oppure in previsione di rimessa in funzione di un’apparecchiatura rimasta inattiva per un periodo prolungato.

Tale tipologia di intervento comporta attività della stessa natura di quelle relative alla manutenzione preventiva, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo:

- revisione, pulizia, igienizzazione e lubrificazione di tutte le parti mobili, tramite smontaggio e rimontaggio;

- sostituzione delle parti elementari (gommini, viti, copri perni), controllo dei cuscinetti, etc.;

- verifica ed eventuale sostituzione di comandi elettrici, spinotti di collegamento, etc.;

- ogni ulteriore intervento necessario per assicurare la perfetta funzionalità e sicurezza.

La manutenzione “a gettone” include, di regola, la verifica di sicurezza elettrica specifica dello strumento.

È facoltà di Inail di richiedere fino a un massimo di 20 interventi “a gettone” nell’arco del biennio di durata contrattuale, indipendentemente dalla tipologia di strumenti.

3.3.4 Casi particolari di attività di manutenzione

Per quanto riguarda i computer e le stampanti connessi con le apparecchiature delle officine e da laboratorio, nonché i relativi software, il Fornitore terrà in debito conto che tali apparecchiature – unitamente ad altri moduli – supportano un sistema analitico complesso, con particolare riferimento ai computer, ove sovente risulta installato il software gestionale dell’apparecchiatura stessa.

In caso di malfunzionamento o disinstallazione dei software esistenti, se non risulti possibile la reinstallazione del software preesistente (ad esempio, per incompatibilità con nuovi hardware), il Fornitore deve provvedere - a propria cura e spese - all’installazione

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di un nuovo software sul sistema hardware sostituito (ove esistente presso la ditta costruttrice dell’apparecchiatura analitica), al fine di riportare il sistema nelle condizioni di funzionamento precedenti il guasto, meccanico o informatico.

La fornitura di nuovi software o di nuovo hardware non sarà intesa come up-grade (miglioramento tecnologico) ma considerata come mera sostituzione al fine del mantenimento del livello analitico e operativo dello strumento.

3.4 SERVIZI DI TARATURA, VERIFICA FUNZIONALE, CONFERMA METROLOGICA 3.4.1 Servizi di taratura, verifica funzionale, conferma metrologica - Programmati

I controlli di funzionalità e le tarature, se necessarie, sono volti alla verifica periodica delle prestazioni rese rispetto alle specifiche dichiarate dal produttore.

Tutte le attività comprese nel servizio in argomento devono essere svolte in conformità ai protocolli delle case costruttrici delle apparecchiature (o Linee Guida e/o libretti di manutenzione).

Non sono ammesse tarature effettuate da Enti/Società non accreditati.

Le certificazioni attestanti l’esecuzione delle suddette attività devono essere fornite ai referenti Inail per la strumentazione interessata.

3.4.2 Servizi di taratura, verifica funzionale, conferma metrologica - “a Gettone”

I servizi di taratura (se necessari), di verifica funzionale, conferma metrologica (se necessari) richiesti “a gettone” riguardano le apparecchiature per le quali non è prevista una taratura periodica ma l’esecuzione “una tantum” di interventi della stessa natura di quelli programmati, dai quali differiscono unicamente per le modalità di attivazione del servizio.

È facoltà di Inail di richiedere fino a un massimo di 10 interventi “a gettone” nell’arco del biennio di durata contrattuale.

3.5 SERVIZI TRASVERSALI/ACCESSORI

3.5.1 Integrazione dell’Elenco assestato delle apparecchiature

Fermo restando quanto previsto al successivo paragrafo – Primo assestamento dell’Elenco attrezzature e del canone mensile – entro 15 giorni solari successivi alla data del Verbale di avvio del servizio il Fornitore deve rilasciare una nuova versione dell’Elenco assestato delle apparecchiature (Versione 1.1), che rappresenti una base anagrafica completa e integrata con tutte le informazioni mancanti nella precedente Versione 1.0.

I Dec (ognuno per le apparecchiature di propria competenza) e il Ruac concordano eventualmente per iscritto l’omissione di un numero comunque residuale di dati che si dimostrino oggettivamente non reperibili.

Di ogni dato mancante deve essere data opportuna evidenza nella suddetta versione integrata dell’Elenco assestato delle apparecchiature, con richiamo al relativo accordo tra Dec e Ruac sull’omissione del dato stesso.

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Al termine di ogni mese in cui si verifichi la necessità di registrare l’ingresso o l’uscita di apparecchiature viene rilasciata e inviata al Rup e ai Dec una versione aggiornata (Versione 1.1, 1.2, 1.3, ecc.) dell’Elenco assestato.

Il Fornitore censisce nelle versioni successive alla Versione 1.0 dell’Elenco assestato anche tutte le apparecchiature segnalate da Inail che non rientrano nel quantitativo di quelle coperte dal servizio oggetto del contratto, con idonea evidenza che permetta di filtrarle opportunamente (ad es. apparecchiature ancora coperte da garanzia o da previgenti contratti di manutenzione).

Ogni versione dell’Elenco assestato deve essere riportata su un foglio di lavoro, il cui tracciato dati (in assenza di variazioni/integrazioni concordate tra Dec e Ruac) coincide col tracciato fornito nell’allegato 2/A e 2/B – Elenco apparecchiature della sede di Vigorso di Budrio (BO) e della Filiale di Roma

3.5.2 Servizio di schedatura elettronica delle apparecchiature, identificativo mediante QR- CODE

Il Fornitore deve creare, entro 2 mesi dalla data del Verbale di avvio del servizio, una cartella elettronica per ciascun apparecchio censito nell’elenco, contenente l’apposita

“scheda strumentazione” corredata di una o più foto di ogni apparecchiatura e di qualsiasi altro documento necessario per identificare l’apparecchiatura stessa.

Più precisamente la cartella elettronica deve contenere:

- indice dei documenti presenti nella scheda:

- gli ordinativi e le fatture d’acquisto;

- stima del valore attualizzato dell’apparecchiatura;

- eventuali verbali di collaudo;

- le schede con la registrazione delle manutenzioni eseguite, i libretti di uso e manutenzione e le dichiarazioni di conformità:

- le garanzie del costruttore ancora attive;

- la valutazione dei rischi e i DPI da utilizzare nella gestione delle apparecchiature;

- il numero di cespite;

- le fotografie;

- documenti comprovanti la corretta rottamazione in caso di dismissione nel corso del periodo manutentivo.

L’insieme delle cartelle elettroniche deve essere consegnato al Rup su supporto elettronico.

Per ogni nuova apparecchiatura che entri a far parte dell’Elenco successivamente alla data di consegna del supporto elettronico, deve essere creata un’apposita cartella elettronica, da consegnare ad Inail (anche per e-mail).

Le singole apparecchiature dovranno essere dotate, a cura del Fornitore, di un QR-CODE con il supporto di un sistema informatico che consenta l’immediato accesso alla scheda elettronica dell’apparecchiatura direttamente dal telefono cellulare e/o dai tablet degli addetti alla Manutenzione e del personale Inail Individuato dal Committente (Rup, Dec, Verificatori).

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3.5.3 Revisione/Integrazione dei Libretti di Manutenzione e delle Schede di Manutenzione Entro 2 mesi dalla data del Verbale di avvio del servizio, il Fornitore deve ricostruire i Libretti di Manutenzione e/o le Schede di Manutenzione per tutte le apparecchiature per le quali, a valle dell’ultimo assestamento dell’Elenco delle apparecchiature (Allegati A/1 – Elenco apparecchiature), detti documenti risultino assenti.

I Dec (ognuno per le apparecchiature di propria competenza) e il Ruac concordano per iscritto l’omissione della ricostruzione dei Libretti di Manutenzione e/o delle Schede di Manutenzione ove ciò risulti oggettivamente impossibile.

In tale ipotesi il Fornitore, senza oneri aggiuntivi per Inail, provvederà alla elaborazione di una “Procedura di manutenzione” in luogo del Libretto e/o della scheda mancanti.

I nuovi Libretti di Manutenzione e le nuove Schede di Manutenzione (ovvero – ove concordato tra Dec e Ruac - le Procedure di manutenzione sostitutive dei Libretti e/o schede mancanti) devono essere redatti basandosi su:

- normativa di riferimento (Direttiva 2006/42/CE) e buone prassi di lavoro;

- indicazioni fornite dal costruttore dell’apparecchiatura interessata, se reperibili;

- la similitudine della tipologia costruttiva, in tutti gli altri casi.

Con riguardo a tutte le apparecchiature oggetto del servizio, il Fornitore può proporre modifiche/integrazioni migliorative del contenuto dei relativi Libretti e/o delle Schede di Manutenzione esistenti.

La mancata segnalazione di modifiche equivale alla tacita accettazione dei Libretti e delle Schede di Manutenzione attualmente disponibili.

Tutti i nuovi Libretti e Schede di Manutenzione nonché le modifiche a quelli esistenti devono essere preventivamente approvati da Inail e consegnati ai Dec della sede presso cui è ubicata l’attrezzatura in almeno una versione stampata e nella corrispondente versione elettronica.

3.6 SPECIFICHE PER LA GESTIONE DEL CONTRATTO

3.6.1 Attività di presa in carico – Primo assestamento dell’Elenco apparecchiature e del canone Mensile

L’elenco delle apparecchiature per le quali sono richiesti i servizi di cui al presente capitolato è riportato negli Allegati 2/A – Elenco apparecchiature Roma e 2/B – Elenco apparecchiature Vigorso di Budrio (BO).

Tale elenco riporta la specifica periodicità minima degli interventi di manutenzione e di taratura richiesti.

L’Elenco di cui agli Allegati 2/A – Elenco apparecchiature Roma e 2/B – Elenco apparecchiature Vigorso di Budrio (BO) (Versione 0) deve essere utilizzato ai fini della elaborazione dell’offerta in fase di gara.

Entro 15 giorni solari successivi alla data della stipula del contratto, il Fornitore è tenuto a produrre un primo aggiornamento dell’Elenco delle apparecchiature (Versione 1.0), che (con i successivi aggiornamenti 1.1, 1.2, 1.3, 1.n…. per aggiunta/dismissione di apparecchiature, ecc.) costituirà l’Elenco di riferimento ai fini dell’esecuzione del contratto e, in particolare, ai fini del pagamento delle prestazioni.

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Nella prima versione assestata dell’Elenco (Versione 1.0), i Dec e il Ruac, sulla base di esame congiunto tra i tecnici del Fornitore e quelli dell’Inail, potranno concordare – ove ritenuto necessario – modifiche degli adempimenti richiesti, in relazione a ciascuna apparecchiatura, rispetto a quelli contenuti nell’Elenco di cui agli Allegati 2/A – Elenco apparecchiature Vigorso di Budrio (BO) e 2/B – Elenco apparecchiature Filiale di Roma (Versione 0) utilizzato in gara (in particolare per quanto riguarda le frequenze di manutenzione).

La Versione 1.0 dell’Elenco assestato e l’eventuale ricalcolo dei complessivi canoni mensili unitari variati in conseguenza dell’assestamento devono essere sottoscritti dal Rup e dal Ruac per accettazione prima dell’avvio del servizio.

La variazione (in aumento o in diminuzione) del canone complessivo del servizio non potrà, comunque, cumulativamente essere superiore al 20% del canone iniziale offerto in sede di gara.

Piano generale del servizio

Entro 30 giorni solari dalla data del Verbale di avvio del servizio, il Fornitore è tenuto a produrre un Piano generale del servizio e a inviarne una copia a Inail.

Il Piano riporta, a più livelli di sintesi/dettaglio delle attività e con una periodicità almeno mensile, il Programma dei servizi da svolgere e le informazioni rilevanti per l’erogazione del servizio stesso nell’arco temporale di validità del contratto, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

- le scadenze e le durate previste per le attività di esecuzione degli interventi di manutenzione preventiva programmate, in modo analitico (cioè per ogni singola apparecchiatura) e – sulla base delle modalità operative scelte dal Fornitore – secondo “liste” aggregate (es.: per tipologia di attrezzatura, per sede; per livello di complessità, ecc.);

- i soggetti incaricati di svolgere le singole attività (tecnici interni, tecnici esterni);

- i tempi previsti per il servizio di integrazione dell’Elenco assestato delle apparecchiature;

- i tempi previsti per il servizio di Revisione/Integrazione dei Libretti di Manutenzione e delle Schede di Manutenzione (paragrafo 3.5.3);

- i tempi previsti per il servizio di Schedatura elettronica delle apparecchiature e di attivazione del servizio informatico di ricerca mediante QR-Code (paragrafo 3.5.2);

- le attività per il passaggio di consegne a fine contratto (paragrafo 3.6.5).

Si sottolinea che l’eventuale scadenza delle tarature vanno censite per tutte le apparecchiature per le quali è richiesto tale servizio, prestando attenzione alle indicazioni dei relativi certificati.

Il Piano generale del servizio rilasciato nella fase di presa in carico (Versione 1.0 – P.G.S.) costituisce – unitamente agli aggiornamenti successivi – il riferimento per la gestione del contratto.

Esso copre un orizzonte temporale di 2 anni e include, in tale lasso di tempo, le attività per il passaggio di consegne a fine contratto.

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Il Piano generale del servizio viene aggiornato con revisioni successive (Versione 1.1, 1.2, P.G.S. ecc.) a seguito di ogni entrata/dismissione di apparecchiature nel parco e di conseguenza nell’Elenco assestato.

Piano di qualità

Entro 15 giorni solari consecutivi dalla data della stipula, il Fornitore è tenuto a redigere il Piano di qualità del servizio e a inviarne una copia a Inail.

Nel Piano di qualità, redatto secondo la norma UNI ISO 10005, è raccolto in modo organizzato l'insieme dei documenti, degli standard, delle procedure e di quant’altro necessario a garantire l’agevole verifica del rispetto di tutti gli obblighi contrattuali, quali ad esempio:

- il sistema di responsabilità per la gestione del contratto;

- gli elenchi di apparecchiature oggetto dei servizi:

- le procedure e gli standard di modulistica per l’erogazione del servizio;

- il controllo delle risorse, dei sub-fornitori e dei pezzi di ricambio;

- le procedure per la gestione delle eventuali non-conformità contrattuali e loro risoluzione sistematica, ecc.

Personale del Fornitore – Elenco nominativo delle risorse tecniche

Entro 15 giorni solari dalla data di stipula del contratto il Fornitore deve inviare all’Inail l’Elenco nominativo del personale tecnico incaricato di eseguire i servizi programmati.

Tutto il personale del Fornitore incaricato di eseguire i servizi oggetto del presente appalto deve essere dotato di cartellino di riconoscimento dell’operatore, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, riportante la denominazione del Fornitore di appartenenza, generalità, numero di matricola, mansione e fotografia.

L’affidatario deve fornire al personale ogni dispositivo di protezione individuale necessario, nonché adottare ogni misura per garantire la sicurezza e la salute dei propri dipendenti e collaboratori che svolgono le attività nelle sedi svolgimento del servizio.

Detto personale deve essere in regola con ogni forma di assicurazione prevista dalle vigenti leggi per le specifiche attività lavorative, restando l’Inail esonerata da qualsiasi responsabilità per gli eventuali sinistri o danni subiti dal personale stesso o comunque per i danni eventualmente cagionati a terzi o a cose durante l’attività di manutenzione e di cui sarà ritenuto responsabile civilmente e penalmente l’affidatario.

Al fine di garantire una efficiente gestione delle attività, il personale del Fornitore deve essere destinato in maniera stabile ai singoli servizi, realizzando così un’organizzazione che riduca al minimo possibile la rotazione tra gli operatori e favorisca una migliore conoscenza dei locali e delle esigenze.

Il Fornitore riconosce all’Inail, nelle figure alternative del Rup e del Dec, la facoltà di richiedere la sostituzione del personale addetto allo svolgimento delle prestazioni contrattuali qualora sia ritenuto non idoneo alla perfetta e regolare esecuzione del singolo contratto.

In tal caso, a seguito di motivata richiesta da parte del Rup, il Fornitore si impegna a procedere alla sostituzione delle risorse con figure professionali di pari inquadramento e di pari esperienza e capacità, entro il termine di 15 (quindici) giorni solari dal ricevimento della comunicazione inviata dalla Stazione Appaltante e a garantire la continuità dell’erogazione delle prestazioni oggetto del contratto.

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L’esercizio di tale facoltà da parte della Stazione Appaltante non comporta alcun onere aggiuntivo per la stessa.

Il Fornitore deve comunicare al Dec competente ogni evento infortunistico nonché ogni assenza per malattia del personale tecnico incaricato del servizio.

Il personale indicato nell’Elenco delle risorse tecniche deve essere in possesso di qualifica e/o dei requisiti ivi previsti secondo la norma UNI EN 15628:2014 “Qualifica del personale di manutenzione”, nell’ambito dei tre livelli professionali ivi previsti:

- Livello 1: Specialista di manutenzione (preposto e/o operativo);

- Livello 2: Supervisore dei lavori di manutenzione e/o ingegnere di - manutenzione;

- Livello 3: Manager di manutenzione.

Al personale del Fornitore di cui all’elenco citato è consentito l’ingresso nei luoghi ove il servizio è svolto nel rispetto di tutte le relative prescrizioni di accesso.

Nel caso in cui per l’esecuzione di un intervento sia necessaria la partecipazione di tecnici non presenti nell’Elenco suindicato, il Fornitore provvederà – a fini di aggiornamento – ad indicarne i nominativi nei documenti di programmazione delle attività di cui al precedente paragrafo.

Definizione degli standard di modulistica e reportistica

Entro 15 giorni solari successivi alla data della stipula, il Fornitore è tenuto a sottoporre per approvazione al Rup gli standard di modulistica e reportistica necessari per la gestione del contratto.

In particolare dovrà produrre almeno:

- il formato e i contenuti minimi del Programma settimanale dei servizi;

- il formato e i contenuti minimi delle comunicazioni dal Dec al recapito di posta elettronica indicato dal Fornitore, per l’attivazione dei servizi di manutenzione correttiva e dei servizi a gettone;

- il format della reportistica degli interventi, è consentito l’uso di sistemi informatici per gestire la reportistica degli interventi, perché, tali sistemi, consentano, al personale di vigilanza dell’INAIL, di acquisire immediata copia del documento;

- eventuali contenuti integrativi concordati dell’Elenco assestato delle apparecchiature;

- lo standard per i Libretti di manutenzione e per le Procedure di manutenzione da elaborare in sostituzione dei Libretti mancanti, da sviluppare in accordo alle norme vigenti;

- lo standard per il Certificato di Pagamento e dei relativi Libretti di Servizio.

Il Rup deve approvare la modulistica entro i successivi 5 giorni e, comunque, al più tardi entro la data di avvio del servizio.

Registro per la tracciatura delle richieste e degli interventi

Entro 15 giorni solari successivi alla data di stipula il Fornitore deve rendere operativo e disponibile un Registro per la tracciatura delle richieste e degli interventi.

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Il Registro deve essere implementato attraverso un foglio elettronico accessibile on-line mediante i più comuni browser (es.: Google docs, ecc. accessibile tramite Explorer, Chrome, ecc.).

Nel registro, alimentato sistematicamente dal Fornitore, vengono riportate le informazioni salienti riguardanti gli interventi dei servizi programmati e le richieste di intervento “a gettone” o di manutenzione correttiva, quali in particolare:

- identificativo di riferimento della richiesta/intervento;

- data di ricezione della richiesta (per gli interventi “a gettone” o di manutenzione correttiva);

- nominativo del richiedente Inail;

- apparecchiatura interessata;

- descrizione classificata della richiesta di intervento;

- data e ora prevista di avvio dell’intervento;

- data e ora di avvio effettivo dell’intervento;

- data e ora di conclusione prevista dell’intervento;

- data e ora di conclusione effettiva dell’intervento;

- descrizione classificata dell’intervento eseguito e del suo esito;

- modalità di erogazione dell’intervento (invio di tecnici interni od esterni, spedizione a centro SIT accreditato per i Servizi di taratura, verifica funzionale, conferma metrologica ecc.);

- presenza di personale Inail;

- dati del tecnico responsabile dell’intervento.

Evento di Kick-off del Servizio

Almeno 15 giorni solari prima della data del Verbale di avvio del servizio il Fornitore dovrà organizzare un evento di Kick-off del servizio stesso, nell’ambito del quale dovrà illustrare al personale Inail individuato come referente/utilizzatore le caratteristiche e le modalità di esecuzione dello stesso e quant’altro utile a garantire il miglior utilizzo delle prestazioni oggetto del contratto.

Dello svolgimento di tale evento sarà dato atto nel Verbale di avvio del servizio.

Verbale di avvio del Servizio

Entro 30 giorni solari dalla data di stipula deve essere avviato il servizio.

L’avvio sarà formalizzato attraverso la sottoscrizione, da parte del Rup per Inail e del Ruac per il Fornitore, del Verbale di avvio del servizio.

La data di avvio del servizio è da intendere quale termine di riferimento (dies a quo) per il computo delle scadenze di pagamento delle prestazioni.

Sono propedeutici alla sottoscrizione del Verbale di avvio del servizio i seguenti documenti e adempimenti:

- Elenco assestato delle apparecchiature (Versione 1.0);

- Bozza del Piano generale del servizio;

- Piano di qualità;

- Registro per la tracciatura delle richieste;

- Elenco delle risorse impegnate;

- Definizione degli standard di modulistica e reportistica;

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- Svolgimento dell’evento di Kick-off.

3.6.2 Modalità di erogazione dei servizi

Modalità di erogazione dei servizi programmati

Gli interventi relativi ai servizi programmati (v. paragrafo 3.3.1 servizi di Manutenzione Preventiva, servizi di sicurezza elettrica e paragrafo 3.4.1 servizi di Taratura, verifica funzionale, conferma metrologica programmati) sono erogati sulla base del Piano generale del servizio predisposto dal Fornitore.

Con due settimane di anticipo e con cadenza mensile, il Fornitore inserisce nel Registro il Programma dei servizi e lo comunica ai Dec competenti per ciascuna delle sedi interessate (ogni mese “n” viene comunicato il programma dei mesi “n+2”), definito a partire dalle scadenze indicate nel Piano generale del servizio, con l’indicazione dei diversi interventi previsti sulle singole apparecchiature presenti nella sede.

Il programma specifica, tra l’altro:

- le apparecchiature interessate da nuovi interventi o per le quali sono ancora in corso interventi;

- il tipo di interventi programmati (manutenzione, taratura, ecc.) e le date di avvio e conclusione previste;

- se l’intervento è effettuato presso le sedi dell’INAIL con presenza fisica di tecnici del Fornitore ovvero tramite diagnostica da remoto (nel caso di presenza fisica di tecnici del Fornitore saranno indicati i nominativi dei tecnici incaricati dell’intervento, se diversi da quelli già presenti dell’Elenco del personale);

- se è previsto l’intervento di ditte terze o l’invio a centri esterni;

- se è richiesta la presenza di tecnici Inail.

Le date di esecuzione degli interventi possono essere variate – in occasione della programmazione settimanale – con uno scostamento di +/- 10 giorni lavorativi rispetto alle scadenze già fissate nel Piano generale del servizio.

Le nuove date concordate saranno riportate nel Registro per la tracciatura degli interventi.

L’effettuazione dei singoli interventi deve essere documentata mediante l’emissione di Rapporti di lavoro redatti secondo il modello condiviso mediante la procedura definita al precedente paragrafo.

I Rapporti di lavoro devono essere redatti in triplice copia, di cui una deve essere consegnata, a intervento completato, al Direttore dell’esecuzione, una al responsabile dell’apparecchiatura o altro soggetto incaricato da Inail, e una deve essere conservata dal Fornitore (è consentito l’uso di procedure informatiche per la gestione dei rapporti di lavoro che dovranno essere tuttavia preventivamente approvate dal RUP e concepite per garantire la stessa gestione del processo eseguito con i rapporti cartacei).

Per gli interventi eseguiti direttamente dal personale del Fornitore, il Rapporto di lavoro deve essere sottoscritto dal tecnico incaricato dal Fornitore e controfirmato dal Direttore dell’esecuzione del contratto o da un suo delegato, quale accettazione dell’esito dell’intervento, con effetto anche di “ripresa in carico” dello strumento.

Se l’intervento è eseguito da personale di ditte “terze”, al termine delle operazioni manutentive, il tecnico responsabile per il Fornitore provvede ad apporre la propria firma

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per benestare sul documento attestante l’esecuzione dell’intervento prodotto dalla ditta esterna che sarà allegato al Rapporto di lavoro.

Per consentire la puntuale rintracciabilità della documentazione, tutte le richieste di attivazione di intervento e i relativi rapporti di lavoro devono essere singolarmente gestiti in relazione alle specifiche apparecchiature.

A valle dell’approvazione da parte del Dec, il Fornitore registra l’intervento sulla Scheda di Manutenzione, allegando, se del caso, i documenti tecnici/relazioni derivanti dall’elaborazione di eventuali misurazioni eseguite e riporta le date di chiusura dell’intervento sul Registro.

Modalità di erogazione del servizio di Manutenzione correttiva – livelli minimi di servizio

Gli interventi di manutenzione correttiva si svolgono a seguito di segnalazioni di eventuali malfunzionamenti o guasti dell’apparecchiatura che richiedono l’intervento del Fornitore.

Il guasto o malfunzionamento è segnalato dal referente Inail per l’apparecchiatura interessata inserendo una richiesta nel Registro degli interventi e inviando un’email di notifica per richiederne il pronto intervento; il Fornitore deve, in entrambi i casi, garantire l’effettuazione di una prima diagnosi del guasto contestualmente alla segnalazione o, al più tardi, entro i due giorni lavorativi successivi alla richiesta e all’eventuale sopralluogo del tecnico competente.

Entro tre giorni lavorativi dalla segnalazione, il Fornitore deve inserire nel citato Registro la programmazione dell’intervento, che deve essere avviato entro e non oltre 5 giorni lavorativi dalla suddetta richiesta e concluso entro e non oltre 20 giorni lavorativi dalla richiesta stessa (fatte salve documentate difficoltà nell’approvvigionamento dei pezzi di ricambio).

Per le apparecchiature identificate negli Allegati 2/A – Elenco apparecchiature, individuate con notazione Livello di Servizio Speciale, l’intervento deve essere avviato entro e non oltre 1 giorno lavorativo dalla richiesta.

Nel programma di risoluzione dell’intervento, il Fornitore specifica se l’intervento stesso è effettuato tramite sopralluogo diagnostico, ovvero tramite intervento da remoto, comunicando – in caso di sopralluogo – i nominativi di tali tecnici, se diversi da quelli già presenti nell’Elenco delle risorse tecniche e chiarendo se è richiesta anche la presenza di tecnici Inail.

L’esecuzione dei singoli interventi deve essere documentata mediante l’emissione di Rapporti di lavoro redatti secondo il modello prestabilito al precedente paragrafo.

I Rapporti di lavoro devono essere redatti in triplice copia, di cui una deve essere consegnata, a intervento completato, al Direttore dell’esecuzione, una al responsabile dell’apparecchiatura o altro soggetto incaricato da Inail, e una deve essere conservata dal Fornitore.

Se l’intervento è eseguito da personale di ditte “terze”, al termine delle operazioni manutentive, il tecnico responsabile per il Fornitore provvede ad apporre la propria firma per approvazione sul documento attestante l’esecuzione dell’intervento da parte della ditta esterna che sarà allegato al Rapporto di lavoro.

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A valle dell’approvazione da parte del Dec, il Fornitore registra l’intervento sulla Scheda di Manutenzione, allegando, se del caso, gli elaborati tecnici/relazioni derivanti dall’elaborazione di misure eseguite e riporta le date di chiusura dell’intervento sul Registro degli interventi.

Modalità di erogazione dei servizi “a gettone” o “una tantum” - livelli minimi di servizio

Gli interventi “a gettone” o “una tantum” possono riguardare richieste di manutenzione da effettuare a titolo cautelativo (manutenzione predittiva o per rimessa in esercizio) (v.

paragrafo 3.3.3), o richieste di taratura non pianificate (v. paragrafo 3.4.2).

Il referente Inail per l’apparecchiatura interessata attiva un intervento “a gettone”

inserendo una richiesta nel Registro degli interventi e inviando un’email di notifica al Presidio fisso o chiamando il servizio di Assistenza telefonica (ove offerto dal Fornitore) per richiederne l’intervento.

Entro tre giorni lavorativi dalla richiesta, il Fornitore deve inserire nel citato Registro la programmazione dell’intervento, che deve essere avviato entro e non oltre 5 giorni lavorativi dalla suddetta richiesta e concluso entro e non oltre 20 giorni lavorativi dalla richiesta stessa (fatte salve documentate difficoltà nell’approvvigionamento dei pezzi di ricambio).

L’esecuzione dei singoli interventi deve essere documentata mediante l’emissione di Rapporti di lavoro redatti secondo il modello definito al precedente paragrafo.

I Rapporti di lavoro devono essere redatti in triplice copia, di cui una deve essere consegnata, a intervento completato, al Direttore dell’esecuzione, una al responsabile dell’apparecchiatura o altro soggetto incaricato da Inail, e una deve essere conservata dal Fornitore.

Se l’intervento è eseguito da personale di ditte “terze”, al termine delle operazioni manutentive, il tecnico responsabile per il Fornitore provvede ad apporre la propria firma per approvazione sul documento attestante l’esecuzione dell’intervento da parte della ditta esterna che sarà allegato al Rapporto di lavoro.

A valle dell’approvazione da parte del Dec, il Fornitore registra l’intervento sulla Scheda di Manutenzione, allegando, se del caso, gli elaborati tecnici/relazioni derivanti dall’elaborazione di misure eseguite (es. nel caso di cappe aspiranti) e riporta le date di chiusura dell’intervento sul Registro degli interventi.

3.6.3 Rapporti periodici

Il fornitore deve predisporre e inviare al Dec - entro e non oltre il giorno 5 del primo mese di ogni trimestre - un Rapporto, in formato digitale, contenente i seguenti dati analitici e riassuntivi:

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1. l’elenco degli interventi effettuati nel mese di riferimento con l’indicazione di:

- identificativo dell’intervento

- tipo di servizio nel cui ambito l’intervento è stato erogato (Manutenzione preventiva, correttiva, a gettone, taratura programmata, ecc.)

- data di ricezione della richiesta (fatta eccezione per manutenzione preventiva o taratura programmata)

- data di avvio dell’intervento

- data di ultimazione dell’intervento

- giorni utilizzati per evadere la richiesta (differenza tra data di ultimazione e data di ricezione della richiesta)

- eventuali criticità operative

I dati sopra riportati devono essere coincidenti con quelli ricavabili dai rapporti di lavoro relativi ai singoli interventi;

2. riepilogo del numero di interventi effettuati nel mese e dall’inizio del contratto, suddiviso per tipo di servizio;

3. tempo medio di evasione delle richieste (somma dei giorni per evasione richiesta/numero degli interventi effettuati) nel mese e dall’inizio del contratto;

4. elenco delle modifiche del quantitativo delle apparecchiature e delle frequenze degli interventi programmati registrate nel mese di riferimento e dall’inizio del contratto;

5. riepilogo del numero di apparecchiature in carico;

6. accertamento della Regolare Esecuzione – Certificato di Pagamento: il rapporto deve contenere, altresì, ai fini della consuntivazione e della fatturazione trimestrale delle prestazioni, un certificato di pagamento, composto anche da un

“libretto dei servizi”, con il canone mensile unitario corrispondente a quanto offerto in gara e il prodotto del numero di apparecchiature per il canone mensile unitario.

Il numero di apparecchiature da considerare, a tal fine, è quello risultante dalla versione più aggiornata dell’Elenco assestato.

Il canone mensile unitario è quello derivante dall’aggiornamento dell’offerta iniziale in ragione delle successive variazioni delle frequenze di intervento.

L’accertamento della regolare esecuzione degli obblighi contrattuali sarà certificato dal Rup, con il supporto del Direttore Esecutivo del Contratto (Dec) mediante l’emissione del Certificato di Pagamento, predisposto dall’appaltatore all’interno del predetto Rapporto, verificato certificato dal Dec e sottoscritto dal RUP, in cui saranno riportati i seguenti dati:

- quadro economico del contratto;

- calcolo del compenso progressivo e del compenso netto, con l’indicazione delle date delle somme già autorizzate;

- Libretto dei servizi eseguiti in cui si potranno riepilogare, divisi per sede, le manutenzioni programmate, le manutenzioni correttive e le eventuali manutenzioni a gettone, con la verifica delle rimanenze rispetto al tetto contrattuale.