Per creare un nuovo TEMPLATE DI CONDIVISIONE:
Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione DASHBOARD.
Accedi alla sezione TEMPLATE CONDIVISIONE.
Clicca sul simbolo + AGGIUNGI NUOVO posizionato in alto a destra.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, in corrispondenza dell’area DATI GENERALI, attiva l’opzione associata alla tipologia di template che stai
creando: FILE o E-MAIL. Se vuoi creare un template da poter utilizzare in fase di condivisione di file, seleziona FILE; se invece vuoi creare un template da utilizzare per inviare e-mail cifrate nella sezione SECURE MAIL, seleziona E-MAIL.
Indica nell’apposito campo il NOME da assegnare al nuovo template.
Scegli a quale azienda il template dovrà essere reso disponibile selezionando la voce di tuo interesse dal menù a tendina.
Seleziona il colore da abbinare al template predefinito cliccando sul quadratino colorato o digitando il codice colore nel campo associato.
Nel campo DESCRIZIONE, inserisci una breve descrizione che consenta di avere un rapido riferimento al template che si sta creando.
Nell’area DISPONIBILE PER, inserire gli username degli utenti e/o i nomi dei gruppi di utenti a cui il template potrà essere reso disponibile; inserire TUTTI per renderlo visibile a tutti gli utenti dell’azienda sopra selezionata.
Configura le limitazioni specifiche che vuoi abbinare al template che stai creando selezionandole nell’area PROTEZIONI.
Premi SALVA per confermare le configurazioni impostate.
Nota: il nome associato ad un template deve essere univoco. Qualora si tenti di inserire un template con un nome già utilizzato, apparirà un messaggio d’errore indicante che l’elemento specificato è già esistente.
7.2.1 Limitazioni
DISABILITA UPLOAD – se attivata, l’opzione nega al destinatario della condivisione di effettuare upload all’interno della cartella che gli è stata condivisa: è possibile personalizzare questa limitazione scegliendo se disabilitare, attraverso i relativi checkbox, l’upload dei file, la creazione di sottocartelle o entrambi.
DISABILITA STAMPA – se attivata, l’opzione nega al destinatario la possibilità di stampare ciò che gli è stato condiviso.
DISABILITA DOWNLOAD – se attivata, l’opzione nega al destinatario la possibilità di scaricare in locale ciò che gli è stato condiviso.
DISABILITA RIMUOVI – se attivata, l’opzione nega al destinatario la possibilità di cancellare le risorse che gli sono state condivise.
DISABILITA RINOMINA – se attivata, l’opzione nega al destinatario la possibilità di rinominare le risorse che gli sono state condivise.
DISABILITA MODIFICHE – se attivata, l’opzione nega al destinatario la possibilità di lavorare e modificare il contenuto di un file.
DISABILITA OFFLINE (SOLO PER FILE ENCRYPTOR) – se attivata, l’opzione nega al destinatario la possibilità di accedere a file cifrati in modalità offline.
DISABILITA STAMPA SCHERMO E CATTURA VIDEO – se attivata,
l’opzione nega al destinatario la possibilità di catturare lo schermo mentre il file condiviso è aperto.
DETER PHOTO SHOTS – se attivata, l’opzione rende visibile al destinatario il documento condiviso una porzione alla volta, in corrispondenza dell’area in cui si trova il cursorse.
WATERMARK – se attivata, l’opzione applica una filigrana sul documento.
Un volta attivato il comando relativo:
– dall’apposito menù a tendina, scegli se applicare il watermark a schermo intero oppure in obliquo.
– tramite la checkbox relativa, scegli se applicare il watermark solo su stampa.
– nel campo di testo apposito, personalizza il watermark da applicare sulla base delle indicazioni fornite cliccando sull’icona di informazioni.
– Seleziona il colore e la trasparenza da applicare al testo del watermark dalla palette dei colori disponibili.
– Seleziona il colore e la trasparenza da applicare al background del watermark dalla palette dei colori disponibili.
SCADENZA – se attivata, l’opzione imposta una data di scadenza alla
7.2.2 Permessi
All’interno di ciascun template di condivisione, è possibile impostare uno o più dei seguenti PERMESSI:
PERMETTI VERSIONING – se attivata, l’opzione consente al destinatario di accedere alle versioni precedenti del file condiviso.
PERMETTI AUDITING – se attivata, l’opzione consente al destinatario di visualizzare tutte le operazioni effettuate sul file condiviso.
PERMETTI ANNOTAZIONI – Se attivata, l’opzione consente al destinatario di visualizzare le annotazioni apposte nel file.
PERMETTI RICONDIVISIONE – se attivata, l’opzione consente al destinatario di condividere a sua volta l’oggetto ricevuto.
PERMETTI CLASSIFICAZIONE – se attivata, l’opzione consente al destinatario di classificare ciò che lui stesso ha ricevuto in condivisone.
7.2.3 Notifiche
All’interno di ciascun template di condivisione, è possibile attivare l’opzione NOTIFICHE. Se attivata, l’opzione invia una notifica al mittente della condivisione qualora sia effettuata un’operazione sul file condiviso o classificato con quel template. L’attivazione della notifica può avvenire in modalità:
BIDIREZIONALE – qualora un utente effettui un’operazione sulla risorsa condivisa o classificata con il template, la notifica verrà inviata solo al proprietario originale della risorsa stessa.
DISTRIBUITA – qualora un utente destinatario della condivisione effettui una modifica sulla risorsa condivisa o classificata con il template, la notifica verrà inviata a tutti gli utenti in possesso della risorsa stessa.
L’opzione NOTIFICA da associarsi al template può essere ulteriormente
personalizzata: attraverso le checkbox poste in quest’area (NUOVI CONTENUTI, MODIFICHE, CANCELLAZIONI E SPOSTAMENTI, ALTRE OPERAZIONI), è possibile
ciascuna delle quali meglio specificata dall’icona INFO posta accanto a ciascuna macro area.