Le attività amministrative

Le attività amministrative sono quelle attività che precedono e seguono l'analisi di laboratorio in senso stretto e appartengono, rispettivamente, ai sub-processi "Accettazione " e "Redazione del rapporto di prova".

3.2.1 Il livello di riferibilità: singola analisi o pacchetto di analisi

Come descritto nel §2.4 del presente lavoro, al variare dell'oggetto di costo ('pacchetto' o 'singola analisi') variano i livelli di attribuzione di queste attività. Se l'oggetto di costo è il pacchetto esse non sono riferibili alle singole analisi che ne fanno parte ma al

pacchetto complessivamente considerato; in un certo senso questi costi possono essere classificati come congiunti, sebbene la fonte della congiunzione non sia tecnica ma normativa. Se, infatti, muta la legislazione di riferimento, tale congiunzione può venire meno. Se invece l'oggetto di costo è la singola analisi, e sono a essa direttamente riferibili, e rappresentano dei costi speciali.

3.2.2 Lo studio dei tempi standard

Queste attività coinvolgono un'unica risorsa: il personale dell'ufficio tecnico- commerciale del settore di riferimento. Pertanto il costo da attribuire al pacchetto (o

all'analisi) presuppone la stima del tempo di svolgimento dell'attività per l'oggetto di costo considerato. Il sub-processo 'Accettazione' si articola nelle seguenti attività: 1) "Redazione dell'offerta"

2) "Creazione contratto" 3) "Accettazione campioni"

La redazione dell'offerta consiste nella compilazione di un apposito modulo che indica per ogni analisi il relativo prezzo. Osservazioni dirette e interviste al personale

coinvolto hanno fatto emergere una certa variabilità nel tempo di svolgimento di questa attività. Nel caso dei pacchetti, questa variabilità è legata principalmente al numero di analisi da questo previste: maggiore è il numero di analisi, maggiore sarà il tempo di redazione dell'offerta. Così, con la collaborazione dei referenti commerciali è stato possibile individuare dei gruppi di pacchetti caratterizzati da un identico tempo di svolgimento.

Nel caso invece di singole analisi (plastica e altri materiali) il tempo di esecuzione dipende dall'oggetto da analizzare o, più precisamente, dalle condizioni d'uso dello stesso. Avvalendomi anche in questo caso della collaborazione del personale dedicato, le analisi delle plastiche (o altri materiali) sono state riunite in due categorie e per ognuna è stato rilevato il tempo standard:

- analisi su materiali/oggetti destinati a venire a contatto con tutti i tipi di alimenti e in tutte le condizioni di tempo e temperatura;

- analisi su materiali/oggetti con limitazioni d'uso: in questo caso è necessario uno studio più approfondito dell'oggetto da analizzare, al fine di individuare la/e prove da eseguire per accertarne l'idoneità d'uso.

Il costo dell'attività di redazione dell'offerta nei due casi descritti sarà calcolato moltiplicando il costo orario medio (€/h) per il tempo standard del gruppo di cui il pacchetto/analisi fanno parte. Una volta redatta, l'offerta è trasmessa a cliente; se quest'ultimo accetta la proposta, l'ufficio commerciale provvederà alla creazione del contratto, che richiede un tempo standard, indipendente dal tipo di analisi o pacchetto. Analogamente l'attività di accettazione dei campioni inviati dal cliente consiste in una serie di operazioni che comportano un tempo di svolgimento costante. Al termine

dell'analisi di laboratorio i referenti tecnici di settore provvedono alla redazione del rapporto di prova (Rdp), un documento nel quale, per ogni analisi eseguita sul campione, sono indicati i risultati ed i relativi limiti di legge. Si allega un esempio di Rdp (Fig. 3.2) relativo a un prodotto in carta riciclata sul quale è stata verificata la conformità ai criteri di sicurezza Ecolabel (pacchetto di analisi). Il documento si articola in due sezioni, 'Informazioni sul campione' e 'Risultati Analitici'. La prima contiene una serie di dati relativi a:

- campione: data, luogo e competenza del prelievo, data di arrivo in laboratorio; - la normativa rispetto alla quale è stata verificata la conformità ('riferimenti'); - la data iniziale e finale della/e prova/e.

Nella seconda sezione sono riportati i risultati analitici: per ogni sostanza ricercata sul campione, che troviamo elencata nella parte destra, è indicata l'unità di misura (u.m.), i valori risultanti dalla relativa prova e il limite legale di riferimento.

Fig. 3.2: Il Rapporto di Prova

La redazione del rapporto di prova richiede un tempo variabile in funzione del tipo di pacchetto, per le analisi delle carte, e del numero di analisi per tutti gli altri tipi di materiali. Nel primo caso sono stati individuati gruppi di pacchetti caratterizzati da un identico tempo di svolgimento; nel secondo caso invece sono stati rilevati tre tempi standard (minimo, medio e massimo) in base al numero di prove eseguite: il tempo minimo è quello impiegato per redigere un Rdp relativo ad un campione sul quale sono state eseguite meno di 5 analisi, quello medio se il numero di analisi è compreso tra 5 e 10, ed infine il tempo massimo nel caso di più di 10 analisi. Quindi, nel primo caso, relativo ai pacchetti, il costo di redazione del rapporto di prova sarà ottenuto

moltiplicando il costo nell'unità di tempo per il tempo standard del gruppo di cui il pacchetto fa parte. Nel caso invece delle analisi sui materiali diversi da carta, il tempo standard di riferimento è quello del gruppo in cui ricade il numero di analisi richieste dal cliente, che si moltiplicherà per il costo orario medio. Se sul campione, ad esempio, è stata eseguita una sola prova, il tempo da impiegare è quello minimo ('numero di analisi inferiore a 5').

Una volta redatto, prima di essere inviato al cliente, il rapporto di prova deve essere convalidato dal direttore del laboratorio. Per questa micro-attività è stato individuato un tempo standard unico per tutte le analisi/pacchetti del laboratorio.

Con l'imputazione delle attività di natura amministrativa si completa l'allocazione dei costi diretti, rispetto all'analisi/pacchetto. La Fig.3.3 fornisce uno schema di sintesi dei costi diretti e delle relative modalità di imputazione, nell'ipotesi di un pacchetto di analisi (al centro della figura). I costi diretti sono distinti in costi 'speciali' e

'specializzati', riprendendo la classificazione proposta da Collini (2008): i costi speciali sono i costi delle risorse che sono state attribuite secondo criteri di specialità, senza

ricorrere a basi di allocazione ma in maniera oggettiva, mediante il prodotto della quantità per il relativo prezzo. Mi riferisco, in particolare, ai reagenti e materiali usa e getta,ai relativi costi di smaltimento, ai consumabili degli strumenti e al personale (amministrativo e tecnico, impiegato nella preparativa). I costi specializzati sono invece i costi delle apparecchiature e del personale dedicato all'analisi strumentale; tali risorse, comuni a tutto il laboratorio, sono state 'specializzate', rispettivamente, mediante i cdc operativi, ed il Time Driven ABC.

Fig. 3.3: Schema di imputazione dei costi diretti nel caso di pacchetti di analisi Mentre i costi delle risorse impiegate nel sub-processo Analisi di Laboratorio sono sempre riferibili alle singole analisi, ognuna caratterizzata da una distinta attività

preparativa e strumentale, i sub-processi di Accettazione e Redazione dell'Rdp hanno un diverso livello di riferibilità in funzione dell'oggetto considerato, pacchetto o analisi singola. Nel primo caso (cui si riferisce la Fig. 3.3) queste attività sono attribuibili al pacchetto in quanto non si ripetono per ogni analisi: al cliente sarà presentata un'unica offerta e un unico Rdp, contenente i risultati di tutte le prove previste dal pacchetto. In pratica questi costi sono diretti rispetto al pacchetto ma indiretti rispetto alle analisi che lo compongono.