Come suddividere l'organizzazione di un evento

Come sottolineato, organizzare e progettare un evento è un processo delicato, suddivisibile in diverse fasi, ognuna delle quali curata nei minimi dettagli, al fine di ottenere un risultato finale soddisfacente. Pertanto, si cercherà di illustrale sinteticamente, in modo da fornire una chiara visione del lavoro necessario per creare un evento efficace. In primo luogo, è necessario comprendere nel progetto una fase di

tipo preliminare, la progettazione strategica,solitamente tracciata in concerto con un consulente esperto, il quale ha il compito di fornire all'ente o società un ausilio circa il tipo di evento piu' adatto da scegliere, soprattutto sulla base che la realtà d'interesse intende perseguire. Si ricorda, infatti, che a seconda dell'intento cui si mira, vi può essere una tipologia di evento che vi si presti maggiormente. Proprio in tal senso il consulente, sulla base dell'esperienza pregressa, delle conoscenze, delle competenze e dei dati a disposizione, apporterà un contributo finalizzato a guidare il committente nella scelta piu' adatta, al superamento degli ostacoli ed alla risoluzione dei problemi che, inevitabilmente, potrebbero sopraggiungere nel corso della progettazione. Successivamente, si entra in quella che è la fase centrale, il cuore di ogni creazione di un evento, vale a dire quella operativa e deputata a pianificare le componenti piu' tecniche e specifiche. Partendo dal presupposto che ogni ente o società ha una precisa strategia comunicativa è necessario, come primo step, porre in evidenza gli obiettivi che si intende perseguire attraverso l'evento in questione. In tal senso, essi dovranno rispecchiare la propria l'identità e filosofia generale, risultando chiari e, soprattutto realistici. Nel caso di una società sportiva dilettantistica, ad esempio, un saggio di fine anno avrà l'intento di dimostrare l'accurato e duro lavoro svolto durante i mesi precedenti, ponendosi anche l'obiettivo di generare un passaparola positivo nel pubblico di riferimento, riuscendo inoltre ad ottenere un proprio articolo dedicato sui giornali locali. Ogni obiettivo, è doveroso ricordarlo, va tarato su quella che è la propria dimensione e sulle risorse a disposizione. In seguito alla stesura ed alla definizione degli obiettivi, vanno individuati i pubblici ai quali rivolgersi ed i loro segmenti specifici. Naturalmente, la scelta da operare andrà eseguita tenendo conto di quali siano gli interessi dei diversi segmenti, al fine di far coincidere gli interessi con i contenuti proposti. La tecnica piu' funzionale all'individuazione dei diversi interessi è rappresentata dalle interviste, mirate a comprendere cosa aggradi maggiormente gli

stakeholder di riferimento, ma anche le relazioni e le conversazioni quotidiane,

essenziali per costruire e mantenere, nel tempo, rapporti positivi e costruttivi. Queste ultime possono essere portate avanti sia sulle piattaforme digitali a disposizione, sia nella realtà concreta e fattuale.

Dall'individuazione dei pubblici, è possibile trarre la lista di persone da invitare e, conseguentemente, scegliere la tipologia di messaggi che si intende comunicare attraverso l'evento. Intuitivamente, il contenuto dei messaggi sarà composto dai valori identitari della realtà d'interesse, valori che la contraddistinguono nel contesto operativo di riferimento e dove, si auspica, i pubblici si rispecchino. I messaggi, per risultare maggiormente efficaci, devono caratterizzarsi per capacità evocativa e di sintesi, al fine di coinvolgere e far identificare con essi gli stakeholder. Successivamente alla definizione dei suddetti aspetti, si potrà procedere con la stesura di un piano di lavoro, funzionale anche alla costruzione della fase logistica ed organizzativa. Attualmente, gli strumenti informatici d'ausilio a questo processo sono numerosi e completi, dotati di funzioni particolari in grado di soddisfare sostanzialmente ogni idea emersa nella progettazione. Definizione dei ruoli, del timing delle diverse fasi, delle milestones ovvero i traguardi significativi ed intermedi che ci si propone di raggiungere nel corso del progetto: tutti questi aspetti, grazie a specifici programmi, possono essere collezionati in un database utile ad analizzare e verificare il rispetto e lo svolgimento delle attività nei tempi e nei modi prestabiliti. Le risorse economiche, infine, rappresentano un punto assai delicato. Pur stabilendo in partenza un tetto di massima di risorse investibili, e suddividendolo tra le diverse voci, il rapporto tra entrate ed uscite non è mai preventivabile in maniera certa. In tale ottica l'ente o società d'interesse, pertanto, dovrà quantomeno prospettare un'ipotesi quanto piu' realisticamente vicina alla realtà, tenendo conto dei diversi fattori in gioco. L'ultima fase della progettazione di un evento, prima della misurazione dei risultati conclusiva, è rappresentata dall'organizzazione logistica. In questa fase, il compito dell'ente o società è, per l'appunto, rendere operativi e mettere in azione i dettagli tracciati in fase di progettazione. Tra questi, si ricordano la predisposizione di eventuali strumenti di supporto, funzionali all'aumento dell'interesse e della capacità di coinvolgimento dell'evento, la location, la definizione della data e dell'ora di inizio, la predisposizione di una segreteria organizzativa. Ogni dettaglio va curato ed inserito in un disegno organizzativo armonico. L'ultimo tassello costitutivo di un evento, il quale non rientra tra le fasi organizzative, bensì è una componente ex post, è la misurazione dei risultati. Il ruolo strategico di questa fase conclusiva risiede nella

funzione di verifica ed analisi del successo e dell'efficacia dell'evento. Comprendere se la strutturazione dei momenti costitutivi precedenti è risultata essere stata messa a punto correttamente, se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti ed in quale misura. I dati passibili di analisi sono essenzialmente di due tipi: quelli quantitativi, numerici, concreti. Essi annoverano aspetti come il numero di partecipanti, a sua volta confrontabile sia con quello di un'ipotetica edizione precedente dell'evento, sia con quello degli inviti che l'ente o società d'interesse ha inoltrato nel periodo precedente allo svolgimento. Questi dati permettono sia di comprendere il riscontro dell'evento in termini numerici, sia i miglioramenti o gli errori commessi nella progettazione, a seconda che il numero sia maggiore o minore. Un altro elemento quantitativo importante è il numero di citazioni, articoli o riferimenti all'evento presenti sulle testate giornalistiche ed in generale su tutti i mezzi di comunicazione on ed off line monitorabili. Quest'operazione prende il nome di rassegna stampa. Vi sono poi dati e parametri qualitativi, spesso ben piu' rilevanti rispetto a quelli quantitativi, poiché comprendono aspetti di natura emozionale. Tra questi, si possono annoverare i feedback, i commenti, le opinioni in merito sia allo svolgimento complessivo dell'evento sia a suoi aspetti particolari e specifici. Tutti questi elementi, oltre che nel confronto personale, sono reperibili anche sugli stessi mezzi di comunicazione tradizionali e, soprattutto, sulle piattaforme di tipo digitale. Dalle considerazioni tratte in seguito all'analisi ed alla valutazione degli aspetti quantitativi e qualitativi, l'ente o società d'interesse potrà ricavare un documento finale, base di partenza preziosa per l'elaborazione e la progettazione degli eventi successivi.