5. Tecnologie di supporto al knowledge
5.5 Comunicare per condividere: sistemi di videocomunicazione e videocollaborazione
Le tecnologie orientate alle unified communications, alla virtualizzazione del desktop su dispositivo mobile, alle reti senza fili e agli access point hanno di fatto rivoluzionato il modo di comunicare all'interno delle aziende; i device mobili hanno permesso di annullare nei fatti gli spazi fisici di comunicazione e di lavoro. In merito, la videocomunicazione rappresenta uno strumento irrinunciabile in molti contesti, come la gestione di team diffusi a livello geografico o la convocazione di riunioni urgenti tra individui molto distanti tra di loro. Strumenti efficaci di videocomunicazione e videocollaborazione non sono però ancora stati adottati in maniera strutturale dalla maggioranza delle aziende, questo in virtù della difficoltà di implementazione e dei costi di acquisto e gestione di queste tecnologie. I sistemi di videoconferenza del passato erano complessi da installare e mantenere, richiedevano grandi infrastrutture e una connettività molto performante, il tutto a un costo così alto che diventava appannaggio esclusivo di grandi realtà imprenditoriali, per lo più multinazionali. Oggi c'è la possibilità di sviluppare sistemi di videoconferenza, ad esempio, basati su WebRTC, una tecnologia che supporta applicazioni broswer-to-broswer per chiamate voce, video,
file sharing, senza la necessità di alcun plugin. Questi significa,
anzitutto, che per accedere al sistema è sufficiente utilizzare una postazione dotata di webcam e una buona connettività. Il protocollo WebRTC consente, infatti, un'ottima qualità della trasmissione audio e video, il tutto senza che l'utente scarichi o installi alcuna componente
hardware o software aggiuntiva. Una volta creata la videoconferenza
o esterni al sistema e può condividere con loro il proprio desktop o un documento di presentazione. Qualsiasi utente può partecipare anche solo in modalità audio, attraverso un numero telefonico e un PIN che gli vengono inviati per email. E' inoltre possibile una compiuta personalizzazione dei prodotti, attraverso il BYOD – bring your own
device – che permette più flessibilità e snellezza.189
Si stanno facendo passi importanti anche verso la risoluzione del problema relativo agli alti standard di connettività richiesto da questi sistemi: proprio recentemente dei ricercatori italiani hanno sviluppato un'applicazione in grado di garantire la trasmissione di audio e video in tempo reale tra utenti diversi anche in presenza di livelli di connettività piuttosto bassi. Questo può essere molto d'aiuto, ad esempio, in realtà operanti in Paesi in via di sviluppo, caratterizzate da una presenza di infrastrutture spesso non sufficiente a permettere l'implementazione delle tecnologie più
avanzate.190
5.6 Formazione e collaborazione attraverso le tecnologie
web: il webinar
I sistemi di computer-mediated communication (CMC) hanno assunto un'importanza crescente nei moderni contesti in cui le imprese sono chiamate ad operare, anche come strumento di formazione del personale e di collaborazione interna tra i diversi membri e team aziendali. I sistemi CMC sono solitamente suddivisi in due distinte categorie: quelli di natura sincrona e quelli di natura asincrona. I primi sono caratterizzati da una comunicazione in tempo
189 Rodriguez A. (2014), Device mobili, videoconferenze, social network: la comunicazione aziendale è
integrata – Riunioni direttive, sessioni di training, demo online. I benefici più importanti riguardano la produttività e l'engagement del personale, in Sistemi&Impresa, dicembre 2014, pp. 66-71.
190 http://www.corriereinnovazione.corriere.it/2016/03/15/titolo-087ec95a-eaba-11e5-bfc8- b05a661f1950.shtml (ultima consultazione il 22/03/2016).
reale tra diversi utenti, collegati tra loro attraverso le loro postazioni; i secondi invece prevedono la possibilità di fruire di un determinato contenuto una volta che l'autore o gli autori l'abbiano reso disponibile. Tra i sistemi sincroni spiccano le tecnologie voice over
internet protocol (VoIP), la messaggistica istantanea e i sistemi di
videoconferenza; tra quelli asincroni le mailing-list, i blog e le
newsletter.
In particolare il webinar – web seminar – è uno dei tools più utilizzati ultimamente: di carattere sincrono, risulta ottimale per un'applicazione in contesti formativi, rappresentando uno strumento tra i più avanzati nel campo del synchronous online learning. Un esempio molto concreto in merito ai sistemi webinar è costituito da Skype, applicazione che consente la videocomunicazione in tempo reale tra utenti connessi attraverso personal computer, smartphone o
tablet: questo sistema, basato su VoIP, è abbinato ad un sistema di chat online che permette lo scambio di messaggi tra gli utenti, facilita
la comunicazione in tempo reale scavalcando il problema delle distanze tra i partecipanti e garantisce loro la possibilità di un'interazione immediata – ad esempio, in un contesto di formazione – tra insegnante e alunni, contribuendo allo sviluppo di una learning
community.
La tecnologia webinar consente a chi ne usufruisce possibilità di ottimizzazione a 360°: consiste infatti nella trasmissione via web e in tempo reale di presentazioni tecniche, casi operativi di
business, workshop e lecture. I contenuti di ciascun webinar (slide,
video e audio) possono essere registrati e resi disponibili all’interno dei portali di knowledge management sviluppati per le risorse
umane.191 Tutto ciò può risultare estremamente utile in termini di
efficientamento organizzativo, razionalizzazione dei costi e
ottimizzazione dei tempi, che diversamente non sarebbero possibili nel contesto di learning presente in un seminario tradizionale. Attraverso il webinar gli utenti possono beneficiare di uno strumento di comunicazione bidirezionale, che permette loro un confronto live con il docente, proprio come se si fosse in un contesto offline.
Esistono tre formati principali attraverso cui un webinar può essere applicato: il primo consente la comunicazione di un docente con una moltitudine di altri utenti radunati in un luogo; il secondo la comunicazione di un docente verso utenti disseminati in luoghi diversi, ad esempio la propria realtà domestica; il terzo mette in relazione utenti radunati in un luogo con altri partecipanti da un luogo comune o da luoghi diversi.
Per quanto possa progredire la tecnologia relativa a questo strumento, le peculiarità di un contesto di comunicazione e di formazione offline risultano comunque di difficile riproduzione: si pensi ad esempio al body language, alle espressioni della gestualità e alla mimica, tutte particolarità difficilmente trasferibili nelle realtà
online e facenti anch'esse parte di un ambiente di learning. Inoltre, il webinar pare più predisposto ad un insegnamento basato su nozioni
teoriche e di concetto piuttosto che alla trasmissione di metodologie e procedure pratiche: queste ultime infatti molto difficilmente possono prescindere da un contesto di compresenza face-to-face tra docente e formandi, proprio in virtù della loro natura materiale, da cui discende la necessità di un'interazione personale e fisica di tutto il gruppo.
Affinché una strategia di formazione e comunicazione basata sul webinar risulti efficace, infine, è assolutamente necessaria la presenza di tecnologie e infrastrutture adeguate e all'avanguardia, in termini di connettività di rete e di qualità – anche grafica – degli strumenti utilizzati dagli utenti, così come la preparazione tecnica di
docenti e partecipanti in materia di tecnologie VoIP.
Globalmente, questo strumento risulta in espansione tra le grandi organizzazioni per cinque motivazioni principali:
– i sistemi webinar possono essere utilizzati attraverso strumenti
non molto costosi, di facile reperibilità e di ormai larga diffusione come PC e tablet;
– i tools webinar permettono la comunicazione in tempo reale,
con invio reciproco di feedback tra i diversi utenti e tra studenti e insegnanti;
– questo tipo di tecnologia permette dimostrazioni e condivisioni
multimediali in tempo reale;
– la comunicazione multi-livello è agevolata, il docente è in grado
di interagire con il gruppo dei formandi e con ognuno di loro singolarmente;
– infine, attraverso i webinar viene a crearsi un ambiente in cui
ogni utente è reso abile ad archiviare contenuti per la propria consultazione e che poi potranno essere diffusi ad altri utenti
attraverso altri canali.192
192 Wang S. K., Hsu H. Y. (2008), Use of the Webinar Tool (Elluminate) to Support Training: The Effects
of Webinar-Learning Implementationfrom Student-Trainers’ Perspective, in Journal of Interactive