Intranet aziendali e diffusione della conoscenza

Per intranet si intende un sistema applicativo, di comunicazione, di accesso e di ricerca dei dati aziendali basato su

tecnologie internet;183 _{vengono create per il perseguimento di}

obiettivi come la condivisione della conoscenza, del know-how e delle esperienze e per agevolare la cooperazione tra dipendenti. A differenza di internet, la rete intranet è intenzionalmente limitata nella sua diffusione geografica all'interno dei confini dell'azienda, controllata e protetta. Grazie all'intranet le aziende possono creare reti private utilizzando la tecnologia web, rendendo possibile il collegamento di postazioni di lavoro del personale aziendale a server

web predisposti dall'azienda; un server è il software che gestisce una

rete aziendale o un sito web.

La rete intranet è una rete privata generalmente protetta da un firewall, un sistema di sicurezza che impedisce ad utenti esterni di accedere alle reti private, consentendo lo scambio di informazioni riservate solo agli utenti autorizzati. Il firewall intercetta i pacchetti che attraversano la linea di confine tra le due reti – quella interna e quella esterna, come internet – esaminando le loro caratteristiche e bloccando i tentativi di accesso non autorizzati.

Vi sono tre principali modelli di reti intranet: quelli di carattere istituzionale, di supporto, rivolti a tutte le attività al fine di agevolare la comunicazione interna, specialmente unidirezionalmente dall'organizzazione al personale; quelli di natura operativa, che supportano specifici processi operativi come il customer relationship

management, il marketing e la logistica, rivolti a chi occupa

determinati ruoli; quelli per il knowledge management, finalizzati a

favorire l'accumulo, l'archiviazione, la condivisione e la capitalizzazione della conoscenza nell'impresa.

L'utilizzo efficace di una rete intranet garantisce funzionalità relative al publishing, alla gestione dei documenti, alla costruzione di

community, al lavoro collaborativo, alla legacy integration –

consistente nell'accesso a dati e nella condivisione delle informazioni

– e ai servizi interattivi.184 _{In particolare, le reti intranet costituiscono}

elementi strumentali per tutti gli ambienti in cui la conoscenza deve essere condivisa e consultata, tramite un'interfaccia semplice e comune.

Le persone rappresentano il centro di ogni rete intranet, costituendo le destinatarie dei contenuti e dei servizi che questo sistema offre; la rete ha successo solo se coglie le esigenze operative e informative delle persone. La rete intranet, in virtù della sua versatilità e adattabilità, può svolgere le attività di qualsiasi altra tecnologia: risolvere problemi, migliorare le procedure e aprire strade verso nuove possibilità dell'evoluzione tecnologica. Questo tipo di rete è inoltre molto economica, adattabile, facilmente accessibile e garantisce il mantenimento della flessibilità della forza lavoro: l'introduzione delle intranet è infatti un'opportunità per tutti i dipendenti di acquisire nuove competenze e nuove skills attraverso un ambiente informativo più ricco e immediato, in quanto garantiscono un agevole accesso a conoscenze e database, informazioni e dati aziendali, resi interattivi tramite informazioni multimediali, testuali, audio e video.

L'accesso alle conoscenze aumenta inoltre la possibilità di svolgere il proprio lavoro più rapidamente ed efficacemente e di effettuare le scelte più appropriate avendo la certezza di disporre di

184 Davenport T. H., Probst G. J. B. (2002), Knowledge Management Case Book. Best Practises. Second

informazioni corrette. Inoltre, grazie alla possibilità di essere consultati via intranet, i documenti saranno sempre aggiornati,

eliminando i costi di carta, stampa e distribuzione.185

5.4 La condivisione attraverso la dematerializzazione:

cloud e paperless office

La dematerializzazione dei documenti cartacei può garantire un potenziamento dell'interscambiabilità di informazioni e conoscenze. A riguardo, sono state molte le realtà che hanno deciso di puntare sull'offerta di tools finalizzati, ad esempio, all'acquisizione di qualsiasi tipo di documento o informazione, indipendentemente dalla sua fonte di produzione: spool file, pdf, email, fax, carta, Word, Excel, file audio/video, etc. vengono trasformati in formati fruibili da qualsiasi dispositivo e resi di conseguenza condivisibili. A riguardo si parla di “paperless office”, l'ufficio senza carta dove dati e informazioni sono pienamente integrati in dispositivi e repository interconnessi tra loro.

Con l'aumento vertiginoso delle informazioni tramite tutti i

media, le persone e le organizzazioni percepiscono sempre più il

problema della conoscenza, della individuazione, della condivisione e delle selezione del dato e delle informazioni essenziali per le loro attività. Questa esigenza contribuirà alla riduzione dell'utilizzo della carta, incentivando all'uso di sistemi automatici, che aiutino a concentrarsi sulle informazioni che fanno conoscenza, su quelle

informazioni che servono.186

I sistemi cloud, in particolare, hanno una valenza strategica

185 Bellandi G. (2009), La conoscenza partecipata. Condividere efficacemente conoscenze ed esperienze

con le comunità di pratica, Milano, FrancoAngeli, p. 91.

186 Papperini L. (2012), Dal documento elettronico alla gestione integrata delle informazioni. Come

ormai irrinunciabile nei moderni contesti organizzativi: si pensi ad esempio al lavoro da remoto – il cosiddetto smart working, recentemente oggetto di normazione in Italia – che non sarebbe possibile se non supportato da un sistema in grado di garantire sempre, comunque ed ovunque all'utente la presenza istantanea ed in tempo reale di documenti e dati. Quella del cloud è una tecnologia piuttosto semplice – le “nuvole” più famose sono Drive di Google e Dropbox, che ha appena superato i 500 milioni di utenti – che, spesso gratuitamente, mette a disposizione ampi spazi di archiviazione

online accessibili mediante una semplice password e condivisibili con

chiunque abbia un account. Accedere a documenti mediante cloud rende più agili i processi di business: questo significa avere a disposizione una serie di strumenti che permettono di fruire dei documenti in maniera indipendente dalla piattaforma che viene

utilizzata.187

Il cloud non è un viaggio “di sola andata”: comporta infatti uno scambio bidirezionale, dalla nuvola al locale e viceversa; a riguardo si parla anche di cloud ibrido, perché trasversale rispetto ai

cloud di provider e alle tecnologie differenti. Questo consente di

mettere a fattor comune le risorse del data center aziendale con quelle del data center del provider, eliminando le complessità a tutti i livelli; questo tipo di tecnologia permette di amministrare grandi quantità di dati, anche non strutturati, e rende l'infrastruttura una risorsa flessibile, dinamica, agile. Gestire adeguatamente i dati è uno degli elementi chiave per lo sviluppo e per tenere alta la competitività aziendale. I Big Data vanno organizzati, archiviati, messi in sicurezza e analizzati, anche perché offrono informazioni utili sull'andamento e

sulle tendenze del mercato e sulle preferenze dei consumatori.188

187 Sotgiu M. (2012), Dal documento alla conoscenza condivisa, in Sistemi&Impresa, novembre 2012, pp. 46-50.

188 Sotgiu M. (2012), Big Data: il business guidato dalla gestione strategica delle informazioni, in Sistemi&Impresa, luglio/agosto/settembre 2012, pp. 42-50.

5.5 Comunicare per condividere: sistemi di