Il processo di controllo nelle imprese che producono su commessa, è caratterizzato dalla redazione di differenti documenti predisposti nelle diverse fasi di realizzazione della commessa. Il primo documento è redatto successivamente alla richiesta del cliente per la produzione di una commessa; esso contiene i costi che l’azienda prevede per la realizzazione del prodotto e viene denominato preventivo d’offerta (o iniziale). Il secondo preventivo, definito esecutivo, è predisposto dopo che il cliente, valutando positivamente le condizioni praticate dall’impresa, dà seguito al proprio ordine. Tale documento viene redatto prima che la produzione abbia avuto inizio ed è caratterizzato da un grado di analiticità maggiore rispetto al preventivo d’offerta. Il terzo momento di valutazione
48 avviene durante lo svolgimento della produzione attraverso la redazione del preventivo aggiornato che, rappresenta un aggiornamento del preventivo esecutivo. In tale documento vengono rilevati due tipi di costi: consuntivi, relativi ai costi che già sono stati sostenuti e preventivi, cioè i costi che l’impresa prevede di dover ancora sostenere per portare a termine la commessa. L’ultimo momento di rilevazione dei costi si ha al termine della produzione, in questo caso si rileveranno esclusivamente costi consuntivi, attraverso la predisposizione di una scheda di commessa in cui vengono rilevati i costi assorbiti per tutta la produzione.
Il processo di controllo può essere diviso in tre intervalli temporali.
Controllo Antecedente: effettuato prima che la produzione abbia inizio. Si distinguono due fasi: la prima dove si ha la predisposizione del preventivo d’offerta, fondamentale per fissare il prezzo e per il calcolo di convenienza economica nell’accettare o meno la commessa. La seconda fase si apre con la redazione del preventivo esecutivo, strumento di riferimento per effettuare poi l’analisi degli scostamenti.
Controllo concomitante: viene realizzato durante la produzione, viene messo a confronto il preventivo esecutivo con quello aggiornato. Il confronto effettuato è utile per la valutazione secondo una logica di feedback (confronto il passato) e per valutare, secondo la logica feedforward, ciò che si prevede accadrà in futuro attraverso la predisposizione di un’efficace valutazione sui costi ancora da sostenere per portare a termine la commessa (cosiddetta previsione a finire). Tutto ciò, permette al management di apportare azioni correttive in modo tale da riportare il processo produttivo a livelli di efficienza ottimale. Il confronto tra preventivo aggiornato e preventivo esecutivo non viene effettuato un’unica volta, in particolare per le commesse di grandi dimensioni che necessitano per il loro completamento lunghi periodi di tempo, ma viene predisposto diverse volte ad intervalli periodici regolari, oppure al termine di singole lavorazioni ritenute critiche per la realizzazione della commessa.
Controllo susseguente: esso viene effettuato alla fine del processo di produzione, confrontando il consuntivo con il preventivo esecutivo per valutare le performance raggiunte dalla specifica commessa, in termini sia di efficienza gestionale che di raggiungimento degli obiettivi.
Questo livello di controllo è particolarmente articolato, di conseguenza viene principalmente adottato per le commesse di medio-grandi dimensioni con produzioni che
49 presentano bassi livelli di standardizzazione. Per le commesse di piccole dimensioni, che quindi hanno un tempo di realizzazione minore, non è necessario predisporre a intervalli regolari un preventivo aggiornato.
In questa categoria di imprese, oltre al controllo dei costi, è fondamentale anche il controllo dei tempi di lavorazione e della qualità della commessa, proprio perché nei contratti stipulati tra l’impresa e il cliente vengono inserite clausole che prevedono il pagamento di penalità a carico dell’impresa nel caso in cui, ad esempio, ci sia un ritardo nella realizzazione della commessa o per la mancato raggiungimento del livello qualitativo richiesto. Per quanto riguarda la corresponsione del prezzo di vendita si possono trovare due modalità di pagamento. Nel primo caso il pagamento è legato a un “evento”, cioè alla presentazione di una serie di documenti al cliente, il quale, una volta verificata la congruità con il contratto, effettua il pagamento. Nel secondo caso, invece, il cliente approva la conformità dei lavori effettuati fino a quel momento con quanto stabilito dal contratto. È chiaro che un ritardo nella produzione rispetto ai tempi preventivati comporta una posticipazione del pagamento del cliente che, per l’impresa potrebbe determinare la necessità di ricorrere a fonti di finanziamento onerose per la copertura di uscite monetarie.
Il controllo delle commesse presenta alcuni elementi di complessità aggiuntivi rispetto all’implementazione del controllo di gestione nelle aziende che operano in serie. Elenchiamoli di seguito:
L’originalità di ogni commessa sia dal punto di vista tecnico sia da quello gestionale spesso costringe ad una pianificazione non ripetitiva;
Il tempo è fattore cruciale, variabile chiave per il raggiungimento degli obiettivi; Vi è maggiore necessità di integrazione tra i sistemi di pianificazione e controllo. Per quanto riguarda il primo punto va rilevato come la realizzazione di una commessa richieda anche un impegno organizzativo che si prolunga oltre l’anno, risorse tecniche e umane differenziate, esecuzione parallela di attività differenti e quindi sono necessarie elevate capacità gestionali da parte dei responsabili. Sul secondo punto è importante calcolare il “tempo ottimo”, difatti: per tempi inferiori all’ottimale la necessità di allocare maggiori risorse umane e l’accresciuta esigenza di attività di coordinamento generano un incremento di costi. Per tempi superiori, la crescita dei costi è data dall’uso prolungato di
50 risorse, dalle conseguenze che possono derivare dalle clausole contrattuali e da variabili di tipo finanziario. Circa il terzo punto, infine, è fondamentale un’azione continua di adeguamento dei piani attraverso la rilevazione dei risultati per consentire, tra l’altro, una pronta ed attendibile proiezione a finire dei risultati. 24