La produzione su commessa rappresenta generalmente delle caratteristiche particolari che la differenziano da altri tipi di produzione. Tali caratteristiche possono essere sintetizzate di seguito:
20 Riferimento Slide; Università degli studi di Trieste; Classificazione dei sistemi di produzione, Gestione della produzione
44 Le lavorazioni hanno inizio successivamente ad un ordine del cliente o
all’assegnazione ad una gara d’appalto;
La funzione logistica si deve adattare alle specifiche esigenze di ogni lavorazione (la produzione non sempre viene programmata in anticipo), di conseguenza il flusso dei materiali non viene pianificato, non vi sono rimanenze di prodotti finiti in magazzino, evitando il rischio di prodotti invenduti;
La durata delle lavorazioni è ben definita, in quanto si identifica il momento iniziale con l’avvio dei lavori e il momento finale con la consegna al cliente; Il prodotto risulta unico e irripetibile, dato che vengono realizzati beni differenziati
e personalizzati, si ha come obiettivo il soddisfacimento delle esigenze della clientela. La struttura produttiva deve essere flessibile, il macchinario deve essere facilitato (in termini di tempi e costi) nel passaggio da un tipo di produzione ad un altro;
Il prodotto presenta una notevole complessità tecnica ed un alto contenuto tecnologico;
Si tratta, spesso di grandi opere che impiegano notevoli risorse umane e tecniche; Si ha una notevole complessità organizzativa e gestionale; la struttura
organizzativa può prevedere la figura del “project manager”, che è il responsabile dell’esecuzione e della gestione della commessa;
L’azienda nel complesso deve adottare tempi di decisione molto brevi e possedere una elevata capacità di adattamento alle situazioni impreviste;
Proprio per le caratteristiche sopra elencate, le imprese che operano su commessa si possono identificare nelle imprese che producono grandi impianti e attrezzature, oppure imprese che realizzano grandi progetti navali ed aereospaziali, imprese edili e di costruzioni e così via.21
21 A.M.Nati; Le grandi commesse e la loro programmazione. Con particolare riferimento alle imprese di impiantistica. Editore Franco Angeli
45 2.1.1. Il Processo di gestione della commessa
Le aziende che producono su commessa, si trovano ad operare con una rilevante complessità, sia dal punto di vista organizzativo che gestionale. Tale complessità deriva dall’elevata incertezza e dalla imprevedibilità della domanda.
Non si possono fare previsioni sui prodotti e sulla quantità da produrre, perché la produzione è avviata in seguito all’ordine del cliente: per questo motivo, il cliente rende il suo prodotto unico. In realtà, ad oggi, non sono solo le imprese che producono su commessa a dover affrontare una maggiore complessità. Di conseguenza, grazie all’introduzione di nuovi sistemi informatici nella produzione, è stato possibile ridurre il problema della non prevedibilità della domanda. Ciò nonostante, si sottolinea come tutto il sistema azienda debba essere flessibile e capace di adattarsi alle varie esigenze che il cliente presenta di volta in volta. La gestione della commessa non riguarda solo la fase di produzione, bensì tutte le attività che avvengono prima e dopo del processo produttivo. La procedura costituisce non solo uno strumento di pianificazione e controllo di tipo contabile, ma permette anche di ottenere un insieme di informazioni legate ai processi produttivi e logistici di supporto agli operatori e ai vari responsabili nella conduzione, valutazione e analisi dei vari processi aziendali, e nella determinazione della redditività di ogni fase della singola commessa. Non meno importanti sono le informazioni necessarie per attivare azioni correttive per la commessa o per la pianificazione di nuove commesse. In sintesi l’implementazione di procedure (ad es. Visual Space) per la gestione consentono, in generale, di:
Definire e tracciare uno specifico flusso di lavoro predisposto per ogni tipologia di commessa;
Applicare diversi criteri di controllo della commessa nei vari stati di preparazione e di avanzamento, fino alla generazione dei documenti commerciali;
Generare ordini di vendita o consegna direttamente dal dettaglio della fornitura e dall’elenco dei materiali;
Generare le fatture proposte;
Dichiarare lo stato di avanzamento di ogni fase della commessa, indicandone la percentuale;
46 Assegnare l’attività di commessa a risorse interne, predisponendo un sistema
automatico per la consuntivazione delle attività svolte;
Generare richieste di approvvigionamento per acquisti e servizi di terze parti direttamente collegate e spesate su commessa;
Elaborare il consuntivo della commessa attingendo alle informazioni legate ad essa grazie a documenti presenti nelle aree Commerciale, Magazzino, Amministrazione e Gestione risorse, analizzando i dati economici consuntivi e confrontandoli con i preventivi;
Provvedere alla revisione della commessa, con la modifica di eventuali voci di costo e ricavo non ancora trattate;
Chiudere la commessa completando la consuntivazione con l’attribuzione di costi e/o ricavi addizionali, secondo regole di distribuzione variabili o basate su cost driver aziendalmente definiti.22
2.1.2 Il ciclo di vita della commessa
Per una migliore gestione della una commessa, a partire dall’inizio fino alla sua chiusura, si usa suddividere la stessa in fasi, componendo così il ciclo di vita della commessa. Tali fasi, tra di loro distinte ma strettamente collegate, vengono raggruppate in quattro macro fasi, che a loro volta si suddividono in micro fasi. In particolare, dall’osservazione di come si sviluppa solitamente una commessa, vengono individuate le seguenti quattro macro fasi:
L’acquisizione; Lo sviluppo;
L’approvvigionamento e l’esecuzione; Il completamento. 23
Per quanto riguarda la prima macro fase, essa si sostanzia innanzitutto nella richiesta di offerta da parte del cliente o nella partecipazione ad una gara di appalto. Nel caso in cui
22www.visualspace.it
23 A.M.Nati; Le grandi commesse e la loro programmazione. Con particolare riferimento alle imprese di impiantistica. Editore Franco Angeli
47 l’offerta venga accettata, segue una progettazione preliminare ed un preventivo iniziale di commessa. Nelle micro fasi successive vengono definite le caratteristiche tecnico- qualitative dell’opera, i tempi stimati di esecuzione dei lavori ed i costi. Di conseguenza vi è la presentazione dell’offerta al cliente, che contiene altresì il prezzo di realizzazione del prodotto e la seguente trattativa con il cliente. Se il cliente accetta l’offerta, vi segue la conferma dell’ordine e si passa alla successiva macro fase. La seconda macro fase viene rappresentata dalla progettazione esecutiva di dettaglio, lo sviluppo della commessa. Quest’ultima è una fase determinante, perché si tratta di progettare in maniera dettagliata ed accurata tutto il lavoro complessivo da compiere, nonché si devono programmare le singole attività necessarie per la realizzazione, utilizzando pertanto tecniche di gestione e pianificazione dei progetti. In aggiunta, è di fondamentale importanza redigere il budget di commessa. La terza macro fase, l’approvvigionamento e l’esecuzione, riguarda la realizzazione operativa della commessa che prende avvio con l’impiego delle risorse prestabilite e procede con il monitoraggio dell’esecuzione dei lavori, fino ad arrivare alla realizzazione dell’opera. Verificare lo stato di avanzamento dei lavori, utilizzando i meccanismi del controllo di gestione, risulta fondamentale. La quarta ed ultima macro fase si sostanzia invece nella chiusura della commessa. Dopo aver realizzato l’opera in questione, si prosegue con le prove e collaudo finale, consegnando l’opera al cliente. In aggiunta, si procede con la chiusura amministrativa della commessa stessa.