Modalità e tempi della refertazione
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La refertazione di esami prioritari ed ordinari per i pazienti ambulatoriali dovrebbe essere effettuata, auspicabilmente, entro 72 ore.•
La refertazione di esami urgenti per i pazienti ambulatoriali deve essere eseguita in tempo reale.•
La refertazione di esami per i degenti dovrebbe essere effettuata in tempo reale per le richiesteurgenti ed al massimo in 48 ore per le richieste ordinarie. Quest'ultimo parametro temporale contribuirebbe fortemente alla riduzione dei tempi di attesa. Evitare ogni ritardo non giustificato, nella refertazione, specie dei casi di maggiore gravità.
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Tali indicazioni devono essere rapportate ai contesti locali: tuttavia localmente è auspicabile tenerne conto ai fini di un corretto dimensionamento di risorse Professionali e Tecnologiche.•
Per quanto riguarda i Sistemi Pesanti (TC-RM) è auspicabile che le SALE CONSOLLE abbiano una volumetria tale da consentire una contemporanea ubicazione nello stesso vano della Work Station di refertazione.•
Il TSRM seguendo procedure precedentemente scritte, concordate e condivise con il Direttore di U.O. o con un suo delegato, deve essere in grado di eseguire un indagine CT o RM una volta che il Dirigente Medico "presente in Sala" gli ha suggerito la tipologia di procedura da effettuare.•
La presenza della Work Station di refertazione nella Sala Consolle permette al Dirigente Medico, dopo che abbia preventivamente informato il paziente (consenso informato), lo abbia edotto su eventuali problematiche che possano insorgere con la somministrazione di m.d.c., abbia giustificato l'esame, la refertazione degli esami eseguiti nel turno di lavoro, mentre il TSRM procede con le indagini presenti nella Work List.N.B.: è intuitivo che nei monitors di refertazione prima di qualsiasi approccio diagnostico debbano essere valutati con attenzione i dati anagrafici e la data di esecuzione dell'indagine e pertanto è necessaria la indispensabile integrazione tra i Sistemi RIS-P ACS.
Quanto sopra, deve essere praticato in locali idonei, silenziosi e relativamente oscurabili.
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Lavorare in ambienti opportunamente poco frequentati, silenziosi e dove ogni operatore ha mansioni ben definite, da procedure aziendali, contribuisce sensibilmente a ridurre i possibili errori. Quindi è auspicabile che la presenza di professionisti (Medici Radiologi, Medici Specializzandi, TSRM, TSRM Tirocinanti), sia limitata e opportunamente regolamentata.•
Relativamente a quanto sopra è auspicabile, anche se questo può procrastinare il tempo della refertazione, effettuare discussione intradisciplinare e interdisciplinare del caso complesso.•
Una volta validato il referto dovrà essere archiviato nel PACS ed associato alle immagini relative.•
E' chiaro che è di competenza del Direttore di ogni U.O. decidere il momento dell'invio al webdelle immagini, ma sicuramente al momento della vidimazione con la firma, il referto deve essere accessibile al reparto di degenza contestualmente alle immagini.
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La copia cartacea del referto deve essere sempre allegata alla cartella clinica.L’incident reporting in radiologia
Il principale obiettivo della gestione del rischio in radiologia consiste nel ridurre e, dove possibile, eliminare la possibilità che si verifichino eventi causativi di un danno per il paziente.
Nello specifico tale obiettivo è perseguibile attraverso:
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l'identificazione e dove possibile la riduzione o l'eliminazione delle complicanze da esami radiologici tramite la strutturazione di protocolli e appropriati sistemi di sicurezza;•
investimenti appropriati in attrezzature e nell'addestramento della equipe;•
l'apprendimento dagli errori ed l'effettuazione del monitoraggio degli "incidenti" più significativi e critici e dei "quasi-incidenti" (near-miss)Riguardo a quest'ultimo punto, la raccolta di informazioni relative ad eventi (eventi avversi, eventi senza danno, near-miss) è un'attività la cui diffusione ed efficacia è documentata a livello internazionale.
La segnalazione, in primo luogo da parte degli operatori, di eventi significativi assume rilevanza ed utilità se viene effettuata ed inserita in un approccio sistematico, il cui obiettivo primo è il miglioramento della sicurezza per il paziente e per gli operatori nella struttura sanitaria.
Tra i diversi sistemi di rilevazione che è possibile applicare, i sistemi volontari focalizzati sul miglioramento sono orientati ad allargare il tradizionale campo di osservazione considerando anche tutti gli eventi cui non conseguono danni o in cui essi sono minimi. Gli eventi che hanno esiti seri sono infatti la punta dell'iceberg di una realtà in cui, fortunatamente, errori e incidenti vengono normalmente intercettati prima che producano conseguenze, o queste sono estremamente ridotte. Lo scopo principale di un tale approccio è quello di comprendere meglio l'organizzazione, in particolare di identificare i difetti di sistema che favoriscono l'insorgere degli eventi prima che questi si manifestino con conseguenze dannose.
In base a quanto sopra esposto si ritiene di indicare come strumento da introdurre nelle strutture di diagnostica per immagini, il sistema di incident reporting, che rappresenta la modalità di raccolta strutturata e volontaria delle segnalazioni degli "incidenti" e dei "quasi-incidenti" (near-miss), utilizzata per costituire una base di analisi per la predisposizione di strategie ed azioni di miglioramento finalizzate a prevenirne il riaccadimento nel futuro.
Risulta collegato al sistema di Incident Reporting anche il sistema nazionale di monitoraggio degli "eventi sentinella".
Il sistema di incident reporting viene considerato la base per l'attivazione di un programma strutturato di gestione del rischio, in quanto si presenta come uno strumento semplice che permette di:
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delineare profili di rischio di specifiche realtà operative;•
coinvolgere tutti gli operatori e renderli sensibili al tema della sicurezza del paziente;•
monitorare nel tempo l'evoluzione dei fenomeni segnalati/segnalabili;•
fornire una base oggettiva per la ricerca/adozione di azioni di miglioramento.In particolare, può essere segnalato "ogni accadimento che ha causato danno (o ne aveva la potenzialità), nei riguardi della persona assistita o degli operatori sanitari, ovvero ogni accadimento relativo al malfunzionamento e al danneggiamento di attrezzature, ovvero qualsiasi evento che avrebbe potuto dar luogo ad una qualche forma di contenzioso".
In tale contesto può ricadere un'ampia gamma di accadimenti (dagli errori diagnostici e di refertazione alle cosiddette "non conformità"), rispetto ai quali si ritiene opportuna una valutazione in ciascun contesto di applicazione, anche in relazione alla possibilità di utilizzare i diversi flussi informativi eventualmente già presenti e strutturati. Il sistema di Incident Reporting si presenta comunque come integrativo del sistema di gestione delle "non conformità" (qualora presente) perché amplia il campo delle segnalazioni al "non accaduto" e al "non atteso"
I punti di forza caratteristici di questo approccio possono essere riassunti nel:
1) rendere possibile la correlazione di eventi in modo da individuare problematiche che attraversano tutta l'organizzazione.
2) leggere in maniera sistemica un singolo evento, che non viene più percepito come casuale, ma inserito in una scala ampia dove sono interpretabili i trend.
3) individuare eventi non usuali o emergenti, che vengono riferiti proprio perché percepiti come insoliti.
4) poter reagire rapidamente alle situazioni, perché normalmente la segnalazione avviene contemporaneamente all'evento.
difficilmente possono essere accertati da una singola unità operativa, in un approccio esteso a molteplici strutture.
L'utilizzo del sistema da parte di ogni unità operativa dovrebbe avvenire con il necessario coinvolgimento delle direzioni aziendali e dei responsabili clinici e la loro formale adesione, basata su un approccio che privilegia l'analisi organizzativa rispetto alla ricerca delle responsabilità.
Le caratteristiche di un sistema efficace di segnalazione spontanea sono:
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la confidenzialità e l'assenza di comportamenti punitivi. Gli unici eventi che infatti possono avere una evidenza esterna alla struttura in cui si sono verificati, possono essere quelli che vengono gestiti anche attraverso il sistema nazionale degli eventi sentinella. Gli eventi da cui consegue la morte o un danno gravissimo per il paziente, vengono comunque all'attenzione degli organi preposti e seguono anche percorsi indipendenti dal sistema di segnalazione di incident reporting.la "restituzione" delle informazioni anche (soprattutto) attraverso l'adozione di azioni che utilizzano quanto ricevuto. Affinchè il sistema delle informazioni sia alimentato occorre infatti che vi sia consapevolezza, negli operatori della utilità delle segnalazioni. Tale consapevolezza, tra l'altro non può essere considerata una volta per tutte, ma deve essere ricostruita, di tanto in tanto, attraverso azioni di rinforzo.
I maggiori valori attribuibili ad un sistema di IR sono:
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Fornire una base empirica di riferimento per la progettazione e l'adozione delle azioni correttive/di miglioramento. Le situazioni segnalate costituiscono il riferimento per l'individuazione di rischi reali (descrivono situazioni accadute) che possono essere analizzati in modo da evidenziare tutte le cause (anche quelle co-presenti e fortuite). La possibilità di esaminare l'evento nel suo svolgimento rende possibile anche una ricerca più efficace sulle c.dette "condizioni abilitanti", cioè il contesto organizzativo in cui si svolgono gli eventi stessi. Su questa base è possibile poi pensare e disegnare azioni migliorative e correttive delle problematiche individuate.•
Creare consapevolezza negli operatori sui temi della sicurezzaLe informazioni sono raccolte attraverso un modulo compilato dagli operatori delle unità sanitarie, esse vengono poi successivamente codificate per rendere possibile Ia conoscenza dei fattori che hanno contribuito all'evento, e l'analisi delle cause.
Tutti i materiali contenenti i dettagli relativi all'utilizzo dello strumento e all'integrazione nel sistema regionale di segnalazione volontaria degli incidenti, collegato al sistema nazionale degli eventi sentinella, realizzato nell'ambito del programma di "Gestione del rischio nelle strutture sanitarie" dell'Agenzia sanitaria e sociale regionale, sono disponibili sul sito dell'Agenzia (http://asr.regione.emilia-romagna.it/) e nei dossier tematici prodotti, scaricabili dal medesimo sito internet.