L’allineamento della documentazione: la gestione delle modifiche

Molta attenzione deve essere riservata al mantenimento dell’identificazione del paziente. In particolare:

il codice del braccialetto, è attribuito al paziente per tutta la durata del contatto;

in caso di adozione di codice contatto, deve essere esplicitato in via preventiva il significato di ‘contatto’ nella specifica azienda ( es.: ricovero con pre deposito sangue)

in caso di danneggiamento o di perdita del braccialetto, dovrà essere applicato al paziente un nuovo braccialetto e il processo di identificazione dovrà essere ripetuto ( vedi dettagli a par. 6: accettazione). Le aziende sanitarie devono identificare le policy di gestione delle modifiche al braccialetto in caso di cambiamento delle informazioni in esso contenute e quelle di segnalazione all’indirizzo delle articolazioni organizzative interessate, graduandone opportunamente le priorità.

7.Abstract operativo

Il gruppo di lavoro assume che sia attualmente proponibile, per migliorare e rendere più sicuro il processo di identificazione del paziente, l’adozione di un supporto fisico (braccialetto) con le seguenti caratteristiche standardizzate:

Contenuto informativo: Codice braccialetto

Cognome. Nome, Data di nascita, Luogo di nascita in chiaro

Codice Fiscale/STP per extracomunitari in chiaro

Caratteristiche fisiche del braccialetto Colore bianco

Scritte in nero

Cognome: carattere ARIAL stampatello maiuscolo (es. ROSSI)

Nome: carattere ARIAL stampatello minuscolo, iniziale maiuscola (es. Mario)

La scelta del braccialetto implica la effettuazione di una analisi aziendale tesa a evidenziare il guadagno in sicurezza e a minimizzare gli aspetti critici relativi alla organizzazione, alla informatizzazione, alla accettabilità e ai costi delle varie soluzioni possibili. In linea di massima è consigliabile che il braccialetto sia a tecnologia semplice e a basso costo (codice a barre) riservando braccialetti con tecnologia RFID a sperimentazioni o applicazioni più complesse.

Il braccialetto deve riportare un codice che può essere:

• un codice di contatto;

Indipendentemente dalle scelte attualmente possibili, il sistema regionale dovrà tendere alla adozione di un braccialetto il cui codice garantisca all’interno del sistema informativo aziendale una univoca riconduzione alla persona.

A) Ogni organizzazione sanitaria dovrà definire le proprie procedure per la gestione del processo identificativo nel suo complesso e nelle varie fasi, del processo diagnostico –terapeutico, tenendo conto delle indicazioni sotto riportate;

 Devono essere definite le modalità con cui si realizza l’atto della prenotazione e in particolare quali fasi del processo di identificazione e in quale sequenza sono realizzati. L’elemento irrinunciabile è il RICONOSCIMENTO del paziente (anche provvisorio).

 Devono essere definite le modalità con cui si realizza l’atto della accettazione. Gli elementi irrinunciabile in questa fase sono il CONTROLLO PER CONFERMA DEL

RICONOSCIMENTO, L’INDIVIDUAZIONE DEL PAZIENTE mediante APPLICAZIONE DI BRACCIALETTO e la VERIFICA IN COLLABORAZIONE CON IL PAZIENTE del

contenuto informativo del braccialetto. Durante l’accettazione si dovrà provvedere, se ciò non è avvenuto precedentemente, al collegamento anagrafico.

 Devono essere definite le operazioni da effettuare prima di sottoporre il paziente a procedure o prima di fornirgli prestazioni che coinvolgono fornitori diversi (laboratorio, radiologia, trasfusionale, farmacia….). In particolare si devono prevedere un ULTERIORE ACCERTAMENTO DELLA IDENTITÀ del paziente in riferimento ALLE INFORMAZIONI RIPORTATE SUL BRACCIALETTO E ALLE PROCEDURE DA EROGARE e le MODALITA’ DI COLLEGAMENTO DELLE INFORMAZIONI RIPORTATE SUL BRACCIALETTO (E VERIFICATE) CON ALTRE IN POSSESSO DELLE STRUTTURE.

• La gestione dei pazienti accettati in regime di emergenza deve prevedere come l’elemento irrinunciabile l’INDIVIDUAZIONE DEL PAZIENTE TRAMITE L’APPLICAZIONE DI BRACCIALETTO che contiene, al minimo il CODICE BRACCIALETTO. Tale codice costituisce l’elemento tracciante dell’episodio di cura. Qualora questo sia l’unico elemento utilizzabile per l’individuazione del paziente è attribuito al paziente per tutta la durata del contatto.

B) Le aziende sanitarie devono identificare le policy di gestione delle modifiche al braccialetto, finalizzandole al mantenimento dell’identificazione del paziente. in caso di cambiamento delle informazioni in esso contenute e all’allineamento della documentazione sanitaria ( segnalazione delle modifiche alle articolazioni organizzative interessate, secondo priorità).

C) L’azienda sanitaria si deve porre il problema della gestione delle modifiche anagrafiche e prima ancora del collegamento anagrafico e delle relative responsabilità, scegliendo fra le diverse alternative (modalità centralizzata o distribuita), quella più congrua agli assetti organizzativi e alla cultura degli utenti del sistema informativo aziendale. Tali operazioni saranno tanto meno rischiose più la banca dati anagrafica sarà pulita e gli operatori consapevoli delle problematiche inerenti.

La qualità delle banche dati anagrafiche deve essere migliorata, così come le interfacce fra i diversi applicativi e l’anagrafe. Parlare oggi di anagrafe unica aziendale informatizzata è per molte realtà irrealistico esistendo nella gran parte dei casi diverse banche dati anagrafiche più o meno collegate fra di loro: è auspicabile che, in prospettiva, diminuiscano le differenti banche dati anagrafiche per giungere ad un unico archivio anagrafico accessibile da ogni applicativo aziendale. Stante la situazione attuale, le diverse banche dati anagrafiche dovranno essere tenute aggiornate e auspicabilmente allineate fra loro con procedure di riconciliazione che solo in parte potranno essere automatizzate: tutte le situazioni di riconciliazione non banali dovranno essere gestite da operatori adeguatamente formati e addestrati essendo assai difficile definire procedure sicure, sempre valide, e quindi facilmente automatizzabili.

E’ auspicabile quanto prima l’utilizzo della lettura informatizzata del braccialetto come elemento di collegamento fra applicativi.

Occorre infine ricordare che la tecnologia può aiutare a ridurre gli errori di identificazione, ma a volte è causa del verificarsi di questi.

Essa deve quindi essere usata per confermare/validare le azioni che necessariamente debbono essere effettuate dal personale sanitario, il quale rimane responsabile delle procedure di individuazione/identificazione del paziente effettuate nel corso dei trattamenti sanitari e dell’iniziale registrazione delle informazioni riguardanti l’identità del paziente su cui si basano tutti i passi successivi, per quanto supportati da dispositivi fisici e informativi.