Secondo quanto specificato dalla norma UNI EN ISO 9000:2005 si definisce “procedura”:
Le procedure, inoltre, possono essere documentate o meno e, nel primo caso, si parla di “procedura scritta ” o “procedura documentata”.
Una procedura ben scritta è di basilare importanza per il Sistema di Gestione Aziendale perché consente di raggiungere quello che dovrebbe essere l’obiettivo di qualunque organizzazione: la standardizzazione dei processi. Questi docu- menti, infatti, sono di grande supporto nel lavoro perché permettono di ripetere all’infinito alcuni compiti sempre con le medesime modalità, avendo definito a monte qual è il modo migliore per svolgerli.
Il motivo della creazione di un sistema di controllo che si basa su processi documentati e su procedure ben scritte si può ricondurre a 4 punti fissi:
1. conformità: aderire alle leggi, alle normative di settore e a quelle volon- tarie è basilare per qualunque organizzazione. Se una procedura, da sola, non basta a dimostrare la conformità, processi ben definiti e documentati insieme alle registrazioni che ne supportano ed evidenziano l’andamento nel tempo possono rendere evidente ed efficace il sistema di controllo in- terno, evidenziandone la conformità a tutti i riferimenti documentali di settore;
2. bisogni a livello operativo: comprendere ciò che è davvero importante per il business, individuare gli elementi basilari per avere successo, sono questi gli ingredienti necessari per assicurarsi che, i processi considerati fondamentali per l’azienda, vengano condotti nel miglior modo possibile e come stabilito a livello strategico. Per raggiungere questo duplice scopo, è di fondamentale importanza possedere un documento controllato, affin- ché le informazioni importanti vengano veicolate nella maniera giusta per evitare che siano perse o fraintese;
3. gestione dei rischi: la gestione dei rischi è una componente essenziale di ogni business. Gestire il rischio è, a tutti gli effetti, un processo che assi- cura che tutto vada come previsto dall’organizzazione. Stabilire procedure in tal senso, significa provare a controllare le attività che hanno bisogno di una gestione ben definita delle potenziali problematiche che possono generare. Le procedure, in questo caso, definiscono quali misure debbano essere ragionevolmente prese in un processo per prevenire l’accadimento di certi eventi e per gestirli nel caso in cui dovessero comunque capitare. 4. miglioramento continuo: il miglioramento continuo è una delle ragio-
ni più importanti e, spesso, trascurate che dovrebbero spingere verso lo sviluppo di un sistema di controllo interno basato su policies e procedu- re. Le procedure chiare, infatti, descrivono gli obiettivi operativi e stra- tegici (identificabili con la fase di Plan del ciclo PDCA), basando il loro raggiungimento sull’utilizzo delle best practices aziendali. La fase Do del miglioramento si basa sull’applicazione di quanto descritto e sulla raccolta
dei dati necessari ad una successiva analisi del lavoro fatto. Nella fase di Check rivedremo questi dati nell’ottica degli obiettivi che ci siamo posti e, infine, nell’ultima fase, quella di Act, renderemo definitivi e formalizzati i cambiamenti apportati definendoli in una procedura e rivedendo, paral- lelamente, quei parametri di processo che hanno permesso di migliorarne l’efficacia e l’efficienza.
Struttura delle procedure
I criteri adoperati per la definizione delle procedure sono stati i seguenti: 1. descrivere in modo efficace cosa deve essere fatto, da chi, in che modo e in
quale luogo, rendendo trasparente e leggibile il processo selezionato; 2. chiarire il ruolo e le responsabilità di tutti gli attori coinvolti;
3. definire le singole azioni e gli specifici compiti professionali, rendendo più agevole la valutazione delle sequenze più complesse o più rischiose o più costose;
4. avere una valenza didattica, cioè essere uno strumento di formazione e addestramento per coloro che si affiancano o si inseriscono in una nuova attività;
5. documentare l’applicazione del sistema di gestione della salute e sicurezza di tutta struttura;
6. permettere attraverso la loro stesura o revisione di ridisegnare alcune se- quenze dei processi ritenute obsolete, o troppo onerose, o rischiose per gli addetti;
7. indicare chiaramente come e da chi sono state effettuate le operazioni di emissione, verifica, approvazione, diffusione, monitoraggio, revisione ed archiviazione;
8. essere condivise con tutti gli aventi titolo;
9. essere classificate attraverso un codice di identificazione;
10. essere realmente disponibili per la loro consultazione nei luoghi e nei tempi formalmente definiti dal responsabile dell’organizzazione.
La formalizzazione e ufficialità della procedura comporta che tutti i membri dell’organizzazione siano tenuti a rispettarne i contenuti ed a riferire al Respon- sabile del Sistema di Gestione della Sicurezza qualsiasi eventuale deviazione, documentandone il motivo. Lo sforzo collettivo deve essere quello di adeguarne e perfezionarne continuamente i contenuti in sintonia con i cambiamenti orga- nizzativi che dovessero verificarsi. Quindi è auspicabile un uso dinamico della
procedura, considerando la sua stesura in continuo e progressivo miglioramento.
Il processo di definizione di ciascuna procedura ha seguito gli step riportati in figura 3.9:
Figura 3.9: Step definizione procedure
1. Individuazione del processo
La prima fase è l’ individuazione e la delimitazione del processo (attività) che si intende descrivere e supportare attraverso la stesura della procedura. In questa particolare fase sono stati individuati due tipi di processi:
• i processi gestionali/organizzativi, detti anche di supporto; • i processi operativi.
Rientrano nel primo caso le procedure relative a: Valutazione dei Rischi, Controllo documenti e registrazioni, Formazione ed Addestramento, ..etc. Rientrano nel secondo caso tutte le attività connesse al processo produtti- vo: Analisi nuovi prodotti, Carico e Scarico merce, Pulizia Reattore, ..etc. Per ciascun processo mappato è stata effettuata una ricognizione puntuale di tutte le attività svolte; partendo da quelle complesse (macro attività) e progressivamente raggiungendo livelli di dettaglio sempre più specifici con l’individuazione delle singole attività e compiti.
I criteri logici grazie ai quali è stato possibile suddividere le macro-attività, sono i seguenti:
• completezza dei processi individuati all’interno di ogni macro-attività; • immediata percezione del livello di rischio e delle misure di sicurezza
da adoperare;
• chiara definizione dei ruoli e della modalità di svolgimento di ciascuna attività.
2. Selezione delle informazioni
E’ necessario raccogliere più informazioni possibili a riguardo ai fini del- la stesura della procedura; la prima fonte è senza dubbio la letteratura scientifica, dove è possibile rintracciare tutto il materiale disponibile ri- guardante quel particolare processo, sia nei termini di “buone pratiche”, sia in riferimento a Protocolli e linee guida esistenti. In secondo luogo, è necessario fare ricorso alle informazioni raccolte sul campo affinché sia garantita la successiva condivisione della procedura. Al termine della rac- colta delle informazioni, prima di procedere alla redazione delle procedure, è di fondamentale importanza:
• selezionare le informazioni raccolte;
• ordinarle sulla base di criteri di rilevanza per l’azienda;
• dare coerenza alle informazioni ricevute, scartando quelle incomplete o incongrue o non del tutto sostenute da evidenze scientifiche; • procedere alla costruzione di un diagramma di flusso che documen-
ti con precisione la successione nel tempo delle azioni da compiere all’interno del processo.
3. Individuazione dei compiti professionali ed attribuzione delle relative re- sponsabilità
Una volta che il processo è stato selezionato e che sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie, si attribuiscono le responsabilità collegate ai singoli compiti professionali. Questo è il punto nodale del processo e richiede la massima attenzione.
4. Definizione dello scopo e del campo di applicazione
Va definito con precisione l’obiettivo (scopo) della procedura. Questa ope- razione è strettamente collegata alla raccolta di dati e informazioni, perché in un ottica di miglioramento della qualità la stesura di una procedu- ra può rappresentare una possibile azione correttiva scaturita dall’analisi delle cause di un problema, oppure una azione preventiva che mira a con- tenere i rischi di malfunzionamento. Di conseguenza, il valore aggiunto che ci si aspetta attraverso l’implementazione della procedura sarà quello di ottenere un processo migliorato in funzione della sua efficacia, efficienza, appropriatezza e sicurezza. Sarà responsabilità di chi verifica la proce- dura, valutare quanto i suoi contenuti siano coerenti rispetto allo scopo
dichiarato. Altrettanto importante è definire il campo di applicazione del- la procedura, in altri termini si tratta di indicare con chiarezza i parametri spazio-temporali in cui la procedura deve essere applicata ed ha validità. In questo modo si contiene il rischio che si faccia un uso improprio e fuori contesto della procedura. (Fig.3.10)
Figura 3.10: Screenshot Procedure: Scopo e Campo di Applicazione
5. Stesura
Negli aspetti strettamente redazionali sono state rispettate le seguenti regole:
(a) E’ stato individuato uno spazio destinato ai nominativi di chi ha il compito di emettere, verificare ed approvare la procedura. Pertanto nella prima pagina della procedura è presente un riquadro dove è possibile leggere con chiarezza: la firma dei responsabili,il numero di revisione, la data ed eventuali variazioni o note.
(b) La procedura su ogni pagina redatta riporta in alto un riquadro con i seguenti elementi (fig.3.11):
* titolo;
* struttura nella quale ha applicazione la procedura; * il codice identificativo del documento;
* numero di revisione;
* numero di Pagina di x n. pagine (dove x è il numero totale delle pagine) per evitare la perdita di pagine;
(c) Tutte le azioni del processo sono state descritte con chiarezza e sem- plicità, specificando sempre chi deve fare cosa ed in quale successione (fig.3.12, fig.3.13 e fig. 3.14). Nel caso in cui ad una stessa azione partecipino 2 operatori, è stato indicato con una sigla quale dei due è il responsabile (R) e quale dei due si limita a collaborare (C).
Figura 3.12: Screenshot Procedure: Definizione dei ruoli e documenti di riferimento
Figura 3.14: Screenshot Procedure: Descrizione Processo
6. Emissione e Verifica
A questo punto segue la fase di emissione della procedura e verifica della stessa. A garanzia della correttezza e dell’adeguatezza, prima della sua diffusione, la procedura deve essere verificata dal Responsabile del Sistema di Gestione della Sicurezza (RSGS) ed approvata dal Responsabile della struttura. La verifica consiste nel confrontare la procedura redatta con una serie di parametri che ne convalidino la stesura e ne determinino la coerenza con altri documenti e con la norma di riferimento BS OHSAS 18001, quindi essa :
• deve essere coerente con l’obiettivo che si prefigge;
• deve essere sovrapponibile al processo che intende descrivere;
• deve indicare chiaramente le responsabilità singole per ogni sequenza del processo;
• deve avere una veste editoriale conforme alle regole stabilite;
• deve indicare chiaramente le ragioni della sua costruzione, il suo scopo e il campo di applicazione. La firma della/e persona/e che compie l’atto di verifica è il prerequisito indispensabile per accedere alla sua approvazione. Nel caso in cui il Responsabile della verifica individui degli scostamenti dai parametri di buona qualità, la procedura dovrà tornare al responsabile della redazione per le eventuali correzioni. 7. Approvazione
A seguito della verifica della procedura la stessa viene trasmessa al re- sponsabile della sua approvazione. Questi, che solitamente corrisponde al Responsabile della struttura cui il documento si applica, ha il compito di esaminare il contenuto in tutte le sue parti e di valutare se le modalità ope- rative proposte siano appropriate e coerenti, le risorse, gli obiettivi generali e la pianificazione corrente delle attività dell’azienda. Se la procedura non
venisse approvata può essere o immediatamente eliminata o rinviata per eventuali correzioni.
Analisi delle Procedure realizzate
Sono state realizzate trentasei procedure di cui:
1. Sette necessarie ai fini del rispetto della norma OHSAS 18001:2007; 2. Undici procedure definite specificatamente per la sede centrale di Codye-
co.SpA;
3. Quatto procedure realizzate per la Divisione di Via del Forchetto; 4. Tre procedure concernenti le attività della Divisione di Altopascio; 5. Dieci procedure relative alle attività in comune tra le due Divisioni; 6. Una procedura relativa alla pulizia dei laboratori comune a tutte le sedi.
In allegato nell’appendice ?? è possibile prendere visione del Registro proce-
dure, un elenco di tutte le procedure create riportante per ciascuna di esse:
• indicazione alfanumerica della procedura; • titolo del documento;
• data di stesura; • numero di revisione.
Nella medesima appendice (??) sono riportate tutte le procedure realizzate e, qui di seguito, brevemente descritte. Ciò che va specificato è il discorso relativo all’ indicazione alfanumerica adoperata per ciascuna procedura. I numeri, infatti, procedono in maniera sequenziale; in alcuni casi, però, accanto al primo numero è presente un punto (.) seguito da un numero od una lettera.
• Nel caso in cui sia presente la lettera “d” vuol dire che si tratta di una procedura relativa alle divisioni ma avente lo stesso titolo del documento relativo alla sede centrale;
• Nel caso in cui sia presente un punto (.) seguito da numeri (es. 13.3) vuol dire che quella procedura è una esplicitazione di quanto descritto nella specifica fase (es. 3) della macro-procedura di riferimento (es.13).
Procedure necessarie ai fini del rispetto della norma OHSAS 18001:2007
PRO-01 Valutazione dei Rischi. Questa procedura descrive il processo da seguire per identificare e quantificare i rischi associati con le operazioni svolte dall’azienda Codyeco.SpA, al fine di prevedere la possibilità di incidenti, valutare il loro potenziale impatto, identificare e mettere in atto le appropriate misure per ridurre il rischio per la sicurezza e salute dei lavoratori a livelli accettabili. La procedura costituisce, per il datore di lavoro, una linea guida da seguire nella redazione del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR).
PRO-02 Controllo Documenti e Registrazioni. Questo documento ha lo scopo di definire le modalità adottate dalla Società per tenere sotto control- lo i documenti del Sistema di Gestione della Sicurezza e Salute e per garan- tire l’identificazione, l’archiviazione, la protezione, la reperibilità, la durata di conservazione e le modalità di eliminazione delle registrazioni.
PRO-03 Formazione ed Addestramento. Questa procedura è adopera- ta per definire i criteri per l’individuazione delle risorse e l’erogazione della formazione e dell’addestramento del personale.
PRO-04 Controllo e Misura delle Prestazioni. Il documento serve a sta- bilire le modalità e le responsabilità per sorvegliare e misurare le principali ca- ratteristiche delle attività e delle operazioni che possono avere un impatto si- gnificativo sulla sicurezza. Stabilisce le modalità di valutazione della conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili ed alle prescrizioni sottoscritte dalla società e fornisce un approccio sistematico alle indagini sugli incidenti.
PRO-05 Controllo operativo. Ha lo scopo di individuare le operazioni e le attività che sono associate con l’identificazione dei pericoli per i quali è necessario applicare le misure di controllo per governare i rischi relativi alla sicurezza e salute.
PRO-06 Incidenti, Non Conformità, Azioni Preventive e Correttive.
Questa procedura viene adoperata per stabilire e delineare le modalità e le re- sponsabilità per identificare, documentare gli incidenti, le non conformità ed implementare azioni correttive e preventive.
PRO-07 Audit. Il documento definisce le modalità per la programmazione, l’esecuzione e la documentazione di audit interni.
Procedure definite per la sede centrale
Sono elencate di seguito tutte le procedure definite esclusivamente per la sede centrale di Codyeco.SpA.
PRO-08 Analisi Nuovi Prodotti e Controllo Qualità. La procedura spie- ga come un nuovo Prodotto, Materia Prima o Prodotto Finito, proposto da un fornitore, debba essere valutato ai fini di una sua introduzione tra i prodotti della Codyeco S.p.A. Definisce quali sono i soggetti coinvolti nel processo, quali le responsabilità, quali le misure di sicurezza ed i DPI utilizzati.
PRO-09 Gestione Laboratorio Prove a Umido. Questo documento ha il compito di illustrare le attività connesse alla gestione del laboratorio prove umido. Quali sono le persone responsabili, quali le persone coinvolte nel processo, quali sono e come devono essere svolte le diverse fasi del processo.
PRO-10 Gestione Laboratorio Rifinizione. Lo scopo di questo documento è quello di mostrare le fasi del processo connesse alla gestione del laboratorio rifinizione. Sono riportate le responsabilità e le misure di sicurezza che tutti coloro che hanno accesso al laboratorio devono adottare.
PRO-11 Gestione Laboratorio Prove Fisiche. Illustra quali sono le fasi del processo relative al laboratorio prove fisiche, indicando il responsabile del processo e le misure di sicurezza da adoperare.
PRO-12 Approvvigionamento. Lo scopo di questa procedura è quello di il- lustrare il metodo con il quale viene effettuato il processo di approvvigionamento materie prime, quali sono i soggetti coinvolti, le responsabilità, le mansioni da svolgere e le misure di sicurezza da adottare.
PRO-13 Ricevimento merce. La presente procedura ha il compito di è spiegare tutte le attività che compongono il processo di ricevimento merce, de- finendone la modalità, le responsabilità, le interfacce e le misure di sicurezza da adottare.
PRO-13.3 Carico/scarico merce. Questo documento illustra le modalità di esecuzione del processo di carico e scarico merci presso la sede centrale di Codye-
co.SpA; ne indica i responsabili, il personale coinvolto e le misure di prevenzione
e sicurezza che devono essere adottate.
PRO-13.6b Prelievo Campione. La procedura ho la scopo di spiegare tut- te le fasi del processo relative al prelievo campione. Evidenzia, inoltre, quali sono i soggetti coinvolti nel processo, quali le responsabilità e quali le misure di prevenzione e sicurezza da adottare.
PRO-13.11b Analisi Campione. Lo scopo di questa procedura è quello di illustrare il metodo mediante il quale vengono effettuate le fasi di analisi del campione. Sono specificati di seguito: chi e come ha la responsabilità di verificare che i requisiti specificati per il prodotto siano soddisfatti, chi e come deve effettuare le prove ed i controlli richiesti e chi e come deve produrre le registrazioni di tale attività, quali le misure di sicurezza adottate al fine di prevenire gli eventuali rischi connessi alle attività.
PRO-13.15 Immagazzinamento. Questa procedura riporta tutte le fasi re- lative al processo di immagazzinamento. Riporta tutti coloro che sono coinvolti nel processo, le azioni che devono essere eseguite e le misure di sicurezza adeguate al tipo di pericolo presente.
PRO-14 Spedizione merci. Il documento è stato creato per spiegare il me- todo con il quale viene effettuato il processo di spedizione merci; indica, inoltre, quali sono i soggetti coinvolti, le responsabilità, le mansioni da svolgere, le misure di sicurezza ed i DPI utilizzati.
Procedure definite per la Divisione di Via del Forchetto
Le descrizioni che seguono fanno riferimento ai processi svolti presso la Divisione di Via del Forchetto.
PRO-15 Processo Produttivo. Lo scopo di questa procedura è quello di mostrare le fasi nel quale si suddivide il processo produttivo della divisione Co- dyeco di Via del Forchetto. Sono specificati: i responsabili, il personale coinvolto, le attività eseguite, i DPI utilizzati e le misure di sicurezza adoperate.
PRO-15.2 Inserimento e Verifica Ricette. Il presente documento specifica responsabilità, personale coinvolto, misure di prevenzione e sicurezza adottate durante le diverse fasi di inserimento e verifica delle ricette.
PRO-16 Ricevimento Merce. Questa procedura spiega le fasi nel quale si suddivide il processo ricezione delle materie prime presso la divisione Codye- co.SpA di Via del Forchetto. Individua, inoltre, chi è responsabile del processo, quale il personale coinvolto, le attività eseguite, i DPI utilizzati e le misure di sicurezza adottate.
PRO-17 Spedizioni. Il documento ha il compito di elencare tutte le fasi che compongo il processo di spedizione merce dalla Divisione di Via del Forchetto alla Sede centrale. Sono identificati: il responsabile del processo, il personale coinvolto e le misure di sicurezza adottate.
Procedure definite per la Divisione di Altopascio
Le procedure di seguito esplicitate sono relative ai processi riferiti esclusivamente alla Divisione di Altopascio.
PRO-18 Acquisti e Vendite. Lo scopo di questa procedura è quello di il- lustrare le fasi nel quale si suddividono i processi di acquisto e vendita delle materie prime presso la Divisione di Altopascio. Sono specificati nella stessa: i responsabili delle diverse fasi, il personale coinvolto, le attività eseguite, i DPI utilizzati e le misure di sicurezza adottate.
PRO-19 Ricevimento Merce. La procedura esplicita tutte le fasi connesse al processo di ricevimento merce che ha luogo presso la Divisione di Altopa- scio. Nella medesima procedura sono evidenziati il responsabile del processo, i collaboratori e le misure di sicurezza adottate.
PRO-20 Processo Produttivo. Lo scopo di questa procedura è quello di mostrare le fasi nel quale si suddivide il processo produttivo della divisione Codyeco di Altopascio. Sono specificati: i responsabili, il personale coinvolto, le attività eseguite, i DPI utilizzati e le misure di sicurezza adoperate.
Procedure relative alle attività in comune tra le Divisioni