La fase di mappatura dei processi è stata svolta in collaborazione con il Dott. Daniele Pagano Dritto. L’idea è quella di utilizzare il BPMN (Business Pro- cess Management and Notation) per la realizzazione della mappatura. Lo stru- mento utilizzato è raggiungere questo obiettivo è stato il software ADONIS:
BPMN
Il process modeling può essere definito come la descrizione di una sequenza ordinata di attività di business. I processi di un business descrivono come possono essere raggiunti gli obiettivi che il business si propone. Ci sono diversi livelli che si possono utilizzare per il process modeling:
• Process Maps (mappe dei processi): sono semplici diagrammi di flusso delle attività;
• Process Descriptions: sono diagrammi di flusso delle attività con in più informazioni addizionali (non ancora sufficienti per definire le reali perfor- mance del processo);
• Process Models: diagrammi di flusso con le informazioni sufficienti per analizzare, simulare o eseguire i processi.
Il BPMN supporta tutti i livelli appena descritti.
Il BPMN è uno standard per la modellazione dei processi di business che fornisce una notazione grafica al fine di specificare i processi di business in un Business Process Diagram (BPD). Si basa su una tecnica di flowchart molto si- mile a quella dei diagrammi di attività dello Unified Modeling Language (UML). L’obiettivo del BPMN è quello di fungere da supporto per la gestione dei processi di business, sia per i tecnici che per gli addetti aziendali, fornendo una notazio- ne che possa essere intuitiva per gli utenti ma allo stesso tempo in grado di rappresentare un processo semanticamente complesso. L’obiettivo primario del BPMN è quello di fornire una notazione standard facilmente comprensibile da parte di tutti gli stakeholder aziendali. Questi includono gli analisti di business che hanno il compito di perfezionare i processi, gli sviluppatori tecnici incaricati della loro esecuzione ed i dirigenti aziendali che controllano e li gestiscono. Di conseguenza, il BPMN serve come un linguaggio comune, colmando il gap di comunicazione che si verifica spesso tra progettazione dei processi di business e la loro attuazione.
I modelli di BPMN sono costituiti da semplici diagrammi che compongono un insieme limitato di elementi grafici. Tutto ciò aiuta a semplificare la com- prensione dei flusso di processo. Esistono quattro categorie di elementi di base nel BPMN e sono:
1. Flow objects; 2. Connectors; 3. Swimlanes, 4. Artifacts;
Queste quattro categorie consentono la creazione di semplici diagrammi di processo. Analizziamo nel dettaglio i componenti di queste quatto categorie.
I Flow objects sono gli elementi principale del BPMN, si tratta di: events, activities e gateways.
1. Activities: è un lavoro svolto all’interno del processo: può essere atomica oppure no. Le tipologie di attività che sono parte del process model sono: • Task: un’attività di tipo atomico, ed è utilizzato quando il processo non può essere suddiviso in ulteriori sottoprocessi. Il task può essere di diverso tipo: ricezione, invio, user-based etc.
• Sub-Processes: consentono lo sviluppo gerarchico dei processi. Questo consente di nascondere i dettagli di un processo, che possono essere specificati ad un livello più basso.
2. Event: sono le cose che “capitano” durante un processo. Gli eventi influen- zano il flusso di lavoro e spesso hanno un trigger o un risultato. Possono far iniziare, interrompere o terminare il flusso. Gli eventi sono circolari e il tipo di contorno ne determina il tipo come è possibile osservare in figura
3.2.
(a) (b) (c)
Figura 3.2: Tipologia di eventi
(a) Gli Eventi d’Inizio sono quelli che indicano dove il processo ha ini- zio. Ci possono essere diversi triggers che indicano quale specifica circostanza fa iniziare il processo, come è possibile osservare in figura
3.3
(b) Gli eventi intermedi sono quelli che si verificano tra l’inizio e la fine del processo. Anch’essi hanno diversi trigger che li descrivono e possono essere inseriti nel normale flusso del processo, oppure linkati al bordo di un’attività, come mostra la figura3.4
(c) Gli eventi di fine indicano dove un processo ha fine. Anch’essi possono specificare diversi risultati che portano il processo alla fine.
3. Gateway sono oggetti che permettono di definire dove un processo si divide o converge. igateway sono tutti indicati come rombi e ci sono diversi simboli al loro interno che li distinguono. Tutti i gateway possono avere funzioni di dividere o unire il flusso.
Figura 3.3: Eventi d’Inzio
Figura 3.4: Eventi Intermedi
Connectors Ci sono 3 tipi di connettori:
• Sequence flow: è utilizzato per mostrare l’andamento ordinato delle azio- ni del processo;
• Message flow: è utilizzato per mostrare l’andamento dei messaggi tra entità diverse;
• Association: è utilizzato per associare dati, informazioni, artefatti con gli oggetti del flusso.
Figura 3.5: Gateway
Figura 3.6: Esempio di connettori
Swimlane il BPMN le utilizza per aiutare ad organizzare le attività. Ci sono 2 tipi principali di swimlanes:
• Pool: rappresenta un Partecipante del processo (ad esempio l’azienda, il cliente, . . . )
• Lanes: rappresenta diverse partizioni del Pool (ad esempio il venditore, il commerciale e il direttore dell’azienda)
Artifacts permettono di mostrare delle informazioni aggiuntive rispetto le capacità di base di un diagramma di flusso. Oggi ci sono 3 standard artifacts:
• Data Objects: permettono di illustrare come dati e documenti sono utiliz- zati all’interno dei processi;
• Groups :sono artefatti che servono ad evidenziare alcune sezioni, ma non hanno alcuna valenza restrittiva o in merito al flusso.;
• Annotations: sono utili per aggiungere note o informazioni aggiuntive (su qualsiasi altro oggetto).
ADONIS: Community Edition
Come accennato all’inizio di questo capitolo è il software utilizzato per la map- pature dei processi in Codyeco.SpA; si tratta di un software gratuito impiegato per il business process management che si rivolge ai neofiti del settore per la sua semplicità nell’utilizzo della modellazione BPM ma anche a coloro che voglio- no opzioni più sofisticate, come la simulazione di processo,il monitoraggio delle prestazioni e il supporto per la gestione del rischio. L’obiettivo è quello di mi- gliorare continuamente le prestazioni dei processi aziendali, costruire una base decisionale ed un sistema di management integrato. Per questo scopo grazie ad ADONIS si è riuscito a rendere trasparenti i flussi aziendali, le responsabilità e le strutture. La modellazione di ciascuna area oggetto di analisi è risultata semplice e intuitiva, lo strumento ha facilitato la gestione delle interrelazioni tra le varie aree oltre che fornire il link dinamico con informazioni provenienti da altri sistemi informativi. Il ciclo di vita dei modelli viene gestito grazie ad un workflow di approvazione, notifica e pubblicazione.
Questo framework considera l’azienda nelle quattro seguenti dimensioni: Pro- dotto/Servizi, Processi, Struttura Organizzativa, Struttura dell’IT e ne osserva relazioni e dipendenze.
Sulla base di queste quattro prospettive, la metodologia BPMN prevede l’attuazione ciclica delle seguenti fasi:
• Processo decisionale strategico: definizione di linee guida, fattori di suc- cesso e criteri essenziali per i processi aziendali.
• Process Re-Engineering: documentazione, adattamento, modellazione e ottimizzazione dei processi aziendali.
• Processo di assegnazione delle risorse: attuazione di diversi processi azien- dali, organizzazione, allocazione delle risorse e delle infrastrutture.
• Workflow di processo: esecuzione dei processi aziendali in ambiente opera- tivo, raccolta di informazioni come base per analisi future.
• Valutazione delle prestazioni dei processi: aggregazione e preparazione del processo informativo, analisi degli indicatori di performance e gestione delle metriche.
La vera e propria innovazione, che ha portato alla scelta di questo software, è relativa al fatto che è possibile creare ad hoc specifici rischi riscontrabili durante l’esecuzione delle attività di processo. In particolare durante il lavoro svolto sono state identificate cinque categorie di rischio, come mostra la seguente figura 3.7:
Figura 3.7: Risk Model ADONIS CE
• Rischio Stoccaggio e Prelievo Merce: Lo stoccaggio e il prelievo della merce in magazzino comporta una serie di rischi derivanti principalmente dalle caratteristiche chimico-fisiche dei materiali da stoccare e dalle loro possibili incompatibilità;
• Rischi Caricamento Materie Prime: Rischi connessi al caricamento delle materie prime all’interno dei reattori durante il processo di produzione. Si tratta principalmente di un rischio chimico strettamente legato al tipo di materia prima utilizzata e quindi dalla sua pericolosità;
• Rischi Pulizia Reattori: connesso alle operazioni di pulizia dei reattori; • Rischi Carico/Scarico Merci: come per lo stoccaggio, anche qui il rischio
è dovuto principalmente al quantitativo e al tipo di merce interessata, nonché ai macchinari utilizzati per effettuare le operazioni;
• Rischi Movimentazione Carichi: Rischi strettamente connessi all’utilizzo dei carrelli elevatori durante la movimentazione dei carichi. Il rischio prin- cipale in tal senso è il ribaltamento del mezzo, il quale può essere provocato dalle seguenti cause: forza centrifuga, terreno sconnesso, carico eccessivo, rampe, buche e scontri con altri mezzi;
Tali rischi sono stati inseriti nella mappature producendo il risultato che è possibile osservare in figura 3.8.
Dall’immagine (3.8) è possibile notare la presenza di due simboli:
• un triangolo rosso: un segnale di pericolo, simboleggiante il rischio esistente • una lente di ingrandimento: indicante la presenza di un controllo da attuare
Figura 3.8: Esempio di inserimento dei rischi nella modellazione
Analisi dei processi mappati
La mappatura dei processi è avvenuta grazie alla preziosa collaborazione del Dott. Daniele Pagano Dritto. In questa fase sono stati identificati i processi operativi di Codyeco S.p.A. e, per ognuno di essi, è stato individuato il personale coinvolto (classificazione avvenuta per ruoli) e il rischio, qualora presente, al quale viene esposto colui che esegue l’azione. In particolare, come già accennato in precedenza, sono state evidenziate quelle attività che comportano un rischio maggiore e la necessità di intraprendere azioni di controllo adeguate.
I processi mappati sono stati suddivisi in base alla sede o divisione di appar- tenenza:
1. Sede Centrale;
2. Divisione di Via del Forchetto; 3. Divisione di Altopascio.
E’ possibile osservare la rappresentazione di tutti i processi e le relative matri- ci di responsabilità (matrice RACI) nell’appendice ??. Di seguito una descrizione di tutti i processi analizzati.
Processi Sede Centrale
La sede centrale è il centro di approvvigionamento e distribuzione delle materie prime e dei prodotti finiti sia per quanto riguarda il mercato Italiano che per quello estero. Più nel dettaglio essa si occupa direttamente della fornitura delle concerie clienti della Toscana e delle spedizioni verso l’estero, mentre per il resto d’Italia la distribuzione è demandata alle divisioni di Arzignano e Solofra le quali vengono rifornite giornalmente dalla sede centrale. Oltre alla distribuzione, altre attività svolte riguardano i test, sulle pelli grezze e conciate (fase di umido e rifinitura), condotti a scopo dimostrativo per i clienti. Relativamente a questa sede sono stati individuati i seguenti processi:
• Approvvigionamento;
• Analisi Nuovi Prodotti e Controllo Qualità; • Ricevimento Merce;
• Immagazzinamento Merce; • Spedizione Merce;
• Prove a Umido; • Prove Fisiche su Pelli; • Rifinizione Pelli.
Approvvigionamento Il processo di approvvigionamento materie prime ini- zia con un check della scorta presente a magazzino. Il magazzino della sede centrale Codyeco è attualmente gestito mediante il software Automa, che tiene traccia della merce in ingresso ed in uscita. Il criterio con cui viene effettuato il riordino delle materie prime è legato alla pianificazione della produzione. Prio- rità maggiore è data agli ordini provenienti dall’estero visti i maggiori volumi. Nella preparazione dell’ordine, effettuata mediante il software AS/400, si tiene conto della merce già presente, del livello di scorta minima da mantenere e della priorità dell’ordine stesso. L’ordine viene preparato dall’addetto all’approvvigio- namento e controllato dal Responsabile Acquisti Codyeco, il quale deciderà se approvarlo o meno. Una volta approvato, l’addetto all’approvvigionamento si occuperà di valutare le offerte dei vari fornitori, quindi, a seguito di un ulte- riore controllo del Responsabile Acquisti, l’ordine viene comunicato al fornitore selezionato.
Analisi Nuovi Prodotti e Controllo Qualità Il processo spiega come la Codyeco S.p.A. scelga se inserire o meno un nuovo prodotto all’interno della gamma prodotti disponibili. Il nuovo prodotto, presentato da un fornitore, viene dapprima analizzato in laboratorio e successivamente, qualora soddisfi le speci- fiche necessarie, aggiunto ai prodotti Codyeco. Tale responsabilità è affidata al capo ufficio approvvigionamento, il quale, al termine delle varie analisi deciderà se:
• Fare effettuare una o più analisi supplementari;
• Acquistare il nuovo Prodotto introducendolo nel listino della Codyeco S.p.A.;
• Non acquistare il nuovo Prodotto, perché non ritenuto di interesse per l’azienda;
• Non acquistare il nuovo Prodotto, ma tenerlo in evidenza per un utilizzo futuro.
Il processo inizia nel momento in cui il Capo Ufficio Approvvigionamento riceve i campioni di prodotto. Questi, dopo essere stati registrati, vengono inviati in laboratorio insieme all’elenco delle analisi richieste ed analizzati. Terminate
le analisi, il campione viene archiviato e la documentazione relativa alle prove effettuate viene consegnata al Capo Ufficio Approvvigionamento, il quale, come già accennato in precedenza, valuterà se aggiungere o meno il nuovo prodotto a quelli già presenti in Codyeco. Infine i risultati delle analisi vengono consegnati al Responsabile del Laboratorio il quale si occuperà di archiviarli.
Ricevimento Merce Il processo inizia nel momento in cui la merce arriva in Codyeco. All’arrivo del vettore, il Capo dei Magazzini Generali o un suo delega- to, deve controllare la corrispondenza di quanto richiesto nell’Ordine trasmesso al Subfornitore e quanto ricevuto. In particolare viene verificata la corrispon- denza del materiale elencato nel DDT (Documento Di Trasporto) con quanto elencato nell’Ordine e l’esistenza dei Documenti di supporto richiesti (Bolletti- no di Analisi o Dichiarazione di Conformità). Il DDT viene quindi consegnato all’Ufficio Approvvigionamento che deve registrare i dati in esso contenuti sul- l’AS400 per la presa in carico della merce, consultare il Piano di Campionamento e di Controllo e procedere come descritto sul Piano stesso. In base a quanto de- scritto nel piano, viene quindi dato l’ordine di prelevamento dei campioni i quali vengono consegnati in Laboratorio per le analisi. In base al tipo di prodotto, il controllo qualità può non essere necessario. In questo caso, il Responsabile La- boratorio deve verificare la conformità del Prodotto tramite il controllo formale del Bollettino di Analisi del Subfornitore con le Specifiche del Capitolato Subfor- nitore. Nel caso in cui fosse necessario effettuare il controllo qualità, l’Addetto al Laboratorio ha la responsabilità di effettuare le analisi ed archiviare i risul- tati, comunicandone l’esito al Responsabile del Laboratorio. Questi informerà dunque l’ufficio approvvigionamento, il quale provvederà a stampare le etichette corrispondenti e a consegnarle al magazziniere addetto, insieme alle istruzioni di stoccaggio.
Immagazzinamento Merce Al momento dell’arrivo merce in Codyeco, l’Ad- detto al Magazzino preleva la bolla di consegna e la porta all’Addetto all’Ap- provvigionamento. Questi carica la bolla sull’AS/400, verifica che la merce in ingresso corrisponda all’ordine effettuato e, in caso positivo, ne autorizza lo scarico. L’Addetto al Magazzino, ricorrendo alle adeguate misure di sicurezza, effettua lo scarico merce e mediante terminale scansiona tutti i codice a bar- re presenti sulle etichette. Infine, prendendo le adeguate misure di sicurezza, posiziona la merce nelle diverse ubicazioni memorizzandole sul sistema software.
Spedizione Merce Il processo è relativo alle spedizioni sia per il mercato ita- liano che per quello estero. Esso infatti è pressoché identico in entrambi i casi, con la differenza che per i prodotti destinati all’estero si inviano quelli più recen- ti, mentre per quelli destinati all’Italia quelli meno recenti. Un’altra differenza è rappresentata dall’area in cui vengono depositati i prodotti in attesa di essere spediti, questa è diversa a seconda della destinazione (Italia o Estero). Nel caso
in cui il Capo Magazzino non abbia disponibile il Prodotto nel suo Magazzino, deve provvedere a approvvigionarsi da un altro Magazzino, viceversa, ricevuti i moduli necessari unitamente alle etichette per i Prodotti Sfusi, deve provvedere a preparare la merce per ogni singolo Cliente, prelevando i Prodotti dalle aree di Stoccaggio. Infine, all’atto della spedizione, egli deve controllare la corrispon- denza dei beni spediti con quella risultante dal DDT. La comunicazione relativa ai lotti da spedire per un determinato ordine è gestita in modo automatico dal software Automa che, in base alle regole precedentemente stabilite riguardo alle priorità degli ordini, invia direttamente sulla penna ottica del magazziniere le informazioni necessarie alla localizzazione della merce.
Prove a Umido, Prove Fisiche su Pelli, Rifinizione Pelli Per quanto riguarda le Prove a Umido, le Prove Fisiche su Pelli e la Rifinizione delle Pelli, i processi sono equivalenti. Queste operazioni vengono svolte dalla Codyeco, per conto delle concerie clienti, a scopo dimostrativo dell’efficacia dei propri prodotti. I vari tecnici dell’azienda recapiteranno alla Codyeco i campioni di pelle delle concerie insieme ad una descrizione delle prove richieste. I risultati di tali prove verranno dunque riconsegnati al tecnico, insieme al rapporto comprovante le analisi effettuate, il quale le riconsegnerà alla conceria cliente.
Processi Divisione di Via del Forchetto
La divisione di via del Forchetto si occupa prevalentemente della produzione di prodotti chimici per la fase di umido ovvero la prima fase di lavorazione che subiscono le pelli. I processi realizzati per questa sede, sono i seguenti:
• Approvvigionamento Materie Prime; • Ricevimento Materie Prime;
• Immagazzinamento Merce; • Produzione;
• Analisi Campione; • Spedizioni;
Procediamo con una breve descrizione di ciascun processo.
Approvvigionamento Materie Prime Tale processo è molto simile a quel- lo già visto per la sede centrale di Codyeco S.p.A. Esso inizia in seguito ad un controllo delle scorte in magazzino eseguito contestualmente alla pianificazione settimanale della produzione. Generalmente la logica di base è quella di mante- nere una certa scorta di sicurezza che varia da prodotto a prodotto a seconda del periodo, della necessità e delle stime fatte dal responsabile della pianificazione ed
acquisti. In media il riacquisto avviene a metà di ogni mese previa approvazione da parte del Responsabile Acquisti Codyeco.
Una volta preparato l’ordine, il Responsabile Acquisti della divisione di via del Forchetto ne richiede conferma al Responsabile Acquisti della sede centrale, che decide o meno se procedere con il suo invio. In caso negativo il Responsabile Ac- quisti di via del Forchetto esegue una nuova pianificazione dell’ordine, viceversa procede con l’analisi delle offerte dei vari fornitori, e la selezione di quella più vantaggiosa. A questo punto viene richiesta un’ulteriore conferma al Respon- sabile Acquisti della sede centrale a seguito della quale si procede con l’invio definitivo dell’ordine al fornitore.
Ricevimento Materie Prime La logistica in ingresso si occupa di tutte le attività a partire dalla ricezione delle materie prime, al primo controllo quali- tà, fino alla registrazione, etichettatura ed immagazzinamento delle stesse. Qui si evidenzia un piccolo problema, in quanto il prodotto non ancora controllato viene depositato insieme agli altri prodotti già controllati, generando possibili confusioni. È pertanto necessaria, e la sua realizzazione è già in programma, un’area adibita alla quarantena dei prodotti la cui conformità non sia stata an- cora testata. All’arrivo della merce il magazziniere esegue un primo controllo di quanto ricevuto (bolla di spedizione e controllo visivo). Successivamente, a se- conda del tipo di prodotto (sfusi o confezionati), prima di procedere allo scarico (nel caso di prodotti sfusi) viene prelevato un campione e consegnato al labo- ratorio per le analisi. Nel caso in cui queste abbiano esito positivo si procede con lo scarico della merce. Nel caso in cui si tratti di prodotti imballati, questi vengono immediatamente scaricati, etichettati e disposti in magazzino in attesa di essere controllati.
Immagazzinamento Merce Il processo di immagazzinamento, a differenza di quanto avviene per la sede centrale Codyeco, dove la registrazione della merce in arrivo è gestita automaticamente, qui, invece, è effettuata manualmente sul- l’AS400 dal Capo Ufficio Approvvigionamento di Via del Forchetto. Il processo ha inizio nel momento in cui la merce arriva in azienda. L’Addetto al Magazzino preleva dunque la “Bolla di Consegna” e la porta al Capo Ufficio Approvvigio- namento, il quale verifica che la merce arrivata corrisponda a quella specificata nell’ordine e, qualora sia conforme, ne autorizza lo scarico. La merce che dopo le Prove di Controllo e di Collaudo viene definita Non Conforme su segnalazio-