CAP III. LA NORMATIVA ANTIRICICLAGGIO E IL NUOVO
2.2 La funzione antiriciclaggio.
Come stabilito nel Provvedimento, l’impresa finanziaria è chiamata a dotarsi di una Funzione Antiriciclaggio, alla quale viene affidato il compito di verificare che le procedure aziendali siano sempre coerenti con l’obiettivo di prevenire e contrastare la violazione di norme di eteroregolamentazione e di autoregolamentazione in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo potendo effettuare un’ampia gamma di controlli sull’attività delle altre funzioni aziendali. Nell’impresa finanziaria si dovrà pertanto costituire una funzione ad hoc, organizzata in coerenza con il principio di proporzionalità. Essa costituisce l’interlocutore privilegiato delle Autorità di vigilanza, anche durante l’attività ispettiva ai fini antiriciclaggio. Tale funzione dovrà essere necessariamente indipendente e dotata di risorse adeguate sia dal punto di vista qualitativo che quantitativo; i soggetti facenti parte della funzione in esame, in virtù dell’importanza che rivestono, devono trovarsi nella condizione di poter accedere a tutte le attività di impresa nonché a tutte le informazioni che possono risultare rilevanti per lo svolgimento dei propri compiti.
All’interno della funzione deve essere nominato un Responsabile con compiti di coordinamento e di supervisione. Gli intermediari finanziari dotati di strutture organizzative meno complesse possono, nel rispetto del principio di proporzionalità, attribuire il ruolo di funzione antiriciclaggio anche alle strutture che già svolgono le funzioni di risk management ovvero di controllo di conformità. E’ comunque tassativamente esclusa la
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possibilità di attribuire il ruolo di funzione antiriciclaggio alla funzione di revisione interna. Tale attribuzione porrebbe seri problemi di incompatibilità dato che il Provvedimento attribuisce alla funzione di revisione interna, tra l’altro, il compito di verificare periodicamente l’adeguatezza e l’efficacia della funzione antiriciclaggio.
Non sembra azzardato affermare che Banca d’Italia abbia voluto implicitamente indicare l’unità di conformità come il soggetto predestinato al presidio del rischio di riciclaggio, ancor più idonea rispetto al Risk Management, più improntata alla valutazione e quantificazione dei rischi che minacciano l’ente.
Il risk manager è, infatti, coinvolto nelle prime fasi del processo di verifica sull’adeguatezza del capitale interno (Internal Capital Adequacy
Assessment Process – ICAAP) che prevedono l’individuazione dei rischi da
sottoporre a valutazione e la conseguente misurazione degli stessi necessaria alla determinazione del patrimonio di sicurezza secondo le regole di vigilanza prudenziale.
Sembra perciò che l’approccio basato sulla quantificazione dei rischi, specialmente se finalizzato alla determinazione del capitale di vigilanza, sia lontano dall’attività richiesta per il contrasto del riciclaggio.
La Compliace, invece, chiamata all’interno del Sistema dei Controlli Interni a svolgere un’attività che garantisce il rispetto di leggi e regolamenti al fine di prevenire sanzioni, perdite operative, finanziarie e reputazionali che deriverebbero dall’inosservanza di leggi e regolamenti, può considerarsi assegnataria della funzione antiriciclaggio.
La Compliance ha tra le sue referenze la caratteristica di indipendenza cha la disciplina antiriciclaggio richiede e risulta altresì dotata di risorse, sia umane che monetarie, che le garantiscano l’operatività secondo gli
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La conformità definisce con gli organi di vertice la politica istituzionale in materia di antiriciclaggio, la quale dovrà contenere l’esplicita attribuzione dei compiti e delle responsabilità di gestione e coordinamento dell’apparato, indicando inoltre la condotta che il personale deve tenere in riferimento alle tematiche e calibrando il livello di attenzione sulla base della rischiosità dei compiti loro assegnati. Tuttavia il rapporto che la
Compliance intrattiene con i vertici è altresì rivolto alla
collaborazione,attraverso le attività di supporto e di suggerimento nell’intento di predisporre un corretto sistema di prevenzione del rischio, del quale la conformità è interprete e coordinatore. Continuando con gli aspetti organizzativi, alla Compliance deve riservarsi l’adeguato livello di indipendenza che la gestione della minaccia di riciclaggio impone.
Un clima collaborativo e rapporti fortemente interconnessi che pongono al centro l’unità di compliance sono la base di un efficiente programma di prevenzione del suddetto rischio,che prevede il necessario coinvolgimento dell’intero Sistema dei Controlli Interni. Risulta perciò strategico il coordinamento tra tutte le unità del sistema, sottoposto a verifiche dalla Revisione Interna, la quale è in grado di evidenziare attraverso un approccio ex post le carenze di adeguatezza. Il rapporto con la funzione di Risk Management è invece improntato allo scambio di informazioni in merito alle valutazioni di impatto che il in questione potrebbe avere sull’ente, con particolare riferimento alle connotazioni di rischio legale e reputazionale. Nel fare riferimento ai flussi informativi, è rilevante per la conformità avere a disposizione un sistema di scambio delle informazioni che garantisca la piena conoscenza del fenomeno a tutti i soggetti coinvolti, in primo luogo al management, senza trascurare la tempistica, che in materia di antiriciclaggio assume un aspetto cruciale.
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È importante che le evidenze raccolte siano prontamente nella disponibilità della Compliance e del responsabile antiriciclaggio, al fine di poter prendere decisioni efficaci in tempi rapidi.
Tra le attribuzioni della funzione30 v’è quella di prestare consulenza e assistenza agli organi aziendali e all’alta direzione. Alla funzione antiriciclaggio può essere attribuito, previa formalizzazione all’interno delle procedure adottate dall’azienda, il compito di svolgere l’adeguata verifica rafforzata della clientela nei casi in cui, per circostanze oggettive, ambientali e/o soggettive, appaia elevato il rischio di riciclaggio. Tale specificazione costituisce un’importante innovazione introdotta con la versione definitiva del Provvedimento, laddove il documento per la consultazione proponeva che l’attività di adeguata verifica rafforzata dovesse, sempre e in ogni caso, competere alla funzione antiriciclaggio.
2.2.1 Responsabile della funzione.
La funzione Antiriciclaggio deve essere dotata di un responsabile in possesso di adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità in funzione dell’esigenza di assicurare un efficace esercizio delle attività dell’intera funzione. La nomina e la revoca sono di
30 la funzione provvede a: identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto sui processi e le
procedure interne; - collaborare all’individuazione degli assetti organizzativi finalizzati alla prevenzione e al contrasto dei rischi in discorso e verificare nel continuo il loro grado di efficacia; - verificare l’idoneità dei modelli organizzativi adottati e proporre le modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato presidio degli stessi rischi; - prestare consulenza e assistenza agli organi aziendali e all’alta direzione; in caso di offerta di prodotti e servizi nuovi, la funzione effettua in via preventiva le valutazioni di competenza; - curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale dipendente e dei collaboratori. Sotto il profilo operativo, inoltre, rientrano nell’ambito della funzione le attività volte a:
- verificare l’effettiva applicazione dei controlli previsti sulle procedure; - svolgere le attività di “rafforzata verifica” sulla clientela che presenta livelli di rischio di riciclaggio più elevati; - predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e all’alta direzione.
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competenza dell’organo con funzione di gestione d’accordo con l’organo di supervisione strategica, sentito l’organo con funzioni di controllo. La funzione può essere attribuita al responsabile della funzione di controllo di conformità, ovvero al risk manager. La persona incaricata della funzione non deve avere responsabilità dirette di aree operative né deve dal punto di vista gerarchico dipendente da soggetti che risultano essere responsabili di dette aree.
È ammessa l’esternalizzazione31
della funzione previa stipulazione di apposito contratto di outsourcing, della funzione antiriciclaggio attribuendo i relativi compiti a soggetti esterni dotati dei necessari requisiti di professionalità, autorevolezza e indipendenza, fermo restando che la responsabilità per la corretta gestione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo resta comunque in capo al soggetto destinatario che ha esternalizzato la funzione, il quale deve nominare un responsabile interno deputato a monitorare le modalità di svolgimento del
servizio da parte dell’outsourcer.
Il Provvedimento della Banca d’Italia si occupa anche di definire quali sono i requisiti organizzativi da rispettare nella scelta del Responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette. Ai sensi dell’art. 42 del D.lgs 231/2007, compete al titolare dell’attività, al legale rappresentante dell’impresa ovvero a un suo delegato il compito di valutare le segnalazioni di operazioni sospette pervenute e di trasmettere alla UIF le segnalazioni ritenute fondate.
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L’esternalizzazione deve essere formalizzata in un accordo che definisca quanto meno: la compiuta indicazione degli obiettivi da perseguire; la frequenza minima dei flussi informativi nei confronti del referente interno e degli organi di vertice e di controllo aziendali, fermo restando l’obbligo di corrispondere tempestivamente a qualsiasi richiesta di informazioni e di consulenza; gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite nell’esercizio della funzione; la possibilità di rivedere le condizioni del servizio al verificarsi di modifiche normative o nell’operatività e nell’organizzazione dell’impresa esternalizzante; la possibilità per le Autorità di Vigilanza e la UIF di accedere alle informazioni utili per l’attività di supervisione e controllo.
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Secondo la Banca d’Italia, la persona Responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette deve, al pari del Responsabile della funzione antiriciclaggio, essere in possesso di adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità. Deve, inoltre, essere priva di responsabilità dirette in aree operative e non deve essere gerarchicamente dipendente da soggetti di dette aree. Il ruolo e le responsabilità del delegato devono essere adeguatamente formalizzati e resi pubblici all’interno della struttura.
La delega per la valutazione e la trasmissione delle segnalazioni pervenute può essere conferita al responsabile antiriciclaggio ma non al responsabile della funzione di revisione interna e non può, in alcun caso, essere esternalizzata.
I responsabili delle segnalazioni devono avere libero accesso ai flussi informativi diretti agli organi aziendali e alle strutture coinvolte nella gestione e contrasto del riciclaggio e dl finanziamento del terrorismo.