La gestione della piattaforma dei debiti commerciali

L' articolo 1, comma 209, legge n. 244 del 2007 e ss.mm.ii., ha introdotto l'obbligo di invio elettronico delle fatture alla PA. Il decreto del Ministero dell'economia e delle finanze n. 55 del 3 aprile 2013 ha dato attuazione all'obbligo di fatturazione elettronica nei rapporti economici tra pubblica amministrazione e fornitori stabilendo, per gli Enti locali, che dal 31 marzo 2015 non possono più essere accettate fatture emesse o trasmesse in forma cartacea.

Il Decreto Ministeriale del 22 maggio 2012 ha istituito il sistema di monitoraggio accentrato dei pagamenti delle fatture da parte delle pubbliche amministrazioni attraverso la Piattaforma elettronica per i crediti commerciali (PCC).

Successivamente (articolo 1, commi 859, 862 e 864 della legge 145/2018) sono state dettate ulteriori incombenze connesse alla gestione delle fatture presenti in PCC, allo stock del debito commerciale e al rispetto dei tempi di pagamento.

Le informazioni presenti su tale banca dati sono essenziali per:

✓ attestare lo stock dei pagamenti che, se non ridotto del 10% rispetto a quello dell’anno precedente, esporrà alle sanzioni sotto indicate;

✓ calcolare automaticamente l’indicatore dei tempi medi di pagamento (ed applicare la sanzione sotto indicata in caso di mancato rispetto dello stesso).

La Regione deve effettuare le seguenti attività:

✓ implementare la Piattaforma dei crediti commerciali (PCC) comunicando lo stato (pagato, sospeso, non dovuta, etc.) di ciascuna fattura presentata dai fornitori;

✓ comunicare lo stock del debito commerciale entro il 31 gennaio di ciascun anno (a meno di proroghe);

✓ annualmente, ridurre del 10 per cento il proprio debito commerciale dell’esercizio in corso rispetto al debito commerciale dell’esercizio finanziario precedente;

✓ rispettare i tempi di pagamento, pena l’applicazione di severe sanzioni.

In caso di mancato rispetto, occorre accantonare una percentuale che oscilla tra il valore massimo del 5% e il valore minimo dell’1% degli stanziamenti riguardanti nell'esercizio precedente la spesa per acquisto di beni e servizi. Sostanzialmente, c’è il rischio che vengano drenate ulteriori risorse libere sottraendole alla spesa finanziata da risorse autonome regionali.

Riuscire ad evitare le sanzioni non è affatto scontato, poiché esistono alcune criticità di sistema che rendono oltremodo complicato il raggiungimento dell’obiettivo. Le principali riguardano in particolare:

✓ l’assenza di comunicazione tra il sistema contabile regionale, che registra la contabilizzazione e il pagamento delle fatture, e la Piattaforma PCC.

Continuano a persistere le difficoltà informatiche connesse al dialogo tra il sistema contabile regionale e la Piattaforma dei Crediti Commerciali, per cui sono notevoli gli interventi di allineamento manuale che il Dipartimento Economia e Finanze ha posto in essere e continua a porre in essere per sopperire a tale carenza informatica. I dipartimenti competenti stanno continuando a lavorare per realizzare l’interazione dei sistemi COEC-PCC tramite Web Service.

Un segnale positivo nelle procedure finora poste in essere, per l’individuazione delle carenze informatiche e dei correttivi da realizzare, è rappresentato dal test effettuato nel settembre 2020 per generare OPI di variazione, finalizzati a consentire l’aggancio informatico dei mandati di pagamento emessi per saldare fatture elettroniche presenti sulla piattaforma. A causa di warning generatisi nei flussi OPI, le fatture, pur pagate al fornitore, non risultavano correttamente tracciate sulla Piattaforma dei Crediti Commerciali. Questo test ha, conseguentemente, rappresentato un importante risultato che permetterà di sopperire ad alcune anomalie dei flussi informatici, garantendo il mantenimento delle specifiche tecniche richieste dal MEF (pagamento dei debiti commerciali tramite OPI).

✓ Coordinamento interdipartimentale per il reperimento delle informazioni sullo stato di lavorazione dei documenti contabili pervenuti sulla piattaforma dei crediti commerciali Per sensibilizzare i Dipartimenti ad una corretta gestione di tutti gli applicativi regionali coinvolti nel ciclo di fatturazione elettronica (SISGAP, SIAR-COEC, SIOPE+) per il successivo riversamento automatico e/o manuale su PCC, il Dipartimento Economia e Finanze ha messo in atto una complessa architettura organizzativa per ridurre il più possibile il mancato riversamento dei dati su PCC, con conseguente aggravio dello stock del debito e dei tempi dei pagamenti, considerato che l’omessa indicazione dello stato di pagamento delle fatture incide negativamente sui tempi di pagamento ed espone l’Amministrazione alle sanzioni specifiche applicabili.

Con la DGR n. 61 del 15 febbraio 2019, la Giunta Regionale ha approvato l’«Atto di indirizzo ai Dipartimenti regionali al fine di garantire l’immediata e corretta implementazione della Piattaforma elettronica per i crediti commerciali (PCC) necessaria per dare attuazione alle disposizioni contenute all’art.1, commi 849 e seguenti, della legge 30 dicembre 2018, n. 145». Mediante tale DGR è stata attuata una ricognizione puntuale sullo stock del debito residuo dell’Amministrazione Regionale, avviando una nuova modalità organizzativa che prevede l’invio periodico da parte degli Uffici del Dipartimento Economia e Finanze dell’elenco dei documenti contabili presenti sulla PCC a tutti i Dipartimenti Regionali, al fine di verificare se trattasi o meno di debito per l’Amministrazione Regionale e se per lo stesso ricorrano motivi di sospensione (per contestazione/contenzioso/verifica adempimenti normativi). I Dipartimenti sono, infatti, gli unici a conoscere lo stato effettivo della spesa e le motivazioni dei mancati pagamenti delle fatture nei termini di legge, per cui è necessario sensibilizzarli a comunicare tempestivamente tali dati per il costante aggiornamento della piattaforma.

Tale attività nel corso delle annualità 2019-2020 ha permesso di sanare tutto il flusso verso la PCC delle informazioni inerenti i documenti contabili già liquidati e pagati, pervenuti nel periodo 2015/2019, che non risultavano aggiornati a causa del mancato dialogo con il sistema contabile regionale, consentendo di ridurre notevolmente lo stock del debito delle annualità 2018 e 2019, che è stato così allineato ai valori presenti nella contabilità regionale, nonché ha consentito di sospendere tutte le posizioni per le quali vi erano in atto contenziosi/contestazioni/verifiche adempimenti organizzativi.

Tale modalità organizzativa è stata estesa anche ai documenti contabili pervenuti nell’anno 2020, per diffondere il più possibile la cultura della “gestione della fattura elettronica” sin dal suo arrivo sulla piattaforma SISGAP, respingendo da subito i documenti contabili non conformi, e valutando la presenza di eventuali motivi di sospensione, in considerazione del fatto che il legislatore italiano ha stabilito che i tempi di pagamento devono essere di trenta o, al massimo, sessanta giorni in casi determinati o per gli enti pubblici che forniscono assistenza sanitaria.

Si auspica che si possa incrementare sempre più la collaborazione da parte dei Dipartimenti Regionali, in quanto tuttora persistono situazioni di scarsa collaborazione proprio per quei codici di fatturazione che presentano le maggiori criticità.

La recente pubblicazione in Gazzetta Ufficiale (22 ottobre 2020) del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze sul rifiuto delle fatture elettroniche da parte delle PA (entrata in vigore il 6 novembre 2020) modifica in parte questo quadro: le pubbliche amministrazioni non possono rifiutare la fattura nei casi in cui gli elementi informativi possono essere corretti mediante le procedure di variazione.

Si attua così una norma che prevede che l’eventuale rifiuto da parte di Amministrazioni Pubbliche di fatture ricevute tramite il Sistema di Interscambio (SDI) debba essere puntualmente motivato. In particolare, vengono previste cinque specifiche cause di rifiuto:

a) fattura riferita ad una operazione che non è stata posta in essere in favore della PA destinataria della trasmissione del documento

b) omessa o errata indicazione del Codice identificativo di Gara (CIG) o del Codice unico di Progetto (CUP), da riportare in fattura

c) omessa o errata indicazione del codice di repertorio per i dispositivi medici e per i farmaci

d) omessa o errata indicazione del codice di Autorizzazione all’Immissione in Commercio (AIC) e del corrispondente quantitativo da riportare in fattura per i farmaci e) omessa o errata indicazione del numero e data della Determinazione Dirigenziale d’impegno di spesa per le fatture emesse nei confronti delle Regioni e degli enti locali.

Sono diversi i benefici attesi a seguito del provvedimento. L’introduzione di specifiche cause di rifiuto delle fatture elettroniche consentirà di risolvere le criticità segnalate, tramite le loro associazioni di categoria, da molti fornitori della PA. Allo stesso tempo, contribuirà ad accrescere l’efficienza del processo di spesa, assicurando la certezza e l’obiettività dell’esito dei controlli delle fatture emesse dai fornitori delle Amministrazioni Pubbliche e quindi la velocità della procedura e la puntualità dei pagamenti degli operatori economici che forniscono beni e servizi.

4.7 Gli enti strumentali, le società partecipate, le fondazioni regionali e i consorzi