We take care of your meeting
Eventi Italia s.r.l., vanta un’esperienza ventennale nel marketing management, nella comunicazione e nella gestione di strutture ricettive e turistiche, e questo è il background dei partner che hanno dato vita alla società.
Oggi, dopo vent’anni di esperienza spesa nei più diversi settori e con la più svariata tipologia di clienti, contano nel loro core business l’organizzazione, la promozione e la gestione di convegni, meeting, congressi ed eventi. È proprio con questa competenza acquisita nel tempo che Eventi Italia s.r.l. è oggi garanzia di ottimi risultati per i suoi clienti, in termini di ritorno di immagine, di contenuti e di mission all’altezza delle aspettative.
52
Il team di Eventi Italia s.r.l., segue la sua clientela dalla A alla Z, affiancandola in ogni fase legata all’organizzazione dell’evento. Rientrano nel loro bagaglio di servizi offerti tutte le attività solitamente legate alla fase iniziale, come definizione, concept e visual; quelle inerenti le fasi intermedie, quindi comunicazione, segreteria organizzativa, ufficio stampa, logistica e aspetti collaterali; fino alle attività da mettere in campo nella fase finale, ossia la vera e propria gestione dell’evento e il suo feedback. Ognuno di questi step viene curato dal team di Eventi Italia con la massima attenzione, senza tralasciare nessun dettaglio.
Tra i “partner” di Eventi Italia, scelto appositamente perché garanzia di risultati ottimali sempre all’altezza delle aspettative dei loro clienti, compare poi la Toscana. Sì, la Toscana, terra di arte e sapori, di colori e romanticismo, di borghi storici incantanti e antichi casali, di cantine e vini Doc e di scorci mozzafiato persi nella natura. Per questo il team ha scelto di spendere la loro professionalità in questa regione, perché è una delle poche in Italia ad offrire contesti paesaggistici e urbani assolutamente vari, che dalla costa e dal mare salgono fino alla montagna.
Tra le location gestite da Eventi Italia, fiore all’occhiello è Livorno con il suo “Meeting e Conference Centre Pancaldi”, una struttura polifunzionale e raffinata ospitata nell’omonimo antico palazzo e affacciata sul mare, in uno degli angoli più ricercati della costa livornese. La struttura, che ospita eventi, convegni, mostre, matrimoni, al completo servizio della collettività, è, inoltre, realizzata con tecnologie assolutamente all’avanguardia. È interamente cablata, dotata di cabina di regia audiovisiva, cabine per la traduzione simultanea, aule per incontri collaterali e per la videoconferenza.
Mission e Vision
La loro mission è rendere unica l’esperienza di coloro che partecipano ad un loro evento, infatti fanno del Marketing Esperienziale, la loro arma migliore.
53
Un evento per essere efficace deve coinvolgere le persone, renderle partecipi, interessarle ed emozionarle.
È proprio sulle emozioni scaturite dalle esperienze, che Eventi Italia basa il focus di tutte le sue attività. Hanno selezionato contesti suggestivi dal mare, alla collina, alla montagna; tra le nostre location abbiamo centri congressi, castelli, ville, ma anche cantine e strutture eno-gastronomiche, Resort e SPA.
Il fattore emozionale è l’ancora che consente di aumentare la propria capacità recettiva e rendere veramente efficace la partecipazione ad un evento, sia di eventi a carattere formativo sia di eventi a carattere informativo.
Nella società moderna le persone sono sommerse dalle informazioni e hanno sempre meno tempo e risorse disponibili. Chi riesce a fare la differenza? Chi si distingue dagli altri, facendo vivere esperienze uniche, le quali vorranno essere ripetute, ottenendo così la fidelizzazione del cliente. Partner
Nel corso degli anni Eventi Italia srl ha stretto partnership strategiche importanti, che garantiscono un servizio di elevata qualità e sicurezza. Grazie alle collaborazioni in corso, Eventi Italia è in grado di sopperire prontamente a qualsiasi esigenza in ambito di organizzazione eventi, anche i meno convenzionali.
I loro partner sono istituzioni ed aziende private, tra i partner istituzionali principali vi sono: Comuni, Confindustria, CNA, e Confesercenti, delle province di Livorno, Pisa ed altre località vicine alla loro sede.
Per le aziende private, sono in corso collaborazioni con hotel e strutture ricettive, ristoranti ed operatori enogastronomici, operatori turistici, operatori per servizi logistici, traduzioni ed interpretariato e molto altro. Eventi Italia, si pone come unico interlocutore per le aziende che hanno necessità di organizzare un evento, meeting o congresso. La loro
54
professionalità, esperienza e collaborazioni sviluppate negli anni, gli permette di poter scegliere, coordinare e supervisionare tutti gli operatori richiesti per i più disparati eventi.
Servizi
Tra i servizi che sono in grado di garantire alla clientela, che affiancano durante tutti gli step organizzativi, compaiono innanzitutto le attività inerenti le fasi iniziali, come pianificazione, definizione, concept, visual, ricerca della location. Inoltre, offrono tutti i servizi intermedi, come la comunicazione, la segretaria organizzativa, l’ufficio stampa, la promozione, la logistica. Chiaramente garantiscono assistenza per le attività finali: la gestione dell’evento vera e propria e il suo feedback. Rientrano tra i nostri servizi anche il servizio catering, il welcome service, i trasporti, e tutti gli allestimenti sia outdoor sia indoor.
Pianificazione organizzazione
I servizi offerti al cliente dallo staff di Eventi Italia, comprendono tutti gli step organizzativi e logistici che accompagnano un evento. Si inizia ovviamente dalla pianificazione e dall’organizzazione dell’iniziativa. I consigli, i suggerimenti e il supporto offerto da un professionista del settore, come Eventi Italia, è in grado di fare la differenze nella riuscita dell’evento stesso. Per questo è fondamentale per il privato o per l’azienda intenzionata a organizzare un’iniziativa, poter contare sul sostegno logistico di un professionista.
La pianificazione dell’intero evento, dalle fasi iniziali alle fasi finali, è, quindi, il primo passo per la sua buona riuscita. È necessario valutare con cura la scelta della location che dovrà ospitare l’evento, e prima ancora del luogo dove ambientarlo. Attenzione andrà prestata all’allestimento dei locali, al servizio di accoglienza, nonché alla promozione e comunicazione dell’evento stesso. La stessa cura andrà poi riservata ai servizi logistici collaterali ma fondamentali, come catering, ristorazione e ospitalità in strutture ricettive, e andrà preventivato se mettere in cantiere attività collaterali di supporto all’evento stesso.
55
Nella pianificazione andrà, inoltre, valutato attentamente il “taglio” da attribuire all’evento, prevedendo eventuali scenografie particolari, contesti suggestivi o elementi emozionali. Ogni dettaglio andrà, quindi, previsto nella fase iniziale di pianificazione, per evitare cambiamenti non previsti in corso d’opera.
Ricerca location
Tra i servizi più importanti offerti al cliente dallo staff, troviamo senza dubbio il prezioso supporto nella ricerca della location più indicata per ospitare l’evento. La giusta ambientazione per un evento non deve, infatti, essere lasciata al caso, bensì curata nei minimi dettagli, se si vogliono soddisfare le aspettative dei promotori. La scelta della location più indicata dovrà essere effettuata tenendo in considerazione alcuni elementi, come la tipologia di iniziativa promossa, il tipo di pubblico invitato, il numero dei partecipanti, oltre naturalmente all’eventuale necessità di strumentazioni e attrezzature, o di allestimenti e addobbi particolari.
Eventi Italia, grazie alla sua esperienza ventennale nel settore e alla collaborazione con partner professionali e competenti operanti in ogni angolo della Toscana, è in grado di offrire ai suoi clienti una vasta gamma di possibili location per ogni richiesta e tipo di evento proposto. Hanno a disposizione location per convegni, conferenze e meeting, presenti al mare, in collina, in borghi medievali o nelle città. Inoltre hanno sedi per ospitare eventi aziendali di ogni tipo, nonché location ideali per presentare nuovi prodotti o per business meeting.
Potendo contare su un’ampia rosa di location, sono in grado di offrire soluzioni anche a quei clienti, privati, associazioni o istituzioni, che vogliano allestire mostre o esposizioni di ogni tipologia, tema, dimensione. Sono attrezzati anche per ricercare e proporre location outdoor per qualsiasi evento, anche sportivo, ambientandolo in qualsiasi zona della Toscana. C’è poi tutta la sfera degli eventi privati, dove lo staff è in grado di consigliare il cliente nella scelta di location ideali per ospitare matrimoni,
56
anniversari, battesimi, ricorrenze particolari, qualsiasi sia il budget a disposizione dell’organizzatore e il numero di invitati previsti. La stessa competenza e professionalità è al servizio di privati, enti pubblici o aziende che vogliano organizzare un ricevimento di qualsiasi tipo, una cerimonia, un party a tema o una cena di gala.
Segreteria organizzativa
C’è un segreto dietro alla perfetta riuscita di un meeting, di un matrimonio, di una manifestazione sportiva, di un convegno aziendale. Un segreto che si nasconde dietro alle quinte di un evento, ma che è talmente importante da determinarne o meno il successo. È la segreteria organizzativa dell’evento, uno dei servizi considerati non a caso prioritari da Eventi Italia e curato nei minimi dettagli.
Rientra nelle attività a carico della segreteria organizzativa praticamente l’intera organizzazione di tutti gli aspetti logistici dell’evento stesso. Tra le attività ricordiamo lo studio di fattibilità dell’iniziativa, quindi di concept e visual; la ricerca della location più adatta all’evento; le attività di comunicazione pre e post evento, come mailing e contatti con fornitori di servizi e partecipanti; la promozione; l’organizzazione dei trasferimenti presso le sedi e del trasporto dei partecipanti; naturalmente la vera e propria gestione dell’evento e il suo feedback; la predisposizione e l’invio a organizzatori e partecipanti di eventuali atti o resoconti.
Ancora, rientrano nelle funzioni della segreteria organizzativa, anche la gestione degli aspetti prettamente amministrativi legati alla stesura di preventivi, al budget previsto, alla fatturazione e ai conti consuntivi; la ricerca di eventuali sponsor dell’iniziativa; l’organizzazione di servizi di catering e ospitalità alberghiera; la predisposizione di service tecnico. Welcome service
Nello svolgimento di un evento di qualsiasi tipologia, privato o aziendale o promosso da enti pubblici, il welcome service riveste un ruolo determinante nella buona riuscita dell’iniziativa. Il servizio di accoglienza riservato agli ospiti e ai partecipanti è, infatti, il vero e proprio biglietto da
57
visita, e occorre svolgerlo con la massima professionalità, efficienza e cortesia affinché l’evento stesso abbia successo, infatti Eventi Italia in queste situazioni si avvale dell’impiego di hostess e steward specializzati nell’accoglienza delle persone nel caso l’organizzazione lo ritenga necessario.
Il servizio di welcome service va previsto sia nella sede che accoglie il vero e proprio evento, ad esempio nella sede congressuale che ospita il meeting o il convegno aziendale, sia a supporto del personale delle strutture ricettive, nel caso in cui il servizio già presente nell’hotel non sia ritenuto sufficiente.
Servizi catering
Eventi Italia, con la sua esperienza pluridecennale nel settore, propone ai clienti, tra le attività offerte, anche il servizio di catering e più in generale di ristorazione. In base alla tipologia di evento, alla sua durata, alla location scelta e al numero di partecipanti, può, infatti, essere prevista la predisposizione di un servizio che somministri agli ospiti cibi e bevande: breakfast, coffee-break, cocktail, lunch, brunch, dinner. Si tratta di un servizio basilare, che deve essere gestito con la massima attenzione.
Il servizio dovrà dipendere ovviamente dal tipo di evento organizzato e della location stessa, non dovrà prescindere da questi aspetti e dovrà essere studiato nel dettaglio insieme a tutti gli altri step dell’iniziativa. Andrà posta la stessa attenzione al servizio di catering o ristorazione, sia nel caso si tratti di un servizio collaterale all’evento, per esempio in un meeting aziendale, un convegno o una conferenza, per le quali il momento dedicato alla somministrazione di cibo e bevande è soltanto accessorio; sia nel caso in cui il servizio sia messo in campo per più esclusive e ricercate cene di gala, dove nulla deve essere lasciato al caso: dalla scelta della location, al servizio di camerieri e personale, dalla formulazione del menù all’allestimento dei locali.
58
Eventi Italia, segue i suoi clienti in tutti gli aspetti logistici e organizzativi legati alla realizzazione di un evento. Con una professionalità a 360° nel settore della gestione di strutture turistiche e ricettive, lo staff riesce a occuparsi di ogni aspetto, sollevando il cliente da ogni pensiero o preoccupazione.
Questo non soltanto nell’organizzazione dell’evento stesso, ma anche per tutte le parti legate ai servizi collaterali all’iniziativa. A cominciare dalla logistica legata ai trasporti.
Perché una manifestazione, privata, pubblica o aziendale, abbia successo, è, infatti, necessario che ogni step logistico a supporto dell’evento si svolga nel migliore dei modi. Predispone, anche attraverso la collaborazione con partner attivi nel settore dei trasporti, l’accompagnamento dei partecipanti sul luogo dell’evento, e gestisce anche eventuali altri trasporti previsti, ad esempio verso le strutture ricettive o i ristoranti.
Promozione evento e marketing
Perché un evento abbia successo, sia partecipato e seguito dal numero di partecipanti previsto e registri un feedback positivo anche dopo la sua conclusione, è necessario che le attività di promozione dell’evento stesso e di marketing siano svolte nel modo migliore possibile e con efficacia. Per questo Eventi Italia, grazie anche al fatto di poter contare su partner e collaboratori altamente competenti nel settore, dedica energie e tempo alla promozione dell’iniziativa e alle azioni di marketing. Il suo staff cura nel dettaglio tutte le attività legata alla comunicazione dell’evento e alla pubblicità mirata. Questo sia attraverso la creazione e la divulgazione di materiale cartaceo offline, prestando attenzione ai destinatari da raggiungere e al messaggio corretto ed efficace da diffondere. Sia attraverso azioni di promozione e marketing effettuate sui canali online: siti internet dedicati, social media marketing, comunicati stampa online ed offline, campagne ADV online, articoli, e-mail marketing indirizzate al pubblico seguendo criteri di diffusione ben precisi.
59
Rientrano tra le attività di promozione anche le azioni messe in campo da un ufficio stampa e i servizi di comunicazione e informazione svolti da esso. Hospitality management
Rientra nell’organizzazione di un qualsiasi evento anche il servizio di hospitality management legato all’accoglienza dei partecipanti in strutture ricettive, alberghi, hotel. Questo sia che l’evento sia un meeting o un convegno aziendale, sia che si tratti di un evento privato, come un matrimonio. In ogni caso lo staff di Eventi Italia si occupa di affiancare gli organizzatori dell’iniziativa nella scelta più giusta di alberghi e hotel, che dovrà tenere conto tra le altre cose del numero di ospiti e della distanza dalla sede che ospita l’evento vero e proprio.
Scelte le strutture ricettive, Eventi Italia si occupa poi di gestire le prenotazioni di camere e servizi nell’hotel. Occorre prevedere con attenzione tutti gli aspetti, come il numero adeguato di posti letto in camere singole e doppie, la prenotazione di servizi particolari, come trattamenti in centri benessere spesso presenti in hotel.
Il contatto tra l’albergo e i partecipanti viene gestito dal nostro staff, che si occupa di comunicare agli ospiti tutte le informazioni necessarie inerenti la loro prenotazione, e viceversa di confermare ai gestori della struttura ricettiva le prenotazioni ed eventuali variazioni di programma. Il rapporto con alberghi e strutture ricettive, quindi, viene curato dal nostro staff durante tutta la fase organizzativa, e durante lo svolgimento dell’evento stesso. Viene, inoltre, gestito anche l’eventuale trasferimento dei partecipanti nelle strutture predisposte per l’ospitalità alberghiera.
Il servizio legato all’hospitality management svolto da Eventi Italia è naturalmente previsto per qualsiasi tipo di evento in qualsiasi parte della Toscana abbia luogo.
Service tecnico
Eventi Italia è ben consapevole delle costanti innovazioni tecniche che accompagnano l’organizzazione di meeting, convegni ed eventi di vario
60
tipo. Oggi è impensabile realizzare un’iniziativa, sia che si tratti di una convention aziendale, sia che si tratti di una cena di gala, senza l’ausilio di strumentazioni audiovisive all’avanguardia e di apparecchi informatici e multimediali. Perché tutto si svolga nel migliore dei modi, è poi necessario che le strumentazioni tecnologiche siano sempre aggiornate e all’avanguardia.
Il “Meeting e Conference Centre Pancaldi”, la struttura polifunzionale affacciata sul mare di Livorno gestita da Eventi Italia, è assolutamente all’avanguardia anche per quanto concerne il service tecnico. È interamente cablata, dotata di aule per incontri collaterali e di aule per la videoconferenza, cabine di regia audiovisiva, e cabine per la traduzione simultanea.
Lo staff è perfettamente in grado di offrire lo stesso livello e la stessa efficienza nel campo del service tecnico anche nelle altre strutture e sedi sparse nell’intero territorio toscano.
Tra i servizi che sono in grado di garantire, ovunque vengano richiesti, troviamo cabine per interpreti, impianti per la traduzione simultanea, videoproiezioni, lavagne interattive, impianti per l’amplificazione sonora e per le videoconferenze. Siamo comunque in grado di predisporre qualsiasi altra attrezzatura o dotazione particolare nel campo tecnico che ci venga richiesta.
Gestione interpretariato
Nel caso di eventi che prevedono la partecipazione di ospiti plurilingue, Eventi Italia è in grado di occuparsi con professionalità della gestione dell’interpretariato. Se richiesto, è possibile avere l’impiego di traduttori per la trasmissione di contenuti e messaggi in forma scritta da una lingua all’altra, in tutte le lingue ci vengano richieste. Se necessario, può anche predisporre figure professionali di veri e propri interpreti per la traduzione orale e la mediazione anche culturale, in caso si tratti di eventi multietnici.
61
Nel caso, invece, in cui non siano necessarie figure di traduttori o interpreti, la gestione del servizio di interpretariato può essere svolta anche semplicemente con l’ausilio di strumentazioni tecniche.
Possono prevedere anche la fornitura di ricevitori digitali con cuffie e conference system ai tavoli. Nel caso in cui il servizio di interpretariato affianchi, invece, attività in musei e siti culturali o visite itineranti, possiamo predisporre, anche attraverso il noleggio, apparecchiature portatili per la traduzione simultanea, con cuffie e auricolari, e sistemi di traduzione simultanea con kit di trasmissione tra relatore e interprete. Anche il “Meeting e Conference Centre Pancaldi” di Livorno è dotato di cabine per la traduzione simultanea.
Comunicazione e grafica
È impensabile organizzare nel modo migliore un evento, e pretendere di soddisfare pienamente le aspettative dei partecipanti e dei promotori in primis, senza curare nel dettaglio anche i servizi inerenti la comunicazione dell’evento stesso e la grafica di depliant, inviti, brochure dedicate, cartellonistica.
Per svolgere al meglio questo servizio, è necessario affidarsi a professionisti del settore, in grado di mettere in campo una pubblicità mirata ed efficace dell’evento. Eventi Italia con il suo staff di collaboratori, è in grado di assolvere nel migliore dei modi anche a questo compito.
Allestimenti indoor / outdoor
La scelta tra un allestimento indoor o un allestimento outdoor per ospitare un evento andrà compiuta tenendo in considerazione diversi fattori. Innanzitutto gli aspetti logistici legati all’iniziativa stessa.
Ci sono eventi, come le manifestazioni sportive per esempio, che necessitano per forza di ambientazioni esterne per essere svolte. In generale per le iniziative legate al mondo dello sport, la scelta di allestimenti outdoor è, quindi, prima di tutto una necessità logistica.
62
Ci sono, però, altre situazioni dove la scelta tra allestimenti indoor o outdoor è legata per così dire esclusivamente a una preferenza di forma. Questo vale in generale per qualsiasi evento privato, come matrimoni, ricevimenti, celebrazioni di ricorrenze, dove la scelta tra location outdoor o indoor è principalmente una scelta di gusto. Non una necessità, quindi, ma un dettaglio che in ogni caso può fare la differenza tra la riuscita o meno dell’evento stesso e la piena soddisfazione di promotori e partecipanti. Questo vale anche per gli eventi aziendali. Un’attività di team building o un emotional meeting avranno un risultato e un impatto completamente diverso se ambientati all’interno di una sede congressuale, o in un parco naturale all’aperto, magari affacciato sul mare. Grazie alla loro professionalità, possono consigliare il cliente nella scelta più mirata e indicata per soddisfare i suoi bisogni.
Ufficio stampa
Esistono tipologie di eventi, meeting, conferenze, manifestazioni, dove la semplice comunicazione mirata, sia essa online oppure offline, non basta. Alcuni enti, istituzioni, associazioni o aziende che si rivolgono allo staff di Eventi Italia per realizzare una particolare iniziativa, necessitano anche di un servizio di ufficio stampa accreditato per comunicare al pubblico date,