I principali step dell’analisi del clima

Per poter avviare una ricerca/intervento mirata alla diagnosi del clima organizzativo ci deve essere piena consapevolezza da parte dei vertici dell’organizzazione degli onori e soprattutto degli oneri che derivano dalla gestione delle aspettative che essa ha contribuito a creare.

Per ottenere maggiori garanzie di successo occorre tener presente i seguenti step, facendo in modo che ogni singolo momento eserciti un’influenza diretta e indiretta sullo step successivo; nessuno di essi può essere trascurato in relazione alla necessità di svolgere il lavoro, pur nel rispetto delle garanzie di scientificità, in tempi più circoscritti perché qualunque negligenza potrebbe risolversi nel fallimento dell’indagine complessiva.

 Step I: Individuazione del gruppo di lavoro. La prima azione da intraprendere consiste nella determinazione del gruppo di lavoro o del team. Ne fanno parte i ricercatori/professionisti ovvero coloro che hanno la competenza della gestione dei processi nell’analisi del clima, e alcuni membri dell’organizzazione, che generalmente appartengono alla direzione generale e del personale. È fondamentale che il team rimanga costante per tutto il tempo necessario alla realizzazione complessiva del progetto, che sia presente a ogni incontro e abbia ben chiaro il ruolo ricoperto.

 Step II: La definizione degli obiettivi. In questa fase sarà negoziato il contenuto dell’analisi del clima e saranno condivisi gli obiettivi che il progetto si propone. Risulterà di grande utilità far seguire a ogni incontro la predisposizione di un testo riassuntivo dei principali punti discussi durante l’incontro e delle decisioni adottate.

 Step III: L’analisi preliminare del contesto organizzativo. Compito dei

professionisti sarà quello di avviare una prima analisi esplorativa della realtà organizzativa, per conoscere gli aspetti che non è possibile sondare semplicemente con la descrizione effettuata da parte dei vertici aziendali. Si tratta di procedere con l’osservazione diretta della realtà organizzativa e dei suoi aspetti peculiari. Gli strumenti principali per questa fase saranno l’osservazione diretta e i colloqui informali con le persone che in essa

operano. Parallelamente si avvierà un programma di interviste individuali semi-strutturate ad alcuni testimoni privilegiati selezionati casualmente all’interno di tipologie di dipendenti preventivamente definiti in base a variabili organizzative rilevanti.

 Step IV: La definizione degli obiettivi. Dopo aver completato l’analisi esplorativa, il team prevederà un incontro nel corso del quale verranno definiti nel dettaglio, alla luce delle informazioni raccolte durante la fase esplorativa, gli obiettivi che realisticamente potranno essere conseguiti nonché, tenendo presenti limiti e potenzialità della struttura organizzativa, le ipotesi operative di lavoro. I professionisti riporteranno al team quanto rilevato durante la fase esplorativa e si riprenderanno gli obiettivi precedentemente delineati per commisurarli concretamente alla realtà all’interno della quale si sta operando. In questo step formulare gli obiettivi significherà puntualizzare le domande che la ricerca si pone e alle quali si dovrà fornire risposta nel report finale, la relazione conclusiva. Verranno in questa fase individuati gli interlocutori, ovvero coloro che potranno fornire un supporto per la diffusione dell’iniziativa e il coinvolgimento di tutti i dipendenti.

 Step V: La scelta della popolazione. Dopo aver puntualizzato i contenuti e gli obiettivi della ricerca, sarà possibile, definire la popolazione direttamente coinvolta nel processo di raccolta delle informazioni. A volte gli obiettivi faranno riferimento solo ad alcuni gruppi per il livello di inquadramento o in relazione al settore operativo nel quale si trovano a operare. In altre situazioni si rileverà la necessità di coinvolgere tutta la popolazione presente nell’organizzazione.

 Step VI: Messa a punto della metodologia e/o degli strumenti di rilevazione. La puntualizzazione dei contenuti della ricerca e degli obiettivi che essa si pone permette di scegliere l’approccio di ricerca più funzionale al raggiungimento degli stessi. Si individuano due approcci per l’analisi del clima organizzativo: l’approccio quantitativo e l’approccio qualitativo. Il primo con carattere prevalentemente descrittivo, si riferisce all’utilizzo di questionari strutturati, consente la raccolta di informazioni direttamente da

parte dei soggetti e con la possibilità di quantificare le percezioni e i vissuti delle differenti componenti organizzative. Mediante l’ausilio di questionari strutturati si potrà quantificare la vicinanza o la distanza tra le rilevazioni portate dai diversi gruppi significativi all’interno dell’organizzazione e monitorare l’andamento nel corso del tempo con analisi ripetute a intervalli di tempo ragionevoli in relazione sia agli accadimenti organizzativi interni sia in concomitanza a eventi esterni che possono determinare situazioni nuove e diverse nel contesto organizzativo. Il secondo con potenzialità esplicative, si può avvalere di interviste di gruppo o focus group, consente di prendere in carico gli aspetti soggettivi e che emergono spontaneamente dall’incontro e dallo scambio di riflessioni all’interno di gruppi significativi, ovvero gruppi che condividono problematiche simili perché si trovano a svolgere una stessa funzione, o una funzione corrispondente, all’interno dell’organizzazione. Quando risulta possibile, si potrà utilizzare congiuntamente gli approcci, facendo dialogare tra loro gli outcomes che ne emergeranno.

Per quanto riguarda gli strumenti utili al fine dell’analisi del clima ci sono due tipologie che si possono definire tailor-made e ready-made.

Nel primo caso si fa riferimento a una ricerca-intervento condotta con gli strumenti costruiti “su misura” per la realtà organizzativa specifica, che è unica e irripetibile. Si tratta di strumenti strutturati all’interno del contesto organizzativo oggetto di indagine e che pertanto solo all’interno di esso trovano la loro peculiare ragione di essere. Il pregio è che lo strumento è estremamente mirato e adeguato al contesto, in quanto è mirato direttamente ai suoi aspetti significativi, evitando situazioni che possono essere in parte non rilevanti per l’azienda. Inoltre il linguaggio sarà quello dell’organizzazione all’interno della quale lo strumento viene strutturato e riproposto. Questo approccio consente solo analisi intra-organizzative; non permette analisi inter-organizzative e spesso non possiede un sufficiente livello di garanzia di scientificità. Il secondo caso consente analisi inter- organizzative, che forniscono informazioni utili e scientificamente garantite per capire il reale stato di un’organizzazione, pur tenendo nella dovuta considerazione l’unicità di ogni ambiente organizzativo e l’impossibilità di un

trasferimento ingenuo delle rilevazioni di uno in un diverso contesto.

Si preferisce in generale adottare un approccio “ibrido”, ossia costruire delle procedure “personalizzate” in cui trovano spazio strumenti costruiti ad hoc, in funzione delle peculiarità dell’organizzazione in cui ci si trova a operare, e strumenti standardizzati.

 Step VII: Verifica della funzionalità della procedura e delle tecniche. La verifica della funzionalità e dell’applicabilità della procedura messa a punto sarà effettuata su un gruppo campione estratto dall’organizzazione. Verificare l’applicabilità della procedura attraverso un gruppo campione significa fare svolgere allo stesso tutte le attività che si sono pre-definite nella fase precedente, rispettando le consegne e i tempi. Si tratta di una simulazione molto precisa della procedura, alla fine della quale il gruppo sarà sollecitato ad esplicare riflessioni e commenti sia in merito alla comprensione/chiarezza delle domande, sia relativamente all’adeguatezza/applicabilità della procedura di rilevazione. L’obiettivo è far sì che l’intero procedimento, e gli strumenti in particolare, risultino il più possibile trasparenti e accessibili/comprensibili a tutti.

 Step VIII: Raccolta estensiva dei dati. Tutta la popolazione prescelta sarà convocata secondo la modalità che, in base alle esigenze della procedura, è stata ritenuta più opportuna. In questa fase i dipendenti dell’organizzazione partecipano attivamente, fornendo informazioni e interagendo, nei modi e nei tempi stabiliti, con il gruppo di ricerca.

 Step IX: Elaborazioni statistiche atte a consentire la verifica delle ipotesi di

lavoro preventivamente definite. In questa fase i dati di tipo quantitativo

raccolti verranno sottoposti a elaborazioni statistiche atte a evidenziare la rilevanza delle variabili individuate a priori dal gruppo di ricerca. Le elaborazioni maggiormente effettuate sono le statistiche descrittive115, il coefficiente di correlazione e le statistiche inferenziali116.

 Step X: Prima lettura dei risultati e stesura del report provvisorio. La prima lettura dei risultati è effettuata all’interno del team, in questa fase emergono

115 _{Frequenze e frequenze percentuali, presentazione delle medie e deviazioni standard.} 116 _{T di Student, analisi della varianza.}

le prime ipotesi interpretative dei dati emersi. In questa fase risulta fondamentale utilizzare tutte le informazioni disponibili e in particolare i dati qualitativi raccolti nel corso delle interviste e dei focus group. Il gruppo di ricerca provvederà alla stesura di un report dettagliato, il quale si concluderà con le ipotesi interpretative che verranno discusse con i responsabili dell’organizzazione.

 Step XI: Incontro con il gruppo dei dirigenti e dei rappresentanti

dell’organizzazione. Il feedback dei dati salienti emersi nel corso della ricerca

è parte integrante del processo e dovrà essere condiviso con tutti i membri dell’organizzazione. Nella maggior parte dei casi si preferisce che il gruppo dei dirigenti sia il primo ad essere informato, insieme ad esso potranno essere individuate delle azioni che possano sanare situazioni critiche o comunque modificare situazioni preesistenti.

 Step XII: Ritorno delle informazioni ai partecipanti. La restituzione dei risultati della ricerca/intervento riveste un duplice obiettivo. Da una parte i dipendenti hanno il diritto e la necessità di conoscere la situazione globale presente all’interno dell’organizzazione per meglio comprendere la realtà nella quale si trovano quotidianamente. Esprimere il proprio punto di vista determina sia una maggior consapevolezza individuale sia l’assunzione di responsabilità da parte del singolo dipendente; inoltre, la conoscenza del punto di vista altrui può favorire una presa di coscienza collettiva e la speranza di poter individuare percorsi comuni e realmente perseguibili per il miglioramento della qualità della vita organizzativa. D’altra parte è nel momento della discussione dei risultati dell’indagine che si possono prefigurare nuove modalità di lettura delle informazioni. Sono i dipendenti stessi che, fornendo la loro lettura dei dati, possono riuscire a evidenziare nessi logici che possono essere sfuggiti al gruppo di ricerca.

 Step XIII: Stesura del report finale. La stesura del report finale terrà conto di tutte le informazioni, quantitative e qualitative, raccolte nel corso della diagnosi di clima e, in particolare, di quanto emerso dalle riunioni con i diversi gruppi aziendali nel momento del feed-back. Verranno formulate ipotesi interpretative e effettuate proposte atte a promuovere il cambiamento

auspicato e a migliorare con ciò la qualità della vita di lavoro dei dipendenti tutti, nonché l’efficacia/efficienza dell’agire organizzativo. Il report finale costituisce un momento importante per prevedere, a valle delle azioni mirate che si intendono intraprendere, altre fasi di monitoraggio al fine di poter costruire un osservatorio permanente di un aspetto tanto importante per la vita organizzativa quale quello del clima psicologico117.