Il rapporto tra Modello 231 e il Sistema di gestione ambientale (SGA)

Attualmente la Certificazione di un SGA può essere effettuata sulla base di due schemi differenti: la norma ISO 14001 ed il regolamento europeo EMAS (Eco - Management and Audit Scheme). Entrambi gli schemi normativi definiscono i requisiti che deve avere un sistema di organizzazione aziendale rivolto al rispetto della legislazione vigente in materia ambientale, controllo delle proprie attività, delle interazione tra azienda ed ambiente e riduzione progressiva nel tempo dell’impatto derivante dalle attività svolte, si basano sulla metodologia PCDA e, nel tempo, i due schemi normativi si sono avvicinati progressivamente. Tuttavia, si notano alcune sostanziali differenze tra la ISO 14001 ed il regolamento europeo EMAS:il regolamento EMAS richiede in generale un maggiore coinvolgimento del personale ed una più attenta comunicazione interna all’impresa e verso l’esterno ed il meccanismo di certificazione prevede che per la ISO 14001, a seguito di una verifica ispettiva con esito positivo da parte di personale qualificato di enti accreditati, sia immediatamente rilasciato il certificato, mentre con il regolamento EMAS a seguito della verifica da parte di ispettori qualificati, una dichiarazione ambientale validata dagli ispettori viene inviata al Comitato Ecolabel -Ecoaudit che, previa verifica di conformità legislativa, autorizza la registrazione dell’impresa nel registro pubblico EMAS con autorizzazione all’utilizzo del logo EMAS.66

Si ritiene che, ai fini del presente lavoro questa distinzione non sia rilevante e per b revità e semplicità espositiva si farà riferimento alla norma ISO 14001.

Di seguito è riportato l’istogramma che evidenzia trend e consistenza delle organizzazioni certificate ISO 14001 sotto accreditamento:

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Fonte: Accredia-Indicatori ambientali

A seguito di questa premessa, si passa ad analizzare le possibilità di coordinamento tra SGA e Modello 231.

Occorre premettere che nel D.Lgs. 152/06 manca un omologo dell’art. 30 del D.lgs. 81/08, il quale prevede che nell’ambito salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, i Modelli 231 adottati sulla base di alcuni standard nazionali e internazionali (Linee guida UNI- INAIL del 2001 o British Standard OH-SAS 18001:2007) si presumono conformi ai requisiti di idoneità ai fini della validità esimente per le parti corrispondenti.

Tuttavia, i criteri generali di controllo del Modello sono già attuati con un SGA/EMAS (effettuazione di analisi ambientale iniziale, definizione, progettazione, implementazione, controllo e riesame dell’intero sistema).

Anche in questo caso, ovviamente, le finalità dei due sistemi sono differenti.

I SGA si prefiggono di: limitare l’inquinamento, soddisfare i requisiti legali ed altri applicabili, migliorare in modo continuativo il proprio sistema di gestione ambientale in modo da migliorare, in senso globale, la propria prestazione ambientale (racchiude anche il raggiungimento di una maggiore economicità); il Modello 231 ha, invece, finalità di prevenzione dei reati inclusi nel Decreto, come già più volte detto.

Il rispetto della conformità legislativa assume evidentemente un ruolo centrale quale pre-requisito del SGA, il cui mantenimento nel tempo è un obiettivo chiave del Sistema, a prescindere dalla sua rispondenza e funzionalità al Modello 231.

Pertanto, i requisiti dei sistemi di Gestione Ambientale contengono già, a parte alcune rilevanti eccezioni, le prerogative del Modello 231.

Per agevolare il percorso di integrazione, Fise Assoambiente ha predisposto un documento denominato “Modelli organizzativi e Sistemi di gestione ambientale alla

70 luce dell’estensione del D.Lgs. 231/01 ai reati contro l’ambiente” che è stato approvato dal Ministero della Giustizia nel dicembre 2015.

Il percorso di coordinamento dovrebbe prevedere almeno quanto segue:

- analisi ambientale e prescrizioni: questa fase si fonda sull’identificazione degli aspetti ambientali, la misurazione e quantificazione degli aspetti, l’analisi delle modalità operative (e quindi delle funzioni e delle attività svolte dalle diverse figure aziendali) in grado di generare gli aspetti ambientali identificati, la valutazione della significatività degli aspetti, finalizzata a fornire una guida per la programmazione del miglioramento.

Tali aspetti devono essere integrati ai fini 231 con la conduzione di un’analisi e finalizzata ad identificare le attività aziendali a rischio di commissione di reato e a valutarne il livello di rischio. All’identificazione dell’aspetto ambientale deve corrispondere una serie di informazioni in merito alle possibili fattispecie di reato ambientale ad esso connesse, alle possibili interazioni con le attività aziendali, ai soggetti coinvolti ed al sistema di controllo in atto, nonché una specifica valutazione del rischio. In particolare, occorre considerare anche le attività che non sono oggetto di prescrizioni. La norma ISO 14001 nella versione 2015 renderà più facile tale coordinamento in quanto ha introdotto la valutazione e gestione del rischio. Pertanto, i documenti del SGA dovranno essere integrati con gli appositi riferimenti ai reati connessi;

- Politica ambientale: dovrebbe essere rivista per integrare l’enunciazione di valori e principi guida (elemento che consente di avvicinarlo al Codice Etico) con regole di comportamento a carattere “prescrittivo”, la declinazione degli impegni dell’azienda (indistintamente considerata), con impegni specifici, sia per il vertice, sia per i singoli lavoratori; la natura informativa del documento per diffondere le scelte aziendali con il “codice comportamentale”; per impostare una vera e propria gestione delle risorse economiche che preveda il collegamento dello stanziamento delle risorse nel Programma Ambientale con i processi di budgeting dell’azienda, una fase di valutazione ex ante di fattibilità economica degli investimenti, della capacità di fronteggiare le esigenze che emergono in corso d’opera, delle verifiche sullo stato di avanzamento e spesa;

- Riesame: tra gli obiettivi del riesame dovrebbe essere esplicitato quello di assicurare il mantenimento di un efficace assetto gestionale per il presidio della conformità. Tale aspetto può essere perseguito utilizzando quali documenti di ingresso, i risultati

71 degli audit interni, con particolare riferimento alle criticità in relazione ai reati ambientali 231, lo stato delle Non Conformità soprattutto quelle riguardanti il rischio di commissione di reati, delle Azioni Correttive e delle Azioni Preventive, il grado di raggiungimento degli obiettivi quando connessi alla prevenzione dei reati, le comunicazioni e reclami provenienti dalle parti interessate e rilevanti ai fini del 231; i risultati delle verifiche degli organi di controllo; i risultati delle verifiche degli enti certificatori di terza parte; l’andamento delle prestazioni ambientali, soprattutto se misurate attraverso indicatori di conformità; le modifiche rilevanti ed altri cambiamenti avvenuti, laddove abbiano conseguenze rilevanti per i rischi di reato. 67 Gli elementi in uscita dal processo di riesame dovrebbero essere finalizzati a conseguire decisioni programmatiche e di investimento che garantiscano tempestivamente il mantenimento delle condizioni di conformità alla normativa ambientale, le decisioni di modifica dell’assetto organizzativo e gestionale dell’azienda, la ridefinizione di responsabilità e ruoli aziendali aventi rilevanza ai fini della possibile commissione di reati ex D Lgs. 121/11; nuovi programmi ed obiettivi che si inquadrino nelle logiche del miglioramento continuo del SGA, inteso anche come progressiva riduzione del rischio residuo di reati ambientali;

- assetto organizzativo e responsabilità nel SGA: risulta necessario rafforzare la separazione dei ruoli e delle funzioni ed i meccanismi di formazione delle decisioni, rafforzare la capacità dei Sistemi di Gestione Ambientale di definire poteri decisionali e di spesa delle figure coinvolte ed esplicitare i meccanismi di delega. Inoltre, poiché le fattispecie di reato ambientale interessano spesso anche i livelli più bassi e operativi dell’organigramma aziendale, funzionalmente e gerarchicamente “lontani” dall’Alta Direzione, è opportuno rafforzare le responsabilità di elaborazione, verifica e approvazione della procedura; l’esplicitazione dello scopo del documento e delle responsabilità dei diversi soggetti coinvolti nelle attività disciplinate; la descrizione delle modalità operative per lo svolgimento delle attività oggetto della procedura (v. esempio nella figura sottoriportata).

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Assoambiente Modelli Organizzativi e sistemi di gestione ambientale alla luce dell'estensione del D.lgs. 231/01 ai reati contro l'ambiente, 2015

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Tratta da “Il sistema di Gestione Iso 14001 ed Emas nella prevenzione dei reati ambientali ex d.lgs. 231/01”- Assolombarda.

73 Dalla Tabella sotto riportata si ottiene, invece, l’evidenza degli elementi corrispondenti e di quelli completamente assenti: l’Organismo di Vigilanza e il Sistema disciplinare.

Tratta da “Il sistema di Gestione Iso 14001 ed Emas nella prevenzione dei reati ambientali ex d.lgs. 231/01”- Assolombarda.

In merito all’Organismo di Vigilanza, è evidente che il SGA (come pure i sistemi di gestione inerenti altri ambiti) non contempla un organo analogo in termini sia di requisiti sia di compiti.

Sarà pertanto indispensabile procedere alla nomina.

Il Modello Organizzativo deve essere previsto che ciascun dipendente dia all’Organismo tutte le informazioni che esso richieda nell’esercizio delle sue funzioni,

74 con particolare riferimento alla commissione di reati o comunque a comportamenti non in linea con le regole di condotta adottate dall’azienda. Allo stesso tempo, è fondamentale il riconoscimento, a tutto il personale dell’ente e ai suoi collaboratori, della piena libertà di rivolgersi direttamente all’Organismo per segnalare violazioni del Modello ovvero altre eventuali irregolarità, in forma anonima e senza ritorsioni.

In questa logica, il SGA risulta uno strumento di grande efficacia nel garantire una serie di “fonti” di informazione e di comunicazione per l’ODV, al fine di offrire una “base” cognitiva su cui esso possa esercitare pienamente il proprio ruolo di vigilanza.

I principali flussi di informazione e di tempestivo aggiornamento da parte del SGA verso l’ODV sono costituiti dalle valutazioni condotte nell’ambito dell’Analisi ambientale e sull’andamento degli indicatori di prestazione e funzionamento che ne derivano, l’analisi dell'esperienza operativa e delle azioni conseguentemente poste in atto, le modifiche e gli aggiornamenti della Politica Ambientale e della pianificazione degli obiettivi e dei programmi; gli esiti delle attività di audit e di verifica periodica della conformità legislativa, gli esiti delle attività di verifica periodica di terza parte del Sistema; il periodico resoconto in merito allo stato di avanzamento delle azioni correttive/preventive poste in atto a fronte di elementi di debolezza o non conformità evidenziate durante la normale sorveglianza o in sede di audit, anche grazie alla documentabilità del relativo processo gestionale; la sintesi delle attività e dei risultati del ciclo di Sistema messa a disposizione dell’Alta Direzione ai fini del Riesame, le conclusioni derivanti dall’attività di Riesame (attraverso, ad esempio, l’inoltro all’ODV del verbale di Riesame) e le connesse pianificazioni per il ciclo successivo del SGA. I flussi di provenienza dall’ OdV verso il SGA dovrebbero essere recepiti da quest’ultimo in modo tempestivo e corretto al fine di migliorare la sua capacità di gestire i rischi di reato e di correggere e modificare l’assetto che l’azienda si è data per la loro prevenzione.

- coinvolgimento e consapevolezza del personale: oltre ad inserire sistemi di incentivazione e sistemi disciplinari e a rafforzare la formazione, è necessario che le risorse formate acquisiscano competenze non solo per seguire procedure ordinarie, ma anche per saper gestire il rischio (e quindi, ad esempio, modificare il proprio comportamento quando si presenta un rischio di non conformità o di reato), valutare le procedure operative e saper mettere in atto le responsabilità.

La formazione deve essere estesa a tutti i livelli con le opportune graduazioni. Devono essere meglio individuate le responsabilità e l’autorità;

75 - necessaria introduzione del sistema disciplinare con specifiche finalità 231;

- sistema di monitoraggio: si basa su di una pluralità di tipologie di indicatori:

o gli indicatori di conformità legislativa devono essere integrati con l’inserimento di parametri rilevanti anche ai fini della responsabilità ex 231 , ad esempio per misurare un potenziale superamento dei limiti di legge dovrebbero essere concepiti indicatori in grado di misurare non solo l’andamento medio dei parametri rispetto ai corrispondenti limiti legislativi, ma anche la variabilità associata al loro andamento;

o gli indicatori di reattività in termini di quasi incidenti e/o a scostamenti che possono comportare il rischio di commettere un reato; all’adeguamento tempestivo all’evoluzione della normativa che introduca nuovi reati o che modifichi significativamente la legislazione attuale, o ancora a cambiamenti significativi dell’operatività aziendale;

o gli indicatori economici relativi alla capacità di sostenere economicamente il SGA e, quindi, il Modello organizzativo 231 per l’ambiente Decreto legislativo 231/2001, nel disciplinare i requisiti di un Modello organizzativo efficace, preveda espressamente che questo “individui modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati” (Articolo 6, comma c). Attraverso tale previsione, il legislatore ha inteso richiamare l’attenzione, da un lato, sui processi interni all’azienda facenti capo all’area finanziaria, (evidenziandone la rilevanza fra gli ambiti potenzialmente esposti al rischio di commissione di reato), dall’altro sulla necessità di destinare al sistema risorse finanziarie di entità sufficiente a garantirne funzionalità ed efficacia;

o Indicatori relativi all’applicazione del SGA da parte del personale: comprendono indicatori volti a misurare e verificare sia l’apprendimento da parte del personale rispetto alla formazione erogata (sul SGA in generale o su temi/ambiti specifici connessi ai rischi di reato), sia la correttezza e l’adeguatezza dei comportamenti dei singoli dipendenti;

o Indicatori di trasparenza dei processi: infine è opportuno l’utilizzo di indicatori relativi alla trasparenza dei processi, sia decisionali che gestionali, anche rispetto all’impiego e alla gestione delle risorse utilizzate nel SGA e dei rapporti con la filiera e con i soggetti terzi in quanto responsabilità, documentabilità e tracciabilità dei processi sono principi cardine del Modello 231, assicurarne il rispetto può richiedere di integrare nel SGA specifici indicatori di monitoraggio.

76 Si pensi, ad esempio, ad indicatori volti a misurare il numero e la tipologia di soggetti coinvolti formalmente in un dato processo, ovvero a dare evidenza dell’attività di divulgazione svolta rispetto a significativi cambiamenti interni all’azienda (di carattere organizzativo e/o produttivo;

Fonte “Il sistema di Gestione Iso 14001 ed Emas nella prevenzione dei reati ambientali ex d.lgs. 231/01”- Assolombarda.

- Attività di auditing e sorveglianza: per facilitare la sinergia tra i due ambiti, il Responsabile del Sistema di Gestione Ambientale (RSGA) potrebbe predisporre report selettivi sulle Non Conformità che hanno rilevanza ai fini della prevenzione dei reati ambientali redatti con un maggior grado di comprensibilità per consentire un’efficace comunicazione con l’ODV, ferma restando la facoltà di quest’ultimo di richiedere degli approfondimenti sulle risultanze delle attività di audit e sorveglianza condotte nell’ambito del SGA;

- il controllo operativo: ai fini di realizzare le integrazioni in ottica 231 occorre verificare la presenza di elementi quali la definizione di modalità operative che disciplinano ruoli e responsabilità per la gestione di specifici aspetti ambientali; la separazione di poteri e di attività tra i soggetti incaricati di attuare le direttive e quelli

77 deputati al controllo; il coinvolgimento, anche tramite flussi informativi, di più soggetti aziendali nelle decisioni in materia di gestione ambientale; l’utilizzo di sistemi di registrazione degli adempimenti operativi e di verifica periodica della loro evasione; l’esistenza di un sistema di procure e deleghe di funzione in materia ambientale tali da garantire poteri decisionali coerenti con le deleghe assunte, ovvero di un “obbligo di rendicontazione formalizzata sui poteri delegati con modalità prestabilite atte a garantire un’attività di vigilanza senza interferenze”;

- rapporti con soggetti terzi: l’azienda può chiedere ai terzi di garantire la conformità al proprio sistema di controlli attraverso:

o la sottoscrizione del Codice Etico ed eventualmente della Politica Ambientale laddove questa venga formalmente riconosciuta dal Modello 231 quale documento cardine dei principi aziendali in materia ambientale; la qualifica dei fornitori e la loro valutazione periodica; l’utilizzo di regole contrattuali specifiche; lo svolgimento di attività specificamente richieste; la fornitura di documentazione atta a comprovare il possesso dei requisiti che il fornitore dichiara di possedere in sede di qualifica o contrattuale; l’adozione di regole di comunicazione, che impegnino il fornitore a informare tempestivamente l’azienda in merito a situazioni di possibile non conformità o di rischio o relative a vicende modificative della propria organizzazione che possano in qualche modo interessare il rapporto tra le parti; lo svolgimento di controlli diretti e indiretti.

E’ opportuno precisare che non tutti i fornitori di un’azienda sono ugualmente “sensibili” rispetto alla possibile commissione di reati ambientali ex Decreto 231: le modalità di interazione con l’azienda e la gravità delle relative conseguenze variano a seconda della tipologia di attività svolta e di servizio prestato dai soggetti terzi.

L’azienda può elaborare un profilo di rischio dei propri fornitori, finalizzato ad individuare le categorie più sensibili fra questi e all’adozione delle misure di prevenzione più idonee per ciascuna categoria.68

Per esaustività del quadro espositivo, poiché di interesse nell’agevolazione del percorso di integrazione, si rappresentano le novità introdotte dal nuovo standard ISO 14001:2015, omettendo la nuova struttura della norma della quale si è già parlato:

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Assolombarda, Il sistema di gestione ISO 14001 ed EMAS nella prevenzione dei reati ambientali ex D.Lgs. 2312001 2013

78 L’analisi del contesto che è propedeutica all’impostazione del sistema e dovrà identificare le questioni rilevanti legate al contesto nel quale l'Organizzazione opera:

- Condizioni ambientali = clima, qualità aria, qualità acqua, contaminazioni esistenti, ecc.;

- Fattori esterni = aspetti sociali, tecnologici, economici, legali, contesto competitivo;

- Fattori interni = vincoli di prodotto, processi, competenze, indirizzi strategici aziendali, politiche, obiettivi ed indicazioni a livello di Gruppo.

L’analisi dovrà inoltre identificare le parti interessate, analizzarne i bisogni e le aspettative, e scegliere quali tra questi recepire nel sistema elevandoli a impegni che, una volta formalizzati, diventano a tutti gli effetti dei requisiti di Sistema, analogamente ad una prescrizione normativa, e nel caso non vengano soddisfatti non consentiranno di ottenere o mantenere la certificazione, al pari di tutti gli altri requisiti dello standard.

La valutazione del rischio

Il contesto in cui opera l’Organizzazione fornisce il quadro di riferimento per valutare i rischi associati a minacce e opportunità. Il Rischio è definito dalla norma come “effetto dell’incertezza rispetto al raggiungimento dell’obiettivo” e viene inteso come deviazione o scostamento da ciò che è atteso e pianificato: in questo senso il concetto di Rischio può essere inteso sia in senso negativo sia in senso positivo (opportunità). I rischi possono derivare dagli aspetti ambientali, in relazione alle possibili modifiche e ripercussioni sull’ambiente fisico e naturale in termini di impatti ambientali negativi o positivi; oppure dagli impegni assunti, in relazione alle possibili conseguenze, per l’organizzazione, connesse al soddisfacimento o meno degli stessi. Pertanto, il rischio va inteso non soltanto come rischio per l’ambiente, ma anche come rischio per l’organizzazione (reati ambientali, reputazione aziendale, continuità aziendale).

La definizione e valutazione dei rischi e delle opportunità diventa il centro della fase di Pianificazione. Lo scopo principale del sistema è agire come strumento preventivo al fine di evitare i rischi e prevedere le opportunità.

Questo è un tassello molto importante per il coordinamento con il Modello 231 perché entrambi i modelli si pongono in posizione di ottica preventiva. Nel caso del SGA vengono identificate anche le opportunità che ovviamente nella concezione del rischio 231 non possono essere presenti.

79 Il coinvolgimento della Leadership

Nuovo punto della norma specifico della versione 2015: l’obiettivo è incentivare il diretto coinvolgimento del Top Management per realizzare l’integrazione del Sistema di Gestione Ambientale nella gestione generale del business. Il punto include la politica ambientale e la definizione dei ruoli, responsabilità ed autorità, premettendo l’esplicitazione di quali sono le prerogative e attività dell’Alta Direzione.

La prospettiva del ciclo di vita

L'analisi ambientale dovrà essere condotta secondo la“Life Cycle Perspective”, ciò significa valutare i processi produttivi e il loro impatto sull’ambiente in una prospettiva che va oltre il luogo in cui si svolge la produzione, bensì occorre prendere in considerazione tutte le fasi a monte e a valle della produzione del bene o del servizio.

Prestazioni Ambientali: tra i risultati del Sistema di Gestione deve essere compreso l'accrescimento delle prestazione ambientali dell'organizzazione stessa.

Comunicazione: l’organizzazione deve definire un processo di comunicazione interna ed esterna. In relazione alla comunicazione esterna, un nuovo requisito prevede un obbligo di assicurare che le informazioni che escono verso l'esterno siano affidabili e corrette.

Nella nuova versione della norma viene riproposto lo schema grafico del tradizionale modello Plan Do Check Act che viene, però inserito all’interno di uno schema più ampio nel quale è evidenziata l’influenza del “contesto dell’organizzazione”, rappresentato dai “fattori interni ed esterni” e “dalle esigenze e aspettative delle parti interessate”, di cui si è chiamati a tener conto nello sviluppo del Sistema di Gestione (la stessa considerazione vale per la nuova versione della ISO 9001)69

Le prime tre novità citate e l’ultima andranno, quindi, ad impattare positivamente sulla relazione tra Mod. 231 e SGA.