La redazione della Job Description

Le linee guida per la redazione della Job Description hanno lo scopo di fornire suggerimenti ed esempi per la sua efficace redazione.

La Job Description è uno strumento organizzativo che consente di definire, per le singole posizioni organizzative:

• le finalità (perché esiste la posizione organizzativa); • le attività che devono essere svolte (cosa deve fare);

• gli elementi caratteristici (in termini di formazione, qualifiche, esperienze professionali, competenze e capacità) di ogni posizione organizzativa (il “profilo minimo” del titolare della posizione organizzativa).

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• verificare l’adeguata copertura di una posizione organizzativa, individuando eventuali esigenze di formazione;

• valutare l’adeguatezza di nuovo personale prima dell’assunzione; • pianificare percorsi di sviluppo professionale.

La Job Description viene formalizzata in una apposita registrazione (la scheda di Job Description), che:

• fornisce un layout uniforme;

• consente di disporre delle informazioni necessarie in modo chiaro e sintetico. Prima di procedere alle analisi necessarie alla redazione delle schede è, quindi, opportuno verificare la correttezza (in termini formali e sostanziali) dell’organigramma.

L’allegato 1, di seguito riportato, rappresenta un esempio di Job Description utilizzata in Geofor.

93 REGISTRAZIONE Pagina 93 di 131 Reg-OR-02-Job-description-POSIZIONE- Rev01.doc POSIZIONE: _______________

FINALITA’:

ATTIVITA’ RESPONSABILITA’ IMPORTANZA INDICATORI CHIAVE DI

PERFORMANCE (ICP.) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

PERICOLI ASSOCIATI ALLE ATTIVITA’

DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO

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CONOSCENZE E CAPACITA’

4

(max) 3 2

1 (min) CONOSCENZE SISTEMA DI GESTIONE

NORME COGENTI GESTIONALI PROFESSIONALI COMMERCIALI LINGUISTICHE INGLESE FRANCESE ALTRO ______________ INFORMATICHE

SICUREZZA E SALUTE SUL LAVORO

CAPACITA’ _INIZIATIVA AUTOCONTROLLO ANALISI SINTESI PROPENSIONE ALL’INNOVAZIONE INTERAZIONE

ORIENTAMENTO ALLA QUALITA’ GUIDA E SVILUPPO COLLABORATORI

Redatto Verificato Approvato

Data Firma Data Firma Data Firma

Allegato 1 – Job Description.

La Job Description deve riportare la denominazione della posizione, che viene indicata nella testata della scheda e le finalità, che devono definire in modo sintetico lo scopo all’interno dell’Organizzazione, cioè il “perché” esiste quella specifica posizione.

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• “cosa”, cioè ciò che è richiesto alla posizione organizzativa (il suo compito primario);

• “con quali vincoli”, cioè i limiti, interni e/o esterni all’organizzazione, che la posizione deve rispettare;

• “con quale scopo”, cioè il risultato primario che la posizione deve garantire. Troviamo poi le attività della posizione organizzativa, che identificano il contributo che essa fornisce allo svolgimento delle attività dell’Organizzazione nel suo complesso. La descrizione delle attività deve, quindi, consente di comprendere, con un adeguato livello di completezza e chiarezza, ciò che è richiesto alla posizione organizzativa in oggetto (cioè “quello che deve fare”).

La responsabilità, indica il grado di autonomia di una posizione organizzativa nello svolgimento delle attività di propria competenza.

La Geofor suggerisce in questo caso, di articolare il livello di responsabilità in:

• Diretta (DIR), nel caso in cui lo svolgimento delle attività è una responsabilità specifica della posizione organizzativa in esame.

• Condivisa (CON), nel caso in cui la responsabilità dello svolgimento delle attività è ripartito fra la posizione organizzativa in esame ed altre posizioni organizzative. • Contributoria o secondaria (SEC), nel caso in cui la posizione organizzativa in esame fornisca un apporto allo svolgimento delle attività che, peraltro, è responsabilità primaria di altra posizione organizzativa.

L’importanza, consente di determinare (anche se non necessariamente in termini strettamente qualitativi) l’impegno (definibile come quantità di tempo, di risorse tecniche o di sforzo) che la posizione deve dedicare allo svolgimento di ognuna delle proprie attività.

L’azienda suggerisce, di articolare il livello di importanza in:

• Alta (A), nel caso in cui lo svolgimento dell’attività rappresenti un impegno rilevanti, in termini quantitativi, per la posizione organizzativa.

• Media (M), nel caso in cui lo svolgimento dell’attività rappresenti un impegno limitato, in termini quantitativi, per la posizione organizzativa.

• Bassa (B), nel caso in cui lo svolgimento dell’attività rappresenti un impegno marginale, in termini quantitativi, per la posizione organizzativa.

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Gli indicatori chiave di performance, infine, rappresentano i parametri quantitativi, cioè misurabili, che consentono di verificare le prestazioni relative alle specifiche attività per la posizione organizzativa in oggetto.

Per quanto riguarda le unità di misura utilizzate, possono essere le più diverse, in funzione dell’attività che deve essere monitorata e misurata: valori economici (Euro), quantità di produzione, tempo utilizzato o durata, o altre unità di misura rilevanti.

L’identificazione degli indicatori, rappresenta un’operazione assolutamente non banale, alla quale è opportuno prestare la massima attenzione.

Infatti, questi indicatori devono essere:

• significativi rispetto all’attività che intendono monitorare; • misurabili in termini quantitativi;

• facilmente gestibili;

• coerenti con gli obiettivi definiti nella documentazione del sistema di gestione per la qualità dell’Organizzazione.

Per quanto riguarda i pericoli associati alle attività, la Geofor suggerisce, nella redazione delle Job Description, di far riferimento a quanto predisposto per il sistema di gestione della sicurezza e salute sul luogo di lavoro.

Si suggerisce poi di riportare nella scheda, la documentazione del sistema di gestione necessaria per garantire l’adeguato svolgimento delle attività richieste al titolare della posizione organizzativa in oggetto.

La Geofor quindi consiglia di riportare in tutte le Job Description i pertinenti documenti di politica, i manuali gestionali e le norme di legge e/o standard tecnici significativi. I requisiti della posizione, identificano i livelli minimi richiesti al titolare della posizione organizzativa in termini di:

• Formazione: il livello di formazione scolastica o universitaria, che rappresenta il minimo richiesto dall’Organizzazione per l’adeguata copertura della posizione. • Qualifiche: eventuali qualifiche di natura professionale rilasciate da organismi

competenti, richieste da norme di legge o comunque reputate necessarie dall’Organizzazione.

• Addestramento (su tematiche di natura professionale, relativo alla sicurezza e salute sul lavoro, relativo all’ambiente, ecc.) che può rappresentare una condizione necessaria per accedere alla posizione organizzativa e un impegno periodico per il titolare della posizione.

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L’addestramento reputato necessario deve essere, comunque, coerente rispetto alle finalità, alle attività richieste e ai requisiti delle norme di riferimento per i sistemi di gestione implementati dell’Organizzazione.

• Esperienza professionale: in questo campo va riportato il numero minimo di anni di esperienza professionale reputato necessario per garantire l’adeguata copertura della posizione organizzativa.

Può essere distinta in esperienza complessiva, cioè il numero minimo di anni di lavoro complessivi, e esperienza specifica, cioè il numero minimo di anni di lavoro direttamente correlabili alla posizione.

Nella sezione successiva troviamo poi l’indicazione delle conoscenze e delle capacità. Le conoscenze, rappresentano “ciò che è necessario che sappia” il titolare della posizione organizzativa per garantire un efficace svolgimento delle attività di competenza, mentre, le capacità rappresentano le attitudini personali che devono essere proprie del titolare di una posizione organizzativa per l’efficace svolgimento di una specifica attività ed il raggiungimento dei relativi risultati.

Sia per ogni specifica conoscenza, che per ogni capacità, sono individuati quattro livelli possibili, da 4 (massimo) ad 1 (minimo), che definiscono ciò che è richiesto.

Le conoscenze sono relative a:

• Sistemi di gestione: insieme delle conoscenze necessarie per garantire la migliore comprensione e l’efficace utilizzo delle metodologie e degli strumenti del sistema di gestione dell’Organizzazione. (es. il sistema di gestione per la qualità, ambientale o per la responsabilità’ sociale).

• Norme cogenti: insieme delle conoscenze necessarie per garantire la migliore comprensione e l’efficace utilizzo norme cogenti (normativa di legge, standard tecnici, ulteriore documentazione esterna) pertinenti per l’Organizzazione. • Conoscenze gestionali: conoscenze necessarie per garantire l’efficace

pianificazione e controllo dei processi e delle attività di competenza della posizione e dei suoi collaboratori.

• Conoscenze professionali: conoscenze necessarie per garantire lo svolgimento del lavoro proprio e dei collaboratori in modo efficiente.

• Competenze commerciali: conoscenze necessarie per una efficace gestione di interrelazioni con i clienti.

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• Competenze linguistiche: conoscenze grammaticali, di espressione (ampiezza di vocabolario) e di comprensione in lingue straniere.

• Competenze informatiche: conoscenze necessarie per un efficace utilizzo delle risorse informatiche (hardware e software) dell’Organizzazione.

• Competenze relative alla sicurezza e salute sul lavoro. Le capacità, invece sono relative a:

• Iniziativa: attitudine e capacità di intraprendere azioni in autonomia. • Autocontrollo:capacità di padronanza delle proprie azioni e reazioni. • Analisi: capacità di indagine e di esame approfondito di un problema. • Sintesi: capacità di ridurre ad una unità più idee, concetti o nozioni.

• Propensione all’innovazione: capacità di ricercare, accettare e gestire modificazioni che comportano elementi di novità.

• Interazione: capacità di gestire azioni ed influenze reciproche tra persone.

• Orientamento alla qualità del prodotto: capacità di gestire le azioni proprie e dei propri collaboratori tenendo conto delle ricadute in termini di qualità.

• Guida e sviluppo dei collaboratori: capacità di coordinamento dei propri collaboratori finalizzata al loro sviluppo umano e professionale.

Infine, nella scheda di Job Description devono essere riportati i nominativi dei titolari delle posizioni organizzative responsabili per:

• la redazione; • la verifica; • l’approvazione.

Per le schede delle posizioni che rispondono direttamente al vertice dell’Organizzazione (Amministratore Delegato, ecc.) la redazione può essere a cura:

• del titolare della posizione di vertice;

• del responsabile organizzativo, su delega del vertice dell’Organizzazione.

La verifica, invece, è l’attività che garantisce la coerenza dei contenuti nell’insieme delle schede.

L’approvazione, infine, è l’atto formale che attesta che le schede di Job Description costituiscono uno strumento organizzativo valido ed in vigore all’interno dell’Organizzazione.

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