Nel cantiere deve essere previsto un ufficio di cantiere; tale ufficio può essere adibito anche ad ufficio del direttore dei lavori o dei direttori di cantiere; può essere interno o esterno al cantiere e può essere costituito da una baracca o da altro locale. Qualora, per le dimensioni medio-piccole del cantiere o per altri motivi, l’ufficio di cantiere non sia realizzato come sopra detto, esso può consistere in un armadio, o altro simile contenitore, riparato dalle intemperie e con chiusura a chiave, in cui conservare tutti i documenti afferenti al cantiere.
Nell’ufficio di cantiere deve essere conservata sia la documentazione da tenere obbligatoriamente in cantiere perché prevista dalle norme di legge, sia la documentazione che, anche se non prevista dalla normativa vigente, è però
consigliabile tenere disponibile per i funzionari degli organismi di controllo (ASL e/o Ispettorato nazionale del lavoro) cui deve essere esibita. Uno schema riassuntivo della documentazione da tenere presso l’ufficio di cantiere è il seguente:
documenti di pertinenza del CSE:
•piano di sicurezza e di coordinamento (PSC);
•fascicolo con le caratteristiche dell’opera;
•comunicazioni relative all’idoneità o inidoneità dei POS delle imprese esecutrici;
•verbali delle riunioni di coordinamento;
•rapporti di visita in cantiere (oppure il giornale del cantiere oppure il registro delle visite);
•copia della notifica preliminare;
•copia della eventuale corrispondenza scambiata con le imprese esecutrici e/o con i lavoratori autonomi (comunicazioni di contestazione, comunicazioni di sospensione dei lavori, eccetera);
documenti di pertinenza di ogni impresa esecutrice, affidataria e non:
•certificato di iscrizione alla Camera di commercio;
•comunicazioni al Centro per l’impiego di assunzione dei dipendenti operanti in cantiere;
•documento unico di regolarità contributiva (DURC15);
•copia dell’eventuale lettera di delega delle funzioni in tema di sicurezza sul lavoro. Tale lettera ha la funzione di consentire ai funzionari degli organismi di controllo di individuare con rapidità le persone delegate a sostituire il legale rappresentante di ogni impresa esecutrice in occasione, appunto, delle loro eventuali visite;
•cronoprogramma dettagliato dei lavori (a cura dell’impresa capocommessa);
•planimetria con indicata la posizione delle strutture logistiche e delle principali attrezzature di lavoro (a cura dell’impresa capocommessa);
•piano operativo di sicurezza (POS);
•piano sostitutivo del piano di sicurezza e di coordinamento (PSS);
•denuncia dell’impianto di messa a terra e dell’impianto di protezione contro i fulmini;
•documentazione tecnica delle attrezzature di lavoro (manuali di uso e manutenzione, dichiarazioni di conformità, documentazione relativa alle verifiche periodiche);
•libretti di verifica degli apparecchi di sollevamento di portata superiore a 200 kg, completi dei verbali di verifica periodica e dell’attestato di omologazione ISPESL;
15 Con riferimento al D.M. 143 del 25/6/2021, prossimamente il DURC dovrà contenere la verifica della congruità dell’incidenza della manodopera impiegata nella realizzazione dei lavori edili.
•denuncia, quando prevista, di installazione di attrezzature di lavoro (ad esempio, le gru):
• richiesta di prima verifica e richieste di successiva verifica delle attrezzature di cui all’allegato VII del D. Lgs. 81/08;
•dichiarazione di corretto montaggio degli apparecchi di sollevamento;
•lettera di comunicazione all’ASL della designazione del “preposto al coordinamento delle gru” per gru interferenti;
•ordine di servizio scritto per la designazione di “gruista di gru interferente”;
•piano di montaggio, uso e smontaggio del ponteggio (Pi.M.U.S.) completo di autorizzazione ministeriale all’uso del ponteggio e di attestato del corso di formazione dei lavoratori addetti al montaggio, trasformazione e smontaggio dei ponteggi;
•notifica per la rimozione dell’amianto o piano di lavoro per il recupero dell’amianto;
•documento sulla protezione contro le esplosioni per lavori in presenza di rischio di atmosfere esplosive;
•programma di lavoro per l’uso di sistemi di accesso e posizionamento in quota mediante funi e attestato del corso di formazione dei lavoratori addetti all’uso di sistemi di accesso e posizionamento in quota mediante funi;
•dichiarazione di conformità, completa di allegati, relativa all’impianto elettrico del cantiere e dell’impianto di protezione contro i fulmini (a cura dell’impresa che ha eseguito tali impianti);
•verbali di verifica periodica dell’impianto di messa a terra e dell’impianto di protezione contro i fulmini;
•nel caso sia di noleggio a caldo, sia di noleggio a freddo, attestazione dell’impresa locatrice che il bene noleggiato è conforme ai requisiti di sicurezza di cui all’allegato V al D. Lgs. 81/08;
•nel caso di noleggio a freddo, nota dell’impresa locataria contenente l’indicazione del lavoratore (o dei lavoratori) incaricato dell’uso dell’attrezzatura noleggiata e la dichiarazione che lo stesso (o gli stessi) è stato adeguatamente formato;
•richiesta di deroga per il superamento del limite di rumore ambientale provocato dalle attrezzature di lavoro;
•elenco dei lavoratori designati per la gestione dell’emergenza e del primo soccorso;
•copia degli eventuali verbali degli organismi di controllo;
documenti di pertinenza dei lavoratori autonomi:
•certificato d’iscrizione alla camera di commercio;
•documentazione attestante la conformità alle disposizioni vigenti di macchine, attrezzature e opere provvisionali (ossia, libretti di verifica, verbali di verifica, eccetera);
•elenco dei dispositivi di protezione individuali in dotazione;
•attestati inerenti la propria formazione (ossia attestati di frequenza a corsi, attestati di superamento di prove di verifica, eccetera);
•attestato relativo alla propria idoneità sanitaria alla mansione da svolgere;
•documento unico di regolarità contributiva (DURC);
documenti di pertinenza delle sole imprese affidatarie:
•copia dei contratti di subappalto o di subaffidamento, anche in cascata;
•autorizzazioni del committente ai subappalti, anche in cascata;
•comunicazioni di subaffidamento, anche in cascata;
•documentazione attestante l’idoneità tecnico-professionale delle imprese subappaltatrici o subaffidatarie e dei lavoratori autonomi subappaltatori o subaffidatari;
•documentazione attestante la trasmissione del PSC alle imprese subappaltatrici o subaffidatarie e ai lavoratori autonomi subappaltatori o subaffidatari;
•documentazione attestante la verifica di congruenza dei POS delle imprese subappaltatrici o subaffidatarie, compresa la nota di trasmissione al CSE;
•elenco dei lavoratori presenti in cantiere, sia dipendenti delle imprese esecutrici (appaltatrici, subappaltatrici e subaffidatarie), sia lavoratori autonomi.
Gli elenchi di cui sopra riguardano unicamente i documenti aventi attinenza con la sicurezza e la salute dei lavoratori nel cantiere. Naturalmente nell’ufficio di cantiere andranno depositati e conservati anche altri documenti afferenti aspetti diversi da quelli appena indicati, come, ad esempio, il permesso di costruire, il progetto della costruzione, il giornale dei lavori, eccetera. Se si vuole, di fatto, rendere obbligatoria (anche se non prevista dalla normativa vigente) la presenza in cantiere della documentazione di cui sopra, è necessario disporre ciò nel PSC (che è un documento contrattuale e quindi vincolante) e/o nei contratti d’appalto. Se si vuole evitare il proliferare di fotocopie, è possibile conservare in cantiere un compact disc, da aggiornare periodicamente, contenente tutta la documentazione di cui sopra e da consegnare agli organismi di controllo in occasione della loro visita; è un compito di cui può farsi carico il CSE; tuttavia, per i documenti da consultare all’occorrenza (ad esempio il PSC, i POS, delle imprese esecutrici) è opportuno conservare in cantiere anche una copia su carta.
Nell’ufficio di cantiere, o nelle sue immediate vicinanze, deve essere disponibile un cartello contenente, col dovuto rilievo (ad esempio impiegando un cartellone colorato), il numero telefonico d’emergenza europeo (112) e gli altri numeri telefonici utili in caso d’emergenza (ad esempio, il numero telefonico del più vicino ospedale).