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RIASSUNTO ANALITICO
Il presente lavoro si propone di discutere gli obiettivi, le metodologie e gli
strumenti utilizzati per attuare il controllo di gestione negli enti di formazione. La realtà settoriale in cui operano questi organismi è oggi molto complessa e non priva di difficoltà dovute al difficile periodo economico che l’Italia sta
attraversando, ciò per quanto riguarda la disponibilità delle risorse finanziarie destinate alla formazione, e sia per le difficoltà incontrate per via dei cavillosi iter burocratici e l’enorme mole di regole e procedure di controllo a cui devono sottostare questo tipo di aziende.
Nel primo capitolo si parlerà dell’importanza della qualità della formazione per la creazione e il miglioramento delle risorse umane, e di uno strumento che nell’ultimo cinquantennio ha sostenuto qualsiasi tipo di intervento formativo su giovani e adulti in Europa, ovvero il Fondo Sociale Europeo.
Nel secondo capitolo verranno illustrati gli obiettivi, gli elementi, e gli strumenti del controllo di gestione in generale e gli stessi verranno discussi nel caso
specifico degli enti di formazione approfondendo gli attori del controllo esterno, le procedure e le tipologie di controllo.
Nel terzo capitolo sarà trattato un caso di studio del controllo di gestione su un ente di formazione operante in Sicilia: la Info-School S.r.l.
Nel quarto capitolo sarà proposto un esempio di controllo di gestione effettuato su un progetto formativo realizzato dalla Info-School intitolato:“Arte&Restauro”.
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Prefazione
Oggetto del presente elaborato è lo studio degli obiettivi, delle procedure e strumenti del controllo di gestione negli enti di formazione. La tesi mette a confronto la vera natura delle finalità perseguite dai sistemi di controllo di
gestione e pianificazione all’interno di un organizzazione, con i limiti connessi al controllo esterno a cui sono sottoposti questi enti. Lo scopo è di evidenziare le criticità e i benefici derivanti da un controllo così “fiscale”e burocratico e proporre modelli e soluzioni più efficaci e flessibili.
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Sommario
RIASSUNTO ANALITICO ... 1
Prefazione ... 2
INTRODUZIONE ... 5
1 IL FONDO SOCIALE EUROPEO E GLI ENTI DI FORMAZIONE ... 6
1.1 FORMAZIONE E CRESCITA ... 6
1.1.1 Qualità della formazione ... 7
1.2 IL FONDO SOCIALE EUROPEO ... 9
1.2.1 Il FSE nella regione Sicilia ... 12
1.3 GLI ENTI di FORMAZIONE ... 14
2 CONTROLLO di GESTIONE ... 17
2.1 INTRODUZIONE ... 17
2.1.1 Gli elementi del controllo di gestione ... 17
2.1.2 Gli Attori del controllo di gestione ... 19
2.1.3 Il controllo di gestione nelle PMI ... 19
2.2 CONTROLLO di GESTIONE NEGLI ENTI di FORMAZIONE ... 20
2.2.1 La normativa di riferimento ... 20
2.2.2 Attori e procedure del controllo ... 22
2.2.3 Il sistema informativo... 32
2.2.4 Il monitoraggio ... 36
2.2.5 Tipologie e procedure del controllo ... 37
2.2.6 Procedure di controllo delle dichiarazioni di spesa finale. ... 40
2.2.7 Controllo del rendiconto finale ... 41
2.2.8 Il piano dei costi e lo schema di Conto economico standard degli enti di formazione. ... 42
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3 CASE STUDY: Info-School S.r.l. ... 48
3.1 INTRODUZIONE... 48
3.2 INFO-SCHOOL: una realtà aziendale “necessaria”, per rilanciare la crescita e la competitività delle human resource. storia e mission aziendale. ... 48
3.3 STRUTTURA ORGANIZZATIVA E IL SISTEMA INFORMATIVO. ... 53
3.4 IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO COME PUNTO DI RIFERIMENTO PER LA CREAZIONE DELLA CULTURA INTERNA. IL CONTROLLO DELLE AZIONI. 55 3.5 IL CONTROLLO DEI RISULTATI E LA VALUTAZIONE DELLE ATTIVITÀ FORMATIVE. ... 57
3.6 IL PROCESSO DI CONTROLLO DAL PUNTO DI VISTA TECNICO-INFORMATIVO E ORGANIZZATIVO, LO STILE DI CONTROLLO IN INFO- SCHOOL. ... 63
3.7 LO STRUMENTO PREVISIONALE STANDARD DI UN PROGETTO. IL FORMULARIO DI PRESENTAZIONE. ... 66
3.8 IL SISTEMA DEGLI INDICATORI DI EFFICACIA/ EFFICIENZA ... 74
4 IL PROGETTO ARTE&RESTAURO ... 77
4.1 DESCRIZIONE E OBIETTIVI ... 77
4.1.1 Azioni del progetto. ... 79
4.2 Il formulario di presentazione del progetto Arte&Restauro. ... 83
Macrocategoria ... 85
4.3 ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI IN CORSO D’AZIONE E FINALI. ... 91
4.3.1 Prima variazione. ... 91
4.3.2 Seconda variazione. ... 97
4.3.3 Terza variazione. ... 101
4.4 La nota di revisione finale. ... 103
4.5 Conclusione del progetto Arte&Restauro. ... 108
CONCLUSIONI ... 110
Bibliografia ... 115
Sitografia ... 117
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INTRODUZIONE
Gli obiettivi che il presente lavoro di tesi si pone di raggiungere sono di descrivere le finalità, le procedure, gli attori e gli strumenti utilizzati nei sistemi di controllo di gestione degli enti di formazione. La motivazione che ha indotto questo studio è di mettere in evidenza una differente concezione del controllo interno, per quanto riguarda le finalità e i gli strumenti adottati, evidenziando i vantaggi e svantaggi di un sistema di controllo rigido e burocratico, quale quello presente nelle aziende che operano in questo settore.
Dopo aver spiegato l’importanza di investire nelle risorse umane e nella qualità della formazione analizzeremo nel secondo capitolo i tratti salienti dei controllo di gestione “esterno” negli enti di formazione, gli attori del controllo, le procedure e le normative. Nel terzo capitolo verrà trattato il caso empirico di un ente di formazione operante nel territorio siciliano, nella provincia di Siracusa, la Info-School S.r.l. Verrà presentata l’azienda e la sua struttura organizzativa, si analizzeranno le tipologie di controlli “interni”, le procedure e gli strumenti previsionali adottati. Infine nel quarto e ultimo capitolo si affronterà un esempio dell’applicazione di controllo di gestione su un progetto formativo realizzato dall’ente, quest’ultimo indirizzato a incrementare l’occupabilità nel settore dell’artigianato attraverso il recupero e la valorizzazione degli antichi mestieri: il progetto Arte&Restauro.
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IL FONDO SOCIALE EUROPEO E GLI ENTI DI
FORMAZIONE
1.1
FORMAZIONE E CRESCITA
Le persone, oggigiorno, sono considerate variabili strategiche per lo sviluppo della competitività e dell’efficienza delle imprese.
Già dagli anni ottanta, la valorizzazione del capitale umano aveva acquisito un importanza fondamentale in termini di maggiore efficienza e per il conseguimento di più elevate performance aziendali. Dagli anni novanta in poi la risorsa umana è stata considerata una leva fondamentale per il conseguimento del vantaggio competitivo, ed è interesse del management delle imprese accrescerne il valore tramite politiche e strumenti mirati.1
La formazione è proprio uno di questi strumenti, infatti oltre ad accrescere il bagaglio di conoscenze, competenze e abilità degli individui che operano all’ interno di un organizzazione, diventa un mezzo per la trasformazione sociale e lo sviluppo economico di un territorio.
Il processo di Formazione consiste nell’insieme delle attività svolte per arricchire il bagaglio di conoscenze e abilità degli individui, al fine di modificarne gli atteggiamenti in modo che essi siano in grado di svolgere nuove attività o realizzare migliori performance in quelle attuali. Si tratta di un processo di crescita teorico-pratico mirato ad allargare i confini professionali dei lavoratori e istruirli anche in termini di sicurezza, un tema essenziale al giorno d’ oggi.
La formazione fa parte anche dei programmi di miglioramento della qualità nelle organizzazioni, ed è una condizione indispensabile al fine del rilascio delle dovute certificazioni di qualità alle aziende.
Queste sono chiamate a decidere in merito alle modalità di attuazione della formazione, ad esempio se attuarla all’interno dell’ azienda (tramite seminari) o
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Riferimenti: Boldizzoni - Guerci – Quarantino,” Human Resource Management”, Evoluzione o involuzione. Economia e Management 2011
7 presso organismi esterni, e prendere le decisioni più adatte riguardanti le fasi principali dei processi di formazione.
Le principali fasi del processo di formazione sono:
• L’analisi dei fabbisogni formativi dei soggetti appartenenti a un organizzazione.
• Valutare se effettuare la formazione all’interno o all’esterno.
• Organizzare e progettare la formazione ( nel caso in cui si scelga di svolgerla all’interno ) rimuovendo gli ostacoli e creando un clima collaborativo e favorevole all’apprendimento.
• Attuare la formazione tramite i vari metodi didattici: “IMPARARE ASSORBENDO” ( lezioni in aula, discussioni su casi aziendali, simulazioni, brainstorming ecc) o “IMPARARE FACENDO”( tramite l’affiancamento a un docente, un manager o un superiore con l’attività di coatching, mentoring o il counseling). La formazione può avvenire anche in maniera multimediale grazie alle nuove tecnologie sfruttando le piattaforme di E-learning e NET- learning.
• Valutare i risultati dell’intervento formativo attuato e la verifica dell’avvenuto apprendimento. La valutazione può avvenire “prima” dell’inizio dell’attività formativa per verificarne l’adeguatezza e la qualità, “in itinere”durante il periodo formativo, “dopo”,alla conclusione delle attività, tramite i questionari valutativi o l’applicazione delle conoscenze acquisite sul lavoro al fine di verificare il raggiungimento degli obiettivi2.
1.1.1 Qualità della formazione
La qualità della formazione è un fattore importante per il raggiungimento degli obiettivi di apprendimento da parte dei soggetti su cui si decide di investire tempo e risorse. Essa si mostra nel momento in cui coloro che hanno partecipato al processo formativo sono in grado di raggiungere in modo efficace e efficiente gli obiettivi di apprendimento prefissati. Naturalmente un fattore chiave risiede nella motivazione dei soggetti e nella voglia di migliorarsi imparando.
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Vi sono diverse fasi che contraddistinguono un processo formativo di qualità ovvero:
• La qualità desiderata: ciò si intende le aspettative del cliente (sia esso un
lavoratore che un azienda committente) che verranno individuate nella fase cosiddetta di “pre-aula” attraverso l’individuazione dei bisogni formativi espressi, impliciti e latenti dei soggetti.
• La qualità interpretata: il formatore o il docente dovrà analizzare e
decodificare il fabbisogno formativo espresso al fine di poter soddisfare le aspettative del cliente.
• La qualità progettata: si intende la strutturazione del percorso formativo
tramite la progettazione in cui verranno definiti gli obiettivi, i contenuti, le modalità didattiche e i metodi valutativi.
• La qualità comunicata: si comunica al cliente tutte le caratteristiche del
progetto di formazione, ovvero obiettivi, metodi didattici, il calendario degli incontri, la durata ecc
• La qualità attesa: deriva dall’interpretazione da parte del cliente del
progetto formativo offerto. Se esso sarà corrispondente alle proprie aspettative e ai bisogni esplicitati si avrà una prima soddisfazione da parte del soggetto che si dimostrerà attraverso un atteggiamento partecipe e motivato all’apprendimento.
• La qualità erogata: è dato dal servizio formativo globale, inteso come
“tradizionale” reso durante le ore dedicate all’insegnamento e relativo ai “servizi periferici” intesi come tutte le azioni volute a creare un ambiente confortevole, di socializzazione e acculturazione. Durante il periodo di erogazione del servizio formativo è possibile attuare degli interventi correttivi riguardanti le metodologie o quant’ altro possa migliorare la soddisfazione dei soggetti. Quindi la verifica della qualità avviene costantemente.
• La qualità percepita: la qualità del processo formativo viene percepita
9 monitorano solo il gradimento e non l’efficacia dell’ azione formativa, quest’ultima si vedrà sul lavoro.
• La qualità valutata: avviene attraverso i questionari valutativi che l’ente
formativo sottoporrà ai soggetti, tali strumenti non sono in grado di esprimere il complessivo giudizio in quanto troppo schematici e privi delle componenti emozionali e psicologiche che caratterizzano le persone3.
Quindi la formazione ha assunto sempre più un'importanza strategica nel mondo produttivo. Essa viene incontro, da una parte, alle esigenze formative espresse dalle aziende, dall'altra alle esigenze dei giovani di acquisire competenze, e dei lavoratori di mantenersi aggiornati ai continui cambiamenti del mercato del lavoro. È proprio per sostenere questo processo di crescita che l’Unione Europea ha creato il Fondo Sociale Europeo. Il fondo promuove e cofinanzia insieme a Regioni e Province corsi di formazione organizzati da scuole e organismi di formazione professionale pubblici, da enti privati convenzionati e da imprese. I corsi cofinanziati vengono organizzati a tutti i livelli: post-scuola dell'obbligo, post-diploma e diploma universitario, post-laurea (corsi e master). Tali corsi, in prevalenza gratuiti per i partecipanti, consentono di acquisire competenze e qualifiche richieste dal mercato del lavoro. Approfondiamo adesso gli obiettivi e le funzioni di questo importante strumento.
1.2
IL FONDO SOCIALE EUROPEO
Circa cinquanta anni fa è stato creato il FSE, ovvero il Fondo Sociale Europeo, esso fa parte del fondi dell’ Unione Europea, ed è divenuto un importante strumento per creare migliori opportunità di lavoro in Europa e ridurre i dislivelli di qualità della vita tra i diversi Stati membri. Tra il 2007 e il 2013 sono stati investiti circa 75 miliardi di euro in progetti (circa 10 miliardi l’anno) volti a creare occupazione e formare i lavoratori. I due principali obiettivi della UE sono:
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Convergenza: Include tutte le regioni UE con un prodotto interno lordo (PIL)
pro capite inferiore al 75% della media comunitaria. I paesi e le regioni ammissibili all'obiettivo di convergenza riceveranno più dell' 80% dei finanziamenti.
Competitività regionale e occupazione: Copre tutte le regioni UE non
ammissibili all'obiettivo di convergenza.
Le regioni che rientrano nell’obiettivo “Convergenza” sono: Basilicata, Campania, Puglia,Calabria e Sicilia.
Quindi il FSE sostiene le seguenti attività:
• apprendimento e formazione permanente per i lavoratori, finanziando i progetti ritenuti validi a livello nazionale /regionale;
• organizzazione del lavoro;
• sostegno ai dipendenti nei contesti di ristrutturazione; • servizi all'occupazione;
• integrazione delle persone svantaggiate nel mercato del lavoro, favorendo l’inclusione sociale delle persone più svantaggiate nei posti di lavoro; • riforme dei sistemi di istruzione e formazione, al fine di migliorare
l’efficienza delle amministrazioni locali e degli enti tramite una buona formazione dei funzionari che vi lavorano;
• reti di parti sociali e ONG;
• formazione nelle amministrazioni e nei servizi pubblici. I finanziamenti dell'FSE sono indirizzati migliorare e incentivare::
• Adattabilità: Migliorare la competitività, incentivando le nuove attività e sostenendo le PMI nel mercato globale, sviluppare sistemi di formazione continua, migliorando al contempo la qualità e l’organizzazione del lavoro.
• Occupabilità: dare flessibilità e sicurezza al mercato del lavoro,
concentrandosi sullo sviluppo locale e sul sostegno mirato agli immigrati, promuovere l’accesso alle donne al mercato del lavoro, Migliorare i servizi per l’occupazione e favorire i partenariati nazionali e locali tra
11 attori pubblici e privati, prendere le contromisure adatte per ridurre il lavoro sommerso.
• Inclusione sociale: si intende aiutare i più svantaggiati a ottenere un impiego combattendo contro la discriminazione sul posto di lavoro.
• Capitale umano: creare programmi di certificazione e valutazione per gli enti di formazione in modo da assicurare un'istruzione e una formazione migliori; migliorare l’istruzione superiore puntando su interrelazionali tra università, centri di ricerca e aziende.
• Transnazionalità e interregionalità, agevolare progetti congiunti transnazionali e interregionali;
• Capacità istituzionale degli Stati e regioni della UE: ovvero Potenziare le amministrazioni locali al fine di assicurare servizi pubblici migliori formando i funzionari e migliorando il coordinamento fra i vari enti4. I beneficiari dei fondi del FSE possono essere di vario genere, ad esempio scuole e amministrazioni pubbliche, Organismi Non Governativi, parti sociali attive nel settore dell'occupazione, o enti di formazione pubblici/privati. Chi usufruisce di tali fondi, previa presentazione di un valido progetto formativo, deve attenersi al programma operativo redatto tra lo Stato membro (nel nostro caso l’ Italia) e la commissione europea.
In Italia il FSE fu istituito nel 1957 sulla base dell’art. 123 del Trattato di Roma, ed è disciplinato dal regolamento (CE) n. 1081/2006 e dalle disposizioni del regolamento (CE) n. 1083/2006.
In Italia l’autorità a cui fa riferimento è il Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale, che nella programmazione 2007-2013, gestisce anche, come Autorità di gestione, due Programmi operativi nazionali (PON).
Il Quadro Strategico Nazionale si attua tramite i Programmi Operativi, documenti che declinano le priorità strategiche per settori e territori.
Nel ciclo di programmazione 2007-2013 i 66 PO sono "monofondo", ciascun PO sarà cofinanziato da un solo Fondo strutturale. Ci sono dunque 42 PO finanziati
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dal Fondo Europeo di Sviluppo Regionale (FESR) e 24 PO finanziati dal Fondo Sociale Europeo (FSE).
In base alle tematiche affrontate e ai soggetti istituzionali competenti, i PO possono essere:
• Nazionali: (PON): in settori con particolari esigenze di integrazione a livello nazionale, la cui Autorità di Gestione è una Amministrazione Centrale (5 FESR, 3 FSE);
• Regionali: (POR): multisettoriali, riferiti alle singole regioni gestiti dalle Amministrazioni Regionali. Per ciascuna Regione c’è un POR FESR e un POR FSE (21 FESR, 21 FSE).
Le Regioni e le Province autonome realizzano interventi di FSE attraverso i propri Programmi operativi regionali (POR)5.
Vediamo adesso il funzionamento del FSE in Sicilia.
1.2.1 Il FSE nella regione Sicilia
La Sicilia come già detto, è una delle regioni che rientra nell’obiettivo “convergenza” della UE.
La gestione dei fondi europei è affidata ai “Centri di Programmazione e Gestione” (da ora li chiameremo CPG) ovvero il Dipartimento dell’Istruzione e della Formazione Professionale e il Dipartimento regionale del lavoro. I CPG si occupano di :
• predisporre un avviso pubblico e raccogliere le domande di finanziamento o contributo presentate dai vari organismi o enti, le quali saranno analizzate dal dirigente generale del CPG e dal Dipartimento della Formazione Professionale per valutarne la conformità.
• Attuare una prima verifica formale delle istanze, successivamente le istanze che superano il controllo dei requisiti formali verranno sottoposte al Nucleo di Valutazione, ovvero una commissione di esperti nominati dal Dirigente Generale. Questi selezionano i progetti ammissibili che verranno inseriti in una graduatoria.
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13 • Redigere la graduatoria provvisoria in cui i progetti saranno ulteriormente analizzati onde evitare errori e che presentino i requisiti indicati nel bando di avviso, o che essi siano doppiamente finanziati da altri tipi di fondi.
• Redigere il Decreto della Regione Sicilia in cui sarà pubblicata la graduatoria definitiva dei progetti ammessi al finanziamento e di quelli non ammessi, approvata dal Dirigente Generale.
• Verificare prima di attivare la spesa, la compatibilità con il piano finanziario del Programma.
• Dopo l’approvazione della graduatoria e la redazione del Decreto regionale avviene la concessione del finanziamento e l’impegno delle somme, dopo esser state approvate dal Dirigente Generale, il quale dovrà comunicare l’avvenuta concessione alla Corte dei Conti.
• Dopo la registrazione del decreto regionale da parte della Corte dei Conti i CPG attuano la pubblicazione del suddetto decreto sulla Gazzetta Ufficiale della Regione Sicilia e informano gli organi di controllo.
• Inserisce nel sistema informativo i dati dei progetti ammessi.
• Riceve l Atto di adesione e di accettazione da parte degli Enti e Organismi che rientrano nel finanziamento, la documentazione necessaria e le eventuali polizze fideiussorie.
• Riceve le notizie da parte degli Enti attuatori e beneficiari del finanziamento in merito all’inizio e conclusione dei progetti. Gestisce i rapporti con gli Enti. Inoltre i CPG hanno l’importante ruolo di:
• Gestire la spesa nei confronti degli Enti beneficiari in merito agli anticipi di somme di denaro e al saldo finale.
• Gestire le richieste di pagamento e assicurarsi che i beneficiari ricevano le somme concordate nei progetti.
Le attività di controllo sulla gestione dei fondi sono attuate dall’ AdG ovvero l’Autorità di Gestione di primo livello, il quale verifica la qualità dei controlli effettuati dai Dipartimenti.
Inoltre ogni CPG possiede un Unità di Monitoraggio e Controllo (UMC) predisposta al monitoraggio dell’uso dei finanziamenti, al monitoraggio dello
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svolgimento delle operazioni dichiarate nei progetti e al controllo concomitante dei requisiti necessari richiesti nel bando di avviso.
In caso di irregolarità riscontrate esse verranno comunicate all’ AdG e al Dirigente Generale i quali provvederanno alla revoca del finanziamento6.
Dopo aver visionato gli obiettivi e le fasi di attuazione e di gestione del finanziamento analizzeremo il funzionamento degli enti che utilizzano questi fondi, in particolar modo, il controllo di gestione adottato.
1.3
GLI ENTI di FORMAZIONE
Gli enti di formazione sono degli organismi pubblici o privati che si possono presentare sottoforma di società, associazioni o cooperative, i quali si occupano di attuare dei progetti di apprendimento verso giovani o adulti. Il tipo di formazione praticata è cosiddetta “professionale”in quanto serve a far avvicinare i frequentanti a una professione. La formazione professionale può essere “iniziale” per i giovani che vogliono imparare un mestiere e dopo che avranno seguito i corsi e superato l’esame finale riceveranno la cosiddetta qualifica professionale; oppure “continua” (detta anche lifelong learning, disciplinata da L.236/1993 e L.53/2000) rivolta ai più adulti, siano essi lavoratori occupati o disoccupati, che vogliono cambiare professione o che cercano di entrare nel mercato del lavoro; e ai soggetti più emarginati dalla società, ovvero i portatori di handicap, gli ex detenuti, gli extracomunitari, i tossicodipendenti. Il primo tipo fa riferimento alla formazione che avviene nelle scuole, cioè l' Istruzione e Formazione Tecnica Superiore (IFTS): un nuovo percorso formativo breve che ha lo scopo di preparare, dopo la scuola secondaria, tecnici intermedi con un'elevata specializzazione. Il secondo tipo fa riferimento agli enti di formazione pubblici/privati, che offrono un percorso più specifico e approfondito, attraverso accordi con aziende nel territorio, oltre alla tradizionale formazione in aula, danno la possibilità di tirocini e esperienze nel campo di lavoro.
Tali enti devono essere “accreditati” presso le Regioni in cui operano, ciò è necessario per:
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15 • Verificare le capacità organizzative e gestionali degli enti;
• Instaurare delle partnership con i soggetti erogatori; • Assicurare uno standard qualitativo della formazione; • Assicurare livelli di efficacia ed efficienza delle attività;
• Promuovere il miglioramento dell’offerta formativa tramite continui controlli e revisioni dei progetti.
L’ accreditamento delle sedi formative fu introdotto con il Decreto del Ministero del Lavoro n.166 del 25 maggio 2001, esso è il riconoscimento da parte dell’amministrazione pubblica di un organismo in grado di realizzare interventi di formazione finanziati con risorse pubbliche7. L’accreditamento viene rilasciato per tre tipologie di formazione:
• Obbligo formativo: per i percorsi previsti nel sistema di formazione professionale nell’esercizio dell’apprendistato.
• Formazione superiore: che riguarda l’Istruzione e Formazione Tecnica Superiore (IFTS) e l’alta formazione universitaria.
• Formazione continua: destinata ai soggetti occupati, in Cassa Integrazione, in mobilità, e disoccupati.
I responsabili delle procedure di accreditamento sono proprio le Regioni che hanno poi adottato le linee guide del decreto per il riconoscimento delle sedi in maniera del tutto autonoma.
Nella regione Sicilia l’Accreditamento viene effettuato dall’Assessorato Regionale dell’istruzione e della Formazione Professionale il quale riconosce agli organismi pubblici e privati il possesso dei requisiti per attuare gli interventi di formazione professionale nel rispetto della programmazione regionale e delle leggi sulle pari opportunità.
Il finanziamento dei corsi formativi può avvenire non solo tramite il FSE e le Regioni ma anche attraverso i Fondi Interprofessionali per la formazione
continua, di tale formazione ne usufruiscono soltanto i lavoratori di aziende che
risultano iscritti a un Fondo Interprofessionale per la formazione continua che
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abbiano versato all'INPS lo 0,30% della retribuzione lorda annua di ogni dipendente. (esempio Fonditalia, è un organismo associativo promosso da Federterziario Federazione Italiana del Terziario, dei Servizi, del Lavoro Autonomo e della Piccola Impresa Industriale, Commerciale ed Artigiana). I fondi Interprofessionali in Italia sono circa venti, e suddivisi in base alle varie categorie produttive.
Dopo aver illustrato le nozioni principali della formazione e come essa è organizzata e realizzata, per poter meglio comprendere le dinamiche economiche e gestionali che coinvolgono gli organismi che attuano la formazione; dobbiamo chiarire e comprendere il concetto di “controllo”.
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2
CONTROLLO di GESTIONE
2.1
INTRODUZIONE
Il controllo di gestione è “l’insieme di attività, dei ruoli, degli strumenti e processi attuati dai vertici aziendali al fine di verificare che la gestione aziendale si stia svolgendo in maniera corretta nel pieno rispetto degli obiettivi prefissati, secondo i principi di efficacia, efficienza ed economicità”8.
Esso è uno strumento essenziale per la gestione efficiente delle organizzazioni, in quanto consente al management di raccogliere e usufruire di tutte le informazioni di tipo: economico, finanziario, patrimoniali e organizzative necessarie per assumere decisioni tempestive. Il controllo avviene su 3 livelli: Strategico, ovvero si intende la pianificazione di obiettivi di medio - lungo periodo; Direzionale in cui si definiscono gli obiettivi più a breve termine da parte dei manager, e operativo in cui si definiscono gli obiettivi giornalieri o mensili. Il controllo ha lo scopo di coordinare e monitorare le attività, valutare le prestazioni, spingere i soggetti a operare in modo da raggiungere gli obiettivi individuali e organizzativi. Ciò permette di rafforzare la motivazione individuale, a instaurare una cultura meritocratica e la diffusione e conoscenza delle informazioni su processi, obiettivi e responsabilità.
2.1.1 Gli elementi del controllo di gestione
Analizziamo gli elementi principali del controllo di gestione:
• La struttura organizzativa: si intende la definizione di ruoli e responsabilità all’interno dell’azienda, l’assegnazione di obiettivi (difficili ma raggiungibili) e di risorse (finanziarie, tecniche e umane) da utilizzare; • I processi di controllo: sono caratterizzati da alcune fasi, quali: la definizione degli obiettivi da raggiungere, dopo lo svolgimento delle attività la misurazione dei risultati, il confronto finale tra i risultati e gli obiettivi raggiunti e non raggiunti, quindi lo studio delle cause di eventuali
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scostamenti dai risultati prefissati previsti in sede di pianificazione e di budgeting, infine la definizione delle azioni correttive.
I meccanismi operativi per attuare il controllo sono:
a) Il controllo post-azione o feed-back seguito da l’analisi degli scostamenti da dati preventivi a consuntivi, e le successive azioni correttive. Il feed-back si effettua anche su obiettivi analitici; b) il controllo durante lo svolgimento delle attività o feed-forward e
l’utilizzo di modelli predittivi, seguito da analisi degli scostamenti e le eventuali azioni correttive;
c) Il controllo pre- azione (tramite la costruzione di simulazioni e la creazione dei possibili scenari futuri).
Lo stile di controllo fa parte del processo di controllo e si intende il modo di gestire e guidare l’organizzazione da parte dei vertici aziendali o dall’imprenditore, nel raggiungimento degli obiettivi aziendali. Esso è influenzato dal livello di autocontrollo dei soggetti e dal controllo sociale, ovvero quello effettuato dai soggetti di un organizzazione tra loro; in questo ambito assumono importanza le componenti soft del controllo, ovvero i valori aziendali, l’etica e la cultura organizzativa ( regole, ruoli e routine) ;
• Il sistema tecnico/informativo: è la parte del controllo di gestione che si occupa dell’acquisizione, elaborazione e revisione dei dati aziendali, comprende la creazione dei piani e dei budget (operativi, degli investimenti, di sintesi) e la definizione degli standard ( qualitativi, di processi, di fattori produttivi), la contabilità gestionale (generale, analitica e operativa), l’analisi degli scostamenti, i sistemi di analisi e simulazioni. Il sistema informatico: riguarda gli strumenti utilizzati per l’elaborazione e il controllo dei dati e la comunicazione interna e esterna; ovvero i sistemi hardware e software ( computer, applicativi e sistemi ERP), i sistemi di gestione dei database, e le autorizzazioni di accesso.
Il sistema di reporting: permette di raccogliere, selezionare, elaborare i dati e le informazioni raccolte in documenti informativi (detti Report)
19 utilizzabili dai manager e dall’alta direzione per affrontare i processi decisionali o in sede di pianificazione strategica. I report possono essere di controllo sui budget, di controllo operativo, strategico e economico-finanziario.
I report e l’efficacia dell’ intera struttura informativa dell’azienda si basano sui principi di: rilevanza e selettività delle informazioni, la tempestività e l’accuratezza dei dati (oggettivi, stimati e ipotizzati) , la flessibilità (intesa nella misurazione dei processi, delle prestazioni e nella comunicazione) e l’accettabilità ( riguardante i cambiamenti informativi, tecnologici e comunicativi).
2.1.2 Gli Attori del controllo di gestione
Dopo aver visto le componenti del controllo vediamo chi sono gli attori responsabili di attuare il controllo. Vi sono: gli organismi di controllo o vigilanza che possono essere esterni o interni (Comitato di controllo, consiglio di sorveglianza, ecc;) la funzione di Internal Auditing, un organo di staff a supporto del management centrale, che lo consiglia e lo avvisa di eventuali problematiche gestionali; la funzione di Risk Management (ad esempio nelle banche e assicurazioni); i controller, soggetti che si occupano di supervisionare le attività, e i CFO responsabili delle risorse finanziarie9.
Il controllo di gestione non dovrebbe essere attuato solo dai suddetti attori ma dovrebbe permeare a ogni livello aziendale, instaurando una cultura del “autocontrollo” fra tutti i membri di un organizzazione.
2.1.3 Il controllo di gestione nelle PMI
Nelle PMI, che oggi caratterizzano la maggioranza delle aziende italiane, abbastanza spesso, avviene che il controllo di gestione non viene applicato in maniera dettagliata e approfondita come abbiamo spiegato; in quanto gli imprenditori sono abituati a considerare la contabilità una formalità di natura fiscale, anche se la maggior parte di loro riconoscono l’importanza della conoscenza tempestiva dei dati aziendali per poter prendere decisioni giuste e
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immediate10. La piccola impresa ha esigenze di controllo diverse rispetto alle imprese di grandi dimensioni, e i sistemi di controllo non possono essere implementati in maniera eguale per tutti, ma riadattati in base alle proprie necessità, mediante la scelta delle tecniche più adatte alle peculiarità dell’ambiente in cui si trova, e del grado di complessità.
Nella piccola realtà in cui vivono gli enti di formazione, vedremo che il sistema di controllo di gestione è molto avanzato paragonato alle altre imprese delle stesse dimensioni ma che operano in settori diversi, in quanto essendo cofinanziati da fondi europei e regionali, sono sottoposti a numerose procedure di controllo e una attenta supervisione delle loro attività.
Nel prossimo paragrafo vedremo le caratteristiche, le procedure e gli attori del controllo di gestione negli enti di formazione.
2.2
CONTROLLO di GESTIONE NEGLI ENTI di FORMAZIONE
2.2.1 La normativa di riferimento
Adattando quanto è stato detto, alle piccole realtà economiche degli organismi formativi, possiamo affermare che le linee guida del controllo di gestione sono chiaramente indicate nei regolamenti comunitari e nazionali che disciplinano l’operato di tutti i beneficiari dei finanziamenti europei nell’ambito formazione. Le normative di riferimento hanno subito delle continue modifiche negli ultimi decenni e sono state ampliate, infatti :
Il Reg. (CE) 1081/2006, modificato dal Reg. (CE) 396/2009, stabilisce i compiti del Fondo Sociale Europeo (FSE), l’ambito d’applicazione degli interventi e le disposizioni specifiche e i tipi di spesa ammissibili.
Il Reg. (CE) n. 1083/2006 del Consiglio dell’11 luglio 2006 assegna disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione, esso fu modificato dal Reg. (CE) 1310/2011 e dal Reg. (CE) 1311/2011, in cui si stabiliscono le norme generali che disciplinano il Fondo Sociale Europeo di sviluppo regionale (FESR), il Fondo Sociale Europeo (FSE) e il Fondo di coesione; si definiscono gli obiettivi ai quali l’FSE e il FESR devono
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21 contribuire, i criteri di ammissibilità della spesa dei beneficiari degli Stati membri e le Regioni, le risorse finanziarie disponibili e i criteri per la ripartizione. Infine il Reg. (CE) 1828/2006, modificato dal Reg. (CE) 846/2009, stabilisce le modalità di applicazione del Reg. (CE) n. 1083 e del Reg. (CE) n. 1080/2006 in cui sono contenute le disposizioni dettagliate sull’impiego dei Fondi strutturali, sui sistemi di gestione e controllo e sui piani di comunicazione. A livello nazionale tali regolamenti sono stati riconosciuti con Decreto Presidente Della Repubblica 3 ottobre 2008, n. 196 che riconosce l’esecuzione del regolamento (CE) n. 1083/2006.
L'art. 71 del Regolamento CE n. 1083 del 2006 prevede che la regione destinataria di fondi strutturali rediga un documento contenente la descrizione dei sistemi di gestione e controllo. Sulla scorta del dettato regolamentare, delle indicazioni del Quadro Strategico Nazionale (QSN) nonché degli ultimi documenti emanati dalla Commissione Europea e dal Ministero dell’Economia in materia di gestione e controllo dei sistemi, la Regione Sicilia ha definito l’organizzazione dei sistemi di gestione e controllo e le relative competenze al fine di garantire l’efficace e corretta attuazione del Programma Operativo.
I controlli si suddividono in controlli di:
• I livello: attuati a livello operativo sugli enti per verificare l’effettiva
attuazione dei progetti finanziati e l’utilizzo appropriato dei fondi. Responsabili di questo tipo di controlli sono: l’Ufficio controlli di I livello, che fa parte dell’AdG, l’Unità di monitoraggio e controllo e le Unità Operative Periferiche.
• II livello: attuati per verificare l’efficienza dei sistemi di gestione e controllo
utilizzati e sulle singole operazioni. Responsabili di questo tipo di controlli sono: l’Autorità di Gestione, l’Autorità di Certificazione, l’ Autorità di Audit.
Nel prossimo paragrafo analizzeremo in maniera più approfondita tutti questi attori del controllo, gli obiettivi e i compiti svolti da ciascuno, e l’importanza del Sistema Informativo adottato per la comunicazione di dati e informazioni tra gli enti e le autorità di controllo.
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2.2.2 Attori e procedure del controllo
Uno degli attori adibito al controllo esterno, è l’AdG (Autorità di Gestione). L’autorità di gestione del PO FSE 2007-2013 della Regione Sicilia è il dirigente generale pro-tempore dell’Assessorato dell’Istruzione e della Formazione
Professionale. Egli sovrintende il Dipartimento regionale dell'Istruzione e della Formazione Professionale ed esercita tutte le attività necessarie per l’attuazione del programma ed in particolare verificare l’attuazione del programma operativi da parte degli enti ed in particolare dell’attività di programmazione, indirizzo, coordinamento, gestione, rendicontazione, monitoraggio, controllo e valutazione. In particolare, i suoi compiti sono:
• garantire che i destinatari che richiedono un finanziamento siano selezionati conformemente ai criteri applicabili al POR FSE e rispettino la vigente normativa comunitaria e nazionale per l’intero periodo di attuazione;
• informare il Comitato di Sorveglianza sui risultati della verifica;
• accertarsi, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria, dell'effettiva fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell'esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari, della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali;
• garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito del Programma Operativo, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche di audit e la valutazione;
• garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali;
23 • garantire che le valutazioni del Programma Operativo siano effettuate conformemente all’art. 47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006;
• stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale;
• garantire che l’AdC riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione;
• guidare i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmettergli i documenti per consentire una sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo;
• elaborare e presentare alla Commissione, previa approvazione del Comitato di Sorveglianza, i Rapporti annuali e finale di esecuzione, nei termini previsti e in accordo con le richieste della Commissione;
• garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo 69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006; • nel quadro dell’iniziativa “Regions for economic change”:
a) prevedere i necessari dispositivi per integrare nel processo di
programmazione i progetti innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta;
b) consentire la presenza, nel Comitato di Sorveglianza, di un
rappresentante (in qualità di osservatore) di tali reti per riferire sullo stato delle attività della rete;
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c) prevedere almeno una volta l’anno un punto all’OdG del Comitato di
Sorveglianza nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i suggerimenti pertinenti per il Programma.
L’AdG ha previsto un manuale delle procedure di controllo sulla ba prescrizioni del REG. (CE) 1083/2006 e del REG. (CE) 1828
indicazioni fornite dalle linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007-2013 del Ministero dell’Economia e delle Finanze Ragioneria Generale dello
maniera di controllo di gestione da espletare da parte degli Stati Membri sui Progetti cofinanziati dai Fondi Strutturali e dal Fondo di coesione della Commissione Europea”. L’AdG è strutturata in aree ammini
orizzontale impegnate in attività funzionali
degli obiettivi del POR. Lo schema sottostante può facilitare la co della struttura:
Figura 1: Organigramma AdG
prevedere almeno una volta l’anno un punto all’OdG del Comitato di Sorveglianza nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i suggerimenti pertinenti per il Programma.
L’AdG ha previsto un manuale delle procedure di controllo sulla ba
prescrizioni del REG. (CE) 1083/2006 e del REG. (CE) 1828/2006 e sulle indicazioni fornite dalle linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la
2013 del Ministero dell’Economia e delle Finanze Stato; nonché dal documento “buone pratiche in maniera di controllo di gestione da espletare da parte degli Stati Membri sui Progetti cofinanziati dai Fondi Strutturali e dal Fondo di coesione della L’AdG è strutturata in aree amministrative a carattere orizzontale impegnate in attività funzionali volte a garantire il raggiungimento
Lo schema sottostante può facilitare la co
prevedere almeno una volta l’anno un punto all’OdG del Comitato di Sorveglianza nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i
L’AdG ha previsto un manuale delle procedure di controllo sulla base delle /2006 e sulle indicazioni fornite dalle linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la 2013 del Ministero dell’Economia e delle Finanze –
Stato; nonché dal documento “buone pratiche in maniera di controllo di gestione da espletare da parte degli Stati Membri sui Progetti cofinanziati dai Fondi Strutturali e dal Fondo di coesione della strative a carattere volte a garantire il raggiungimento Lo schema sottostante può facilitare la comprensione
25 • L’unità per il coordinamento per le politiche di coesione: si occupa della revisione periodica del POR, verifica l’attuazione delle linee d’intervento del POR, coordina gli interventi eventuali di riprogrammazione, verifica gli avvisi e i bandi emessi dai centri di programmazione e gestione, gestisce i rapporti con il Comitato di Sorveglianza del POR FSE con l’Organismo Intermedio e con gli altri Dipartimenti regionali.
• Servizio contenzioso e recuperi: ha la funzione di raccogliere i documenti di controllo riguardanti eventuali irregolarità nei progetti finanziati; è responsabile di eventuali contenziosi del Dipartimento di Istruzione e Formazione; assicura tutte le azioni necessarie per il recupero crediti.
• Servizio di Rendicontazione: controlla tramite il certificatore esterno la veridicità della Dichiarazione di spesa finale (DSF), dei giustificativi originali e delle relative quietanze. Assicura il contradditorio con i beneficiari e redige la nota di revisione, quest’ ultima viene trasmessa all’UMC insieme alla documentazione annessa presentata dal beneficiario.
• Servizio di Monitoraggio Sistema Informativo e accreditamento: ha la funzione di monitorare i progetti cofinanziati dal FSE, seguendo le disposizioni comunitarie e le linee guida del POR e del manuale dell’AdG; cura la normativa e le procedure in tema di accreditamento delle sedi operative degli Organismi operanti nel territorio della Regione Siciliana. In caso di irregolarità nei requisiti degli enti di formazione professionale ciò verrà comunicato al Dirigente Generale e all’AdG i quali provvederanno a revocare il finanziamento.
• Ufficio dei controlli di I livello: ha le funzioni di definire le metodologie e gli strumenti da adottare per i controlli di I livello, coordinare e supervisionare i controlli di I livello svolti dal UMC (Unità di Monitoraggio e Controllo), definire la metodologia per il campionamento dei controlli in loco, verificare la qualità dei controlli, realizzare le verifiche amministrative sulle spese di volta in volta comunicate come "certificabili" dall'UOP, assicurando:
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1. un controllo totale sul 100% delle spese sostenute per l'azione finanziata;
2. un controllo sui costi reali od entro i limiti delle forfetizzazioni ammesse;
3. un controllo sui documenti giustificativi della spesa.
• Tale ufficio realizza le verifiche anche nei casi in cui l'autorità di gestione è beneficiaria delle operazioni (art. 13.5 Reg. CE 1828/2006); effettua le verifiche in loco delle operazioni, sulla base del piano dei controlli, in riferimento ad un programma di controlli elaborato tenendo conto dell'analisi dei rischi rivista annualmente; verifica la corretta applicazione della normativa, la corretta esecuzione delle procedure e della rispondenza ai criteri di selezione approvati; riceve dalle UMC le dichiarazioni delle spese sostenute, e dopo averle validate le trasmette all’Autorità di Certificazione; si occupa attraverso la redazione di apposite piste di controllo, della verifica di sistema delle attività inerenti la programmazione e gestione del POR FSE Sicilia; coordina le attività di monitoraggio svolte dai dipartimenti; monitora gli interventi finanziati dall'Unione Europea; effettua le verifiche dell’Organismo Intermedio; cura i rapporti con l'Autorità di Audit; si occupa delle relazioni con le istituzioni di controllo della UE, ad esempio gestire i rapporti con l’OLAF11.
Gli Organismi Intermedi (OI): l’Autorità di Gestione può delegare una parte dei
propri compiti a degli Organismi Intermedi, sotto il proprio coordinamento, Attualmente in Sicilia l’Organismo intermedio è costituito da:
• Dipartimento Regionale Famiglia
• Irfis (Istituto Regionale per il Finanziamento alle Industrie in Sicilia, è una
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L'OLAF è l’organo di controllo che indaga sui casi di frode ai danni del bilancio dell'UE e sui casi di corruzione e grave inadempimento degli obblighi professionali all'interno delle istituzioni europee; elabora inoltre la politica antifrode per la Commissione Europea.
27 finanziaria per lo sviluppo della Sicilia, di proprietà dal 2012 della Regione Sicilia, cui è azionista unico. Oggi ha assunto il nome di FinSicilia S.p.a, è una società specializzata nel credito agevolato e nella erogazione di Fondi regionali.)
• Miur (Ministero dell’istruzione, dell’Università e della Ricerca)
Essi si occupano: della programmazione periodica del Fondo; dell’attivazione nel rispetto della normativa comunitaria e nazionale, delle necessarie procedure di attuazione delle operazioni previste (bandi, avvisi pubblici, affidamenti); ricezione delle domande di accesso ai finanziamenti e della valutazione delle proposte progettuali sulla base dei criteri di selezione approvati dal CdS del POR FSE; della redazione ed approvazione delle graduatorie di ammissione-finanziamento e della comunicazione ai soggetti attuatori in merito all’esito del processo valutativo; della definizione e sottoscrizione delle convenzioni/contratti con i soggetti ammessi al finanziamento; dell’attività di monitoraggio, fisico e finanziario; attività di controllo ordinario sulle attività finanziate, inclusi la gestione delle variazioni in corso d’opera, la ricezione ed il controllo dei rendiconti delle attività finanziate e le eventuali revoche delle autorizzazioni concesse ed infine dell’attività di reporting annuale finalizzate alla redazione del rapporto annuale di esecuzione del POR FSE ai sensi dell’art. 67 del Regolamento (CE) 1083/2006.
Ciascun CPG ha un’Unità di Monitoraggio e Controllo, il quale è responsabile e coordina i controlli di I livello per le operazioni di competenza. I controlli di I livello coordinati dall’UMC sono finalizzati a verificare:
• che le attività formative cofinanziate vengano forniti;
• l’effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione alle operazioni svolte;
• la conformità delle spese alla normativa comunitaria, nazionale, regionale. I principali compiti dell’UMC sono: curare i rapporti con le istituzioni competenti, ad esempio l’OLAF, predisporre le piste di controllo attraverso il
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quale verifica le attività inerenti la programmazione e gestione del POR, coordinare l’attività di monitoraggio procedurale, fisico e finanziario del Dipartimento assicurando la tempestività e la regolarità del flusso dei dati trasmessi dagli enti di formazione verso il Sistema informativo centrale, vigilare sulla corretta esecuzione delle operazioni cofinanziate dal FSE; predisporre ed inviare all'AdG la certificazione delle spese sostenute, attuando un controllo sui costi reali e sui documenti che giustificano la spesa ; creare annualmente, dopo una attenta analisi dei rischi, il piano dei controlli sugli enti secondo un metodo di campionamento indicato nel manuale dell’AdG, il quale diverrà il programma secondo il quale si effettueranno le verifiche in loco.
L’UMC effettua le verifiche in loco delle operazioni per appurare l’efficacia e la regolarità amministrativa e contabile dell’attuazione delle linee guida del POR e trasmette tempestivamente all’ unità di gestione gli esiti delle verifiche e controlli effettuati, e ogni fattispecie di irregolarità rilevata.
L’attività delle UMC è supportata dalle Unità Operative Periferiche (UOP), articolate a livello provinciale e territoriale. Esse si occupano di verificare le dichiarazioni di spesa presentate trimestralmente dai beneficiari, verificare il rendiconto finale, attuare le verifiche ispettive in loco per conto del UMC, di aggiornare il database del Sistema Informativo del POR in merito all'avanzamento finanziario, procedurale e fisico delle operazioni di finanziamento.
L’Autorità di Certificazione è un altro importante attore del controllo esterno
degli enti, essa è responsabile della corretta certificazione delle spese sostenute dai fondi comunitari e statali per l’attuazione del Programma Operativo. In particolare, essa è incaricata dei compiti seguenti:
• elaborare e trasmettere alla Commissione, per il tramite dell’Organismo di coordinamento per la trasmissione delle domande di pagamento, le dichiarazioni certificate delle spese e le domande di pagamento;
29 • certificare la correttezza della dichiarazione delle spese e che la provenienza sia da sistemi di contabilità affidabili, basata su documenti giustificativi verificabili;
• le spese dichiarate sono conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e sono state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento, conformemente ai criteri applicabili al Programma e alle norme comunitarie e nazionali;
• garantire di aver ricevuto dall'AdG informazioni adeguate in merito alle procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nelle dichiarazioni di spesa;
• mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione;
• tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale della partecipazione a un'operazione. Gli importi recuperati sono restituiti al bilancio generale dell'Unione Europea prima della chiusura del Programma Operativo, detraendoli dalla dichiarazione di spesa successiva.
L’AdC trasmette inoltre entro il 30 aprile di ogni anno alla Commissione Europea, per il tramite dell’organismo nazionale di coordinamento per la trasmissione, una previsione estimativa degli importi inerenti alle domande di pagamento per l’esercizio finanziario in corso e per quello successivo. L’AdC predispone le proprie attività in modo che le domande di pagamento siano inoltrate, per il tramite all’organismo nazionale di coordinamento per la trasmissione delle domande di pagamento alla Commissione Europea, con cadenza periodica, tre volte l’anno con la possibilità di presentare un’ulteriore domanda di pagamento, ove necessaria per evitare il disimpegno automatico delle risorse, entro il 31 dicembre di ogni anno.
L’Autorità di Audit (AdA) dei programmi cofinanziati dalla Commissione Europea” (prima denominato Ufficio Speciale per i Controlli di secondo livello
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sulla gestione dei fondi strutturali in Sicilia) è stato istituito con il solo scopo di svolgere i compiti di controllo quale “organismo indipendente” inizialmente previsti dal Reg. (CE) n. 2064/1997 (programmazione 1994-1999), poi dal Reg. (CE) n. 438/2001 (programmazione 2000-2006), e precisamente:
• Espletare i controlli di secondo livello (sia sul sistema di gestione e controllo che sulle singole operazioni finanziate a campione) sui programmi cofinanziati dalla Commissione Europea con i fondi strutturali;
• Rilasciare la dichiarazione che deve accompagnare la domanda di saldo dei suddetti programmi, responsabilità quest’ultima espressamente attribuita alla persona che, pro-tempore, è posta al vertice dell’Ufficio.
La funzione dell’AdA è la verifica dell’efficienza e dell’efficacia dei sistemi di gestione e controllo dei programmi comunitari, l’individuazione dell’ammontare di spesa irregolare (non ammissibile) contenuta nella domanda di pagamento presentata dall’Autorità di Certificazione alla Commissione Europea e riferire, con ragionevole garanzia, il livello di efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo del programma.
La funzione dell’Autorità di Audit è assolta svolgendo i compiti previsti dall’art. 62 del Reg. (CE) n. 1083/2006. Tutto questo è attuato con l’attività di controllo indipendente svolta sul programma operativo in questione, approvato dalla Commissione Europea. L’attività di controllo si scompone in:
1. attività di system audit: per accertare l'efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo del Programma;
2. notifica delle risultanze: del system audit ai soggetti interessati;
3. attività di campionamento: in conformità alle modalità indicate nel “Manuale della metodologia di campionamento per la programmazione 2007-2013”. Il campionamento consisterà in:
a. campionamento statistico casuale, eseguito in relazione al “livello di confidenza”, individuato sulla base delle garanzie fornite dal sistema di gestione e controllo, queste ultime accertate a seguito degli audit sul
31 sistema nonché, l’anno successivo al primo campionamento, a seguito degli audit sulle operazioni precedentemente selezionate;
b. eventuale campionamento supplementare, eseguito sulla base della “valutazione dei rischi” rilevati dall’attività di controllo condotta.
4. comunicazione del campione ai soggetti interessati; 5. audit delle operazioni selezionate;
6. notifica degli esiti di controllo sulle operazioni;
7. follow-up (contraddittorio da parte degli enti –registrazione a verbale e azioni correttive);
8. Predisposizione del Rapporto annuale di controllo/Parere di audit ; 9. Comunicazione ai soggetti responsabili per contraddittorio/condivisione; 10.Invio del Rapporto alla Commissione Europea;
Il programma di controllo sulla programmazione 2007-2013 sarà svolto ciclicamente, come da tempistica prevista all’art. 62 del Reg. (CE) 1083/2006. Esso termina, ogni anno, con la redazione del Rapporto annuale e del Parere annuale di controllo. L’Ufficio espleta il controllo cosiddetto di “secondo livello” in modo totalmente “internalizzato”, vale a dire direttamente con il proprio personale ed integralmente a livello centrale, essendo articolato in un’unica sede nella città di Palermo, senza alcuna interconnessione con organismi di controllo sotto la sua responsabilità, in quanto non previsti.
Inoltre, il formale mandato ricevuto dalla Giunta Regionale, gli consente, sulla base della normativa europea di riferimento, di espletare le funzioni istituzionali cui preposto con il pieno accesso ai dati, alle persone, agli archivi, ai beni oggetto del programma operativo regionale.
L’organizzazione dell’Autorità di Audit e le procedure di controllo approvate per il lavoro ad essa affidato tengono conto degli standard internazionalmente riconosciuti (art. 62, par. 2, del Reg. (CE) n. 1083/2006), che sono INTOSAI e IIA.
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In Sicilia con il DDG 735/n 26 del 9 marzo 2012 è stata nominata, per contratto, dal Dipartimento Regionale Istruzione e formazione Professionale, la società Deloitte&Touch, una società multinazionale presente nel settore della revisione contabile da moltissimi anni.
Per concludere, un altro attore del controllo esterno degli organismi formativi è il
Revisore Legale. Tale figura è obbligatoria per tutti gli enti ed avviene per
nomina da parte dell’AdG, la quale crea un elenco di revisori con specifici requisiti con la funzione di verificare la spesa prima di inviare la rendicontazione all’AdG. L’assegnazione ente-revisore avviene in maniera casuale e il suo operato dovrà seguire gli standard (riguardanti forma e contenuto) del ISRS (Standard Internazionale sui Servizi Connessi) per quanto riguarda la realizzazione della relazione finale al termine del controllo. (ovvero alla fine delle attività formative o progetto svolto dall’ente).
Dopo aver illustrato gli attori del controllo esterno vedremo come funziona uno strumento essenziale per la comunicazione di dati e informazioni, tra i beneficiari e gli organismi di controllo, ovvero il Sistema Informativo.
2.2.3 Il sistema informativo12
Il sistema informativo (SI) supporta l’ attività di programmazione, attuazione, monitoraggio, rendicontazione, controllo e certificazione delle operazioni del Programma Operativo, coinvolgendo nelle diverse fasi gli attori pertinenti, secondo il principio che “chi produce l’informazione la imputa nel sistema informativo”. Le procedure da svolgere per la trasmissione dei dati informativi tecnici e contabili/amministrativi sono abbastanza semplici e dirette, nel dettaglio:
• Il CPG inserisce nel SI i progetti ammessi a finanziamento e tutte le informazioni relative ai decreti di finanziamento.
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33 • I beneficiari inseriscono i dati fisici, finanziari e procedurali di competenza
direttamente sul SI, i quali devono essere confermati e trasmessi con cadenza bimestrale.
• Le UMC acquisiscono a sistema, attraverso le UOP, i dati inseriti dai beneficiari, li verificano e li validano e procedono a trasmetterli al Servizio Monitoraggio, Sistema informativo e Accreditamento, rendendoli visibili sul sistema informativo all’AdG e ai CPG.
Il sistema informativo utilizzato per il Programma Operativo Regionale Sicilia per il Fondo Sociale Europeo 2007- 2013, si basa sull’applicativo CARONTE
FSE. Esso è uno strumento condiviso tra tutti gli attori del POR; ognuno, per le
corrispondenti mansioni e responsabilità assegnate, ne trae le informazioni necessarie allo svolgimento dei propri compiti istituzionali di controllo e monitoraggio ed è in grado di garantire la necessaria trasparenza dei processi informativi, indispensabili per l’attuazione delle attività cofinanziate dal FSE. CARONTE FSE rientra nell’ambito della Rete Unitaria dell’Amministrazione Regionale (RUAR), tramite la quale potranno accedervi gli utenti interni all’Amministrazione e tramite internet da parte degli utenti esterni all’Amministrazione (ovvero i Beneficiari) a cui saranno attribuiti specifici privilegi di accesso al sistema. L’Applicativo, inoltre, è allineato al protocollo unitario di trasmissione dati definito dal MEF-IGRUE, mediante il quale potrà trasmettere le informazioni alla Banca Dati Unitaria (BDU) e al Ispettorato Generale per i rapporti finanziari con l'Unione Europea (INGRUE) e al SFC Sistemi Formativi Confindustria (una società consortile per azioni che progetta e coordina iniziative di formazione, ricerca e sviluppo sia a livello nazionale che locale).
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Figura 2: Schema semplificativo dell’applicativo Caronte
L’Applicativo è completamente web based e prevede una molteplicità di ruoli, sulla cui base vengono attribuiti privilegi di accesso e di azione agli utenti. A ciascun utente potrà essere assegnato un profilo scaturente dall’attribuzione di uno o più ruoli fra quelli pr
CPG-UMC-Ufficio controlli I livello
Autorità di Audit) garantendo la corrispondenza fra funzioni amministrative e autorizzazioni di accesso di ciascun attore.
consentono di definire per ciascun utente a quali informazioni potrà avere accesso e la modalità di accesso ai dati (solo lettura o lettura e scrittura). CARONTE FSE è composto da diversi moduli, ciascuno dei quali concorre alla gestione dei progetti del FSE
Figura
: Schema semplificativo dell’applicativo Caronte
è completamente web based e prevede una molteplicità di ruoli, sulla cui base vengono attribuiti privilegi di accesso e di azione agli utenti. A ciascun utente potrà essere assegnato un profilo scaturente dall’attribuzione di uno o più ruoli fra quelli previsti dall’Applicativo stesso,( ovvero Beneficiario
Ufficio controlli I livello- UOP- AdG- Autorità di certificazione garantendo la corrispondenza fra funzioni amministrative e
di ciascun attore. I diversi profili di accesso al sistema di definire per ciascun utente a quali informazioni potrà avere accesso e la modalità di accesso ai dati (solo lettura o lettura e scrittura).
è composto da diversi moduli, ciascuno dei quali concorre alla FSE, osserviamo lo schema semplificativo:
Figura 3: Moduli che caratterizzano l’applicativo.
è completamente web based e prevede una molteplicità di ruoli, sulla cui base vengono attribuiti privilegi di accesso e di azione agli utenti. A ciascun utente potrà essere assegnato un profilo scaturente dall’attribuzione di ( ovvero Beneficiario-Autorità di certificazione- garantendo la corrispondenza fra funzioni amministrative e i di accesso al sistema di definire per ciascun utente a quali informazioni potrà avere accesso e la modalità di accesso ai dati (solo lettura o lettura e scrittura). è composto da diversi moduli, ciascuno dei quali concorre alla
35 • Modulo Gestione Informazioni: è il modulo che consente la gestione delle informazioni dei Programmi (Programma Operativo Regionale Sicilia FSE, Piano Regionale Offerta Formativa, ecc.) e delle informazioni relative alle operazioni ed agli avanzamenti (finanziari, fisici e procedurali degli enti). • Modulo di Profilatura: si tratta del modulo in cui si creano i profili di tutti gli
utenti di ciascuno degli altri moduli.
• Modulo reportistica: si tratta di un modulo in grado di massimizzare l’utilizzo delle informazioni contenute nell’Applicativo; a tal fine ciascun utente può ottenere report informativi a supporto delle proprie funzioni di ruolo.
• Modulo di interoperabilità: si tratta del modulo mediante il quale l’Applicativo interloquisce con altri applicativi, scambiando informazioni. • Modulo Accreditamento: I soggetti interessati per l’ottenimento e/o
mantenimento dei requisiti dell’accreditamento interagiscono con l’applicativo, mediante apposite procedure validate dall’Amministrazione Regionale. Infatti l’istanza di accreditamento viene effettuata solo per via telematica previa registrazione sulla piattaforma dell’applicativo.
• Modulo Gestione Bandi: è lo strumento utilizzato per inviare le istanze di finanziamento, da parte degli enti interessati, i quali potranno seguire l’andamento dell’iter burocratico e amministrativo dei i progetti formativi, dalla presentazione della domanda, la valutazione dei progetti e della documentazione cartacea depositata, la valutazione dei dati fisici e finanziari del progetto, fino all’approvazione delle graduatoria e l’emissione del finanziamento per gli enti i cui progetti sono stati approvati e inseriti nella graduatoria definitiva..
Durante lo svolgimento dei progetti i Beneficiari possono inserire nel SI gli avanzamenti finanziari, fisici e procedurali, in particolare, gli avanzamenti finanziari. CARONTE FSE prevede l’imputazione di informazioni relative sia ai singoli titoli di spesa (fatture, ricevute, ecc.) che vengono imputate alle diverse
