Dopo l’approvazione del rendiconto finale, la Info-School ha richiesto, il 19/02/2014, l’erogazione del saldo del finanziamento che corrisponde al 20% del totale della somma finanziata; l’ammontare del saldo fa riferimento alle somme “impegnate”e non ancora pagate, di 22.200,73€ (20% di 257.682,00€ ovvero 51.536,4€-29.335,67€) . Inoltre l’ente ha richiesto al Dipartimento Istruzione e Formazione professionale- Servizio Gestione, lo svincolo di due polizze fideiussorie, una di importo pari a 128.841,00€, l’altra di importo pari a 77.304,60€. Il Dipartimento ha concesso lo svincolo della sola polizza di maggiore importo, ovvero di 128.841,00€, ignorando la seconda, rilasciando cadere l’onere delle rate della polizza interamente a proprie spese della Info- School S.r.l fino alla comunicazione del Decreto di chiusura.
Inoltre, ad oggi, l’ente NON ha ricevuto il saldo finale del finanziamento, così da non poter far fronte alle spese impegnate; ovvero quote in percentuale delle macrovoci B2.6 Tutoraggio Esterno – B2.12 Indennità di frequenza e B4.6 le
109 Garanzie Fideiussorie, il cui rinnovo attualmente avviene a spese dell’ente fino a quando il progetto non sarà chiuso. Ciò significa che ancor’ oggi, i maestri artigiani e i frequentanti del corso non hanno ricevuto il pagamento del loro corrispettivo, ciò causando, oltre al danno economico-finanziario anche un danno d’immagine reputazionale dell’ente.
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CONCLUSIONI
Alla luce di quanto abbiamo visto, nell’analisi del caso inerente la Info-School e il progetto Arte&Restauro, non sono poche le criticità riscontrate nel sistema di controllo di gestione negli enti di formazione. Infatti la moltitudine di controlli esterni a cui sono soggetti gli enti rende il loro operato poco autonomo e poco efficiente, visti i tempi burocratici necessari a effettuare i controlli.
Riassumiamo così le criticità riscontrate durante lo studio svolto sul caso aziendale riguardo al controllo di gestione negli enti di formazione:
1. Innanzitutto il controllo di gestione dovrebbe avere come obiettivo, quello di spingere il comportamento degli individui all’interno di un organizzazione verso il perseguimento degli obiettivi aziendali, attraverso la suddivisione dei ruoli, gli strumenti e le metodologia già studiate e citate nel Cap. 2. Nell’ambiente settoriale in cui operano gli enti di formazione, solo in parte vengono riprese le nozioni che ritroviamo in dottrina, infatti l’applicazione del controllo di gestione viene trasformato in un controllo della spesa
pubblica (essendo risorse finanziate dalla regione e dal FSE), e un controllo meramente burocratico di accertamento di svolgimento delle procedure e
comunicazioni secondo protocollo. Le conseguenze sono una ristretta autonomia decisionale e una elevata dipendenza dagli organi dell’amministrazione centrale, i quali possono, in qualsiasi momento, per mancanza di un qualsiasi requisito formale o burocratico, o inadempimento delle scadenze temporali, revocare il finanziamento agli enti.
2. Per quanto riguarda gli strumenti previsionali di tipo quantitativi, gli enti anziché essere liberi di articolare il sistema dei budget secondo le proprie esigenze informative, sono vincolati a seguire lo schema finanziario del Formulario di presentazione (vedi 3.7) e lo schema di Conto Economico in esso contenuto e dettato dal PO FSE 2007/2013. L’omologazione del modello previsionale, da una parte, rende la comparazione fra i budget dei vari organismi di formazione più semplice per gli organi di controllo ma dall’altra, comporta il venir meno della possibilità di poter adattare,
111 personalizzare o migliorare gli strumenti previsionali, in base alle esigenze organizzative. Inoltre la funzione del budget, di programma d’azione nel breve periodo e di strumento in grado di stimolare la motivazione degli individui all’interno di un organizzazione viene a mancare, in quanto il modello del formulario di presentazione altro non è che un preventivo dei costi con la definizione di obiettivi troppo facili e non stimolanti che possono creare attraverso le routine e l’eccessiva burocrazia, forme di inerzia organizzativa.
3. Dall’analisi degli scostamenti, come abbiamo potuto vedere sia al paragrafo 3.6 e sia dallo studio effettuato sul progetto Arte&Restauro, si è potuto constatare il vincolo imposto dal protocollo PO FSE 2007/2013. Tale vincolo impone agli enti di poter realizzare solo scostamenti molto “ristretti” rispetto ai valori determinati in fase previsionale. Infatti ogni eventuale scostamento è consentito entro il limite del 20% rispetto al preventivo approvato all'interno di una stessa macro-categoria di costi o fra macro- categorie diverse, e va comunicato all’ amministrazione. Per modifiche superiori al 20% del preventivo è necessario chiedere la preventiva autorizzazione (per il progetto Arte&Restauro il vincolo era addirittura del 10% secondo quanto indicato nell’Avviso 6). Le conseguenze di tali regole e procedure sono un allungamento dei tempi in fase di rendicontazione intermedia e finale, con il rischio come si è potuto presentare nel nostro caso (vedi 4.3.2. e 4.3.3.), di errori causati dalla disorganizzazione degli organi esterni di controllo. Ciò comporta agli enti di dover aspettare dei lunghi tempi fra una richiesta di autorizzazione o di comunicazione degli scostamenti e la risposta da parte dell’amministrazione; che di conseguenza provocano l’allungamento dei tempi di chiusura dei progetti che superano un anno, o ancor peggio un ritardo nell’erogazione degli acconti del finanziamento (circa 11 mesi), provocando possibili rischi finanziari di insolvenza per gli enti, così come si è verificato a conclusione del progetto.
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4. Dall’eccessivo controllo burocratico esterno a cui sono soggetti gli enti, ne deriva uno stile di controllo Burocratico (vedi 3.6),da ciò ne scaturisce, da parte del top-management, una forma di governo con eccessivo formalismo. Le conseguenze sono una maggiore attenzione al rispetto delle procedure e delle scadenze burocratiche, una scarsa attenzione al miglioramento dei processi interni e della gestione, e la scarsa partecipazione dei singoli componenti al raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
5. Riguardo al coinvolgimento degli individui, un’altra criticità emersa è dettata dall’ assenza di sistemi incentivanti. Infatti secondo quanto afferma il Vademecum PO FSE 2007/2013, si ritengono costi NON ammissibili: indennità di trasferta, lavoro straordinario, emolumenti arretrati, assegni familiari e premi aziendali. Quindi essendo già ben chiaro che qualsiasi sforzo o impegno in più del dovuto da parte di un qualsiasi dipendente non sarebbe ricompensato, viene così a mancare ogni stimolo al miglioramento interno e la volontà di cooperazione al fine del raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Una nota positiva può essere espressa riguardo il sistema informativo, il Caronte, l’applicativo utilizzato per lo scambio di dati e informazioni fra gli enti e gli organismi amministrativi, infatti al contrario della maggior parte delle PMI che non usufruiscono di sistemi informativi avanzati, il SI negli enti risulta essere molto efficiente e tempestivo, nonostante l’elevato livello di burocrazia. Esso, grazie ai numerosi moduli da cui è caratterizzato permette di ottenere report informativi di qualsiasi genere, di e garantire, in maniera tempestiva, la trasmissione dei dati di monitoraggio finanziario, fisico e procedurale indispensabili per il controllo dall’esterno.
Un altro elemento di forza, rispetto alla media delle PMI, è dato dall’importanza attribuita ai sistemi di controllo intermedi o feed-Forward. Infatti come abbiamo potuto vedere nel 3.6 ,gli enti redigono la dichiarazione di spesa intermedia tramite il sistema Caronte,in cui si comunica all’amministrazione tutti i dati finanziari di spesa fino a una certa data, e la scheda di rilevamento dello stato di
113 avanzamento del progetto. Nonostante ciò sia vincolante per gli enti, come stabilito dal Vademecum PO FSE 2007/2013, tali strumenti di controllo svolgono la duplice funzione di controllo esterno per il monitoraggio intermedio della spesa e delle attività degli enti, e di controllo interno per i responsabili, affinché possano verificare lo stato di avanzamento del progetto, i programmi d’azione intrapresi e poter applicare se necessario le opportune azioni correttive. In conclusione possiamo dedurre che il controllo è un perno centrale nell’attività degli enti di formazione vista la realtà settoriale a cui appartengono, solo che si intende applicare un controllo della spesa anziché implementare dei sistemi di controllo di gestione autonomi, efficienti e tempestivi. Nel caso della Info- School, l’elevato livello di efficienza dei processi interni, ciò dovuto all’esperienza dell’azienda nel settore e alla rete relazionale instaurata sul territorio, ha dimostrato di essere in grado di realizzare degli scostamenti positivi a suo favore rispetto le aspettative previsionali, nonostante i tagli e le rimodulazioni del quadro economico da parte degli organi di controllo. Quindi la maggior parte delle criticità rilevate sono riferibili al sistema di controllo
esterno, il quale si è dimostrato troppo burocratizzato e disorganizzato,
vincolando e rallentando il libero modus operandi che un azienda dovrebbe avere. Inoltre gli enti sono spesso costretti ad operare in condizioni di ristrettezza di risorse finanziarie, ciò comporta difficoltà a far fronte gli impegni economici e finanziari di tutti i giorni, ciò dovuto alla lentezza fra i lunghi tempi per gli accertamenti della spesa e l’erogazione dei finanziamenti.
Sarebbe più equo e garantirebbe efficienza e puntualità, che come gli enti devono essere puntuali e precisi nel rispetto delle scadenze burocratiche di qualsiasi tipo imposte dai vari organismi di controllo, anche questi ultimi dovrebbe essere sottoposte a regole più rigide e a regimi sanzionatori che permettano di velocizzare il lavoro di questi enti pubblici di controllo, che come è noto sono caratterizzati da lentezza e inefficienze varie, in modo da rispettare i propri obblighi entro certi limiti di tempo.
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Inoltre il sistema di controllo esterno, si è potuto notare nella prima parte di questo elaborato (vedi 2.2.2. oppure 2.2.5.), si è dimostrato molto complesso e cavilloso, infatti tutte le informazioni e i dati economico/finanziari passano attraverso troppi organismi di controllo (revisore legale- UMC- AdC - AdA), che svolgono le medesime mansioni di accertamento della spesa, senza apportare alcun beneficio in più, e rallentando l’iter dei progetti, sia in entrata che in uscita. Quindi suggerirei un unico organismo di controllo funzionale che si occupi sia dei controlli di I livello sugli enti, sia della revisione intermedia e finale della spesa degli enti, quest’ultima, una volta confermata e approvata può essere inviata dall’organismo di controllo agli organi Europei.
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Bibliografia
Riferimenti: Boldizzoni - Guerci – Quarantino,” Human Resource Management”, Evoluzione o involuzione. Economia e Management 2011.
Riferimenti: G.Costa- M. Gianecchini- Risorse Umane, persone, relazione e valore. Mc Graw Hill.
Riferimenti: A.Cafiero – Formazione e territorio- Qualità maggio/giugno 2008. Riferimenti: Decreto Ministero del Lavoro n.166/2001.
Riferimenti: Marasca- Marchi-Riccaboni. Controllo di Gestione- Metodologie e strumenti 2008.
Riferimenti: C.A. Montecamozzo- Il controllo di gestione. PMI n.2 /2008.
Riferimenti: Vademecum PO FSE 2007/2013 regione Sicilia pag 75-78: “Macrocategorie di spesa.
Riferimenti: Le informazioni riguardanti il SI e l’organigramma aziendale sono stati forniti dai responsabili di Info-School.
Riferimenti: Modello di organizzazione, di Gestione e Controllo D.L. 231 del 08/06/2011 fornito e adottato da Info-School S.r.l.
Riferimenti: Le informazioni riguardanti i controlli delle azioni realizzati dall’ente provengono da interviste effettuate al Direttore Ing. G. Valenti.
Riferimenti: Marasca- Marchi-Riccaboni. Controllo di Gestione- Metodologie e strumenti 2008 (pag.73-78).
Riferimenti: Le griglie contenenti i parametri/obiettivo per la valutazione della qualità dei processi erogati sono indicate nel Piano della Qualità dell’azienda. Questo documento è stato fornito da Info-School.
Riferimenti: Vademecum PO FSE 2007/2013 pag 141.
Riferimenti: La descrizione dello stile di controllo è stata realizzata da domande poste all’amministratore e al direttore dell’ Info-School.
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Riferimenti: Il documento è scaricabile dal sito www.sicilia-fse.it , Avviso 6del 26.05.2009 per l’occupabilità nel settore dell’artigianato grazie al recupero e alla valorizzazione degli “Antichi Mestieri".
Riferimenti: Disposizioni per l’anno 2013 per l’accreditamento degli organismi operanti nel territorio della regione Sicilia pag 29-32. Documento fornito da Info- School.
Riferimenti: Le informazioni e i documenti amministrativo/contabili inerenti il progetto sono stati messi a disposizione da Info-School S.r.l.
Riferimenti: Documentazione amministrativa fornita dai responsabili di Info- School S.r.l.
Riferimenti: La nota di revisione è stata messa a disposizione dai responsabili di Info-School S.r.l.
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Sitografia
Riferimenti: www.sicilia-fse.it Riferimenti: www.dps.tesoro.it
Riferimenti: www.sicilia.fse.it/ Manuale Caronte Riferimenti: www.sicilia.fse.it/ Manuale AdG
Riferimenti:www.sicilia-fse.itAvvisiBandi/AvvisoPubblico20-6- 2009/Graduatoriaprovvisoria
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Ringraziamenti
Desidero ringraziare il prof. Luciano Marchi per la sua cortesia e disponibilità avuta nei miei confronti, ma soprattutto per i suoi preziosi consigli.
Desidero ringraziare per la collaborazione e continua disponibilità la Info-School S.r.l. e i suoi responsabili, i quali si sono dimostrati gentili e professionali, concedendo la piena disponibilità di ogni documento e la condivisione delle informazioni.
Infine il ringraziamento più grande va a tutte le persone che mi stanno accanto e mi hanno sostenuto fin oggi, ringrazio di cuore la mia famiglia e la mia fidanzata che mi hanno aiutato a crescere e a diventare ciò che sono oggi.