TECNICO-INFORMATIVO E ORGANIZZATIVO, LO STILE
DI CONTROLLO IN INFO- SCHOOL.
Il processo di controllo è la sequenza delle attività manageriali attuate per l’acquisizione e utilizzo delle risorse per il raggiungimento degli obiettivi economici. I meccanismi di controllo che ne fanno parte interessano la parte tecnico- informativa, tramite il controllo feed-back e feed-forward, e la parte organizzativa attraverso la scelta dello stile di controllo che il top management ritiene più opportuno adottare in base al contesto organizzativo.
Rispetto alle PMI comuni, Info-School adotta sia meccanismi feed-back, utilizzando l’analisi degli scostamenti come strumento di rilevazione, e sia meccanismi feed-Forward, questi ultimi senza utilizzare modelli matematico/statistici.
Il primo tipo di meccanismo, ovvero di controllo feed-back, si basa sulla misurazione dei risultati alla fine degli intervalli temporali, quindi nel nostro caso alla conclusione del progetto. I risultati finali consuntivi vengono confrontati con quelli previsionali che il responsabile della progettazione insieme al responsabile amministrativo hanno determinato nel piano economico presente nel Formulario di Presentazione del progetto (prossimo paragrafo).
Il Piano economico è vincolante, fatta eccezione per quanto previsto dalla
normativa di riferimento in merito a eventuali storni. Infatti non sono ammesse
variazioni dell’importo finanziario del progetto una volta approvato. Ogni
eventuale scostamento è consentito entro il limite del 20% rispetto al preventivo approvato all'interno di una stessa macro-categoria di costi o fra macro-categorie diverse, va comunicato all’ amministrazione. Per modifiche superiori al 20% del preventivo è necessario chiedere la preventiva autorizzazione. Il calcolo della percentuale del 20% deve basarsi sul minor importo tra una macro-categoria e l'altra. Tali variazioni “autonome” possono comunque essere effettuate una sola volta a carico della stessa voce o macro-voce di costo, per escludere che il ricorso
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troppo frequente a variazioni autonome incida, di fatto, sui contenuti del progetto finanziato.
Eventuali variazioni al progetto o agli interventi formativi che si rendessero necessarie nell’attuazione dello stesso vanno sottoposte preventivamente alla valutazione delle strutture di controllo regionali competenti e da queste approvate. Le variazioni di budget vanno comunicate ed autorizzate dalla struttura competente dell’Amministrazione regionale o dell’Organismo Intermedio. Qualora sia prevista la necessità di autorizzazione, le variazioni di budget non autorizzate comporteranno la decurtazione delle voci di spesa rendicontate in eccedenza rispetto al preventivo20.
Il secondo tipo di meccanismo di controllo riguarda il controllo feed-forward detto anche controllo in direzione “di marcia”, esso non viene effettuato secondo modelli matematici/statistici ma riguarda la comunicazione all’amministrazione e alle dovute autorità di controllo della Dichiarazione di spesa, sottoscritta dal Rappresentante Legale, la quale deve riportare:
• la spesa sostenuta, effettuata e quietanzata, relativa alla quota afferente al periodo intermedio in esame;
• il luogo in cui la documentazione originale è conservata; • la spesa complessivamente sostenuta e quietanzata.
• La Scheda di rilevazione dello stato di attuazione del progetto;
• Elenco pagamenti FSE, riportante l’elenco di tutti i giustificativi di spesa presentati;
Il compito viene svolto dal Responsabile della Progettazione insieme al responsabile amministrativo, della compilazione della Dichiarazione di Spesa intermedia e della Scheda di rilevazione dello stato di attuazione del progetto. Quest’ultimo sintetizza i dati e le informazioni sulle azioni intraprese da Info- School per l’attuazione del progetto nel rispetto dei tempi preventivati e i dati riguardanti la spesa e i costi sostenuti a metà progetto. Le scadenze temporali per l’effettuazione della rilevazioni sono indicate nel Vademecum PO FSE 2007/2013. Il documento di rilevazione ha la duplice finalità di controllo
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65 “interno” per Info-School perché così i responsabili e il personale formatore prestano maggiore attenzione al rispetto delle tabelle di marcia e al controllo della spesa sostenuta fino a quel momento e possono attuare le eventuali azioni correttive; l’altra funzione assolta è di controllo “esterno” ovvero di informazione nei confronti delle autorità amministrative competenti dello stato di avanzamento dei progetti e di accertamento della spesa.
Infine analizziamo lo stile di controllo detto anche “stile di leadership” adottato dal top- Management di Info-School. Vista l’elevato livello di burocrazia e di controlli presenti nel contesto settoriale e organizzativo in cui opera l’ente, il rispetto delle procedure, delle scadenze e delle regole è fondamentale per poter operare in questo settore. Possiamo affermare che lo stile di controllo è di tipo
burocratico nei confronti dell’intera organizzazione, in cui le procedure e le
regole sono ben individuate e comunicate a tutti i membri. Da Ciò ne scaturisce un eccessivo formalismo che è tuttavia necessario affinché i dipendenti adottino i comportamenti necessari e corretti, e siano rispettate le tempistiche delle procedure e dei regolamenti dettati dal PO FSE 2007/2013. Lo stile di controllo deve però essere coerente con la struttura informativa, quest’ultima grazie all’efficiente applicativo Caronte e ai moduli che lo caratterizzano riesce a supportare questo eccessivo formalismo e a fornire tempestivamente tutte le informazioni necessarie al management per la gestione e dall’altro lato, a inviare quelle informazioni e dati essenziali per garantire un monitoraggio continuo. Nonostante l’elevato livello di burocrazia e di controlli a cui è soggetto l’ente Info-School, il Management nei confronti dei responsabili di funzioni, e quindi
non con tutto il personale, assume uno stile di leadership partecipativo, ovvero
collaborativo, rendendo partecipi alle decisioni aziendali il responsabile amministrativo e il responsabile della progettazione. Ciò favorisce un clima lavorativo sereno e il processo di delega21.
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Riferimenti: La descrizione dello stile di controllo è stata realizzata da domande poste all’amministratore e al direttore dell’ Info-School.
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Dopo aver esposto i meccanismi di controllo di Info-School possiamo approfondire i metodi e lo strumento previsionale utilizzato per la costruzione del budget dei progetti, ovvero il Formulario di presentazione.