CONTROLLO COME PUNTO DI RIFERIMENTO PER LA
CREAZIONE DELLA CULTURA INTERNA. IL CONTROLLO
DELLE AZIONI.
I controlli delle azioni consistono in procedure e attività che permettano di verificare che i dipendenti svolgano i propri compiti nel modo previsto. Questi tipi di controlli servono ad accertare che le persone che operano all’interno di un azienda svolgano le azioni desiderate e NON quelle indesiderate.
A indicare ciò, Info-School ha adottato un codice di condotta e un codice disciplinare, ovvero strumenti di comunicazione formale abbastanza diffusi in tutte le organizzazioni. Nel primo codice sono contenute indicazioni riguardanti: le disposizioni generali, gli standard di condotta e di comportamento all’interno dell’organizzazione per tutti i dipendenti, il trattamento di eventuali conflitti di interesse, i principi etici da rispettare, (ovvero onestà, integrità, rispetto, fiducia e responsabilità) i comportamenti desiderati nella vita sociale e durante le ore di servizio. Nel secondo codice sono contenuti le disposizioni in merito a: gli obblighi da rispettare per il prestatore di lavoro, le indicazioni riguardanti la sicurezza sul lavoro, i provvedimenti disciplinari e le sanzioni e il sistema di punizioni, le disposizioni per il licenziamento e il TFR.
Questi codici sono inseriti all’interno del Modello di Organizzazione di
Gestione e Controllo16 di cui al decreto legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001. Il Decreto prevede che il Modello Organizzativo abbia determinate caratteristiche, tali da far sì che l’ente possa essere esonerato dalla responsabilità
16
Riferimenti: Modello di organizzazione, di Gestione e Controllo D.L. 231 del 08/06/2011 fornito e adottato da Info-School S.r.l.
56
in caso di commissione dei reati. Le caratteristiche di seguito elencate guidano l’implementazione stessa del Modello Organizzativo:
• Mappatura dei Rischi: consiste nell’analisi del contesto aziendale e dei processi, per evidenziare in quale attività aziendale e secondo quali modalità si possano verificare eventi pregiudizievoli e dannosi che possano causare il mancato raggiungimento degli obiettivi organizzativi; • progettazione del sistema di controllo (c.d. Protocolli); si sostanzia nella
valutazione del Sistema di governance esistente all’interno della Società in termini di capacità di contrastare/ridurre efficacemente i rischi identificati, operando l’eventuale adeguamento del sistema stesso;
• individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire la commissione dei reati;
• previsione degli obblighi di informazione dell’Organismo di vigilanza: si sostanzia nell’identificazione dell’organo di Controllo interno posto a monitorare e verificare il funzionamento e l’osservanza del Modello Organizzativo, la definizione dei poteri, dei compiti, dei requisiti necessari, degli obblighi, e ha anche il compito di curare l’eventuale aggiornamento del modello;
• previsione di un’attività di monitoraggio sistematico: diretta a far sì che periodicamente il funzionamento del Modello Organizzativo venga opportunamente verificato;
• attuazione di un’attività di comunicazione e diffusione del Modello Organizzativo;
• definizione di un appropriato Sistema disciplinare e sanzionatorio: da applicare nel caso di mancato rispetto delle disposizioni previste dal Modello Organizzativo, nei confronti dell’eventuale autore del reato che abbia agito eludendo fraudolentemente le disposizioni del Modello Organizzativo.
I codici e il modello organizzativo permettono di attuare il controllo della
cultura interna dell’organizzazione, essa è costituita da norme, valori aziendali,
57 autonomamente e reciprocamente, questo meccanismo di controllo risulta essere poco invasivo.
Quindi il modello organizzativo e la gestione della cultura interna rappresentano degli strumenti di controllo molto efficaci in azienda. Nonostante ciò il management si riserva di effettuare il controllo delle azioni.
Il controllo delle azioni adottato da Info-School consiste nelle verifiche
preventive effettuate dal Direttore o dal responsabile della progettazione durante
le ore di svolgimento delle attività. Tali verifiche vengono effettuate senza preavviso e a campione con le finalità di accertare il corretto svolgimento dell’azione formativa e consistono praticamente in “visite” nelle aule durante le ore di lezione. Le verifiche preventive attuate sono anche di tipo “documentale”, effettuate giornalmente,o settimanalmente nel caso di periodi di stage dei frequentati presso altre aziende, e riguardano il controllo dei registri di classe, delle firme degli studenti e dei docenti, e la corretta tenuta dei registri17.
L’operato del management non si limita al controllo delle azioni e della cultura interna tramite i documenti e il Modello Organizzativo, ma attribuisce una rilevante importanza ai fini delle decisioni aziendali al controllo dei risultati.
3.5
IL CONTROLLO DEI RISULTATI E LA VALUTAZIONE
DELLE ATTIVITÀ FORMATIVE.
Il controllo dei risultati ha l’obiettivo di influenzare le decisioni e i comportamenti degli individui, affinché siano coerenti con il perseguimento degli obiettivi aziendali, tramite la responsabilizzazione su dei parametri- obiettivo prestabiliti. E’ fondamentale per attuare questo tipo di controllo:
• definire gli obiettivi da perseguire (conoscenza);
• la capacità degli individui di influire sul risultato (la controllabilità); • La misurabilità dei risultati;
• La possibilità di attuare azioni correttive18.
17
Riferimenti: Le informazioni riguardanti i controlli delle azioni realizzati dall’ente provengono da interviste effettuate al Direttore Ing. G. Valenti
18
Riferimenti: Marasca- Marchi-Riccaboni. Controllo di Gestione- Metodologie e strumenti 2008 (pag.73-78)
58
Il management di Info-School attua il controllo dei risultati partendo dai soggetti beneficiari dell’attività di formazione e viene attuato in due modi: tramite la valutazione di apprendimento e la valutazione di gradimento.
La valutazione di apprendimento viene effettuata in diversi momenti del modulo formativo, (Test in ingresso (20%),in itinere (50%) e finale (100%) in base all’ avanzamento delle ore nel caso di moduli di lunga durata, Test in ingresso (20%), e finali (100%), nel caso di moduli di breve durata. La valutazione viene effettuata dai singoli docenti attraverso i test di apprendimento, ovvero verifiche scritte, preferibilmente test a risposta multipla, esercitazioni o altro che il docente riterrà più opportuno sottoporre al fine di valutare l’apprendimento del singolo soggetto. I risultati della valutazione di apprendimento devono essere riportate nella scheda di valutazione allievo. Al termine del singolo modulo verrà redatta una relazione finale UFC da parte di ogni singolo docente.
Tutoraggio: in questo tipo di valutazione, effettuata dal tutor si prendono in
considerazione i seguenti elementi:
• Capacità di comunicazione degli allievi; • Capacità di lavoro di gruppo;
• Motivazione dei soggetti durante le ore di svolgimento delle attività; • Costanza e impegno;
• Clima d’aula;
La valutazione viene fatta durante tutto il corso e formalizzata a fine corso in una Relazione finale dettagliando almeno i seguenti aspetti:
• Metodologie didattiche;
• Strumenti didattici utilizzati dai docenti; • Clima d’aula;
• Grado di raggiungimento degli obiettivi del corso; • Valutazione dell’attività di stage (quando prevista);
Alla fine del modulo e/o del corso il docente è tenuto a compilare il Programma Didattico effettivamente svolto. A fine corso verrà redatto un Verbale del Consiglio di Classe per l’ammissione agli esami. Prima dell’effettuazione degli esami saranno reso noto l’elenco degli allievi ammessi con giudizio finale.
59 Il “questionario di gradimento” (vedi allegato A) ha la finalità di quantificare il livello di soddisfazione dei partecipanti, con particolare riferimento a:
• raggiungimento degli obiettivi; • utilità e chiarezza dei contenuti; • prestazioni dei docenti;
• organizzazione;
Il questionario contiene quesiti riguardanti: • Il livello di soddisfazione dei soggetti;
• L’ambiente di apprendimento e la qualità della didattica;
• L’ adeguatezza del materiale didattico e dei sussidi didattici forniti dalla struttura;
• L’efficienza dei servizi di segreteria e quindi del personale addetto;
• L’attenzione dedicata dai vari responsabili dei servizi alle esigenze dei soggetti;
• L’efficacia dei metodi e delle tecniche utilizzate; • Il grado di approfondimento degli argomenti trattati; • L’efficacia delle esercitazioni pratiche;
• Il parere dei soggetti riguardante l’utilità delle conoscenze acquisite; • Le materie che hanno coinvolto di più i soggetti e che hanno giudicato più
utili e interessanti in base ai fabbisogni formativi soggettivi. • Il rapporto con i docenti di ciascuna materia trattata in aula; • il clima instaurato in aula durante lo svolgimento delle attività;
La valutazione a tutti questi quesiti avviene su una scala numerica da 1-4, in cui il soggetto beneficiario dovrà valutare: “Scarso”1 ; “mediocre”2; “discreto”3;”ottimo”4.
La valutazione procede, secondo diverse fasi temporali in base alla durata dei moduli, per i moduli di lunga durata, viene effettuata in una fase intermedia (50%) e alla fine del corso (100%) viene chiesto ai partecipanti di compilare il questionario di valutazione dell’attività formativa.
60
I dati provenienti dai questionari vengono elaborati statisticamente e i risultati provenienti dall’analisi dei dati vengono sintetizzati. Questi vengono registrati a cura del tutor o della segreteria e trasmessi all’addetto alla qualità. I risultati vengono riportati in una apposita griglia (in formato file) a cura della segreteria didattica. La griglia viene redatta nel seguente modo: per ogni riga e colonna si riportano i punteggi espressi (compreso tra 1 e 4) da ogni soggetto, una volta riportati tutti i dati nella griglia automaticamente verranno calcolati i totali e le medie per ogni riga e colonna. La griglia riporterà anche il valore medio delle righe e colonne. Le medie ottenute vengono confrontate con i valori obiettivo fissati.
Il questionario permette di far valutare ai soggetti beneficiari la qualità e il livello di formazione, la struttura in maniera complessiva e tutto il personale.
I risultati raccolti e sintetizzati dai questionari vanno messi a confronto con i parametri-obiettivo indicati nel Piano della Qualità, (al punto 3.5 Monitoraggio e misurazione dei servizi formativi) redatto per ogni progetto finanziato. Il documento descrive l’insieme delle attività necessarie per la corretta erogazione del servizio e il sistema degli indicatori/obiettivo. Il piano è redatto in conformità alla norma UNI EN ISO 9001/2008 e alla documentazione dei Sistema di gestione per la Qualità.
Il documento si rifà al Manuale della Qualità e alle relative procedure.
Il sistema di Indicatori della Qualità19 relativi ai processi di formazione riguardano:
Indici di Gradimento/ soddisfazione:
INDICATORE DOCUMENTO OBIETTIVO NOTE
Gradimento utente Questionario Gradimento > = 3,5 per domanda e risposta / 19
Riferimenti: Le griglie contenenti i parametri/obiettivo per la valutazione della qualità dei processi erogati sono indicate nel Piano della Qualità. Questo documento è stato fornito da Info-School.
61 Rilevamento reclami e non conformità:
INDICATORE DOCUMENTO OBIETTIVO NOTE
Reclami degli utenti per corso Modulo di reclamo < 1 Deve essere sempre informato il RSG
Non conformità (per il corso)
Modulo di NC < 2 Deve essere
sempre
informato il RSG
Rilevamento efficacia processo di apprendimento:
INDICATORE DOCUMENTO OBIETTIVO NOTE
Grado di apprendimento per corso Scheda valutazione allievo >= 3,5
Rilevamento efficacia processo di qualifica:
INDICATORE DOCUMENTO OBIETTIVO NOTE
Avviati a lavoro / Follow up ad
un anno Avviati al lavoro in
settori affini alla qualifica
/ Follow up ad
un anno
Il monitoraggio viene effettuato valutando i progressi conseguiti durante il corso principalmente attraverso l’analisi dei risultati dei test di ingresso, prove in itinere e finali, verifiche orali imposte dai docenti i cui risultati in termini di votazione vengono riportati sulle schede valutazione allievo.
I risultati numerici dell’elaborazione dei dati vengono confrontati con i valori obiettivo sopra indicati fissati a cura del responsabile del corso.
62
Per quanto riguarda l’ efficacia del processo di qualifica, il monitoraggio del processo di valutazione delle percentuali di allievi avviati a lavoro in settori direttamente collegati e affini a quelli della qualifica ottenuta viene effettuato con un follow up nel periodo successivo al rilascio delle qualifica, (non prima di un anno). Tale attività compete alla segreteria.
I risultati numerici dall’elaborazione dei dati vengono confrontati con i valori obiettivo fissati a cura dell’addetto alla qualità.
Per i reclami questo parametro viene valutato annualmente ed in valore assoluto per ogni singolo corso. I risultati numerici ottenuti dall’elaborazione dei dati vengono confrontati con i valori obiettivo fissati.
Nel caso di non conformità sui processi di erogazione del corso questo parametro viene valutato annualmente ed in valore assoluto per ogni singolo corso. La segnalazione e rilevazione delle non conformità compete all’addetto alla qualità. L’operatore che rileva la non conformità in una qualsiasi fase del processo di formazione la registra sul Rapporto di Non Conformità comunicandola tempestivamente al Responsabile della qualità (ovvero il Direttore di Info- School).
Il responsabile, in collaborazione con l’addetto alla qualità ha la responsabilità di decidere in merito all’azione da intraprendere, al tempo necessario e all’incaricato che deve occuparsene. Qualora necessario può essere condotta un indagine a campo, convocando riunioni con il personale docente/tutor o di segreteria mirata per decidere in merito alle azioni da compiere.
Una volta individuate la cause verranno attuate le eventuali azioni correttive e preventive (riportate al punto 8.5 del Piano della Qualità adottato dall’ente) necessarie a risolvere il problema.
La registrazione della non conformità rilevata e chiusa viene consegnata al Direttore e responsabile della qualità per l'aggiornamento degli indici statistici di qualità e la sua archiviazione. E’ compito di costui verificare l’effettiva chiusura e risoluzione della Non Conformità.
63