Acquisizione degli ordini

Il processo di acquisizione ordini segue iter diversi da azienda ad azienda in funzione del settore di appartenenza, delle dimensioni aziendali, delle politiche di marketing adottate, dei canali di distribuzione utilizzati e della tipologia di sistema produttivo scelto, tuttavia, possiamo fornire uno schema di massima, adattabile alla maggior parte delle aziende (Figura 2.8 262).

Fig. 2.8 – I principali sottoprocessi dell’acquisizione ordini

L’acquisizione dell’ordine, che può avvenire presso l’azienda o presso il cliente, può essere gestita da personale interno all’azienda o essere affidata a rappresentanti, a seconda dell’orientamento commerciale dell’azienda.

Prima di acquisire un ordine occorre valutarne una serie di elementi, primo tra tutti l’affidabilità del cliente, il quale può essere l’utilizzatore finale del bene, oppure l’intermediario commerciale.

Nel caso di beni di largo consumo, ad esempio, spesso l’azienda ha contatti soltanto con dei grossisti, mentre per beni di tipo industriale il canale prescelto è solitamente quello della vendita diretta. La politica dell’azienda può comunque variate in funzione di molti parametri, pertanto è opportuno non generalizzare. Qualora il cliente sia un soggetto con il quale già in precedenza l’azienda ha avuto rapporti, quest’ultima può trarre informazioni circa il suo livello di affidabilità attraverso dati storici riguardanti le vendite, monitorare la sua puntualità di pagamento in base all’andamento del ciclo degli incassi nei precedenti contratti, oppure richiedere notizie aggiuntive rivolgendosi ad altre fonti tramite richieste istituzionali o informali.

Un altro aspetto che riveste grande importanza è l’assegnazione del fido al cliente. In relazione a quest’ultima attività sono necessarie alcune precisazioni. In particolare, se il cliente non è nuovo, sicuramente sarà già stato disposto in suo favore un determinato livello di fido. In questo caso è necessario confrontarne l’ammontare non ancora utilizzato con la proposta di ordine d’acquisto. Se l’esposizione complessiva del cliente !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

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non eccede il fido, l’ordine deve essere considerato accettabile, in caso contrario, sarà necessario bloccare l’ordine e presentare la situazione al responsabile finanziario che prenderà una decisione in merito.

Se invece il cliente è nuovo, prima di definire un eventuale fido da accordare, occorre effettuare una valutazione più approfondita del suo profilo di rischio.

Quando arriva un ordine è necessario, inoltre, verificare che l’oggetto contrattuale sia completamente definito in tutte le sue parti, pertanto occorre controllare chiarezza e completezza delle caratteristiche del prodotto sia in termini tecnici che di prezzo e di quantità, le modalità di collaudo, imballaggio, i tempi di consegna ed eventuali clausole giuridiche o commerciali.

Una volta chiarito ogni elemento, bisogna passare alla valutazione da parte dell’azienda della sua capacità di soddisfarlo. In particolare, la valutazione della capacità di soddisfare il cliente per quanto riguarda le caratteristiche del prodotto, quantità e tempi di consegna comporta considerazioni diverse in funzione delle scelte che l’azienda ha fatto rispetto all’organizzazione del proprio sistema di produzione, che, naturalmente, dipende a sua volta dal settore di appartenenza e quindi dalla tipologia di beni offerta. In questa circostanza risulta allora importante fare riferimento alla classificazione delle tipologie di processi produttivi.

Nel sistema di produzione per lotti, la capacità di soddisfare le esigenze del cliente è facilmente verificabile attraverso il controllo delle giacenze di magazzino: se queste non sono sufficienti l’azienda non può essere in grado di evadere l’ordine, poiché il tempo di consegna richiesto è inferiore a quello necessario all’azienda per ottenere i prodotti, a meno di non poter contare su produzioni esterne.

La produzione su commessa comporta la necessità di attendere l’ordine prima di iniziare la produzione, o addirittura prima di provvedere agli approvvigionamenti, poiché le specifiche di prodotto generalmente sono basate sulle esigenze del cliente. In questa circostanza l’azienda deve valutare attentamente le proprie capacità tecniche di realizzazione, per capire se sono adeguate a soddisfare la richiesta. In questo caso il cliente è disposto ad attendere tempi più lunghi per la consegna rispetto ai casi precedenti e, poiché esiste un certo grado di ripetitività del prodotto, l’azienda può avvalersi della propria esperienza per valutare i tempi necessari per la realizzazione e quindi la sua capacità di rispettare quelli per la consegna. Più complesso è il caso in cui l’azienda svolge attività di progettazione e di produzione su ordine del cliente: si tratta della realizzazione di prototipi, per cui ogni progetto è diverso dall’altro. La valutazione

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circa la capacità di soddisfare il cliente per quanto riguarda le caratteristiche del prodotto e tempi di consegna diventa più incerta: il livello di professionalità e l’esperienza, le competenze tecniche e organizzative, la capacità di pianificazione del management rappresentano gli elementi su cui basarsi per capire se l’azienda è o meno in grado di evadere l’ordine.

L’ultimo caso, quello della produzione a flusso continuo, è invece molto più semplice, in quanto, il processo produttivo è estremamente vincolato, i tempi di lavorazione sono noti, inoltre il prodotto è standard e viene richiesto in volumi elevati, di conseguenza, le previsioni sui tempi di consegna possono essere precise.263

Anche per quanto riguarda le altre prescrizioni contenute nell’ordine, l’azienda deve effettuare le proprie valutazioni, sia di capacità che di convenienza ad assolvere determinati impegni.

Per la concessione al cliente di un certo periodo di garanzia, ad esempio, l’azienda deve essere in grado di valutare i costi che questo impegno le può comportare. Attraverso analisi statistiche degli interventi di assistenza post-vendita effettuati entro i primi anni dalla vendita di prodotti analoghi, l’azienda considera la media dei costi che per essi ha dovuto sostenere e quindi valuta, in considerazione anche del prezzo pattuito, se è in grado di offrire al cliente una garanzia della durata richiesta. Analogamente l’azienda deve valutare se dispone di adeguate strutture per l’assistenza, in grado di rispettare le condizioni richieste in termini, ad esempio, di collocazione geografica, di professionalità o di tempi di risposta.

Con l’emissione della conferma dell’ordine l’azienda si predispone per dare inizio al processo di evasione dell’ordine stesso, secondo le modalità stabilite insieme al cliente e sulla base delle priorità interne. A questo punto è necessario aggiornare la contabilità cliente per quanto riguarda gli ordini in corso e la contabilità magazzino per le quantità impegnate dei diversi articoli. Della conferma dell’ordine vengono effettuate quattro copie, in quanto l’originale va al cliente, mentre una copia va al magazzino che deve preparare i materiali da spedire, una copia va in amministrazione per la verifica dei dati del cliente e delle condizioni di vendita necessari per la successiva fatturazione e infine una copia rimane all’ufficio commerciale264.

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263 _{Analisi tratta da Miolo Vitali P., Corso di economia aziendale, Giappichelli, 2000, pp.233}

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Programmazione

della produzione Produzione Consegna Fatturazione Incasso