Aree di conoscenza del PMBOK

I 47 processi di Project Management identificati nella Guida del PMBOK si raggruppano a loro volta in dieci Aree di Conoscenza differenti. Un’Area di Conoscenza rappresenta un insieme di concetti, termini e attività che si riferiscono necessarie per assolvere ad un insieme di specifiche finalità.

Di seguito saranno brevemente descritte tutte le Aree di Conoscenza indicate all’interno del PMBOK e riportate nella Tabella 7:

• Gestione dell’Integrazione di Progetto; • Gestione dell’Ambito di Progetto; • Gestione dei Tempi di Progetto; • Gestione dei Costi di Progetto; • Gestione della Qualità di Progetto;

• Gestione delle Risorse umane di Progetto; • Gestione della Comunicazione di Progetto; • Gestione dei Rischi di Progetto;

• Gestione dell’Approvvigionamento di Progetto; • Gestione degli Stakeholders di Progetto.

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42 3.2.3.1 Gestione dell’Integrazione di Progetto

Questo Ambito di Conoscenza raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare che i vari aspetti del progetto vengano coordinati tra loro in modo appropriato. Prevede l’unificazione, il consolidamento, la comunicazione e l’incorporamento delle azioni essenziali per completare il progetto in modo controllato, in modo che siano soddisfatte le aspettative degli stakeholders e siano rispettati i requisiti.

La Gestione dell’Integrazione di Progetto comprende i seguenti processi:

• sviluppo del Project Charter: formulazione della documentazione necessaria ad autorizzare formalmente il progetto e conferire autorità al Project Manager;

• sviluppo del Piano di Project Management: definizione, preparazione e cordinazione di tutti i piani secondari e realizzazione di un piano integrato per la direzione del progetto;

• direzione e gestione del lavoro di progetto: gestione del lavoro, implementazione dei cambi approvati con l’obiettivo di raggiungere gli obiettivi del progetto;

• monitoraggio e controllo del lavoro di progetto: revisione e controllo dell’avanzamento del progetto rispetto a quanto definito nel Piano di Project Management;

• controllo integrato delle modifiche: analisi di tutte le richieste di cambio e loro approvazione e gestione;

• chiusura del progetto o di una fase: completamento di tutte le attività, finalizzato al completamento e alla chiusura del progetto o di una fase.

3.2.3.2 Gestione dell’Ambito di Progetto

Questo Ambito di Conoscenza comprende tutti i processi necessari per assicurare che il progetto includa tutti e solo i lavori richiesti per completare il progetto con successo. Gestire l’Ambito di Progetto consiste principalmente nel definire e nel controllare cosa si include e cosa non si include nel progetto.

La Gestione dell’Ambito di Progetto comprende i seguenti processi:

• pianificazione dello gestione dell’ambito: creazione di un piano di gestione dell’ambito che documenti come si procede alla definizione, validazione e controllo dell’ambito di progetto;

• raccolta dei requisiti: processo di determinazione, documentazione e gestione delle necessità e dei requisiti specificati dagli stakeholders che soddisfino gli obiettivi del progetto;

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• creazione della Work Breakdown Structure: scomposizione del progetto attraverso un diagramma ad albero che semplifichi la lettura del progetto attraverso la sua separazione in attività e di queste in deliverables;

• validazione dell’ambito: formalizzazione dell’accettazione dei deliverables del progetto completati; • controllo dell’ambito: monitoraggio dello stato di ambito del progetto o del prodotto e gestione dei

cambi rispetto all’ambito previsto inizialmente.

3.2.3.3 Gestione dei Tempi di Progetto

Questo Ambito di Conoscenza comprende tutti i processi necessari per il completamento del progetto in termini di tempo.

La Gestione dei Tempi di Progetto prevede lo scheduling delle attività e il loro monitoraggio in termini di sviluppo temporale. I Project Managers dovrebbero specificare la sequenzialità delle attività definendo e documentando le relazioni che intercorrono tra loro; è inoltre consigliato che vengano esplicitate le risorse necessarie per realizzazione e il completamento di ogni attività, la loro durata e il percorso critico, che evidenzia le attività che, se ritardate, porterebbero ad uno slittamento temporale di tutto il progetto. La Gestione dei Tempi di Progetto comprende i seguenti processi:

• pianificazione della gestione dei tempi: processo attraverso cui si stabiliscono i procedimenti e la documentazione per pianificare, sviluppare, gestire, eseguire e controllare il cronoprogramma del progetto;

• definizione delle attività: processo di indentificazione e documentazione delle azioni che è necessario eseguire per produrre i deliverables di progetto;

• sequenzializzazione delle attività: processo di identificazione e documentazione delle relazioni esistenti tra le attività del progetto;

• stima delle risorse dedicate alle attività: processo di stima del tipo e della quantità di materiali, risorse umane e attrezzature necessarie per l’esecuzione di ciascuna delle attività;

• stima delle durate delle attività: processo di stima della quantità di lavoro necessario per il completamento di ogni attività in base alle risorse ad esse dedicate;

• sviluppo del cronoprogramma: processo di analisi di sequenza delle attività, durate, risorse necessarie e restrizioni del cronoprogramma, con l’obiettivo di creare un modello di programmazione del progetto;

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• controllo del cronoprogramma: processo di monitoraggio dello stato delle attività del progetto, con l’obiettivo di attualizzare lo stato di avanzamento del progetto e gestire i cambi rispetto a quanto pianificato per raggiungere il risultato.

3.2.3.4 Gestione del Costo di Progetto

La Gestione del Costo di Progetto include i processi relativi alla pianificazione, estimazione, pianificazione delle spese, finanziamenti, gestione e controllo dei costi, in modo che il progetto si completi all’interno del budget approvato.

La Gestione del Costo di Progetto si riferisce alla pianifiazione, alla stima e al controllo dei costi del progetto per garantirne il completamento rispettando il budget. La stima dei costi prevede la definizione dei costi delle risorse necessarie per completare l’intero progetto. L’obiettivo è definire le risorse finanziarie necessarie e, quindi, il budget di progetto che, una volta fissato, funge da parametro per giudicare le deviazioni e le variazioni al progetto.

La Gestione del Costo di Progetto comprende i seguenti processi:

• pianificazione della gestione dei costi: processo che stabilisce i procedimenti e la documentazione necessari per pianificare, gestire, impiegare e controllare i costi del progetto;

• stima dei costi: processo che consiste nello sviluppo di un’approssimazione delle risorse finanziarie che si ritengono necessarie per il completamento delle attività del progetto;

• determinazione del budget: processo che consiste nel sommare i costi stimati delle singole attività o delle lavorazioni per stabilire una linea guida di costo autorizzata;

• controllo dei costi: processo di monitoraggio dello stato del progetto per attualizzare i costi e gestire i possibili cambi alla linea base dei costi.

3.2.3.5 Gestione della Qualità del Progetto

La Gestione della Qualità del Progetto include i processi e le attività dell’organizzazione esecutiva che stabiliscono la qualità, gli obiettivi e le responsabilità in termini di qualità, in modo che il progetto soddisfi le necessità per le quali è stato commissionato. La Gestione della Qualità comprende quindi le attività svolte da un’organizzazione per determinare i responsabili della qualità, gli obiettivi e le politiche che garantiranno la soddisfazione del cliente. Nell’assicurare la qualità, i Project Manager si focalizzano nell’applicazione di sistematici e pianificati processi che assicurano che tutte le attività del progetto rispettino degli standard.

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La Gestione della Qualità di Progetto comprende i seguenti processi:

• pianificazione della gestione delle risorse umane: processo di identificazione dei requisiti e degli standard di qualità per il progetto e i suoi deliverables;

• esecuzione dell’assicurazione qualità: processo che consiste nel revisionare i requisiti di qualità e i risultati delle misurazioni di controllo di qualità, per assicurarsi che si utilizzino le norme di qualità e le procedure adeguate;

• controllo della qualità: processo nel quale si monitora e si registrano i risultati dell’esecuzione delle attività di controllo di qualità, al fine di stimare le prestazioni e suggerire eventuali cambi necessari.

3.2.3.6 Gestione delle Risorse Umane di Progetto

La Gestione delle Risorse Umane di Progetto include tutti i processi finalizzati a organizzare, gestire e guidare il gruppo di progetto, ai cui membri vengono assegnati ruoli e responsabilità per poter completare il progetto. Nonostante si assegnino ai componenti del gruppo ruoli e responsabilità specifiche, si dovrebbe tendere a preferire una partecipazione attiva di tutti i membri in fase decisionale per migliorare il risultati progettuali. I membri del gruppo di progetto hanno solitamente competenze tecniche diverse, possono essere assunti a tempo pieno o solo part-time e possono seguire tutto il progetto come solo una parte specifica del suo sviluppo.

La Gestione delle Risorse Umane di Progetto comprende i seguenti processi:

• pianificazione della gestione delle risorse umane: processo che consiste nell’identificazione e documentazione dei ruoli all’interno del progetto, delle responsabilità, delle abilità richieste, delle modalità e delle forme di comunicazione con l’obiettivo finale di redarre un piano di gestione del personale;

• costituzione del gruppo di progetto: conferma delle disponibilità delle risorse umane e creazione del gruppo di lavoro necessario per completare le attività del progetto;

• sviluppo del gruppo di progetto: processo di miglioramento delle competenze tecniche, delle interazioni tra i membri del gruppo di lavoro e, in generale, dell’ambiente lavorativo;

• gestione del gruppo di progetto: processo di rilevamento del lavoro del gruppo e dei singoli componenti, risoluzione di problemi e gestione dei cambi al fine di ottimizzare l’impegno e le prestazioni all’interno del progetto.

46 3.2.3.7 Gestione della Comunicazione di Progetto

La Gestione della Comunicazione di Progetto include tutti i processi richiesti per assicurare che la pianificazione, raccolta, creazione, distribuzione, archiviazione, recupero, gestione, controllo, monitoraggio e disposizione finale delle comunicazioni di un progetto siano opportuni e adeguati. I Project Managers investono molte energie nelle comunicazioni con i membri del gruppo di lavoro e con tutti gli stakeholders di progetto, siano essi interni o esterni alla stessa organizzazione. È fondamentale quindi impostare una comunicazione efficace al fine di creare un legame tra tutti gli stakeholders che, spesso, hanno background culturali differenti, diversi livelli di esperienza e distinti interessi. Una comunicazione frequente è necessaria in un progetto, perché permette di fornire le informazioni necessarie agli stakeholders, riduce le resistenze ai cambiamenti, incoraggia l’innovazione e creatività, e stabilisce l’autorità per assicurare efficienza nelle risorse allocate.

La Gestione della Comunicazione di Progetto comprende i seguenti processi:

• pianificazione della gestione delle comunicazioni: il processo di sviluppo di un piano di comunicazione del progetto con gli stakeholders sulla base delle loro necessità e esigenze;

• gestione delle comunicazioni: il processo di creare, raccogliere, distribuire e archiviare le disposizioni finali delle informazioni del progetto in accordo con il piano di gestione delle comunicazioni;

• controllo delle comunicazioni: processo di monitoraggio e controllo delle comunicazioni durante tutto il ciclo di vita dell’edificio, per assicurare che siano soddisfatte le necessità di informazioni di tutti gli stakeholders.

3.2.3.8 Gestione dei Rischi di Progetto

La gestione dei rischi, altrimenti detta Risk Management, è uno dei compiti fondamentali del Project Manager ed è imprescindibile per la buona riuscita di un progetto. Il rischio di un progetto è un evento o una condizione incerta che, verificandosi, produce effetti positivi o negativi sugli obiettivi del progetto, in relazione allo stato di avanzamento, al cronoprogramma, ai costi e alla qualità delle lavorazione e dei deliverables. I rischi hanno origine nell’incertezza insita in tutti i progetti e possono essere gestiti in maniera attiva, dopo opportuna identificazione e analisi del rischio stesso, della sua probabilità di accadimento e del suo impatto sul progetto. Nei progetti, la gestione dei rischi non corrisponde all’eliminazione del rischio ma consiste nel loro studio e nella loro identificazione preventiva, con l’obiettivo di individuare quali attività o fasi siano più critiche, quali siano quelle in cui investire più energia e attenzione e per le quali è richiesto un intervento tempestivo.

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La Gestione dei Rischi di Progetto comprende i seguenti processi:

• pianificazione della gestione dei rischi: processo di definire come realizzare le attività delle gestione dei rischi di un progetto;

• identificazione dei rischi: processo di determinare, attraverso un’operazione di denominazione e descrizione, i rischi che possono interessare il progetto;

• esecuzione analisi qualitativa dei rischi: stabilire l’ordine di priorità dei rischi in funzione, valutando e combinando la probabilità di accadimento e l’impatto dei rischi identificati;

• esecuzione analisi quantitativa dei rischi: processo di analisi numerica dell’effetto dei rischi sugli obiettivi del progetto;

• pianificazione della risposta ai rischi: processo in cui si sviluppano opzioni e azioni per migliorare le opportunità e ridurre le minacce agli obiettivi del progetto;

• controllo dei rischi: implementazione dei piani di risposta ai rischi, controllo dei rischi identificati, monitoraggio dei rischi residui, identificazione di nuovi rischi e valutazione dei risultati del processo di gestione.

3.2.3.9 Gestione degli Approvvigionamenti di Progetto

La Gestione dell’Approvvigionamento di Progetto include i processi necessari all’acquisizione di servizi e prodotti esterni al team del progetto. Prevede la pianificazione delle acquisizioni definendo le modalità di ordine e le tempistiche di consegna. I responsabili dell’approvvigionamento all’interno del gruppo di lavoro creano un documento riportante i potenziali venditori, specificando servizi e prodotti offerti; definito il parco fornitori, il Project Manager ha il compito di scegliere quale sia la scelta migliore e di gestire e controllare gli approvvigionamenti di progetto.

La Gestione dell’Approvvigionamento di Progetto comprende i seguenti processi:

• pianificazione della gestione degli approvvigionamenti: specifica delle decisioni in materia di approvvigianamento e identificazione dei potenziali venditori;

• gestione degli approvvigionamenti: richiesta di informazioni e preventivi ai venditori, scelta della migliore soluzione tra quelle valutate, stipulazione del contratto;

• controllo degli approvigionamenti: gestione dei processi di acquisizione, monitoraggio dell’esecuzione del contratto, realizzazione cambi e correzioni se necessario;

48 3.2.3.10 Gestione degli Stakeholders di Progetto

La Gestione degli Stakeholders di Progetto include tutti i processi necessari per identificare le persone, i gruppi o le organizzazioni che possano essere coinvolte o influenzare direttamente o indirettamente il progetto; l’obiettivo è quello di analizzare le loro aspettative e richieste, per sviluppare delle strategie di gestione che facilitino e stimolino la loro partecipazione alle decisioni sul progetto. A tal fine è necessario un flusso di comunicazione continuo per poter rispondere alle loro reali esigenze e necessità ed aumentare il grado di soddisfacimento di tutti gli interessati al progetto.

• identificazione degli stakeholders: identificazione di tutte le persone e dei gruppi di persone, coinvolti direttamente nel progetto o interessati da un risultato o da un’attività, e analisi del loro grado di coinvolgimento e dei loro interessi;

• pianificazione della gestione degli stakeholders: sviluppo di strategie adeguate per raggiungere la partecipazione ed il coinvolgimento di tutti gli stakeholders durante tutto il ciclo di vita del progetto; • gestione del coinvolgimento degli stakeholders: comunicazione e lavoro sinergico con gli

stakeholders per soddisfare le loro esigenze e coinvolgerli in modo adeguato nel progetto;

• controllo del coinvolgimento degli stakeholders: monitoraggio delle relazioni tra gli stakeholders e modifiche strategiche, qualora necessario, per migliorare il loro coinvolgimento.

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3.3 International Project Management Association (IPMA) - Competence Baseline (ICB)