Gruppi di processi del PMBOK

Un processo è un insieme di azioni e attività tra loro connesse, eseguite per la realizzazione di uno specifico prodotto, servizio o risultato. I processi di un progetto possono essere suddivisi in due categorie principali:

• processi di Project Management: hanno l’obiettivo di descrivere e organizzare il lavoro del progetto; • processi orientati al prodotto: hanno l’obiettivo di specificare e creare il progetto di un prodotto. Il PMBOK descrive esclusivamente i processi di Project Management e li suddivide in cinque categorie, definite gruppi di processo di Project Management o, più semplicemente, gruppi di processo:

• Inizio;

• Pianificazione; • Esecuzione;

• Monitoraggio e Controllo; • Chiusura.

Si fa presente che il gruppo di processo di Monitoraggio e Controllo si considera come un gruppo di processo “di fondo” per gli altri quattro gruppi e che i gruppi di processo non rappresentano le fasi del progetto, ma possono essere impiegati in ogni singola fase.

La Figura 11 schematizza i gruppi di processo considerati nel PMBOK e sottolinea come il gruppo di processo di Monitoraggio e Controllo sottenda gli altri quattro.

38 3.2.2.1 Inizio

Il Gruppo di Processo di Inizio si compone di tutti quei processi realizzati con il fine di definire un nuovo progetto o una nuova fase di un progetto esistente. Nel gruppo di processo di inizio avvengono l’autorizzazione del progetto, la definizione degli obiettivi, dell’ambito del progetto e delle principali milestone, la valutazione delle risorse finanziarie iniziali. Obiettivi e ambito rappresentano dei punti di riferimento durante tutto lo sviluppo del processo e saranno utilizzati come riferimento per valutarne il grado di successo. Durante la fase di inizio, si identificano tutti gli agenti, interni ed esterni, coinvolti direttamente e indirettamente nel progetto; è sempre in questa fase che si identifica chi avrà il ruolo di Project Manager. Vengono inoltre redatti: il Project Charter (Capitolato di Progetto), ovvero un documento redatto dal Project Manager contenente obiettivi, ambito, ruoli, costi e rischi; i Business Case, documenti di progetto nei quali vengono riportate le stime di distribuzione temporale prevista dei costi e dei ricavi.

Risulta fondamentale coinvolgere tutti gli stakeholders del progetto già nella fase di inizio; questo tipo di approccio migliora nettamente il gradimento del progetto e quindi il soddisfacimento del committente e di tutti gli interessati.

3.2.2.2 Pianificazione

Il Gruppo di Processo di Pianificazione si compone di tutti quei processi realizzati per stabilire la portata totale del lavoro, per definire ed affinare gli obiettivi e sviluppare la linea d’azione richiesta per raggiungere gli obiettivi stessi. Il Gruppo di Processo di Pianificazione si concentra dunque sullo sviluppo dello schema lavorativo per il raggiungimento degli obiettivi sulla base dei vincoli evidenziati nel processo precedente. La pianificazione è un processo chiave del PMBOK e le principali attività svolte sono: analisi quantitativa e qualitativa dei rischi, identificazione e gestione dei rischi della pianificazione, pianificazione delle comunicazioni, gestione delle risorse umane, gestione della qualità, stima dei costi, sviluppo del piano di progetto, definizione delle attività, della loro durata e sequenza, definizione dell’ambito e formulazione della

Work Breakdown Structure.

Il principale obiettivo di questo Gruppo di Processi consiste quindi nel tracciare la strategia, le linee guide e il percorso per completare con successo il progetto o la fase.

39 3.2.2.3 Esecuzione

Il Gruppo di Progetto di Esecuzione è composto da tutti quei processi realizzati per completare le lavorazioni previste in fase di pianificazione, rispettando le specifiche del progetto. Questo Gruppo di Processo implica il coordinamento delle risorse umane e materiali, l’integrazione e la realizzazione delle attività del progetto così come pianificato. Tra le principali attività del Gruppo di Processo di Esecuzione si ricordano: il procurement, la gestione delle aspettative degli stakeholders, la distribuzione delle informazioni, lo sviluppo e la gestione del team, Quality Assurance e la direzione dell’esecuzione del progetto.

Durante l’esecuzione, in funzione dei risultati ottenuti, è possibile che sia necessaria un’attualizzazione della pianificazione e una revisione del piano iniziale. Le variazioni, e quindi la necessità di ripianificazione, possono essere provocate da variazioni della durata prevista per le attività, cambi della disponibilità e della produttività delle risorse e dal verificarsi di rischi non previsti. Il verificarsi di uno o di alcune di queste condizioni potrebbe rendere necessaria un’analisi dettagliata e lo sviluppo di una risposta adeguata in termini di ripianificazione.

3.2.2.4 Monitoraggio e controllo

Il Gruppo di Processo di Monitoraggio e Controllo non deve essere inteso come temporalmente successivo a quelli di Inizio, Pianificazione ed Esecuzione, ma come contemporaneo agli altri, dall’inizio alla chiusura. Il Gruppo di Processo di Monitoraggio e Controllo si compone di tutti quei processi richiesti per identificare, analizzare e dirigere il progresso e le performance del progetto, per identificare le aree in cui si chiedere una modifica del piano iniziale. Le performance del progetto vengono misurate ed analizzate ad intervalli regolari, al fine di identificare eventuali variazioni rispetto al piano originario. Il Project Manager, valutando il progresso del progetto attraverso tecniche specifiche, misura, controlla e monitora continuamente tutte le attività del progetto.

Le principali attività del Gruppo di Processo di Monitoraggio e Controllo sono:

• controllo dei cambiamenti e assunzione di azioni correttive che correggano o prevengano il verificarsi di problemi;

• monitoraggio delle attività del progetto e delle loro performance, confronto del loro stato di avanzamento rispetto a quanto preventivato in fase di pianificazione;

• influire sui fattori che potrebbero eludere il controllo integrato dei cambi, in modo che si implementino unicamente cambi approvati.

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Questo controllo continuo permette al gruppo di progetto di acquisire una conoscenza approfondita sul progetto e sul suo avanzamento, consentendo di identificare le aree sulle quali concentrare maggiormente l’attenzione.

3.2.2.5 Chiusura

Il Gruppo di Processo di Chiusura si compone di tutti quei processi realizzati con l’obiettivo di concludere le attività necessarie al formale completamento del progetto. La conclusione del Gruppo di Processo rappresenta la verifica che tutti i processi appartenenti agli altri quattro Gruppi di Processo siano stati completati e consente di chiudere formalmente il progetto o una fase dello stesso.

Il Gruppo di Processo di Chiusura è caratterizzato dal completamento di tutte le attività del progetto e dalla sua accettazione formale da parte di tutti gli stakeholders coinvolti. Sono previste attività di documentazione delle attività svolte che riportino anche una valutazione del progetto.