IL BUDGET ED I FINANZIAMENT

L’organizzazione di un evento richiede sempre un certo impegno dal punto di vista economico e finanziario. Nel caso dei festival cinematografici, la redazione del piano

economico e del piano finanziario, permette di stabilire in modo anticipato e forfettario, una vera e propria stima (ispirata a valori risultanti dalle edizioni

precedenti), delle spese e dei possibili guadagni che l’evento potrebbe generare.

Il piano finanziario viene rappresentato graficamente attraverso il piano di

tesoreria, un interessante prospetto che permette di raccogliere e contabilizzare ogni

movimento di cassa dell’evento durante tutte le sue singole fasi di progettazione. Si tratta quindi di un documento molto importante che consente di tenere sotto controllo ogni aspetto delle entrate e delle uscite del festival.

Collegato al piano finanziario, il piano economico invece, che ha come strumento di rappresentazione grafica il budget, individua tutte le voci principali connesse a costi e spese sostenute per la realizzazione della manifestazione.

Si tratta di due documenti ufficiali che necessitano della massima precisione in quanto “la loro modalità di gestione può contribuire al successo oppure al fallimento

dell’evento”71_{. Infatti, entrambi i documenti, sono il risultato di un processo di stime e}

previsioni che non sempre possono essere totalmente corrette.

Nella loro redazione, si devono analizzare come punto di partenza e di riferimento tutti i costi, le spese ed i ricavi degli anni precedenti, cercando quindi di utilizzare dati concreti e veritieri su cui fare affidamento. Nel caso in cui fossero presenti delle voci di costo/ricavo non facilmente stimabili attraverso precedenti dati oggettivi, sarà necessario usare la massima cautela provvedendo di conseguenza alcuni spazi di movimento in più per eventuali aggiustamenti e sistemazioni durante lo svolgimento del festival stesso.

Inoltre, è fondamentale contare su una piena e totale collaborazione da parte di tutti i settori che compongono la struttura organizzativa: ogni singola unità operativa, redigendo la propria parte di entrate ed uscite, non solo semplifica il processo di raccolta dei dati ma permette anche e soprattutto un ulteriore controllo del loro ammontare effettivo.

Flessibilità, dinamicità e prudenza sono quindi i tre tratti distintivi della pianificazione economico-finanziaria dei festival cinematografici.

Durante la fase di pianificazione dei festival cinematografici però, uno dei prospetti che richiede una certa particolare attenzione è proprio il budget.

Il budget “è composto dall’elenco delle entrate stimabili (come ad esempio

finanziamenti pubblici e privati, ticketing, merchandising e qualsiasi altro tipo di ricavo) e da una previsione delle uscite, ossia delle spese di qualsiasi natura, sia variabili che fisse (come ad esempio costi di produzione, amministrativi, di comunicazione).”72_.

Attraverso il budget è quindi possibile comprendere fin da subito la reale fattibilità dell’evento: se i costi (le uscite) dovessero essere di gran lunga superiori ai ricavi (le

entrate), l’evento non avrebbe ragione d’essere. È per questo che il budget viene

anche denominato “bilancio di previsione”, riassumendone chiaramente lo scopo. La realizzazione di questo prospetto richiede di certo tempi non brevi, proprio a causa della complessità delle sue voci.

Si procede infatti prima di tutto con un elenco di tutte le voci di entrate ed uscite; poi si prosegue con l’indicazione di tutte le attività, gli eventi collaterali ed i progetti che sono stati elaborati durante la fase di pianificazione (la terza, secondo il ciclo di vita dei festival cinematografici). Si conteggiano le risorse a disposizione del festival (finanziamenti, sponsor) e si verifica la loro capacità di copertura dei costi (ovvero se sono sufficienti o meno); in caso negativo, viene redatto un piano di ottenimento delle risorse mancanti (nuove partnership). Quindi, il budget viene risistemato e riscritto, pronto per essere adattato ed eventualmente corretto e/o perfezionato in corso d’opera, ovvero una volta che il festival ha aperto le porte.

Nella redazione del budget, le entrate possono essere costituite da un grande numero di fonti. Ciò significa che non solo vengono considerate le forme di

delle comunità locali che possono decidere di investire sull’evento donando dei contributi o consentendo il proprio patrocinio all’evento stesso; ciò consente allo stesso tempo di giovare anche al marketing del festival ed al marketing territoriale della location), ma anche e soprattutto forme di finanziamento privato (sponsor,

partner, fundraising, il marchio/logo del festival). Senza escludere poi tutte le forme di entrate dirette ottenute dal merchandising del festival (borse, t-shirts, cappellini, tutti

con il marchio dell’evento), dalla biglietteria (abbonamenti, biglietti) e dagli eventi

collaterali (anteprime speciali, incontri con il cast, red carpets, industry offices).

Negli ultimi decenni però si è notato un calo notevole dei finanziamenti pubblici a favore invece di uno strepitoso aumento da parte del settore dei privati.73

Gli sponsor in modo particolare, garantiscono un elevato sostegno ai festival cinematografici. Non solo li aiutano ad ottenere una parte consistente di risorse da poter impiegare proficuamente nella creazione di un festival cinematografico di successo, ma anche contribuiscono grandemente alla parte comunicativa del festival stesso. Ad esempio, nel pre-festival, agendo con comunicati stampa, manifesti e locandine, possono gettare l’evento sotto ai riflettori della stampa e dei media internazionali. Durante lo svolgimento del festival invece, possono incentivare la partecipazione del pubblico attraverso le pubblicità (via radio o sui social), la segnaletica (tutte le indicazioni all’interno e all’esterno dell’area del festival che riportano il logo dell’evento) ma anche e soprattutto con le divise ufficiali dei collaboratori del festival (basti pensare ai volontari che sempre più rappresentano una parte importantissima dello staff). Nel post-festival poi, intervengono assicurando la partecipazione del pubblico presente, anche ai vari eventi collaterali.

Per quanto riguarda invece l’altro elemento fondamentale del budget, ovvero le

uscite, generalmente è possibile individuare le seguenti voci di costo74_:

 Costi inerenti all’idea-progetto: Rientrano in questa categoria tutti i costi che

vengono sostenuti per la realizzazione/ideazione dell’evento, quelli artistici, gli oneri sociali, l’acquisto dei diritti. Si tratta di tutti i costi associabili alla prima fase del ciclo di vita dei festival cinematografici (quella appunto di ideazione).

73 _{H. Wong, C. (2011), Film Festivals: Culture, People and Power on the global screen, Rutgers University Press} 74 _{Maussier, B. (2010), Festival management e destinazione turistica, Ulrico Hoepli Editore, Milano, pag 137}

 Costi tecnici e di allestimento: In questa tipologia di costi vengono inseriti invece

tutti quelli relativi al personale (collaboratori, staff, tecnici), agli impianti, alla progettazione tecnica e a tutte le varie dotazioni. Sono i costi che vengono sostenuti in modo particolare nella seconda e terza fase del ciclo di vita dei festival cinematografici (rispettivamente attivazione e pianificazione).

 Costi organizzativi/amministrativi: Rappresentano le principali voci dei costi fissi

dell’evento: costi di affitto e noleggio dei locali e degli spazi, assicurazioni, stipendi, utenze, spese notarili e di consulenza.

 Costi di comunicazione: Ovvero tutti i costi di realizzazione dei volantini, dei

manifesti e delle brochure; di deposito del marchio; di pubblicità, merchandising e

gadget; delle pubblicazioni editoriali (le riviste ufficiali o i libri del festival).