L’ambito definitorio, esposto nel paragrafo precedente, mette in risalto un aspetto comune alle numerose accezioni di ERP, ossia l’integrazione delle informazioni possedute in azienda e la condivisione delle stesse con i propri partner. Tale integrazione, però, non rappresenta l’unica peculiarità del sistema, il quale si caratterizza anche per l’unicità dell’informazione, la focalizzazione sui processi, la
modularità e la prescrittività.
L’unicità dell’informazione si ottiene quando il sistema condivide, per tutte le elaborazioni, un solo dato per una specifica informazione. Tale caratteristica è realizzabile mediante l’utilizzo di un unico Data-Base Management System (DBMS), nel quale condividere i dati e comunicare con i vari moduli indipendenti che lo compongono, scambiando informazioni provenienti da ogni reparto, facilitandone il flusso tra le diverse funzioni e con gli stakeholder22. Il server con database condiviso è illustrato in Figura 2.3.
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P. F. Camussone, “Il sistema informativo aziendale”, ETASLIBRI, Milano, 1998.
Figura 2.2 L'evoluzione dei sistemi ERP
Fine anni ‘50
Metà anni ‘70
Primi anni ‘90
Fine anni ‘90
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Figura 2.3 Il server con database condiviso
Fonte: “Il sistema informativo aziendale”, P. F. Camussone
I vantaggi che scaturiscono dall’unicità dell’informazione sono i seguenti: - la non ridondanza dei dati;
- la fissazione dei diritti di accesso, che rende possibile per ciascun dato stabilire chi può leggerlo, modificarlo o crearlo;
- la sincronizzazione dei dati: il dato presente nel database è sempre la versione più aggiornata e risulta identica per tutti gli utilizzatori del sistema, evitando il rischio di inconsistenze, incongruenze o errori;
- la tracciabilità degli aggiornamenti, che rende possibile individuare chi e quando ha aggiornato un dato campo, facilitando il controllo delle operazioni.
Tali vantaggi richiedono particolari attenzioni, quali:
- la necessità di stabilire in modo accurato i diritti d’accesso alle specifiche porzioni di dati, al fine di evitare errori ed accessi non autorizzati;
- un sistema robusto di salvaguardia dei dati, che possa sopperire ad eventuali malfunzionamenti del database centrale: visto che il database è un elemento critico per il funzionamento dell’intera azienda, si richiedono sistemi di “protezione”, come la duplicazione e il backup, che permettono di recuperare tempestivamente i dati in caso di improvvisi problemi;
- un sistema di connessione veloce, che consenta a tutte le aree interessate di accedere ai dati necessari in tempi rapidi.
Un’altra caratteristica principale del sistema è la focalizzazione sui processi, che genera importanti implicazioni per il progetto di un ERP. In primo luogo, bisogna
32 identificare in modo formalizzato i processi critici da informatizzare. Questi devono essere analizzati e descritti formalmente e in modo dettagliato per poter progettare i database, nonché i vari moduli software che manipoleranno i dati. In secondo luogo, i processi coinvolgono più funzioni aziendali che, però, potrebbero utilizzare procedure diverse tra loro non del tutto compatibili: per usare un ERP è necessaria una convergenza nelle modalità di operare da parte di tutti gli uffici coinvolti in un determinato processo. La focalizzazione sui processi, inoltre, rappresenta un salto importante da un punto di vista organizzativo. Tale prospettiva viene definita “transazionale”, in quanto ogni “evento” aziendale significativo determina una “transazione” che viene prontamente registrata e che ha effetto contestuale su tutte le parti del database coinvolte. Sostanzialmente, l’azienda viene vista come un sistema nel quale un evento comporta un cambiamento di stato, che va registrato a livello dell’intero sistema. Per realizzare ciò, il database interno è organizzato in forma relazionale con tante tabelle correlate tra loro, in modo da registrare opportunamente il cambiamento di stato generato dall’evento. La struttura “logica” dei dati è indipendente dalla struttura “fisica”: l’importante è che ciascuna transazione inneschi un aggiornamento di tutte le tabelle su cui essa faccia effetto.
Anche la modularità è una caratteristica importante di un ERP e consiste nella suddivisione del sistema in moduli. In sostanza, attorno al “cuore” centralizzato del sistema, contenente gli strumenti di base per la gestione del database, si agganciano diversi moduli, ciascuno specializzato nelle diverse aree aziendali (finanza, logistica, pianificazione e produzione, risorse umane). I vantaggi che scaturiscono da un sistema modulare sono i seguenti:
- ogni azienda, in base alle proprie esigenze di business, può scegliere la tipologia di moduli che intende usare, rendendo possibili implementazioni parziali del sistema con conseguenti investimenti mirati;
- l’estendibilità, ossia l’azienda può decidere un’implementazione progressiva del sistema, limitando l’impatto che il passaggio alle nuove funzionalità del sistema possa avere sull’organizzazione interna.
- l’integrabilità e l’interoperabilità di componenti sviluppate da diversi produttori: talvolta diventa possibile acquistare ed agganciare allo stesso ERP moduli prodotti da società diverse, permettendo una maggiore flessibilità nelle scelte.
33 L’ultima caratteristica, infine, è la prescrittività di un ERP, ossia la conformazione delle pratiche aziendali ad un modello di processo gestionale pre-configurato23. Tale caratteristica porta con sé una serie di vantaggi e svantaggi. I vantaggi sono legati al fatto che l’implementazione di un ERP sia l’occasione per un’azienda di uniformare le proprie pratiche alle best practices24 del proprio settore di appartenenza. Gli svantaggi, invece, sono legati al fatto che l’adattamento alle best practices sia complesso e in alcuni casi inopportuno: ciò che funziona egregiamente per un’impresa non è detto che vada bene per un’altra. Per risolvere questo problema, i sistemi ERP più evoluti vengono parametrizzati, ossia progettati in modo da essere configurabili in maniera molto articolata, agendo su alcuni parametri di configurazione e permettendo un migliore adattamento del sistema alle pratiche più significative della singola azienda.