I sistemi ERP: la gestione del processo produttivo in Microsoft Dynamics 365

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UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI PISA

DIPARTIMENTO DI ECONOMIA E MANAGEMENT

Corso di Laurea Magistrale in Strategia, Management e Controllo

Tesi di Laurea

I SISTEMI ERP:

LA GESTIONE DEL PROCESSO PRODUTTIVO IN

MICROSOFT DYNAMICS 365

RELATORE: CANDIDATO:

Prof. Stefano Sartini Fabrizio Cartelli

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INDICE

INTRODUZIONE ... 4

CAPITOLO 1 L’informazione e il sistema informativo ... 6

1.1 Il sistema informativo aziendale ... 6

1.2 I requisiti del sistema informativo ... 8

1.3 I modelli di rappresentazione dei sistemi informativi ... 10

1.4 Il sistema informatico ... 20

CAPITOLO 2 I sistemi informativi ERP ... 24

2.1 L’evoluzione dei sistemi informativi aziendali ... 24

2.2 L’introduzione dei sistemi informativi ERP ... 28

2.3 Le caratteristiche dei sistemi ERP ... 30

2.4 L’architettura di un ERP ... 33

2.4.1 Il modello “Software as a Service” ... 35

2.5 Il processo di implementazione di un ERP ... 37

2.6 I punti di forza e gli aspetti critici di un ERP ... 39

2.7 Il mercato degli ERP ... 41

CAPITOLO 3 La logica per processi nei sistemi ERP ... 45

3.1 La logica per processi ... 45

3.2 I cicli aziendali attivo, passivo e produttivo ... 46

3.2.1 Il ciclo attivo ed i benefici della gestione integrata ... 46

3.2.2 Il ciclo passivo ed i benefici della gestione integrata ... 53

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CAPITOLO 4

La gestione in Microsoft Dynamics 365 del processo di produzione ... 66

4.1 Microsoft Dynamics 365 ... 66

4.2 Il modulo “Gestione articoli” ... 69

4.3 Il modulo “Approvvigionamento” ... 72

4.4 Il modulo “Controllo produzione” ... 73

4.4.1 La distinta base ... 76

4.4.2 I cicli di lavorazione ... 77

4.4.3 La gestione del conto lavoro ... 80

4.5 Il processo produttivo in D365: il caso “Valvola S.r.l.” ... 81

4.5.1 Il processo produttivo “fisico” di una VAS ... 81

4.5.2 Il processo produttivo “logico” di una VAS ... 83

CONCLUSIONI ... 104

Bibliografia ... 106

4

INTRODUZIONE

Oggigiorno le aziende operano in un mercato sempre più incerto, capace di mutare drasticamente ed in maniera imprevedibile. I clienti sono sempre più esigenti ed i mercati, per soddisfarne le svariate richieste, diventano sempre più competitivi. In questo clima di incertezza, le aziende hanno bisogno di trovare un modo per rispondere con una certa reattività e tempestività, per non farsi sopraffare dalla concorrenza. Ed è proprio a tal fine che i processi aziendali ed il modo di operare delle aziende sono stati riesaminati nel tempo, facendo sempre più affidamento ai sistemi informativi.

Il ruolo del sistema informativo, però, è cambiato nel corso degli ultimi anni: da semplice software per la gestione delle informazioni, si è trasformato in uno strumento attivo e dinamico, fonte di vantaggio competitivo. Si parla, sostanzialmente, degli ERP (o Enterprise Resource Planning), vale a dire sistemi informativi capaci di integrare l’insieme dei processi operativi ed amministrativi di un’azienda.

L’obiettivo di questo elaborato è dimostrare quanto l’adozione di un ERP, come

Microsoft Dynamics 365, sia indispensabile per semplificare la gestione del processo

produttivo di un’azienda che opera nel settore Oil & Gas. L’elaborato comprende complessivamente quattro capitoli.

Il primo capitolo introduce il concetto di sistema informativo aziendale (SI). Nello specifico, vengono analizzati gli elementi costitutivi di un SI, il processo di produzione delle informazioni, i modelli di rappresentazione di un SI studiati da Anthony e Simon ed il ruolo svolto dal sistema informatico a supporto dei sistemi informativi.

Il secondo capitolo ripercorre l’origine e l’evoluzione dei sistemi ERP. In primis, tratta delle caratteristiche principali e della loro architettura, soffermandosi, in particolare, sul modello “SaaS” utilizzato dalle soluzioni ERP in cloud; in secundis, esplicita i passaggi chiave del processo di implementazione di un ERP, per poi presentare un’analisi del mercato degli ERP, in cui uno degli attori principali risulta Microsoft.

Il terzo capitolo esamina i processi aziendali. Nello specifico, vengono descritti i flussi dei principali cicli aziendali (cicli attivo, passivo e produttivo) ed approfonditi i benefici riguardanti sia la gestione integrata del ciclo attivo e passivo, che l’informatizzazione del ciclo produttivo.

Il quarto ed ultimo capitolo è interamente dedicato alla soluzione ERP in cloud offerta da Microsoft, ossia Dynamics 365 for Finance and Operations. Più precisamente, vengono descritti i moduli di D365 necessari per la gestione di un processo produttivo,

5 per poi passare all’analisi di un case study, frutto dell’esperienza lavorativa che ho vissuto presso un’azienda italiana operante nel settore Oil & Gas. Tale case study illustra operativamente la gestione del processo produttivo in Dynamics 365 di una valvola, utilizzata per incanalare petrolio, gas o altro fluido in pressione.

L’elaborato termina con una serie di valutazioni finalizzate a favorire l’utilizzo dei sistemi ERP all’interno delle aziende, tenendo sempre presente i limiti legati alla loro adozione.

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CAPITOLO 1

L’INFORMAZIONE E IL SISTEMA INFORMATIVO

1.1 Il sistema informativo aziendale

Al giorno d’oggi, le tecnologie informatiche consentono alle aziende di controllare, pianificare e gestire in modo integrato tutte le attività e di elaborare velocemente una maggiore quantità di dati ed informazioni, più di quanto fosse possibile in passato. Tali informazioni sono essenziali per il funzionamento e la gestione aziendale, per cui, oggi più che mai, ciascuna azienda dispone di un proprio sistema informativo, capace di gestire ed amministrare la realtà aziendale con consapevolezza e piena conoscenza dei fatti. Secondo L. Marchi, “il sistema informativo aziendale può essere visto come l’insieme degli elementi e delle loro relazioni che determinano i procedimenti di produzione dell’informazione, partendo dai dati che descrivono, in origine, i fenomeni aziendali e ambientali: procedimenti finalizzati a soddisfare con efficacia ed efficienza, le esigenze conoscitive interne ed esterne d’azienda”1

. Da tale definizione derivano i seguenti elementi costitutivi del sistema informativo:

- l’insieme dei dati raccolti, organizzati e strutturati nei data-base, che descrivono in origine la realtà aziendale ed ambientale;

- il complesso delle procedure (metodologie e procedimenti) per la realizzazione e la trasmissione dei flussi informativi;

- l’insieme dei mezzi tecnici e delle risorse umane alla base del processo;

- l’insieme delle informazioni predisposte per soddisfare le esigenze conoscitive interne ed esterne.

Si tratta di un processo che trasforma i dati in informazioni e che può essere concettualmente diviso in cinque macro-processi, come riportato in Figura 1.1.

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Figura 1.1 Il processo di produzione delle informazioni

Fonte: Elaborazione propria da L. Marchi (2003)

Il processo di produzione delle informazioni inizia con la fase di acquisizione dei dati, durante la quale vengono scelti i fenomeni da osservare, sia da un punto di vista quantitativo che qualitativo. In seguito, si effettua la classificazione dei dati in base ad elementi omogenei, per poi giungere all’elaborazione dei dati grezzi al fine di ottenere informazioni utilizzabili a supporto dei processi decisionali. La fase successiva riguarda la comunicazione delle informazioni ottenute nel tempo e nello spazio a soggetti interni o esterni all’organizzazione aziendale. Il processo si conclude con la fase di

interpretazione dei dati attraverso un’analisi critica della capacità segnaletica.

Tuttavia, è necessario che tale ciclo di produzione dell’informazione sia seguito da un ulteriore processo, quello di valutazione del ciclo stesso che comprende attività di

controllo, valutazioni dei risultati ed eventuali correzioni e riformulazione del processo informativo.

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1.2 I requisiti del sistema informativo

I sistemi informativi (SI) presentano delle caratteristiche che li rendono particolarmente adatti ad adempiere le loro funzioni di raccolta ed elaborazione dei dati grezzi, al fine di produrre informazioni atte a supportare i processi decisionali e per il controllo di gestione2. Si tratta di requisiti strettamente legati sia all’efficacia che all’efficienza del sistema informativo3.

I requisiti di efficacia riguardano l’aspetto della razionalità del processo decisionale aziendale e risultano i seguenti: selettività, tempestività, flessibilità, affidabilità,

verificabilità ed accettabilità.

La selettività di un SI è connessa all’effettiva utilità dei dati forniti. I responsabili dei centri decisionali ed operativi non hanno bisogno di enormi quantità di dati, ma di dati selezionati, appropriati e relativi alle scelte da operare. La selettività può essere misurata dal rapporto fra le informazioni qualitativamente rilevanti per ogni centro decisionale ed il totale delle informazioni fornite allo stesso centro.

Per tempestività si intende l’intervallo di tempo che intercorre tra la richiesta dell’informazione da parte dell’utente e l'ottenimento della stessa. L'efficacia di una decisione dipende dalla tempestività con la quale sono messe a disposizione le informazioni che alimentano il processo decisionale. Esse devono essere fornite in un lasso di tempo accettabile, in relazione alla loro natura ed al loro utilizzo.

Un altro requisito del sistema informativo è la flessibilità, ossia la capacità dello stesso di adattarsi rapidamente al mutare delle esigenze informative e delle tecniche di produzione e distribuzione delle informazioni.

L’affidabilità, invece, rappresenta la capacità di un SI di produrre informazioni corrette e prive di errori. Tali informazioni devono essere accurate, precise e corrispondenti ai fenomeni reali a cui si riferiscono.

Un sistema informativo deve anche avere il requisito della verificabilità, in rapporto all'accuratezza dei dati ed all'affidabilità delle procedure che trasformano il dato in informazione. Essa fa riferimento alla possibilità, da parte degli utenti, di verificare le informazioni prodotte in relazione a tutte le fasi del processo di elaborazione delle stesse.

2

F. Fontana, “Il Sistema Informativo Aziendale: analisi dei requisiti”, Rivista Italiana di Ragioneria ed Economia Aziendale, 1984.

3

9 Un ulteriore requisito è l’accettabilità, ossia il grado di accettazione del sistema da parte degli utenti e di tutte le persone coinvolte nel trattamento e nella comunicazione delle informazioni. L’accettabilità risulta uno degli ostacoli principali da rimuovere per un corretto sviluppo di un SI.

La Figura 1.2 mostra i requisiti di efficacia del sistema informativo.

Figura 1.2 L’efficacia del sistema informativo

Fonte: Elaborazione propria da R. Candiotto (2013)

I requisiti di efficienza riguardano l’aspetto di razionalizzazione del processo di produzione delle informazioni e fanno riferimento ai seguenti elementi: valore delle informazioni ottenute e costi sostenuti per la loro produzione.

Il valore delle informazioni può essere individuato nell’attitudine a sollecitare la formulazione di decisioni rapide e coerenti con gli obiettivi prefissati e nell’idoneità a fornire elementi volti a valutare la convenienza di eventuali alternative.

I costi sostenuti per la produzione di informazioni, invece, vengono quantificati in relazione alla struttura del SI e al conseguimento dei requisiti di efficacia.

La Figura 1.3 mostra i requisiti di efficienza del sistema informativo.

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Figura 1.3 L’efficienza del sistema informativo

Fonte: Elaborazione propria R. Candiotto (2013)

Per conferire efficienza ad un SI è necessario applicare il principio dell’utilizzazione

plurima dei dati raccolti, che consiste nella rilevazione unica dei dati in ingresso e

nell’uso plurimo delle conoscenze prodotte, allo scopo di evitare la duplicazione di qualsiasi tipo di attività.

1.3 I modelli di rappresentazione dei sistemi informativi

L’analisi dettagliata delle componenti del sistema informativo e degli aspetti organizzativi che esso coinvolge mette in risalto la stretta relazione che intercorre tra organizzazione e sistema informativo. Approfondire questo tema significa, da un lato, comprendere l’influenza che il sistema informativo ha sull’evoluzione dell’organizzazione; dall’altro, identificare le basi su cui il sistema informativo deve svilupparsi per influire positivamente sullo sviluppo dell’organizzazione.

Esistono diversi modelli di rappresentazione dei sistemi informativi, che rilevano diverse modalità di supporto del sistema informativo al funzionamento dell’organizzazione. Tali modelli incarnano approcci contrapposti che, in modo complementare e non mutuamente esclusivo, ne evidenziano aspetti differenti.

I modelli di rappresentazione di un SI si possono distinguere in relazione a:

 il tipo di attività supportata dal sistema;

 l’area funzionale interessata;

 i processi aziendali;

 altri criteri (criterio di tipo “informativo”, in base al diverso “patrimonio dei dati” utilizzato; criterio di tipo “tecnologico”, in base alla tecnologia utilizzata; e così via).

11 In relazione al tipo di attività supportata dal sistema, i modelli più validi per rappresentare un SI sono la Piramide di Anthony ed il modello di Simon.

Seguendo la rappresentazione di Anthony4, il sistema delle attività aziendali viene organizzato e coordinato in una serie di cicli di pianificazione e controllo, all’interno dei quali vengono definiti gli obiettivi, verificati i risultati e pianificate le eventuali azioni correttive. Tali cicli vengono suddivisi in tre livelli, ordinati gerarchicamente in uno schema a forma piramidale, come illustrato in Figura 1.4.

Fonte: Elaborazione propria da R. N. Anthony (1967)

Al vertice della piramide si trova la pianificazione strategica, attraverso la quale si determinano e controllano gli obiettivi complessi dell’impresa, si fissano gli obiettivi strategici, si definiscono le risorse necessarie per conseguirli e le politiche da adottare per l’ottenimento e l’utilizzo di tali risorse. La pianificazione strategica comprende tutte le attività strategiche svolte dall’Alta Direzione.

4

R. N. Anthony, “Planning and Control Systems”, Harvard Business School Press, Boston, 1965; edizione italiana: “Sistemi di Pianificazione e Controllo”, Etas, Milano, 1967.

Figura 1.4La Piramide di Anthony

Attività strategiche Attività tattiche Attività operative

STRUTTURA AZIENDALE TIPOLOGIA DELLE ATTIVITÀ

12 Al secondo livello si trova il controllo direzionale, attraverso il quale si definiscono gli obiettivi economici e si verificano i risultati ottenuti. Sostanzialmente, il controllo direzionale si occupa delle modalità con cui vengono acquisite ed impiegate le risorse e comprende tutte le attività tattiche affidate alle diverse direzioni funzionali o divisionali. Al terzo livello vi è il controllo operativo, che definisce gli obiettivi delle attività esecutive, verificando, in tempo reale, che le stesse procedano nel modo prefissato, e stabilisce i singoli compiti da svolgere con efficienza ed efficacia. Il controllo operativo comprende tutte le attività operative svolte dagli organi esecutivi.

Tale classificazione non corrisponde perfettamente alla realtà aziendale, poiché possono sussistere delle attività che non rientrano propriamente nelle categorie appena descritte; tuttavia, risulta di grande utilità, poiché evidenzia il diverso fabbisogno informativo che si manifesta all’interno dell’azienda: ogni attività ha delle esigenze informative specifiche e questo determina il supporto informativo che deve soddisfarle. Il profilo delle informazioni relative a ciascun livello viene sintetizzato in Tabella 1.1.

Tabella 1.1 Classificazione delle informazioni aziendali

DESTINATARIO DETTAGLIO VOLUMI FREQUENZA FONTE

Pianificazione strategica Sintetiche Bassi Episodica e bassa Esterna ed interna Controllo direzionale Sintetiche Medio bassi Episodica e bassa Esterna ed interna

Controllo operativo Analitiche Medio alti Periodica e continua Interna Fonte: Elaborazione propria da S. Sartini

Le informazioni per la pianificazione strategica sono in parte di origine interna (ad esempio, le informazioni relative al budget, le previsioni di vendita per prodotto e dei costi per funzione aziendale, e così via), in parte di origine esterna (ad esempio, quelle relative al mercato, alle tendenze di espansione o contrazione e differenziazione della domanda, al costo del denaro, all'andamento della concorrenza, e così via). Esse coprono archi temporali variabili e, salvo in momenti di eccessiva turbolenza ambientale, piuttosto estesi e si riferiscono alle tendenze che si possono manifestare in questi periodi. Il compito della pianificazione strategica è individuare in anticipo le condizioni future dell'impresa e dell'ambiente in cui è inserita, permettendo di avviare, per tempo, le politiche di acquisizione e di mobilitazione delle risorse e la progettazione delle strutture organizzative in grado di fronteggiare i mutamenti. Le informazioni necessarie alla pianificazione strategica sono ampie e variegate. Si tratta, quindi, di

13 informazioni che provengono dall’esterno e dall’interno, di dati previsionali, stimati, approssimati, non prevedibili né ripetitivi. Il valore di queste informazioni, inoltre, è proporzionale alla capacità umana di interpretarle e difficilmente surrogabile da una procedura software.

Le informazioni per il controllo direzionale si ottengono in prevalenza dalla selezione e dall’elaborazione per aggregazione dei dati elementari definiti in precedenza (ad esempio, dall’analisi del dato sul fatturato di clienti che hanno caratteristiche comuni, ma che sono localizzati in ambiti geografici diversi, dal numero complessivo di ore di straordinario effettuato in un reparto, dalla lista degli articoli a magazzino che si trovano sotto scorta; e così via). Tali informazioni riguardano periodi di tempo brevi e non necessariamente devono essere sincronizzate con l'effettivo svolgersi dei processi di produzione di beni o servizi nell'azienda. Il compito del controllo direzionale è confrontare periodicamente gli obiettivi ed i risultati e svolgere l’analisi dei relativi scostamenti aggregando e classificando i dati elementari elaborati dai sistemi di supporto operativo. Il sistema informativo, quindi, deve fornire informazioni interne di dati omogenei, congruenti, sintetici, ripetitivi e coerenti nel tempo. Ciò permette di far fronte alla necessità di controllo dei corsi di azione intrapresi, di segnalazione in tempo utile delle eccezioni riscontrate e di comparazione delle informazioni relative alle diverse dimensioni d’analisi rilevanti.

Le informazioni per il controllo operativo provengono direttamente dalla rappresentazione simbolica dei fatti aziendali, rilevati e classificati in forma di dati (ad esempio, una movimentazione del magazzino genera un dato di carico o scarico, che consente di aggiornare l'archivio delle giacenze di merci). Esse consentono ai responsabili operativi un continuo controllo della realtà sulla quale operano, permettendone l'adattamento dinamico all'evolversi della situazione. Per il controllo operativo si ha una prevalenza di dati esatti, analitici necessari per far fronte, in tempo reale, alle esigenze informative legate al corretto svolgimento delle attività correnti.

14 Mentre Anthony classifica le attività aziendali in base al livello gerarchico di appartenenza dei soggetti che le svolgono, Simon5 classifica le attività in base al loro grado di strutturabilità6. Nel modello di Simon, infatti, le linee di demarcazione delle attività non “tagliano” la struttura aziendale orizzontalmente ma obliquamente, come mostrato in Figura 1.5.

Figura 1.5 Il modello di Simon

Fonte: Elaborazione propria da H. A. Simon (1961)

Le attività poco strutturate richiedono un processo informativo ad hoc per risolvere i problemi che non si sono evidenziati in precedenza, che hanno una natura ed una struttura complessa e sfuggente.

Le attività parzialmente strutturate sono costituite da processi di decisione solo in parte strutturabili ed hanno un minimo grado di discrezionalità decisionale.

Le attività completamente strutturate sono ripetitive e routinarie e vengono eseguite secondo una procedura consolidata che non richiede, ogni volta, la ridefinizione delle sue modalità di svolgimento.

5

H. A. Simon, “The New Science of Management Decision”, Harper and Row, New York, 1961. 6

Per strutturabilità si intende la possibilità di definire in anticipo le modalità di svolgimento di una decisione o di un’attività.

STRUTTURA AZIENDALE TIPOLOGIA DELLE ATTIVITÀ Attività poco strutturate Attività parzialmente strutturate Attività completamente strutturate

15 Il livello di strutturabilità dell’attività non coincide necessariamente con la natura direzionale od operativa del compito. Questo aspetto va considerato in modo congiunto per capire come variano le caratteristiche delle informazioni: al diminuire del livello, infatti, si passa da informazioni utili e ripetitive, destinate ad essere utilizzate per le attività decisionali e di controllo a livello operativo (come contabilizzare una fattura passiva, eseguire l’assemblaggio dei componenti del prodotto finito, realizzare le consegne ai punti vendita dei clienti, e così via), ad informazioni preventive e consuntive, derivanti dall’elaborazione e dall’aggregazione di dati secondo modalità predefinite (come analizzare scostamento tra budget e consuntivo, determinare il prezzo di vendita di un prodotto, definire il programma di produzione settimanale, e così via); ad informazioni basilari per effettuare analisi e simulazioni nuove e sempre più specifiche (come decidere se sviluppare o meno un nuovo prodotto o servizio, aprire un nuovo impianto di produzione, definire un accordo di joint venture, e così via).

La conclusione cui si può giungere, analizzando la Piramide di Anthony ed il modello di Simon, prevede la suddivisione di un SI aziendale in quattro sottosistemi. Di conseguenza, esistono sistemi a livello operativo, sistemi di gestione della conoscenza, sistemi di supporto dell'attività manageriale e sistemi di supporto dell'attività strategiche.

I sistemi a livello operativo supportano la registrazione delle attività elementari e delle transizioni che si svolgono nell'azienda (fatturazione, incassi e pagamenti, paghe, e così via). Il loro componente fondamentale è rappresentato dai TPS (Transaction Processing

Systems), chiamati anche OLTP (Online Transaction Processing), che svolgono e

registrano le transizioni di routine necessarie per le attività quotidiane dell'azienda (calcolo stipendi, registrazione ordini, e così via).

I sistemi di gestione della conoscenza, a loro volta, si distinguono in sistemi per l'ufficio, detti anche SPI (Strumenti di Produttività Individuale), che supportano l’aumento della produttività dei loro utilizzatori (ad es. Microsoft Office, Sun

Micorsystem OpenOffice, e così via) e in KWS (Knowledge Working Systems), che

supportano la creazione di nuova conoscenza (stazioni di lavoro per il disegno tecnico o per la ricerca).

I sistemi di supporto dell'attività manageriale, invece, grazie alla redazione di report periodici, favoriscono sia l’attività di controllo e monitoraggio sia quella decisionale. Essi sono composti dai MIS (Management Information Systems), che supportano le

16 attività manageriali di pianificazione e controllo, e dai DSS (Decision Support Systems), che si trovano tra il livello strategico e quello manageriale.

I sistemi di supporto delle attività strategiche, infine, consentono ai senior manager di affrontare i problemi strategici e di valutare le tendenze a lungo termine. Essi sono costituiti dagli ESS (Executive Support Systems).

Le relazioni ed i flussi informativi che intercorrono tra i suddetti sottosistemi7 sono riportati in Figura 1.6.

Figura 1.6 Le relazioni ed i flussi informativi che intercorrono tra i sottosistemi

Fonte: Elaborazione propria da K.C. Laudon e J.P. Laudon

Un sistema informativo può essere classificato anche in relazione all’area funzionale

interessata. Secondo questo criterio, ad ogni funzione aziendale corrisponde un proprio

sistema informativo, che viene progettato e gestito individuando per ciascuna funzione gli specifici fabbisogni informativi, i tipi di dati e le informazioni usate, le procedure, i ruoli e le catene di comando ed autorizzazione, gli obiettivi e gli output prodotti, le eventuali tecnologie specifiche. La Tabella 1.2 mostra i sistemi informativi distinti per area funzionale.

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Tabella 1.2 I sistemi informativi distinti per area funzionale

AREA FUNZIONALE ESEMPI DI FUNZIONI DEI SISTEMI INFORMATIVI

ESEMPI DI TIPICHE APPLICAZIONI INFORMATIZZATE Ricerca e sviluppo - Programmazione e controllo - Ricerca di informazioni tecnico-scientifiche

- Sistemi di project management - Banche dati scientifiche

Produzione - Progettazione - Programmazione e controllo della produzione - Sistemi CAD, … - Gestione dati tecnici

- Programmazione della produzione, lancio delle lavorazioni

- Gestione documenti di lavorazione - Controllo avanzamenti - Programmazione interventi di manutenzione Logistica e approvvigionamento - Acquisti - Gestione magazzini - Trasporti e consegne

- Gestione dei fornitori - Emissione ordini di acquisti - Controllo delle scorte e gestione dei

magazzini

- Gestione dei trasportatori

- Emissione documentazione di trasporto - Controllo delle consegne

Marketing e vendita - Gestione vendite - Marketing

- Acquisizione ordini - Evasione ordini

- Acquisizione informazioni sui mercati - Elaborazione dei dati di vendita Amministrazione e

controllo

- Sistema contabile - Sistema extra-contabile

- Contabilità generale e analitica - Rilevazioni e statistiche con contabili Finanza - Gestione risorse

finanziarie

- Proiezione entrate e uscite

- Calcolo fabbisogni di finanziamento

Gestione del personale - Remunerazione delle prestazioni - Gestione e sviluppo risorse umane

- Rilevazione delle presenze - Misurazione delle prestazioni - Paghe e stipendi

- Elaborazione obblighi fiscali e contributivi

- Gestione del database del personale - Sistemi di valutazione

Fonte: Elaborazione propria da V. G. Calabrò (2012)

Per la funzione Ricerca e Sviluppo occorrono informazioni di carattere esplorativo, se la ricerca è di base; di carattere intensivo, se la ricerca è applicata.

Per la funzione Produzione e Logistica necessitano informazioni sull’approvvigionamento delle risorse, sull’organizzazione tecnica della produzione, sulla programmazione dell’attività produttiva e sulle modalità di esecuzione dei processi produttivi.

18 Per il Marketing occorrono informazioni relative all’ambiente esterno che mettano in luce le opportunità offerte dal mercato e che possano guidare le azioni destinate a massimizzare i benefici.

Per l’Amministrazione servono informazioni quantitative per gestire i rapporti con gli

stakeholder, interni ed esterni8, e per supportare le attività gestionali e decisionali. Per la funzione Pianificazione, Programmazione e Controllo occorrono informazioni quantitative che consentano un’analisi dettagliata della realtà aziendale e dell’ambiente esterno, al fine di elaborare piani strategici di lungo periodo e i relativi budget. Sono necessarie anche informazioni utili per lo svolgimento delle attività di controllo, al fine di individuare eventuali anomalie e predisporre successivamente gli strumenti correttivi. Per la Finanza, invece, occorrono informazioni relative alla gestione degli investimenti, al reperimento dei mezzi di finanziamento, al controllo dei moventi finanziari e monetari della gestione aziendale.

Per la funzione Organizzazione ed Amministrazione del personale, infine, necessitano informazioni a supporto delle attività e aventi ad oggetto la definizione, la gestione e le modifiche della struttura organizzativa.

I vantaggi9 derivanti da questo tipo di rappresentazione risultano i seguenti:

- maggiore adesione del SI ai bisogni informativi delle singole funzioni e alle differenti procedure;

- maggiore autonomia dei SI in termini decisionali, di contenuti ed operatività. Al contrario, gli svantaggi10 sono i seguenti:

- riduzione degli scambi informativi tra sottosistemi e funzioni;

- eccessiva dipendenza della classificazione dall’assetto organizzativo, per cui in caso di cambiamento della struttura organizzativa, anche il sistema informativo avrà bisogno di una revisione (ad esempio, bisognerà indurre una duplicazione di ogni sottosistema);

- dispersione dell’informazione, quando hanno la stessa natura e vengono disperse fra le diverse unità organizzative, con la conseguente duplicazione del dato;

- approccio troppo settoriale, per cui tutte le attività che attraversano orizzontalmente i confini funzionali non rientrano nell’ambito dei sottosistemi;

8

Gli stakeholder interni all’impresa sono i dipendenti, i manager, la direzione, gli azionisti, e così via; gli stakeholder esterni sono i fornitori, i clienti, gli istituti di credito, le associazioni di categoria, e così via. 9

V. G. Calabrò, “Il ruolo strategico dei sistemi informativi”, 2012. 10 _{V. G. Calabrò, “Il ruolo strategico dei sistemi informativi”, 2012.}

19 - scomposizione di portata non generale, ma dipendente dal tipo di attività economica svolta dall’impresa.

Oltre ad un “bilanciamento” tra i vantaggi e gli svantaggi di questa classificazione, bisognerebbe optare per un’integrazione tecnica e di contenuti dei sottosistemi, al fine di perseguire l’efficacia e l’efficienza del sistema e del processo informativo. I flussi informativi devono essere integrati fra loro in un sistema organico, concepito ed amministrato per ottimizzare il patrimonio informativo aziendale.

Un’ulteriore classificazione del SI si ha in relazione ai processi aziendali11 . Nel considerare l’azienda come un insieme di processi tra loro collegati, è possibile “concepire” un SI sulla base del fabbisogno informativo sottointeso a ciascun processo. Per capire quale sia tale fabbisogno informativo, occorre svolgere un’attività di analisi che scompone il processo attraverso un procedimento top-down. Ciò significa individuare i sotto-processi che, a loro volta, vengono scomposti in altri sotto-processi, fino a raggiungere il livello delle attività aziendali che lo costituiscono e che risulta il più utile per effettuare l’analisi del processo.

In base alla tipologia di attività, è possibile classificare il processo in processi principali, di governo e di supporto. I processi principali sono direttamente correlati al prodotto/servizio che l’azienda offre al cliente e che creano valore riconosciuto dal cliente stesso; i processi di governo hanno lo scopo di definire gli obiettivi e le strategie aziendali e di pianificare, controllare ed allocare le risorse sui processi principali; i

processi di supporto sono necessari per la gestione dei processi principali, in quanto

forniscono loro input, tecnologie e risorse umane (gestione delle risorse umane, economico-finanziarie, e così via).

Altro criterio per la classificazione del processo è identificare le unità organizzative coinvolte nello svolgimento dello stesso. Per cui, è necessario distinguere tra processi inter-organizzativi, inter-funzionali e personali. I processi inter-organizzativi hanno luogo tra due diverse organizzazioni; i processi inter-funzionali coinvolgono diverse funzioni della stessa organizzazione; i processi inter-personali avvengono all’interno di una funzione o di un ufficio.

11

Per processo aziendale si intende un insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in ingresso in elementi in uscita. Tale trasformazione attribuisce un maggiore valore all’output rispetto alla somma degli input, grazie alle risorse aziendali che vengono impiegate nella trasformazione.

20 Ciò che interessa, però, è il livello delle attività elementari che costituiscono il sistema, in quanto è attraverso l’approccio per processi che è possibile superare i limiti dell’approccio funzionale ai sistemi informativi. In primo luogo, i processi aziendali godono, a livello delle attività elementari, di una maggiore stabilità rispetto alle strutture organizzative, superando così il problema di stabilità del SI suddiviso per funzioni e troppo legato all’assetto organizzativo. Il processo, infatti, coinvolge le diverse funzioni ed i rispettivi sottosistemi informativi, ma, se le prime dovessero cambiare (ad esempio, per accorpamento), il processo non avrebbe mutamenti tali da comportare una modifica del sottosistema informativo orientato al supporto del processo. In secondo luogo, un’azienda che lavora per processi tende a focalizzare la propria attenzione nell’organizzare le aree funzionali ed il sottosistema informativo intorno alle necessità del processo, superando l’approccio per aree funzionali.

Il limite dell’approccio per processi, però, risiede nel fatto che non è estendibile a tutte le aree aziendali, se non sono coinvolte nel processo, e a quelle attività che si svolgono ad un livello superiore di quello operativo12.

1.4 Il sistema informatico

L’introduzione dell’informatica in azienda ha apportato notevoli cambiamenti al sistema aziendale, modificando sia la metodologia e l’organizzazione del lavoro dei suoi componenti, sia l’ambiente esterno e le modalità con cui azienda e ambiente alimentano le proprie relazioni.

Il sistema informatico rappresenta uno degli elementi costitutivi del sistema informativo aziendale. Si tratta di una componente tecnologica costituita da un insieme di mezzi e di strumenti utilizzati per supportare il processo informativo.

Al fine di comprendere meglio l’architettura13 di un sistema informatico, è necessario fare riferimento a tre diverse modalità di analisi14:

 l’analisi della stratificazione in senso verticale delle componenti di un sistema informatico;

 l’analisi dell’articolazione in senso orizzontale di un sistema informatico;

12

P. Camussone, “Il sistema informativo aziendale”, Milano, RCS libri, 1998. 13

Per architettura si intende il modo in cui hardware e software si combinano. 14

S. Sartini, “L’analisi e la valutazione dei Sistemi Informativi Aziendali”, Università degli studi di Pisa, Dipartimento di Economia e Management, Pisa.

21

 l’analisi dell’interazione tra la dimensione verticale e quella orizzontale di un sistema informatico.

Seguendo l’analisi della stratificazione in senso verticale, un sistema informatico è ripartito in quattro “strati”: hardware, software di base, middleware cooperativo,

software applicativo, come illustrato in Figura 1.7.

Figura 1.7 Il sistema informatico secondo l’analisi della stratificazione in senso verticale

Fonte: Elaborazione propria da S. Sartini

.

L’hardware comprende tutte le componenti fisiche, meccaniche ed elettroniche di un sistema informatico, quali:

- processore o CPU (Central Process Unit);

- dispositivi di memoria principale, ripartita in memoria cache, memoria RAM (Random Access Memory) e memoria ROM (Read Only Memory);

- dispositivi di memoria secondari o di massa (floppy disk, hard disk, CD-ROM); - unità periferiche di input (tastiera, mouse, lettore scanner), di output (monitor,

stampante, plotter) e di input/output (masterizzatore, router, modem).

Il software identifica l’insieme delle procedure informatiche necessarie per il funzionamento di un sistema informatico o per la soluzione di problemi specifici. In particolare, il software di base (o sistema operativo - SO) è il programma destinato a governare il funzionamento delle varie componenti fisiche del sistema informatico e lo svolgimento delle operazioni elementari della macchina, come la lettura e la scrittura delle memorie, la gestione delle periferiche ed il controllo delle memorie stesse.

GLI STRATI DEL SISTEMA INFORMATICO

22 Il middleware cooperativo è quella parte di software che si trova tra il sistema operativo e gli applicativi e che consente, attraverso interfacce relativamente semplici, di connettere i due tipi di procedure senza dover ricorrere ad un software d’integrazione complesso.

Il software applicativo è l’insieme dei programmi che l’utente vede e con cui interagisce per svolgere determinate attività e precise funzioni. Esempi di questi programmi sono il

software word processing per l’elaborazione dei testi, i fogli elettronici o spreadsheet

per la creazione di tabelle, i Data Base Management Systems (DBMS) per la gestione dei database, i browser per la navigazione sul web e gli applicativi gestionali per la gestione delle attività aziendali.

Secondo l’analisi dell’articolazione in senso orizzontale è necessario far riferimento all’evoluzione delle architetture tecnologiche che, nel corso del tempo, ha determinato il passaggio da sistemi informatici basati su un unico elaboratore a sistemi informatici basati su una pluralità di macchine collegate fra loro. Ciò ha consentito il trasferimento dei dati elementari da una macchina all’altra, la condivisione delle periferiche di input ed output e la distribuzione di attività di elaborazione dei dati tra le varie macchine, che sono coordinate tra loro e che collaborano nella soluzione di particolari problemi.

I momenti salienti in cui si è verificato il suddetto passaggio sono due: il primo è avvenuto nella metà degli anni ’80 con l’introduzione delle prime reti locali o Local

Area Network (LAN), che ha reso possibile la condivisione di periferiche e la creazione

di architetture software distribuite; il secondo è avvenuto alla fine dello stesso decennio con la nascita della rete Internet, che tuttora rappresenta uno strumento insostituibile per il trasferimento e la comunicazione delle informazioni a livello globale, soppiantando di gran lunga le costose reti geografiche private, chiamate Wide Area

Network (WAN).

La diffusione e la successiva evoluzione tecnologica delle reti locali e di Internet, quindi, rappresentano uno stimolo fortissimo all’evoluzione dei sistemi informatici in senso orizzontale, trasformandoli in veri e propri sistemi di comunicazione. Infatti, se all’inizio l’orizzontalità del sistema informatico si realizza all’interno dello stesso edificio, collegando le macchine attraverso le reti locali, successivamente la si estende in maniera significativa attraverso Internet. L’interconnessione che lega il sistema informatico (Information Tecnology - IT) alle tecnologie della comunicazione (Communication Technology - CT) viene sancita dalla creazione del termine ICT

23 (Informations and Comunications Tecnology), che identifica il legame tra tecnologie informatiche e della comunicazione.

L’orizzontalità dell’architettura del sistema informatico diventa sempre più importante, poiché:

- la complessità delle organizzazioni aziendali richiede che le sedi, localizzate in ambiti geografici diversi, siano collegate tra loro in maniera continuativa;

- anche nelle aziende che operano su un’unica sede, le componenti hardware e software difficilmente possono essere collocate su un’unica macchina e vengono distribuite tra più elaboratori, che devono connettersi tra loro.

Infine, per quanto riguarda l’analisi dell’interazione tra la dimensione verticale e

quella orizzontale è necessario approfondire l’aspetto concernente i costi relativi allo

sviluppo delle architetture connesse alle tecnologie dell'informazione e delle telecomunicazioni. Originariamente l’architettura di un sistema informatico poteva essere realizzata solo in un certo modo e con costi molto elevati. L’introduzione di un sistema informatico comportava il sostenimento di un onere economico talmente elevato che, oltre a non essere accessibile per gran parte delle aziende, ne impediva l’adozione in tutte quelle realtà aziendali che valutavano negativamente il rapporto costi-benefici generato dall’investimento.

Tuttavia, anche in caso di adozione di un sistema informatico, quest’ultimo non avrebbe coperto l’intera organizzazione e sarebbe collocato nella sede principale dell’azienda per lo svolgimento di specifiche attività (ad esempio, soltanto per le attività contabili). Neanche l’apertura di nuove sedi avrebbe portato ad ulteriori investimenti, lasciandole prive di un sistema informatizzato di elaborazione dati.

Pertanto, il rapido sviluppo della tecnologia, insieme alla riduzione dei costi e al progressivo complicarsi delle dinamiche degli affari, ha dapprima permesso la distribuzione delle tecnologie informatiche alle altre aree aziendali, ed in seguito consentito di collegare elaboratori collocati in luoghi fisici anche geograficamente distanti, al fine di permettere l’elaborazione e lo scambio di dati.

24

CAPITOLO 2

I SISTEMI INFORMATIVI ERP

2.1 L’evoluzione dei sistemi informativi aziendali

Tenendo conto dell’influenza esercitata dalla variabile tecnologica sulle aziende, a fronte dei nuovi fabbisogni informativi delle imprese, è possibile tracciare l’evoluzione dei sistemi informativi aziendali e, in particolare, quella del sottosistema informatico, costituito dall’insieme dei processi e delle risorse utilizzate per il trattamento dei dati e la produzione di informazioni.

Le prime applicazioni informatiche, implementate nelle aziende, risalgono agli anni '50 e sono riservate al trattamento di grandi quantità di dati, legate ad operazioni ripetitive di natura amministrativo-contabile. Tali applicazioni vengono definite “procedure di basso livello”, in virtù della semplicità e ripetitività delle attività di gestione e di rilevazione a livello operativo aziendale, con la conseguente automazione immediata. Solo in seguito la tecnologia informatica viene applicata a livelli decisionali più elevati, come quello direzionale e strategico, configurandosi come una nuova modalità organizzativa in grado di mostrare le proprie potenzialità di fonte di informazioni. Nello specifico, i livelli di automazione ai quali corrispondono le principali fasi di sviluppo dei sistemi informativi aziendali sono quattro15, come illustrato in Figura 2.1. Ai diversi livelli, l'integrazione si realizza con modalità diversificate e coinvolge aree informative diverse con successive innovazioni nell'utilizzo degli strumenti informatici.

15

25

Fonte: Elaborazione propria da L. Marchi

Il primo livello di automazione dei SI è costituito dall’elaborazione automatica delle informazioni nell’area amministrativo - contabile. In questa fase, le nuove procedure non sostituiscono completamente quelle manuali, piuttosto si affiancano ad esse. L’automazione si esplica nell’emissione della documentazione probatoria16

e nelle rilevazioni contabili collegate17. I vantaggi ottenibili dall'utilizzo di questi nuovi strumenti informatici derivano dall'integrazione della gestione amministrativo-contabile e si sostanziano nella riduzione dei costi e nell’aumento dell'accuratezza nella produzione dei dati. Gli svantaggi, invece, sono legati all’incapacità dei soggetti di utilizzare correttamente gli strumenti software e hardware. Si tratta di problematiche maggiormente riscontrabili in passato e in ambienti in cui non si presta particolare attenzione alla formazione del personale, il quale rimane spiazzato dalla modifica delle procedure di rilevazione e dei meccanismi di controllo sull'accuratezza dei dati. Tali problematiche, però, sono limitate, poiché l'elaborazione automatica dei dati ristretta all'area amministrativo-contabile non determina modifiche sostanziali nelle procedure di rilevazione e controllo.

Il secondo livello di automazione è costituito dall’elaborazione automatica delle informazioni nelle aree commerciali e produttive. In questa fase, la funzione

16

Per documentazione probatoria si intende la documentazione di prova dei rapporti con l’esterno e di adempimento degli obblighi di legge, come fatture di acquisto, contabili bancarie di addebito/accredito, e così via.

17

Le rilevazioni contabili fanno riferimento alla contabilità generale, alla contabilità IVA, alla contabilità clienti e fornitori ed alla fatturazione.

26 maggiormente colpita dal processo evolutivo è il controllo operativo aziendale18. In sostanza, ciò che si verifica è un profondo mutamento della filosofia informativa che concerne in primis il ruolo dell’imprenditore in azienda. Difatti, mentre al primo livello di automazione l’imprenditore non è direttamente coinvolto, poiché non è tenuto ad occuparsi della gestione dei dati relativi alla contabilità generale e alla fatturazione; al secondo livello lo è in prima persona, in quanto la gestione degli ordini, del magazzino e della produzione lo interessano più da vicino. Così facendo, egli è in grado di comprendere la globalità dei fenomeni e le interrelazioni tra il sistema informativo e quello gestionale a livello operativo e può dar vita ad un insieme di regole di condotta e di procedure altamente personalizzate. I vantaggi ottenibili dall'automazione, in termini di efficacia ed efficienza del SI, non sono, però, così scontati, poiché è necessario focalizzarsi non solo sui dati, ma anche sulle informazioni che il sistema riesce a produrre. Per godere pienamente di questi vantaggi è importante soddisfare le seguenti condizioni:

- i dati non devono essere immessi nel sistema in corrispondenza di ogni procedura e ad un livello di analisi eccessivo, altrimenti non è possibile raggiungere un adeguato grado di efficienza;

- il volume dei dati immessi manualmente non deve essere tale da pregiudicare le tempestività con cui le informazioni devono essere disponibili;

- i controlli sull'accuratezza dei dati immessi e del software utilizzato per l'elaborazione automatica degli stessi devono essere adeguati a garantire l'accuratezza dei dati e, conseguentemente, l'affidabilità delle informazioni.

Il terzo livello è costituito dall’integrazione dei processi informativi, informatici e di comunicazione, con orientamento dei dati al controllo di gestione. In questa fase, l’elaborazione automatica dei dati viene diffusa ed integrata in tutte le aree di gestione

corrente e funge da supporto per i processi direzionali e di controllo gestionale19. A questo livello, le procedure vengono completamente integrate e le informazioni godono di un appropriato livello di selettività/analiticità. I vantaggi ottenibili dall’automazione nelle suddette aree si manifestano in termini di riduzione dei costi, aumento dell'efficacia del processo informativo, maggiore coinvolgimento degli utenti e sviluppo di una nuova filosofia di gestione, che evidenzia l'importanza della delega e della

18

Il controllo operativo può essere definito come il processo finalizzato a garantire che i compiti specifici vengano eseguiti in maniera efficace ed efficiente.

19

Il controllo direzionale è un processo mediante il quale i dirigenti si assicurano che le risorse siano ottenute ed usate efficacemente per il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione.

27 formalizzazione delle procedure ed un forte orientamento al controllo direzionale. Modificare la filosofia di gestione costituisce uno step antecedente alla razionalizzazione dei flussi informativi e di integrazione del sistema dei dati negli archivi informatici. Ciò implica che spesso le aziende, soprattutto quelle di minori dimensioni, siano restie ad implementare il terzo livello di automazione, che, invece, consentirebbe di disporre tempestivamente di una consistente quantità di dati sui processi gestionali interni. Inoltre, idonei sistemi di integrazione e controllo delle procedure garantiscono l'accuratezza dei dati forniti dal sistema.

Il quarto livello è costituito dall’integrazione per il controllo strategico e dall’utilizzo delle ICT come strumento di competizione. In questa fase, l’elaborazione automatica dei dati, interni ed esterni, viene estesa a supporto dei processi decisionali e di

controllo strategico. Più precisamente, rispetto alla fase precedente, si verificano le

seguenti disuguaglianze:

- mutano le fonti informative che, da prevalentemente interne, diventano di matrice essenzialmente esterna;

- l'integrazione non riguarda più i processi di diffusione della conoscenza ed il controllo-guida sugli obiettivi da raggiungere, ma i processi di generazione della conoscenza ed il supporto decisionale nella formulazione degli obiettivi;

- l’ICT da mero strumento di supporto ai sistemi decisionali e di controllo gestionale, si trasforma in uno strumento di competizione atto a migliorare l’efficienza dei processi interni, rafforzare le relazioni esterne e creare un vantaggio competitivo20. Nel corso del tempo, quindi, le aziende hanno sviluppato strumenti e procedure di automazione differenti e talvolta specifiche per ogni funzione, tanto da creare diversi sottosistemi informativi privi, però, di collegamenti reciproci. L’azienda, però, deve essere in grado di gestire in maniera integrata le informazioni relative ai vari processi e concepire il sistema dei dati come una risorsa unica. Sulla base di questi due principi si sono sviluppate le più recenti evoluzioni tecnologiche riguardanti i Sistemi Informativi Aziendali, con l’introduzione e lo sviluppo dei Sistemi Informativi Integrati.

20

I sistemi Computer Aided Design (CAD) e Computer Aided Manufacturing (CAM), ad esempio, consentono la riduzione dei costi di prodotto e processo; gli strumenti di Customer Relationship Management (CRM) e Supply Chain Management (SCM) permettono all’azienda di sviluppare le relazioni competitive e cooperative con clienti e fornitori; e via dicendo.

28

2.2 L’introduzione dei sistemi ERP

Da software diversi per ciascuna attività aziendale si è passati via via ad un sistema sempre più integrato in grado di coprire gran parte delle aree aziendali. I sistemi informativi integrati sono conosciuti con il termine Enterprise Resource Planning (ERP). Un ERP viene definito come:

- “un metodo efficace per pianificare e controllare tutte le risorse necessarie per la fornitura, la produzione, la contabilità e la consegna dell’ordine al cliente in un’azienda manifatturiera, di distribuzione o di servizi” (APICS21

, 2001);

- “un pacchetto software completo che mira ad integrare l’intero ambito dei processi e delle funzioni aziendali al fine di presentare una visione olistica del business tramite un’unica architettura informativa ed informatica” (Gable, 1998);

- “un’applicazione software standard e customizzabile che include soluzioni integrate di business per i processi chiave e le principali attività di carattere amministrativo di un’azienda” (Rosermann, 1999);

- “un sistema che si compone di un pacchetto software che permette senza soluzione di continuità l’integrazione di tutto il flusso di informazioni che scorre all’interno dell’impresa nelle sue varie funzioni” (Davenport, 1998).

Da un punto di vista etimologico, il termine Enterprise Resource Planning deriva dall’unione di due sistemi gestionali antecedenti: i sistemi Material Requirements

Planning (MRP) ed i sistemi Manufacturing Resource Planning (MRP II).

I sistemi MRP rappresentano le prime applicazioni aziendali disponibili in pacchetti software già a partire dagli anni ’50 e sono finalizzati alla determinazione dei fabbisogni di risorse necessari per alimentare i piani di produzione. Questi tengono sotto controllo contemporaneamente la produzione ed i fornitori, in modo da ottenere una lineare gestione dei materiali, volta alla massimizzazione del livello di servizi offerto al mercato ed alla minimizzazione delle scorte.

Nel corso degli anni ’70, gli MRP si estendono con altre applicazioni, al fine di fornire un supporto, non solo nell’area della gestione dei materiali, ma anche in quella della produzione. Partendo dagli obiettivi di evasione degli ordini effettuati dai clienti, gli MRP II verificano dapprima la fattibilità produttiva per poi procedere al lancio dei programmi di acquisto a fornitori.

21

L’APICS, acronimo di American Production and Inventory Control Society, è leader nel settore della certificazione e della formazione di specialisti in Operations e Supply Chain.

29 Negli anni ’80, anche gli MRP II si estendono con altre funzionalità tecniche, al fine di offrire un supporto sia ai processi di sviluppo del prodotto, che a quelli di produzione. Tali funzionalità sono proprie di applicazioni nominate con l’uso di diversi acronimi che iniziano per CA, quali Computer Aided Engineering (CAE), Computer Aided

Design (CAD), Computer Aided Planning (CAP), Computer Aided Manufacturing (CAM), Computer Aided Quality Assurance (CAQA). Nascono così i sistemi di Computer Integrated Manufacturing (CIM), basati sulla premessa che un database

integrato costituisse l’elemento principale dell’infrastruttura di un sistema informativo. Tra la fine degli anni ’80 e l’inizio degli anni ’90, le aziende cominciano a prestare maggiore attenzione a due obiettivi fondamentali: la profittabilità e la soddisfazione dei clienti. L’esigenza di ottenere più coordinamento e integrazione inter-funzionale, insieme all’evolversi delle tecnologie, costituisce l’input per un’ulteriore evoluzione dei sistemi informativi: compaiono i primi sistemi ERP. L’architettura di tali applicazioni permette un’integrazione trasparente dei vari moduli e garantisce flussi informativi fra tutte le funzioni e le unità organizzative, nonché con le unità e le strutture esterne all’azienda.

Con la diffusione di Internet, poi, si verifica l’evoluzione dei sistemi ERP in sistemi ERP estesi o ERP II. La possibilità di accedere alle risorse da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento spinge l’apertura dei sistemi ERP verso l’esterno dell’azienda. Le soluzioni basate su Internet hanno lo scopo di migliorare la soddisfazione del cliente, aumentare le opportunità di vendita, espandere i canali di distribuzione, fornire sistemi di ordini e pagamento più efficienti e meno costosi.

Verso la fine degli anni’ 90, l’offerta si amplia con l’aggiunta di moduli e di funzionalità in modalità add-on per la gestione della pianificazione e programmazione, delle relazioni con i fornitori ed i clienti. Si tratta dei sistemi Supply Chain Management

(SCM) e Customer Relantionship Management (CRM). Tali moduli sono strutturati a

loro volta in sotto-moduli destinati alla gestione in dettaglio di specifiche attività funzionali.

30 L’evoluzione dei sistemi ERP è rappresentata in Figura 2.2.

Fonte: Elaborazione propria da L. Marchi

2.3 Le caratteristiche dei sistemi ERP

L’ambito definitorio, esposto nel paragrafo precedente, mette in risalto un aspetto comune alle numerose accezioni di ERP, ossia l’integrazione delle informazioni possedute in azienda e la condivisione delle stesse con i propri partner. Tale integrazione, però, non rappresenta l’unica peculiarità del sistema, il quale si caratterizza anche per l’unicità dell’informazione, la focalizzazione sui processi, la

modularità e la prescrittività.

L’unicità dell’informazione si ottiene quando il sistema condivide, per tutte le elaborazioni, un solo dato per una specifica informazione. Tale caratteristica è realizzabile mediante l’utilizzo di un unico Data-Base Management System (DBMS), nel quale condividere i dati e comunicare con i vari moduli indipendenti che lo compongono, scambiando informazioni provenienti da ogni reparto, facilitandone il flusso tra le diverse funzioni e con gli stakeholder22. Il server con database condiviso è illustrato in Figura 2.3.

22

P. F. Camussone, “Il sistema informativo aziendale”, ETASLIBRI, Milano, 1998.

Figura 2.2 L'evoluzione dei sistemi ERP

Fine anni ‘50

Metà anni ‘70

Primi anni ‘90

Fine anni ‘90

31

Figura 2.3 Il server con database condiviso

Fonte: “Il sistema informativo aziendale”, P. F. Camussone

I vantaggi che scaturiscono dall’unicità dell’informazione sono i seguenti: - la non ridondanza dei dati;

- la fissazione dei diritti di accesso, che rende possibile per ciascun dato stabilire chi può leggerlo, modificarlo o crearlo;

- la sincronizzazione dei dati: il dato presente nel database è sempre la versione più aggiornata e risulta identica per tutti gli utilizzatori del sistema, evitando il rischio di inconsistenze, incongruenze o errori;

- la tracciabilità degli aggiornamenti, che rende possibile individuare chi e quando ha aggiornato un dato campo, facilitando il controllo delle operazioni.

Tali vantaggi richiedono particolari attenzioni, quali:

- la necessità di stabilire in modo accurato i diritti d’accesso alle specifiche porzioni di dati, al fine di evitare errori ed accessi non autorizzati;

- un sistema robusto di salvaguardia dei dati, che possa sopperire ad eventuali malfunzionamenti del database centrale: visto che il database è un elemento critico per il funzionamento dell’intera azienda, si richiedono sistemi di “protezione”, come la duplicazione e il backup, che permettono di recuperare tempestivamente i dati in caso di improvvisi problemi;

- un sistema di connessione veloce, che consenta a tutte le aree interessate di accedere ai dati necessari in tempi rapidi.

Un’altra caratteristica principale del sistema è la focalizzazione sui processi, che genera importanti implicazioni per il progetto di un ERP. In primo luogo, bisogna

32 identificare in modo formalizzato i processi critici da informatizzare. Questi devono essere analizzati e descritti formalmente e in modo dettagliato per poter progettare i database, nonché i vari moduli software che manipoleranno i dati. In secondo luogo, i processi coinvolgono più funzioni aziendali che, però, potrebbero utilizzare procedure diverse tra loro non del tutto compatibili: per usare un ERP è necessaria una convergenza nelle modalità di operare da parte di tutti gli uffici coinvolti in un determinato processo. La focalizzazione sui processi, inoltre, rappresenta un salto importante da un punto di vista organizzativo. Tale prospettiva viene definita “transazionale”, in quanto ogni “evento” aziendale significativo determina una “transazione” che viene prontamente registrata e che ha effetto contestuale su tutte le parti del database coinvolte. Sostanzialmente, l’azienda viene vista come un sistema nel quale un evento comporta un cambiamento di stato, che va registrato a livello dell’intero sistema. Per realizzare ciò, il database interno è organizzato in forma relazionale con tante tabelle correlate tra loro, in modo da registrare opportunamente il cambiamento di stato generato dall’evento. La struttura “logica” dei dati è indipendente dalla struttura “fisica”: l’importante è che ciascuna transazione inneschi un aggiornamento di tutte le tabelle su cui essa faccia effetto.

Anche la modularità è una caratteristica importante di un ERP e consiste nella suddivisione del sistema in moduli. In sostanza, attorno al “cuore” centralizzato del sistema, contenente gli strumenti di base per la gestione del database, si agganciano diversi moduli, ciascuno specializzato nelle diverse aree aziendali (finanza, logistica, pianificazione e produzione, risorse umane). I vantaggi che scaturiscono da un sistema modulare sono i seguenti:

- ogni azienda, in base alle proprie esigenze di business, può scegliere la tipologia di moduli che intende usare, rendendo possibili implementazioni parziali del sistema con conseguenti investimenti mirati;

- l’estendibilità, ossia l’azienda può decidere un’implementazione progressiva del sistema, limitando l’impatto che il passaggio alle nuove funzionalità del sistema possa avere sull’organizzazione interna.

- l’integrabilità e l’interoperabilità di componenti sviluppate da diversi produttori: talvolta diventa possibile acquistare ed agganciare allo stesso ERP moduli prodotti da società diverse, permettendo una maggiore flessibilità nelle scelte.

33 L’ultima caratteristica, infine, è la prescrittività di un ERP, ossia la conformazione delle pratiche aziendali ad un modello di processo gestionale pre-configurato23. Tale caratteristica porta con sé una serie di vantaggi e svantaggi. I vantaggi sono legati al fatto che l’implementazione di un ERP sia l’occasione per un’azienda di uniformare le proprie pratiche alle best practices24 del proprio settore di appartenenza. Gli svantaggi, invece, sono legati al fatto che l’adattamento alle best practices sia complesso e in alcuni casi inopportuno: ciò che funziona egregiamente per un’impresa non è detto che vada bene per un’altra. Per risolvere questo problema, i sistemi ERP più evoluti vengono parametrizzati, ossia progettati in modo da essere configurabili in maniera molto articolata, agendo su alcuni parametri di configurazione e permettendo un migliore adattamento del sistema alle pratiche più significative della singola azienda.

2.4 L’architettura di un ERP

Da un punto di vista infrastrutturale/informatico, il sistema ERP ha un’architettura di tipo client-server. Ciò significa che un computer centrale (dove risiede il database centralizzato) ospita le applicazioni condivise e ad esso sono collegati i computer client situati nelle diverse aree ed uffici aziendali, nei quali risiedono le applicazioni software di uso specifico e locale. Dai computer client vengono inviate “richieste” al server centrale, che risponde mettendo a disposizione il servizio richiesto. L’interazione tra client e server prevede la definizione di alcuni sistemi e protocolli informatici, che variano da caso a caso.

Generalmente, l’architettura di un ERP viene stratificata su tre livelli (“three tiers”), ciascuno dei quali caratterizzato da propri obiettivi e tecnologie. La Figura 2.4 mostra l’architettura client-server di un sistema ERP.

23

G. Bracchi, C. Francalanci, G. Motta, “Sistemi informativi d'impresa”, Milano, McGraw-Hill, 2010. 24

Le best practices sono le metodologie di lavoro ottimali derivanti da un insieme di esperienze che l’azienda produttrice del sistema ha maturato nel corso della sua attività con la collaborazione di aziende leader nei vari settori merceologici e di mercato.

34

Figura 2.4 L’architettura client-server di un sistema ERP

Fonte: Elaborazione propria

Lo strato di presentazione, o Presentation Layer, rappresenta il primo livello dell’architettura di un ERP e viene solitamente utilizzato per la rappresentazione dei dati richiesti dall’utilizzatore del gestionale (client). Esso è caratterizzato da un’interfaccia grafica (in inglese, Graphical User Interface - GUI), con la quale è possibile visualizzare tutti i dati relativi ai moduli software installati nel sistema ERP server posizionato nell’Application Layer. Tale livello permette, in base alla tipologia di utente che usufruisce dell’accesso al sistema, di avere un controllo su tutti i dati inseriti in un unico database posizionato al livello Database Layer.

Lo strato applicativo, o Application Layer, rappresenta il livello intermedio dell’architettura e contiene la logica di interpretazione ed elaborazione dei dati che provengono dal client. Esso viene definito anche come livello business logic, poiché viene immesso il cuore dell’ERP, il server, all’interno del quale vengono posizionati il

kernel del sistema gestionale ed i vari moduli supplementari che si vogliono installare

per personalizzare il sistema.

Lo strato della base di dati, o Database Layer, è l’ultimo livello dell’architettura e rappresenta la base su cui si poggiano gli altri livelli. All’interno del Database Layer è situato un Relational Database Management System (RDBMS)25, a cui viene affidata la gestione dei dati. È di fondamentale importanza installare un RDBMS che abbia le

25

Il Relational Database Management System è un sistema per la gestione di dati basato sul modello relazionale.

35 caratteristiche di sicurezza ed affidabilità allo scopo di rispondere correttamente alle richieste delle applicazioni e di evidenziare l’unicità dell’informazione.

La suddivisione logica, appena descritta, consente al sistema ERP di distribuire le tre macro-funzionalità e portarle rispettivamente in carico al Computer client, all’Application server e al Database server, come mostrato in Figura 2.5.

Figura 2.5 I livelli software di un sistema ERP

Fonte: “Sistemi informativi aziendali”, S. Scarano

Oggi una tendenza sempre più diffusa è l’adozione di nuovi modelli in grado di cambiare la logica architetturale, migliorando il livello di efficienza e di flessibilità dei sistemi. Si tratta di sistemi di tipo web based o web service, che utilizzano protocolli e linguaggi standard tipici delle applicazioni Internet e web. Questa modalità consente, sempre di più, l’interfacciamento con gli utenti particolarmente user-friendly, per cui diventa possibile accedere al sistema ERP tramite un comune browser web.

2.4.1 Il modello “Software as a Service”

Il “Software as a Service” (SaaS), o “Software come un servizio”, è un modello di distribuzione del software applicativo, dove un produttore di software sviluppa, opera (direttamente o tramite terze parti) e gestisce un'applicazione web che mette a disposizione dei propri clienti via Internet. La peculiarità di questo modello risiede nel fatto che non è necessario installare e mantenere il software in locale, ma è possibile accedervi semplicemente tramite Internet, senza doversi occupare della complessa gestione di componenti hardware e software.