4.5 Il processo produttivo in D365: il caso “Valvola S.r.l.”
4.5.2 Il processo produttivo “logico” di una VAS
Prima di mostrare l’operatività della gestione in D365 del processo produttivo è importante precisare che gran parte dei dati e delle informazioni necessarie per lo svolgimento della procedura operativa del processo sono stati inseriti manualmente dal sottoscritto, ma non sono direttamente riconducibili ad un’azienda o ad un prodotto specifico; è proprio su questi che si svilupperà la presente analisi. I restanti dati ed informazioni, invece, sono stati inseriti ai fini di un corretto svolgimento della procedura a sistema, ma non verranno trattati in maniera approfondita; di questi fanno parte, ad esempio, la parametrizzazione delle impostazioni dei vari moduli, la creazione dei codici articoli, la creazione di siti, magazzini, ubicazioni, risorse ed operazioni, la gestione degli ordini fornitore, i giornali di registrazione, le transazioni, e così via. Tutto ciò mette in evidenza come molti dei processi gestiti in D365 siano caratterizzati da funzioni trasversali.
I moduli di D365 che verranno utilizzati risultano i seguenti: “Controllo produzione”, “Gestione articoli” ed “Approvvigionamento”. Più precisamente, per la gestione di un processo produttivo si utilizza il modulo “Controllo produzione”, mentre per la creazione degli ordini di produzione la funzionalità “Tutti gli ordini di produzione”.
In merito alla gestione del processo produttivo della VAS, gli step da seguire sono: 1) la creazione e l’associazione della DBA della VAS di vendita;
2) la creazione e l’associazione del ciclo di lavorazione della VAS di vendita; 3) gli ordini di produzione dei componenti principali;
4) l’ordine di produzione della VAS montata; 5) l'ordine di produzione della VAS di vendita;
6) l’ordine di conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita.
1) In primo luogo, una distinta base in D365 può essere creata utilizzando più funzionalità. La procedura per la creazione di una DBA viene illustrata di seguito col supporto di schermate ad hoc (vedi Figura 4.9.1, Figura 4.9.2, Figura 4.9.3,
Figura 4.9.4, Figura 4.9.5), partendo direttamente dai prodotti rilasciati e selezionando l’articolo padre “VAS vendita”:
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Figura 4.9.1 La creazione e l’associazione della DBA della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Si crea una nuova “DBA e versione DBA” dalla funzione “Nuovo”, inserendo il nome descrittivo della DBA stessa. Il sistema genererà un numero univoco sequenziale, che identificherà la DBA grazie a dei parametri preimpostati;
Figura 4.9.2 La creazione e l’associazione della DBA della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Si aggiungono i figli “VAS MONTATA” e “ATTUATORE VAS” nelle righe della distinta base, cliccando su “Nuovo”;
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Figura 4.9.3 La creazione e l’associazione della DBA della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Per renderle effettive e leggibili dal sistema, la DBA e la versione DBA devono essere “approvate” ed “attivate”;
Figura 4.9.4 La creazione e l’associazione della DBA della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Tutta la procedura fin qui descritta deve essere ripetuta per la VAS montata e per i componenti principali. L’attuatore non avrà una DBA, in quanto si tratta di un acquisto puro presso un fornitore;
Una volta terminata la creazione di tutte le DBA, viene visualizzata l’esplosione a scalare della distinta della VAS VENDITA, utilizzando la funzionalità “Designer”.
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Figura 4.9.5 La creazione e l’associazione della DBA della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
2) In secondo luogo, anche i cicli di lavorazione possono essere creati utilizzando più funzionalità. Come per la DBA, la procedura per la creazione di un ciclo di
lavorazione viene illustrata di seguito col supporto di schermate ad hoc (vedi Figura 4.10.1, Figura 4.10.2, Figura 4.10.3), partendo direttamente dai prodotti rilasciati e selezionando l’articolo padre VAS VENDITA:
Si accede alla funzionalità “Ciclo di lavorazione” sul tab “PROGETTA”;
Figura 4.10.1 La creazione e l’associazione del ciclo di lavorazione della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Si crea un nuovo “Ciclo di lavorazione e versione del ciclo di lavorazione” dalla funzione “Nuovo”, inserendo il nome descrittivo del ciclo;
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Figura 4.10.2 La creazione e l’associazione del ciclo di lavorazione della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Si aggiungono le fasi del ciclo di lavorazione. Nel caso in oggetto, esiste un’unica fase che consiste nel montaggio della VAS con l’attuatore (“MONTVASATT”). Come per la DBA, anche il ciclo e la versione ciclo devono essere “approvati” ed “attivati”;
Figura 4.10.3 La creazione e l’associazione del ciclo di lavorazione della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Tutta la procedura fin qui descritta deve essere ripetuta per il ciclo della VAS montata e dei componenti VAS, inserendo le fasi di assemblaggio e collaudo per il primo ciclo e quelli di sgrossatura e finitura per il secondo.
88 3) A questo punto, inizia l’effettiva esecuzione della produzione della VAS. Quando si crea un ordine di produzione, si esegue una richiesta di avvio della produzione di un articolo. Nell'ordine di produzione sono contenute informazioni relative all'articolo che verrà prodotto, alla quantità da produrre ed alla data di fine pianificata; vi sono anche informazioni sui materiali da utilizzare e sul processo da seguire per produrre l'articolo stesso. Un ordine di produzione attraversa tutte le fasi del ciclo di vita della produzione: al momento della creazione, gli viene assegnato lo stato di “Creato”; al termine della realizzazione, quello di “Dichiarato Finito”. La distinta base di produzione ed il ciclo di lavorazione di produzione sono le entità principali dell'ordine di produzione; questi vengono copiati nell'ordine di produzione in base all'articolo e alla quantità che verrà prodotta.
Un ordine di produzione può essere creato in vari modi. La procedura di seguito esposta mostra la creazione manuale di un ordine di produzione, utilizzando la funzionalità “Nuovo ordine di produzione”, presente nel modulo “Controllo produzione” (vedi Figura 4.11.1, Figura 4.11.2, Figura 4.11.3, Figura 4.11.4,
Figura 4.11.5, Figura 4.11.6, Figura 4.11.7, Figura 4.11.8, Figura 4.11.9, Figura 4.11.10):
Nel caso in oggetto, si parte dalla produzione del “CORPO”. Avendo creato ed associato in precedenza le DBA ed i cicli con il codice del corpo, il sistema le ripropone in automatico;
Figura 4.11.1 Gli ordini di produzione dei componenti principali
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L’ordine di produzione avrà un numero sequenziale identificativo e apparirà in stato di “Creato”. Si tratta di uno stato dell’ordine in cui è possibile, senza alcun vincolo di sistema o di parametrizzazione, modificare tutte le informazioni inerenti all’ordine, partendo dalla data di consegna alla quantità da produrre, dalla DBA al ciclo di lavorazione;
Figura 4.11.2 Gli ordini di produzione dei componenti principali
Fonte: Elaborazione propria
Figura 4.11.3 Gli ordini di produzione dei componenti principali
Fonte: Elaborazione propria
La stessa procedura deve essere utilizzata per creare gli ordini di produzione del “COPERCHIO”, dell’”OTTURATORE”, dello “STELO” e della “SEDE”;
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Figura 4.11.4 Gli ordini di produzione dei componenti principali
Fonte: Elaborazione propria
Prima di “iniziare” gli ordini di produzione è buona norma verificare la disponibilità delle giacenze in magazzino dei grezzi da consumare per la produzione dei componenti. Per far ciò, è possibile utilizzare la funzione “Elenco scorte disponibili”, presente nel modulo “Gestione articoli”, e filtrare per i codici grezzi. Come puntualizzato in precedenza, il caso in esame presenterà una situazione di piena disponibilità dei grezzi, a seguito di un processo di approvvigionamento che, tuttavia, non verrà analizzato in dettaglio;
Figura 4.11.5 Gli ordini di produzione dei componenti principali
Fonte: Elaborazione propria
Non entrando nel merito degli altri stati dell’ordine di produzione (Stima, Programmazione e Rilascio), si procede con l’inizio degli ordini di produzione e la registrazione dei giornali di distinta di prelievo utilizzati per consumare i grezzi. Per consumo, qui, si intende lo scarico a magazzino dei grezzi, per poter essere
91 lavorati sui banchi di lavoro dalle risorse, ossia dall’uomo e/o dalle macchine, nelle varie fasi di lavorazione;
Figura 4.11.6 Gli ordini di produzione dei componenti principali
Fonte: Elaborazione propria
Il campo “Stato rimanenze” mostra l’azione successiva da eseguire che, nel presente caso, è il consumo dei grezzi. Per l’effettivo consumo dei grezzi, si utilizza il giornale di “Distinta di prelievo”;
Figura 4.11.7 Gli ordini di produzione dei componenti principali
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Analizzando adesso la situazione delle giacenze, la situazione risulta differente da quella di partenza. Più precisamente, la disponibilità dei grezzi è pari a zero, in quanto consumata coi giornali di distinta di prelievo;
Figura 4.11.8 Gli ordini di produzione dei componenti principali
Fonte: Elaborazione propria
Il passo successivo è registrare il consumo delle ore spese dalle risorse durante la fase del ciclo di lavorazione e la dichiarazione della quantità idonea/non idonea lavorata. L’informazione circa le ore consumate è importante sia ai fini dell’efficienza del processo produttivo, sia ai fini del controllo dei costi. Esistono vari modi per eseguire il suddetto processo; uno di questi prevede l’utilizzo di un giornale di “Scheda ciclo”. Nel caso in oggetto, vengono consumate due ore per la sgrossatura e tre ore per la finitura dei grezzi;
Figura 4.11.9 Gli ordini di produzione dei componenti principali
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L’ultima azione necessaria per la realizzazione dei componenti principali è la registrazione del giornale di “Dichiarazione di finito”. Tale giornale permette di versare a magazzino i componenti creando, così, la giacenza.
Figura 4.11.10 Gli ordini di produzione dei componenti principali
Fonte: Elaborazione propria
4) Dopo aver completato la produzione dei componenti principali, lo step successivo per la realizzazione della VAS è l’esecuzione dell’ordine di produzione della VAS montata. La procedura di creazione, avanzamento e chiusura dell’ordine è pressoché simile a quella descritta in precedenza per la produzione dei componenti principali. Di conseguenza, tale procedura verrà esposta in maniera più sintetica (vedi Figura 4.12.1, Figura 4.12.2, Figura 4.12.3, Figura 4.12.4, Figura 4.12.5):
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Figura 4.12.1 L’ordine di produzione della VAS montata
Fonte: Elaborazione propria
Si inizia l’ordine e si procede alla registrazione del consumo dei cinque componenti principali. Ovviamente, dopo la registrazione del giornale, non ci sarà più disponibilità dei componenti a magazzino;
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Figura 4.12.2 L’ordine di produzione della VAS montata
Fonte: Elaborazione propria
Il passo successivo è la registrazione delle ore consumate per assemblare e collaudare la VAS montata. Nel caso in esame, sono necessarie sei ore per l’assemblaggio e dodici ore per il collaudo;
Figura 4.12.3 L’ordine di produzione della VAS montata
Fonte: Elaborazione propria
Completato l’avanzamento dell’ordine di produzione, si passa al versamento a magazzino della VAS montata. Ciò avviene a seguito della registrazione di un giornale di “Dichiarato finito”;
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Figura 4.12.4 L’ordine di produzione della VAS montata
Fonte: Elaborazione propria
Interrogando il magazzino, adesso è possibile vedere la giacenza della VAS montata.
Figura 4.12.5 L’ordine di produzione della VAS montata
Fonte: Elaborazione propria
5) Dopo avere assemblato i componenti e collaudato la VAS montata, il prossimo step è il montaggio dell’attuatore VAS alla VAS montata. Anche per la VAS vendita la procedura, mostrata di seguito, è simile a quelle esposte in precedenza (vedi Figura 4.13.1, Figura 4.13.2, Figura 4.13.3, Figura 4.13.4):
Figura 4.13.1 L’ordine di produzione della VAS di vendita
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Fonte: Elaborazione propria
Si inizia l’ordine di produzione e si registra il consumo della VAS montata e dell’attuatore VAS. Come già ricordato, l’attuatore non viene prodotto internamente, ma è acquistato in outsourcing. La disponibilità in magazzino di entrambi gli elementi viene scaricata, registrando il giornale di “Distinta di prelievo”;
Figura 4.13.2 L’ordine di produzione della VAS di vendita
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Si procede con la registrazione del giornale di “Scheda ciclo” per consumare le ore di montaggio dell’attuatore, che nel caso specifico sono cinque;
Figura 4.13.3 L’ordine di produzione della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Avanzato completamente l’ordine di produzione, si procede alla registrazione del giornale di “Dichiarato di finito” per il versamento a magazzino della VAS vendita.
Figura 4.13.4 L’ordine di produzione della VAS di vendita
99 6) In Microsoft Dynamics 365 una lavorazione esterna, come in questo caso la verniciatura, viene gestita attraverso un ordine di produzione (vedi Figura 4.14.1,
Figura 4.14.2, Figura 4.14.3, Figura 4.14.4, Figura 4.14.5, Figura 4.14.6, Figura 4.14.7, Figura 4.14.8, Figura 4.14.9):
Dato che le scelte del tipo di verniciatura e del fornitore dipendono dalle esigenze del cliente, è preferibile creare manualmente la DBA di produzione ed il ciclo di lavorazione, piuttosto che il ciclo anagrafico. In particolare, in DBA vengono inserite le due righe “VAS VENDITA” e “VERN”: l’articolo VERN è di tipo servizio e il “tipo di riga” in DBA risulta “Fornitore”. Tale configurazione è essenziale per la realizzazione del conto lavoro in D365;
Figura 4.14.1 L’ordine di produzione conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
A questo punto, nel ciclo viene inserita la fase di verniciatura ed assegnato un “Fornitore fittizio”;
Figura 4.14.2 L’ordine di produzione conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita
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Il sistema permette di creare l’ordine fornitore, eseguendo la funzionalità di “Stima dell’ordine di produzione”. Si genera, così, un “ordine fornitore” visibile sulla DBA;
Figura 4.14.3 L’ordine di produzione conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Senza entrare nel dettaglio degli ordini fornitore, si consideri nel caso esaminato un ordine in cui bisogna inserire, tra le varie informazioni, il prezzo di lavorazione che ammonta a € 250;
Figura 4.14.4 L’ordine di produzione conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Il passo successivo è la spedizione al terzista della VAS vendita, che viene effettuata a sistema nel modulo “Gestione articoli”, attraverso un “Ordine di trasferimento”. Poi, vengono inserite in testata le informazioni riguardanti il “Magazzino origine” ed il “Magazzino destinazione” ed in riga le informazioni riguardanti l’articolo da spedire al terzista;
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Figura 4.14.5 L’ordine di produzione conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Una volta eseguito il trasferimento, la giacenza della VAS vendita è presente nel magazzino del terzista. Quest’ultimo procederà con la verniciatura e, una volta terminata la lavorazione, consegnerà la valvola all’azienda Valvola S.r.l.;
Figura 4.14.6 L’ordine di produzione conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Il rientro della VAS vendita in D365 prevede la registrazione dell’entrata della valvola direttamente dall’ordine fornitore, precedentemente creato;
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Figura 4.14.7 L’ordine di produzione conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
Bisogna, quindi, registrare il giornale di “Distinta di prelievo” sull’ordine di produzione, consumando la verniciatura e la VAS vendita direttamente dal magazzino del terzista, e registrare il giornale di “Scheda ciclo” per avanzare la fase di verniciatura sull’ordine di produzione;
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Figura 4.14.8 L’ordine di produzione conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita
Fonte: Elaborazione propria
L’ultimo passaggio è sempre costituito dalla registrazione del giornale di “Dichiarato di finito”, che versa la VAS VENDITA VERN in magazzino.
Figura 4.14.9 L’ordine di produzione conto lavoro per la verniciatura della VAS di vendita
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CONCLUSIONI
In un periodo in cui l’interesse delle aziende è orientato alla ricerca di strumenti informatici e soluzioni che possono ridurre notevolmente i costi, i sistemi ERP continuano a rappresentare un caposaldo indiscusso dell’informatizzazione aziendale. L’adozione di un sistema ERP all’interno di un’azienda, come quella di Microsoft Dynamics 365 all’interno di Valvola S.r.l., ha senza dubbio un elevato impatto aziendale, non solo da un punto di vista tecnologico, ma anche da un punto di vista culturale ed organizzativo. Nel passaggio da una struttura aziendale organizzata per funzioni ad una struttura organizzata per processi, infatti, alcune aziende possono addirittura rinunciare ad introdurre un’innovazione tecnologica, laddove questa, pur generando benefici, possa comportare modifiche rilevanti all’interno dell’organizzazione.
L’esperienza lavorativa, che ho vissuto direttamente in azienda, mi ha dato la possibilità di comprendere fino in fondo quali siano le difficoltà che un’organizzazione possa incontrare con l’introduzione di un ERP e, in questo caso specifico, di D365. Si tratta, sostanzialmente, di difficoltà che possono essere attribuite a cause di diverso tipo, quali, ad esempio:
- la cattiva comunicazione tra il personale interno ed i consulenti esterni; - la visione incompleta del quadro di business dell’azienda;
- il cambio degli interlocutori in corso d’opera;
- la forte resistenza al cambiamento da parte degli utenti in azienda, che può portare ad una scarsa collaborazione in fase di analisi e ad un uso improprio del sistema ERP; - lo scarso contributo del top management al progetto, che può condurre al fallimento dello stesso.
Al contrario, i vantaggi che possono derivare dall’adozione di D365 sono nettamente superiori alle difficoltà appena citate e possono trasformarsi in vere e proprie opportunità, grazie allo sviluppo di tecnologie sempre più all’avanguardia. I benefici che si possono ottenere sono, quindi, i seguenti:
- una maggiore efficienza nei processi aziendali. Le aziende stanno incrementando l’adozione di tecnologie e acquistando sempre più consapevolezza sull’importanza di avere un ERP integrato per rafforzare i propri processi chiave. Un processo aziendale Dynamics ben integrato e supportato può, infatti, migliorare l’efficienza operativa e la produttività di un’organizzazione;
105 - il supporto all’internazionalizzazione. In particolare, D365 è in grado di supportare l’internazionalizzazione di un’azienda, adattandosi alle esigenze di flessibilità del mercato in cui essa si muove, e di rispondere rapidamente a qualsiasi problema, permettendo l’inter-operabilità con altri sistemi e con tutte le tecnologie Microsoft. D365, infatti, opera con un unico sistema standard in più di 40 paesi, integrando lingue, valute e processi inter-company, sia contabili che logistici, in modo totalmente automatico;
- il fatto di lavorare ovunque ed in qualsiasi momento. Le aziende, oggigiorno, estendono il loro raggio di azione grazie ai dispositivi mobile, che permettono di accedere alle informazioni presenti in Dynamics, sia online che offline;
- un aumento delle capacità umane. D365 è una soluzione in grado di fornire approfondimenti in tempo reale riguardo le principali aree di business. Innovazione e cloud possono portare nelle aziende capacità di intelligenza predittiva. In più, oltre ad immagazzinare dati, aiutano a dare un senso di “business” alle informazioni, aumentando le capacità umane dell’organizzazione;
- l’utilizzo di sistemi ERP si sta consolidando e, al contempo, affermando anche nell’ambito delle piccole-medie imprese, dopo essere stato per lungo tempo appannaggio esclusivo delle aziende di maggiori dimensioni. L’offerta dei vendor per le PMI è sostanzialmente differente da quella indirizzata alle grandi imprese e punta su soluzioni standardizzate dal prezzo relativamente contenuto e implementabili più rapidamente; tutto ciò al fine di fornire un prodotto appetibile anche a realtà aziendali caratterizzate da competenze IT interne circoscritte e da limitazioni di tipo economico/finanziario.
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BIBLIOGRAFIA
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A. Quagli, P.R. Dameri, I.E. Inghirami (a cura di) “I sistemi informativi gestionali”, FrancoAngeli, 2005
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K. C. Laudon, J. P. Laudon, “Management dei sistemi informativi” V. G. Calabrò, “Il ruolo strategico dei sistemi informativi”, 2012
G. Bracchi, C. Francalanci, G. Motta, “Sistemi informativi d'impresa”, Milano, McGraw-Hill, 2010
107 SITI CONSULTATI https://cdn2.hubspot.net/hubfs/2184246/2018%20ERP%20Report.pdf https://www.panorama-consulting.com/wp-content/uploads/2017/10/White-Paper- Clash-of-the-Titans-2017.pdf https://www.oracle.com/it/index.html https://www.sap.com/italy/index.html https://www.infor.com/ https://www.microsoft.com/it-it