Segretario Generale al 31/12/2019 Maria Luisa Massai
CENTRO DI COSTO 70 ARCHIVIO E PROTOCOLLO
Indicatori di gestione Valore 2017 Valore 2018 Valore 2019
N. di unita archivistiche archivio di deposito proposte per lo scarto 3.593 2.073 2.017
N. di unita archivistiche archivio storico - movimenti per la ricerca 1.336 1.744 959
N. di utenti dell'archivio storico e di deposito 120 137 138
N. di unita archivistiche archivio storico riordinate e/o inventariate 478 NP 100
N. di unità archivistiche dell'archivio di deposito trattate 109 515 143
N. di lettere/plichi in uscita (affrancature) 32.151 36.951 30.955
N. di lettere, atti ecc. protocollati in entrata 112.103 115.486 114.435
N. di atti pubblicati sull'Albo Pretorio 270 505 410
N. documenti digitali archiviati (espresso in Gb) 40.714 56.047 Non più rilevato dal 2019
Referto del Controllo di gestione 2019 70
Svolgimento di attività sia di supporto agli organi istituzionali secondo le modalità indicate nel D.Lgs. 267/2000, sia di attuazione delle previsioni regolamentari vigenti.
Svolgimento di attività sia di supporto agli organi istituzionali secondo le modalità indicate nel D.Lgs. 267/2000, sia di attuazione delle previsioni regolamentari vigenti. Effettua attività dirette a dare concretezza all'azione amministrativa (individuazione di soluzioni e percorsi procedurali).
L'attività è finalizzata all'implementazione del supporto agli organi istituzionali nelle attività di istituto.
DATI RELATIVI ALLE FASI
Fase Peso Avanzamento Previsione Effettivo
Inizio Fine Inizio Fine
Svolgimento di attività di supporto alla Giunta comunale secondo le modalità indicate
nel D.Lgs. 267/2000 (iter delibere; gestione pre e post seduta) 35,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/12/2019
Supporto al Consiglio comunale: l'attività si concretizza nel supporto al Presidente, alle Commissioni, ai consiglieri, alla Conferenza dei Capigruppo nonchè nello svolgimenti delle attività pre e post sedute consiliari, all'assistenza in corso di seduta
35,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/10/2019
Supporto al Segretario generale nelle attività di istituto e negli approfondimenti
normativi 30,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/12/2019
DATI RELATIVI AGLI INDICATORI
Indicatore Valore Atteso Raggiungimento
Valore Relazioni semestrali sull'attività di supporto al Consiglio comunale, Commissioni Consiliari, Presidente CC e
Conferenza Capigruppo. 2 2
Relazioni semestrali sull'attività di supporto alla Giunta comunale (iter delibere, gestione pre e post seduta) 2 2
Relazioni semestrali sull'attività di supporto al Segretario Generale. 2 2
DESCRIZIONE ATTIVITA’ REALIZZATE E RISULTATI RAGGIUNTI
Nel corso dell’anno sono stati supportati gli Organi istituzionali dell’Ente al fine di garantire, con puntuale attività di verifica e controllo preventivo delle procedure e degli atti, la correttezza e legittimità dell'azione amministrativa nel rispetto delle norme statali e locali. E’ stata fornita assistenza alle relative sedute oltre ad attività di approfondimento normativo. A seguito delle elezioni amministrative del 2019 sono state garantite tutte le attività per l'insediamento dei nuovi organi.
Referto del Controllo di gestione 2019 71
Codice Titolo
Centro di Responsabilità
Responsabile Assessorato REALIZZAZIONE
COMPLESSIVA
Codice Descrizione
2019_S100_02_PEG Trasparenza - Supporto per
l'applicazione del D.Lgs. 33/2013 S100 SEGRETERIA GENERALE MASSAI MARIA LUISA Assessore Gianfranco
Simoncini 100,00%
RISULTATI ATTESI
Applicazione del D.Lgs. 33/2013: monitoraggio sull'aggiornamento della sezione; istruttoria ai fini dell'attestazione del NdV; aggiornamento PTPC per parte dedicata alla trasparenza; attività di studio in tema di trasparenza. Attività di aggiornamento ed implementazione dell'archivio delle procedure e della modulistica al cittadino.
DATI RELATIVI ALLE FASI
Fase Peso Avanzamento Previsione Effettivo
Inizio Fine Inizio Fine
Applicazione del D.Lgs. 33/2013: monitoraggio sull'aggiornamento della sezione da parte degli uffici e richiesta periodica di specifici atti; istruttoria ai fini dell'attestazione del NdV; aggiornamento PTTI; attività di studio in tema di trasparenza
80,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/12/2019
Monitoraggio ed implementazione dell'archivio delle procedure e della modulistica
associata sulla rete civica e attività di semplificazione amministrativa 20,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/12/2019 DATI RELATIVI AGLI INDICATORI
Indicatore Valore Atteso Raggiungimento
Valore Relazioni semestrali sulle attività di monitoraggio e supporto all'aggiornamento della sezione
"Amministrazione trasparente" 2 2
Relazioni semestrali sull'aggiornamento del PTPC per la parte relativa alla trasparenza (D.Lgs.
33/2013 come modificato dal D.Lgs. 97/2016). 2 2
Relazione annuale sull'attestazione da parte del Nucleo di Valutazione dei contenuti della sezione
"Amministrazione trasparente" 1 1
DESCRIZIONE ATTIVITA’ REALIZZATE E RISULTATI RAGGIUNTI
Nel 2019 sono proseguiti i monitoraggi periodici sugli aggiornamenti dei contenuti della sezione Amministrazione Trasparente da parte degli uffici comunali ed è stata svolta l’attività propedeutica all'attestazione del NdV avvenuta in data 23/04/2019. Proseguita l’attività di approfondimento e consulenza in tema di trasparenza con l’aggiornamento dell'apposita sezione dedicata nel PTPCT 2019-2021. E’ proseguito il monitoraggio ed implementazione dell'archivio delle procedure e della modulistica associata sulla rete civica. Con la nuova macrostruttura è stata predisposta una revisione generale per l'aggiornamento delle schede procedimentali e della modulistica associata.
Referto del Controllo di gestione 2019 72
Codice Titolo
Centro di Responsabilità
Responsabile Assessorato REALIZZAZIONE COMPLESSIVA Codice Descrizione
2019_S100_03_PEG CONTROLLO SUCCESSIVO SULLA REGOLARITA'
AMMINISTRATIVA DEGLI ATTI S100 SEGRETERIA GENERALE MASSAI MARIA LUISA Sindaco Luca Salvetti 100,00%
RISULTATI ATTESI
Implementazione dell'attività di verifica degli esiti dei controlli e di “reazione” rispetto alle irregolarità riscontrate, in rapporto diretto con i Responsabili dei settori interessati, finalizzata a migliorare in senso qualitativo la formulazione degli atti dell'Ente.
Attività di reportistica nei confronti degli organi previsti dall'art. 13 del Regolamento comunale sui controlli interni approvato con delibera del Consiglio Comunale n. 13/2013.
DATI RELATIVI ALLE FASI
Fase Peso Avanzamento Previsione Effettivo
Inizio Fine Inizio Fine
Completamento delle verifiche straordinarie inerenti gli atti di Settori specifici dell'ente,
intraprese nel 2018. 40,00 100,00 01/01/2019 30/06/2019 01/01/2019 05/04/2019
Verifica sugli atti dirigenziali adottati nel secondo e terzo trimestre 2019 ed adempimenti connessi, in sinergia e coordinamento con gli organismi previsti dal Regolamento CC 13/2013 (Gruppo di indirizzo, Gruppo operativo)
40,00 100,00 01/07/2019 31/12/2019 01/07/2019 31/12/2019
Redazione di una relazione annuale nella quale saranno descritte le tipologie dei controlli effettuati nel corso del 2018 ed i risultati ottenuti, con utilizzo di informazioni aggregate.
Successiva trasmissione della stessa agli organi competenti (art. 13 delibera CC 13/2013)
20,00 100,00 01/07/2019 31/10/2019 01/07/2019 31/10/2019
DATI RELATIVI AGLI INDICATORI
Indicatore Valore Atteso Raggiungimento
Valore
Predisposizione Report relativi alle verifiche straordinarie e periodiche (n. 3 report) 3 3
Verifica a campione del rispetto delle misure di prevenzione stabilite nella scheda di rischio"Contratti pubblici" del PTPCT 2019-2021 (Gruppo operativo Controllo atti in sinergia con Settore Contratti) su 2 determine di aggiudicazione estratte a sorte.
2 2
Predisposizione Report annuale (controlli annualità 2018) entro il 31/10/2019 1 1
DESCRIZIONE ATTIVITA’ REALIZZATE E RISULTATI RAGGIUNTI
Successivamente alla conclusione delle verifiche straordinarie avviate nel 2018 sugli atti del sociale e della protezione civile, sono stati effettuati i controlli sugli atti dirigenziali adottati nel secondo e terzo trimestre 2019 con i relativi rapporti. Il Gruppo di indirizzo controllo atti a ottobre 2019 ha attivato in via sperimentale una nuova estrazione del campione degli atti da controllare, individuando i settori a rotazione, rimodulando i criteri di controllo e la reportistica. E’ stata redatta la relazione annuale 2018 trasmessa al Sindaco e agli organi competenti, nonché illustrata dal SG alla Giunta.
Referto del Controllo di gestione 2019 73
Codice Titolo
Centro di Responsabilità
Responsabile Assessorato REALIZZAZIONE
COMPLESSIVA
Codice Descrizione
2019_S100_04_PEG
GESTIONE PROCEDURE CONSEGUENTI A SEGNALAZIONI PRESUNTI ILLECITI DA PARTE DI DIPENDENTI E SOGGETTI ESTERNI
S100 SEGRETERIA GENERALE MASSAI MARIA LUISA Sindaco Luca Salvetti 100,00%
RISULTATI ATTESI
Adeguamento della disciplina interna relativa all'istituto del Whistleblowing, alla L. 179/2017 ed alle linee guida dell'ANAC previste dall'art. 1 c. 5 della medesima Legge. Inserimento della materia nei programmi dei percorsi di formazione rivolti ai dipendenti ed informativa agli stessi sulle novità introdotte dalla L. 179/2017 e direttive ANAC. Gestione delle segnalazioni di illecito da parte dei dipendenti e soggetti esterni in conformità alla L. 179/2017 ed alle linee guida dell'ANAC.
Implementazione del sistema informatico comunale con la piattaforma Open Source che l'ANAC ha previsto di mettere a disposizione delle amministrazioni pubbliche.
DATI RELATIVI ALLE FASI
Fase Peso Avanzamento Previsione Effettivo
Inizio Fine Inizio Fine Gestione delle segnalazioni di illecito da parte dei dipendenti dell'amministrazione (whistleblowing),
assicurando la garanzia della riservatezza dei dipendenti segnalanti e il rispetto del divieto di discriminazioni nei loro confronti.
50,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/12/2019
Gestione delle segnalazioni di presunti illeciti da parte dei soggetti esterni all'amministrazione 50,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/12/2019 DATI RELATIVI AGLI INDICATORI
Indicatore Valore Atteso Raggiungimento
Valore Rendicontazione della gestione delle segnalazioni di dipendenti e soggetti esterni in conformità alla
disciplina normativa ed alle direttive ANAC, nella Relazione annuale RPCT ex art. 1, c. 14, L.
190/2012.
1 1
DESCRIZIONE ATTIVITA’ REALIZZATE E RISULTATI RAGGIUNTI
Con il PTPCT 2019-2021, approvato con DG 44/2019, è stata adeguata la disciplina interna del Whistleblowing alla L. 179/2017 ed agli orientamenti ANAC, aggiornate le informazioni per i dipendenti nelle pagine Intranet e relativa modulistica, così come quelle presenti in Amministrazione Trasparente per le segnalazioni da parte di soggetti esterni all'Amministrazione. Al fine di implementare il sistema informatico comunale con la piattaforma Open source resa disponibile da ANAC, sono stati attivati i sistemi informatici che stanno affrontando le problematiche emerse. Nel 2019 non sono pervenute segnalazioni da parte dei dipendenti e sono state istruite le 42 segnalazioni di soggetti esterni.
Referto del Controllo di gestione 2019 74
Codice Titolo
Centro di Responsabilità
Responsabile Assessorato REALIZZAZIONE
COMPLESSIVA Codice Descrizione
2019_S100_05_PEG Coordinamento progetto TSO e ASO
elettronico S100 SEGRETERIA GENERALE MASSAI MARIA LUISA Sindaco Luca Salvetti 100,00%
RISULTATI ATTESI
Individuazione modi e procedure per la sottoscrizione elettronica del TSO e ASO da parte del Sindaco e dei componenti della Giunta delegati.
DATI RELATIVI ALLE FASI
Fase Peso Avanzamento Previsione Effettivo
Inizio Fine Inizio Fine
Coordinamento delle attività per la predisposizione del TSO e
ASO elettronico 80,00 100,00 01/01/2019 30/04/2019 01/01/2019 31/01/2019
Protocollo procedimentale con Asl 20,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/12/2019
DATI RELATIVI AGLI INDICATORI
Indicatore Valore Atteso Raggiungimento
Valore
Relazione sulle attività di coordinamento svolte 1 2
DESCRIZIONE ATTIVITA’ REALIZZATE E RISULTATI RAGGIUNTI
L'applicazione per la predisposizione e firma del TSO e ASO elettronico da remoto è stata avviata nel 2018 in modalità test ed è entrata pienamente in funzione dai primi mesi del 2019. Tra le altre funzionalità consente al Sindaco e al Segretario Generale di apporre da cellulare la firma digitale. Sono stati formati gli uffici di Polizia Municipale utilizzatori e l'applicazione funziona regolarmente. E’
stata predisposta la bozza di protocollo da sottoporre all'ASL, con il corretto procedimento di T.S.O. ed A.S.O.
Referto del Controllo di gestione 2019 75 diffusione della fascicolazione digitale, attività di facilitazione rivolta agli uffici.
S100 SEGRETERIA
GENERALE MASSAI MARIA LUISA Sindaco Luca Salvetti 100,00%
RISULTATI ATTESI
L’impostazione su base triennale consentirà di pervenire alla completa redazione del Piano dei fascicoli dell’Ente attraverso attività di supporto agli uffici (formazione e consulenza specifica da parte dell’ufficio Protocollo) per la realizzazione dei fascicoli digitali o aggregazioni documentali informatiche funzionali all'esercizio di specifiche attività, procedimenti o funzioni. I risultati saranno raggiunti, il primo anno, attraverso una formazione mirata “on the job” rivolta ad uffici selezionati e destinata ai referenti indicati dai dirigenti, per poi proseguire il secondo e terzo anno coinvolgendo tutti gli uffici comunali, con la contestuale redazione del Piano dei fascicoli e l’organizzazione per il successivo passaggio al sistema di conservazione previsto dall'Ente.
Contestualmente sarà avviata un'azione di sensibilizzazione, che vedrà coinvolto tutto il personale dell'ufficio Protocollo, sulle attività di corretta organizzazione degli archivi cartacei, sulle attività di selezione e scarto della documentazione ai fini della corretta gestione dell'archivio deposito (Banditella), attuata in modo diretto tramite incontri, supporto operativo, affiancamento agli uffici interni e pubblicazione di apposite Linee guida, affinché vengano correttamente registrati e assunti nel protocollo i documenti analogici fin dalla loro nascita, ai fini della fascicolazione e della conservazione a norma.
DATI RELATIVI ALLE FASI
Fase Peso Avanzamento Previsione Effettivo
Inizio Fine Inizio Fine Piano dei fascicoli. Attività di supporto agli uffici ai fini della realizzazione dei fascicoli informatici o
aggregazioni documentali informatiche funzionali all'esercizio di specifiche attività, procedimenti o funzioni dell'ente con formazione on the job. Avvio sperimentazione attraverso la formazione on the job con uffici-pilota.
60,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/12/2019
Azione di sensibilizzazione tramite incontri, supporto operativo, affiancamento e pubblicazione di apposite Linee guida, sulle attività di corretta organizzazione degli archivi cartacei, sulle attività di selezione e scarto della documentazione ai fini della corretta gestione dell'archivio deposito (Banditella).
40,00 100,00 01/01/2019 31/12/2019 01/01/2019 31/12/2019 DATI RELATIVI AGLI INDICATORI
Indicatore Valore Atteso Raggiungimento
Valore
Pubblicazione su Intranet delle indicazioni per la redazione del Piano dei fascicoli e best practice. 1 1
Pubblicazione su Intranet delle Linee guida per la corretta organizzazione degli archivi cartacei, attività di selezione
e scarto della documentazione ai fini della corretta gestione dell'archivio deposito (Banditella). 1 1
DESCRIZIONE ATTIVITA’ REALIZZATE E RISULTATI RAGGIUNTI
Sono state svolte le attività propedeutiche all'elaborazione del piano dei fascicoli, tra cui corsi di formazione, circolari, linee guida pubblicate sulla Intranet rivolte a tutti gli uffici dell'ente. Con il Settore Urbanistica ed edilizia privata sono stati organizzati incontri finalizzati alle attività di fascicolazione interne, con la riorganizzazione delle scrivanie virtuali e l’individuazione delle funzioni che comportano azioni documentali. In merito alla corretta organizzazione degli archivi cartacei, selezione e scarto della documentazione e gestione dell'archivio deposito (Banditella) sono stati svolti incontri con gli uffici ed è stato fornito il necessario supporto operativo. Proseguite le attività della Rete Archivi provinciale, di cui il Comune è coordinatore, con una giornata formativa con circa 100 partecipanti tra dipendenti ed esterni.
Referto del Controllo di gestione 2019 76