SCOMPOSIZIONE MACRO PROCESSO “Acquisizione di
beni e servizi”
191
10.3. ANALISI DEL CONTESTO INTERNO AL FINE DI INDIVIDUARE CRITICITÀ E PUNTI DI FORZA NELLE PROCEDURE DI ACQUISTO
Il procedimento è normato dal d.lgs. 163/06 e regolamentato dal d.P.R. 207/2010; gli acquisti di minor valore economico, rientranti nella fattispecie dei cc.dd. “acquisti in economia”, sono stati altresì appositamente regolamentati a livello interno con deliberazione nr. 621/2012.
Si precisa che il comma 1 dell’art. 32 della L.R. n. 18/2013, come sostituito dal comma 2 del citato art. 10 della L.R. n. 26 del 18/8/2104 prevede che: “al fine di assicurare il contenimento delle spese e l’economicità della gestione è istituita la Stazione Unica Appaltante della Regione Basilicata per lavori, servizi e forniture di importo superiore a quelli previsti dalla normativa vigente per le acquisizioni in economi e che con deliberazione della Giunta Regionale del 3 settembre 2014, n.
1039 avente ad oggetto: L.R. n. 26 del 18/8/2014 “Modifiche e integrazioni alle LL.RR. n. 16/2012 e n. 18/2013 – Soggetto Aggregatore della Regione Basilicata” – Avvio della fase transitoria di cui al comma 5 dell’art. 10, con specifico riferimento agli enti ed alle aziende del Servizio Sanitario Regionale”.
Pertanto la procedura che di seguito si descrive è riferita a tutti i procedimenti di competenza.
Tutti i procedimenti di acquisto afferiscono alla responsabilità del dirigente dell’U.O.
Provveditorato/Economato o di quello dell’U.O. Tecnico/Patrimoniale, a seconda delle caratteristiche di quanto da acquisire.
Una volta codificata l’esigenza di disporre di determinate tipologie di beni e servizi, i provvedimenti vengono proposti e condivisi con la Direzione Strategica, impostando procedure di volta in volta correlate alla tipologia dell’acquisto da effettuare e/o al suo valore, alternativamente nella modalità:
- della procedura aperta, con divulgazione degli atti di gara sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica e su quella dell’unione europea, sui quotidiani e sul sito web dell’Istituto;
- della procedura aperta, con divulgazione degli atti di gara sul sito web dell’Istituto;
- della procedura ristretta, con richiesta prioritaria ai fornitori presenti sul Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione laddove presente la tipologia di occorrenza;
- dell’acquisto diretto, laddove presente un unico, possibile canale di approvvigionamento.
Ciò, in tutti i casi in cui i beni/servizi da acquistare non sono presenti fra quelli disponibili in CONSIP, nel qual caso l’approvvigionamento avviene direttamente, ai prezzi di aggiudicazione della gara esperita da quest’ultima. Per le tipologie di beni/servizi ricompresi, invece, nelle Unioni Regionali di Acquisto, le procedure sono svolte in modo condiviso con le aziende regionali di volta
192
in volta aderenti, anche mediante la preparazione comune delle gare, per mezzo di appositi tavoli tecnici.
Una volta espletate le procedure di gara, i relativi atti costituiscono oggetto di approvazione con appositi provvedimenti dedicati – di natura dirigenziale e non – che ne dispongono l’aggiudicazione definitiva e vengono quindi pubblicati integralmente sul sito, oltre che secondo quanto prescritto dalla normativa per tempo vigente in materia.
La procedura si conclude con la stipula del contratto – in forma scritta, ove richiesto in relazione al valore e/o alla complessità dell’acquisto – e, quando si tratta di acquisti di carattere continuativo, la nomina di un responsabile della sua esecuzione, che condivide con i responsabili degli uffici competenti per l’acquisto – e dunque dell’UO farmacia, dell’UO Provveditorato/Economato e di quella Tecnico-Patrimoniale – i successivi e conseguenti procedimenti di spesa (vd flusso ricevimento e liquidazione fatture).
L’organo giurisdizionale competente in materia è il Tribunale Amministrativo Regionale della Basilicata.
193 10.4. IL CICLO DEGLI ACQUISTI DELL’IRCCS CROB
194
10.5. MONITORAGGIO DEL PROCESSO DI ACQUISTO IN AZIENDA
Il processo di approvvigionamento di beni e servizi, è estremamente esposto a fenomeni corruttivi (per natura e di carattere gestionale) che sono direttamente connessi e proporzionali a:
Il volume ed il valore economico delle transazioni;
Il numero dei soggetti coinvolti e la complessità organizzativa alla base di un processo di acquisto che nell’ambito del suo funzionamento prevede l’interazione delle seguenti figure:
a) Strutture richiedenti che manifestano un bisogno (UU.OO. Sanitarie o Tecniche);
b) Strutture responsabili di budget di spesa che autorizza un acquisto (Centri di spesa);
c) Strutture deputate alla selezione dei fornitori;
d) Strutture riceventi ed utilizzatrici dei beni e servizi, generalmente deputate alla verifica della conformità alle richieste effettuate ed agli accordi contrattuali;
e) Strutture dedicate alla ricezione e gestione delle fatture ed al loro pagamento.
Nell’ambito della complessità organizzativa di un processo di approvvigionamento, che unisce al valore economico delle transazioni una serie di rischi anche connessi a comportamenti non etici, risulta indispensabile scomporre l’intero processo in più fasi e sotto-fasi, in modo tale da costruire un sistema di monitoraggio che parte dall’individuazione dei singoli rischi tipici di un processo di approvvigionamento.
I rischi tipici di un processo di approvvigionamento sono riconducibili a:
Rischi di conformità, tipicamente connessi a:
a) Richieste non coerenti ai fabbisogni;
b) Forniture non coerenti alle richieste ed agli accordi contrattuali;
Rischi di compliance alle normative interne ed esterne che regolano gli acquisti di beni e servizi, con particolare alle disposizioni del codice degli appalti;
Rischi di delega, riconducibili ad acquisti effettuati da soggetti non autorizzati;
Rischi di frode, riconducibili anche a fenomeni corruttivi (per natura) da parte delle funzioni più coinvolte con soggetti esterni (fornitori) in particolare nelle fasi di selezione del fornitore e liquidazione delle prestazioni.
L’IRCCS CROB, nel valutare la scomposizione di macro-processi di acquisto di beni e servizi in più sotto-processi ha adottato il seguente schema:
195
10.6. SCOMPOSIZIONE MACRO PROCESSO “Acquisizione di beni e servizi”
MANIFESTAZIONE DEL FABBISOGNO DEL BENE O DEL SERVIZIO
All’interno del sub-processo “1” troviamo il FABBISOGNO di un bene e servizio funzionale alle attività svolte dal richiedente; in tale sede non si entra nel merito di come nasca un fabbisogno all’interno dell’azienda e della sua reale necessità coerentemente alla programmazione degli acquisti delle risorse e previsione di produzione.
Il fabbisogno può riguardare i seguenti “oggetti di acquisto”:
▪ Bene di consumo
▪ Servizio