Tracciabilità della richiesta % Richieste di Acquisto verbali, cartacee, via email, via
SW (o al contrario, esiti sempre positivi) possono evidenziare
Concentrazione richiedenti Frequenza richieste per richiedente
corretti; un numero esiguo di richiedenti può determinare la concentrazione del potere decisionale in poche figure.
Numero utenti aventi diritto che hanno effettuato almeno una richiesta di acquisto su totale utenti aventi diritto. richieste da parte dello stesso
richiedente può evidenziare comportamenti elusivi delle
norme (un'eccessiva frammentazione del valore complessivo dell'acquisto elude
la necessità di apertura di un gara).
Numero richieste d'acquisto per richiedente per unità di tempo (anno, trimestre,
La scelta di un fornitore in presenza dello stesso
Il sub processo dell’approvazione risente molto dell’impostazione organizzativa di cui si è dotata l’azienda sia in termini di step autorizzativi (una o più persone uniche e/o comitati) che in termini di deleghe finanziarie.
198
Il numero degli step autorizzativi presenti è oggetto di valutazione negli indicatori inseriti nel processo di scomposizione. All’aumento del numero degli step di approvazione maggiore dovrebbe essere il numero di personale coinvolto nel processo di acquisto e quindi dovrebbero potenzialmente aumentare il numero e la tipologia dei controlli effettuati sulla stessa richiesta; se è maggiore la diversità di area di appartenenza (clinica o amministrativa), delle persone coinvolte nell’approvazione della richiesta, maggiore dovrebbe essere l’affidabilità del processo approvativo in quanto si valuterebbero vari aspetti prima di approvare la RDA (es. responsabile dipartimento medico, HTA, controllo di gestione ecc.).
INDICATORI FORMALIZZAZIONE DELLA RICHIESTA DI ACQUISTO
Sub Processo Focus Indicatore Finalità Etica Metodologia di
calcolo
Form alizz azio ne dell a ri chie sta di ac quist o
Tracciabilità della richiesta
% Richieste di Acquisto verbali, cartacee, via email, via
SW (o al contrario, esiti sempre positivi) possono evidenziare
corretti; un numero esiguo di richiedenti può determinare la concentrazione del potere decisionale in poche figure.
Numero utenti aventi diritto che hanno effettuato almeno una richiesta di acquisto su totale utenti aventi diritto. richieste da parte dello stesso
richiedente può evidenziare comportamenti elusivi delle
norme (un'eccessiva frammentazione del valore complessivo dell'acquisto elude
la necessità di apertura di un gara).
Numero richieste d'acquisto per richiedente per unità di tempo (anno, trimestre,
La scelta di un fornitore in presenza dello stesso
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INDICATORI FORMALIZZAZIONE DELLA RICHIESTA DI ACQUISTO
Sub Processo Focus Indicatore Finalità Etica Metodologia di
calcolo
Form alizz azio ne dell a ri chie sta di ac quist o
Analisi delle modalità del processo di richiesta di
acquisto
Frequenza RdA in urgenza per richiedente richiesta di acquisto; inoltre la
richiesta in urgenza può limitare il campo dei fornitori
disponibili ai soli soggetti in grado di garantire il bene \ servizio nei tempi caratteristici
dello stato di urgenza della richiesta.
Numero richieste in urgenza per richiedente su totale richieste per richiedente.
Frequenza RdA in urgenza per fornitore (q.tà e valore) richiesta di acquisto; inoltre la
richiesta in urgenza può in questo caso comportare la presenza di una volontà di assegnazione ad uno specifico
fornitore.
Valore richieste in urgenza per fornitore su totale valore
richieste per fornitore (lo evidenziare il tentati vo del
richiedente di favorire un fornitore o gruppo di fornitori.
Numero richieste per
Sub Processo Focus Indicatore Finalità Etica Metodologia di
calcolo
Form alizz azio ne dell a ri chie sta di ac quist o
Analisi dell'affidabilità del processo di verifica della
richiesta
% Richieste con 1 livello di approvazione (sul valore
totale)
La presenza di un solo livello di approvazione potrebbe non essere esaustivo per valutare la congruità e l'opportunità della richiesta aumentando il rischio di autorizzare richieste non
congrue e non opportune.
Numero di richieste approvate con 1 livello di approvazione sul numero totale di richieste approvate.
% Richieste con 2 livelli di Approvazione (sul valore
totale)
La presenza di due livelli di approvazione potrebbero non essere esaustivi per valutare la congruità e l'opportunità della richiesta aumentando il rischio di autorizzare richieste non
congrue e non opportune.
Numero di richieste approvate con 2 livelli di approvazione sul numero totale di richieste approvate.
% Richieste con 3 livelli di approvazione (sul valore
totale)
La presenza di tre livelli di approvazione potrebbero non essere esaustivi per valutare la congruità e l'opportunità della richiesta aumentando il rischio di autorizzare richieste non
congrue e non opportune.
Numero di richieste approvate con 3 livelli di approvazione sul numero totale di richieste approvate.
% Richieste approvate da 1 a 3
soggetti diversi La presenza fino a tre soggetti diversi per l'approvazione approvate al massimo da 3 soggetti diversi sul numero totale di richieste approvate.
Numero di richieste approvate da 4 a 6 soggetti diversi sul numero totale di richieste approvate. Numero di richieste approvate da oltre 6 soggetti diversi sul numero totale di richieste
approvate.
% Richieste approvate da 4 a 6 soggetti diversi
% Richieste approvate da più di 6 soggetti diversi
200
INDICATORI FORMALIZZAZIONE DELLA RICHIESTA DI ACQUISTO
Sub Processo Focus Indicatore Finalità Etica Metodologia di
calcolo
Il ricorso eccessivo ad acquisti senza apertura di regolare gara può evidenziare la volontà di eludere tutti i meccanismi di controllo caratterizzanti la gara al fine di indirizzare la scelta verso uno o più fornitori.
Valore acquistato senza gara su totale valore acquistato (lo stesso per quantità, per fornitore/categoria/specialità).
% Infungibilità o esclusività per categoria e per area
L'identificazione massiccia di beni \ servizi come INFUNGIBILI può evidenziare il tentativo del
richiedente di favorire un fornitore o gruppo di fornitori.
Valore acquistato con stesso fornitore con lo stesso
buyer può evidenziare un coinvolgimento personale di
quest'ultimo.
Numero ordini di acquisto per fornitore per buyer su totale ordini di acquisto per
buyer.
Numero medio fornitori coinvolti
Il coinvolgimento di un numero esiguo di fornitori da
parte del buyer può evidenziare la volontà di favorire uno o più fornitori.
Numero totale fornitori
Il numero esiguo di preventivi ottenuti può evidenziare problematiche nel processo di
invito dei fornitori, criticità nella definizione di requisiti eccessivamente restrittivi con possibilità di favorire uno o più
fornitori.
Analisi di mercato con area geografica di riferimento limitata può evidenziare la volontà del buyer di favorire
uno o più fornitori.
Distanza media (in km) dei fornitori coinvolti per ordine
di acquisto/categoria merceologica.
Distanza media (in km) dei fornitori coinvolti per ordine di acquisto/categoria
merceologica.
Il coinvolgimento di un numero esiguo di fornitori da
parte del buyer può evidenziare la volontà di favorire uno o più fornitori.
Numero medio fornitori partecipanti
Il numero esiguo di fornitori partecipanti può evidenziare problematiche nel processo di gara, criticità nella definizione di requisiti eccessivamente restrittivi con possibilità di favorire uno o più fornitori.
% esclusioni per motivi tecnici (o sostanziali)
Una elevata presenza di esclusioni per motivi tecnici (o sostanziali) può evidenziare un eccessivo dettaglio dei requisiti indirizzando la scelta verso un
prodotto (pur non dichiarandolo infungibile) e quindi di limitare la scelta dei
fornitori.
% ricorsi fornitori Un numero eccessivo di ricorsi può evidenziare anomalie nel processo d'identificazione del
fornitore vincente o la presenza tra le specifiche di gara di elementi suscettibili di
interpretazioni differenti da parte dei fornitori (ciò potrebbe essere finalizzato a favorire uno o più fornitori).
% proroghe gara Un elevato numero di proroghe della gara può evidenziare una volontà di evitare i controlli e
le restrizioni previste per l'espletamento di una nuova gara, con il conseguente rischio
di favorire il fornitore vincitore dell'ultima gara.