Fase 3: Gestione

Per l’avvio dei progetti (circolare 5078) GPU ha integrato la rilevazione della baseline⁷ degli indicatori di risultato associati ai percorsi e la documentazione sulle modalità di individuazione e selezione degli operatori coinvolti nella realizzazione degli interventi (esperti e tutor). L’area di lavoro di ciascun percorso del progetto F3 permetteva alla scuola di inserire i dati relativi al target prioritario (allievi e drop out) e strumentale (genitori e personale scolastico) e quelli relativi agli operatori (tutor ed esperti) associati ai vari moduli, comprensivi delle procedure deliberative e selettive delle loro nomine.

Per l’attività di direzione e coordinamento, valutazione e documentazione dei percorsi (Circolare 5984), il GPU è stato integrato delle funzioni per l’assegnazione delle ore ai singoli componenti (funzione Gruppo di Direzione e Coordinamento/Assegnazione ore di coordinamento) e di quella per la documentazione delle attività di tipo amministrativo-contabile, organizzativo, e di coordinamento svolte per la gestione del progetto, realizzate durante le riunioni di coordinamento (Attività gruppo di Coordinamento e Consulenti/ Registrazione Riunioni del Gruppo di Coordinamento e consulenti) o come attività individuali (Attività gruppo di Coordinamento e Consulenti Registrazione Attività del Gruppo di Coordinamento e consulenti).

Per supportare le attività del Referente per la valutazione connesse alla rilevazione degli indicatori quantitativi associati al percorso, nell’area ad esso dedicata è stata integrata la funzione di convalida degli indicatori e dei valori target, oltre alla rilevazione periodica degli indicatori, associata all’area di

6 Oltre a guidare l’utente nella gestione dei contenuti, il sistema GPU ha incrementato tutte le funzioni utili al controllo di tipo finanziario, che tenevano conto dei massimali di spesa decisi a livello centrale per le aree di costo (Area formativa, max 54,37%; Area Direzione e Coordinamento, max 20,42%;Area Organizzativo gestionale, max 19,77%; Pubblicità, max 1,48%)

7 L’inserimento dei valori di baseline, insieme all’avvio del modulo accoglienza del percorso erano gli elementi che determinavano l’avvio di un percorso e quindi del singolo progetto F3.

43 lavoro dei singoli percorsi. A supporto delle attività del Facilitatore invece è stata predisposta un’area redazionale, a compilazione libera e con inserimento di allegati, utile al suo supporto ai diversi operatori dei moduli per l’uso della piattaforma, alla promozione della comunicazione sul territorio della rete, alla predisposizione del prototipo di intervento territoriale. Infine, per coadiuvare esperti e tutor, è stata realizzata la sezione Diario di bordo, utile alla documentazione delle attività svolte durante la realizzazione del percorso e/o degli interventi.

Nella fase di riprogettazione (Circolare 8475), GPU ha permesso alle reti di:

- rivedere il partenariato se la rete scolastica era oggetto di dimensionamento - riprogettare gli interventi

- rivedere gli indicatori di percorso indicati nel progetto esecutivo

Della rilevazione sul modello di Portfolio (Nota 1347) è stato incaricato il Referente per la valutazione, con l’aiuto del tutor del modulo di accoglienza, pertanto il questionario è stato implementato dell’area a lui dedicata. viene presentata la rilevazione sui modelli di portfolio predisposti dalle scuole della rete per documentare e supportare le attività svolte da ciascun allievo/giovane nell’ambito del progetto F3.

Dato che il Portfolio era considerato uno strumento di riflessione utile all’efficacia dell’intervento F3, era praticamente obbligatoria la predisposizione di almeno un modello e di conseguenza la compilazione della scheda di rilevazione entro la chiusura del progetto.

Per quanto riguarda la gestione dei Moduli, le tipologie realizzabili nei progetti F3 sono state specificate nella Nota prot. 1545 del 18 febbraio 2014 e Istruzioni operative per la gestione dei progetti autorizzati- Parte III “sezioni 1 – 2”; indicazioni sulla tipologia documentate in GPU ai fini del monitoraggio.

Il modulo «Accoglienza, analisi dei bisogni, condivisione degli obiettivi e delle strategie di attuazione dell’intervento, autovalutazione in itinere e a conclusione dei percorsi» è stato predisposto in GPU sulla falsa riga degli interventi formativi dei progetti PON e in seguito sono state trattate le altre tipologie di modulo, con rimando per le parti comuni al modulo di Accoglienza e fornendo specifiche istruzioni per le sezioni dei moduli che prevedevano modalità di gestione differenti.

I moduli organizzati in maniera simile al modulo di Accoglienza erano:

- Laboratorio (artigianale, artistico, disciplinare, musicale, etc.) - Realizzazione di un prodotto

- Attività sportive - Orientamento

44 - Studio assistito

Per poter accedere alla Gestione di questi moduli era necessario compilare e convalidare la struttura, inserendo la data di inizio e di fine previste per le attività e facendo una breve descrizione delle attività contenute. L’area di gestione era strutturata in quattro sezioni:

- Gestione della classe (presenze, assenze, attestazione finale, dossier del corsista);

- Gestione e Documentazione Attività (operatori, sedi, attività e azioni di accompagnamento);

- Visualizzazione e Riepiloghi (calendario delle attività, argomenti e documenti);

- Area Comunicazione (strumenti di gestione dei permessi di accesso a GPU) Una struttura differente era invece riservata alle seguenti tipologie di modulo:

 Formazione in situazione, indirizzata alla promozione dell’apprendimento informale, anche individuale, in luoghi e situazioni extrascolastiche e nella quale era possibile indicare, oltre alle sedi scolastiche e dei soggetti partner, anche quelle delle strutture inserite nella sezione

«Collaborazioni».

 Esperienza presso aziende, la cui struttura in GPU chiedeva di specificare sia il numero delle ore di formazione che gli allievi/giovani dovevano svolgere presso aziende (o altre strutture ospitanti) sia il numero delle ore di formazione da svolgere “in aula”, generalmente presso una delle scuole della rete o presso la sede di uno dei soggetti partner. Nella struttura era presente una specifica sezione denominata «Strutture ospitanti», in cui andavano indicate le strutture presso cui gli allievi/giovani avrebbero effettuato l’esperienza formativa ed era possibile richiamare una o più strutture da un elenco contenente le strutture inserite dal DS della scuola capofila nell’area di lavoro del Progetto F3 denominata «Collaborazioni» o, precedentemente, in fase di Progettazione /Riprogettazione. L’ambiente di gestione conteneva anche una sezione denominata «Attività presso strutture ospitanti», articolata in tre ambiti («Strutture Ospitanti»,

«Progetto Formativo» e «Relazioni conclusive») in cui doveva essere documentata l’attività svolta dai partecipanti.

 Educazione fra pari, che aveva l’intento di promuovere l’apprendimento reciproco fra studenti e nel quale potevano risultare presenti sia allievi/giovani appartenenti al target prioritario sia altri studenti delle scuole della rete, con il tutor che aveva il compito di favorire l’interazione e di stimolare la costruzione della comunità di apprendimento.

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 Counseling, che prevedeva il coinvolgimento di operatori educativi con competenze psico-pedagogiche e relazionali e aveva una struttura e una modalità di gestione specifiche, con inserimento di date di inizio e fine delle attività, ma senza il dettaglio delle attività svolte.

 Sportello, con funzionalità analoghe alla tipologia Counseling.

 Incontri/seminari/convegni, unica tipologia che poteva essere rivolta in modo esclusivo ai target strumentali. In questo caso l’ambiente di gestione prevedeva fra l’altro tre sezioni specifiche: preparazione del seminario, modulo presenze e invio programma, atti e documenti.

 Manifestazioni, con funzionalità analoghe alla tipologia «Incontri/Seminari/Convegni».

3.2.4. Fase 4: Chiusura dei progetti e redazione del prototipo di intervento territoriale

Con la nota 8312 del 25 settembre 2014 - Istruzioni operative per la chiusura dei progetti autorizzati e Linee guida alla redazione del Prototipo sono state trasmesse alle scuole le istruzioni operative per compilare il prototipo di intervento territoriale e per chiudere il progetto.

Per quanto riguarda le modalità per documentare questa fase in GPU, è stato reso possibile sostituire DS o DSGA che avessero deciso di non terminare l’attività qualora avessero ricevuto un incarico in altra sede Rispetto all’Inserimento del prototipo di intervento territoriale, era possibile prendere visione delle istruzioni operative di compilazione, nonché inserire il proprio Format ed eventualmente una cartella di documentazione aggiuntiva.

Nel pannello di monitoraggio delle condizioni da soddisfare per poter chiudere il progetto erano indicate:

- la chiusura di tutti i moduli e dei percorsi,

- il completamento delle rilevazioni periodiche degli indicatori dei percorsi, - l’inoltro di almeno una scheda rilevazione sul modello di portfolio, - l’inserimento e la validazione del prototipo,

46 - il completamento della registrazione delle “Attività del Gruppo di Direzione e coordinamento e

consulenti” (ad esclusione del DSGA, per il quale è previsto che possa ancora avere a disposizione ore di attività connesse alla chiusura finanziaria del progetto).

In mancanza di anche una sola di queste condizioni, il sistema impediva la chiusura del progetto.

In relazione al completamento delle rilevazioni periodiche degli indicatori va specificato che l’ultima rilevazione seguiva criteri a seconda della periodicità di aggiornamento degli indicatori prescelti. Per gli Indicatori con periodicità di aggiornamento mensile a sintesi quadrimestrale, l’ultima rilevazione era quella successiva al mese di chiusura dell’ultimo modulo e aveva come periodo di riferimento l’ultimo mese di attività del modulo. Per gli Indicatori con periodicità di aggiornamento annuale, l’ultima rilevazione era quella del primo luglio utile, successivo alla data di chiusura dell’ultimo modulo. Per gli Indicatori con periodicità di aggiornamento alla fine di ogni quadrimestre, l’ultima rilevazione era quella del primo periodo utile (1°-15 luglio o 1°-15 marzo), successivo alla data di chiusura dell’ultimo modulo. Per gli Indicatori con periodicità di aggiornamento alla fine del percorso era prevista un’unica rilevazione, successiva alla data di chiusura dell’ultimo modulo.

Considerato che i termini per la conclusione delle attività formative era fissato per la fine di dicembre 2014 e che molti moduli sono stati conclusi dalle reti nei mesi di luglio e di agosto è stata posta particolare cura nella gestione delle rilevazioni degli indicatori con periodicità di aggiornamento annuale e con periodicità di aggiornamento alla fine di ogni quadrimestre. In particolare, nel caso in cui le attività dei moduli fossero terminate entro giugno 2014, le ultime rilevazioni potevano essere inserite nel luglio successivo. Nel caso di moduli conclusi tra luglio e agosto 2014, le rilevazioni periodiche di questi indicatori rientravano nell’anno scolastico 2014-2015 e dovevano essere effettuate nei mesi di febbraio e/o luglio 2015. In questo caso il sistema permetteva di chiudere il Progetto purché la rete si impegnasse a completare queste rilevazioni appena possibile (le rilevazioni periodiche degli indicatori con periodicità di aggiornamento annuale a luglio 2015 e quelle degli indicatori con periodicità di aggiornamento alla fine di ogni quadrimestre a marzo 2015).

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