Le fasi tipiche del processo di gestione

La gestione16 è, in senso proprio, l'insieme delle azioni da porre in essere affinché l'azienda possa perseguire gli obiettivi prefissati nella pianificazione aziendale e compiere scelte riguardanti le relazioni tra i suoi elementi costitutivi, principalmente persone e tecnologie.

È possibile distinguere diverse operazioni della gestione aziendale:

Operazioni di costituzione: che riguardano le risorse finanziarie utili per iniziare l'attività aziendale.

Operazioni di funzionamento: riguardano l'acquisto di fattori produttivi, il pagamento dei debiti verso i fornitori, la riscossione dei crediti e cosi via. Operazioni di cessazione: estinzione dell'impresa tramite la vendita dei beni, la riscossione dei crediti e il pagamento dei debiti.

Possiamo inoltre distinguere fatti esterni e fatti interni di gestione.

I fatti esterni di gestione sono quelli che mettono in contatto l'impresa con soggetti economici esterni. Essi sono:

Operazioni di finanziamento in contatto con i finanziatori; Operazioni d’investimento in contatto con fornitori; Operazioni di disinvestimento in contatto con i clienti.

I fatti interni di gestione sono legati alla trasformazione economico-tecnica all'interno dell'azienda e non portano a scambi con l'esterno.

Operazioni di finanziamento: tramite queste l'impresa ottiene i mezzi finanziari da immettere nell'attività d'azienda.

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Operazioni d'investimento: acquisizione dei fattori produttivi da parte dell’azienda;

Operazioni di trasformazione economico - tecnica: che riguardano principalmente la realizzazione dei processi di produzione diretta, distribuzione e conservazione.

Operazioni di disinvestimento: con le quali l'impresa vende i beni e i servizi prodotti recuperando i mezzi finanziari investiti i quali verranno riutilizzati.

La gestione da questo punto di vista non è dunque sinonimo di management, anche se molto spesso nel linguaggio comune i due concetti tendono a sovrapporsi. Non c’è dubbio che comunque il management costituisce uno degli aspetti più rilevanti della gestione.

Per amministrazione, invece si intende una specifica attività aziendale (e la funzione aziendale che se ne occupa), che attiene alla fase decisionale condotta sulla base di una rilevazione ordinata17 (ed eventualmente nell'elaborazione) di informazioni, per lo più di natura economica, sui fatti della gestione aziendale, al fine di costituire la memoria dell'organizzazione.

In senso lato, l’amministrazione è intesa come sinonimo di gestione. Anche il termine amministrazione tende, nel linguaggio corrente, a sovrapporsi come significato al termine management18; ma sono due concetti distinti, anche se le

17 _{AMADUZZI A., L' azienda nel suo sistema operante, UTET Università, 2002.} 18

La direzione aziendale o management, è un termine di origine inglese, che deriva dal verbo to manage, 'gestire, coordinare' è, in economia aziendale, il processo di definizione degli obiettivi di un'azienda (sia essa pubblica o privata) e di guida della gestione aziendale verso il perseguimento di tali obiettivi, attraverso l'assunzione di decisioni sull'impiego delle risorse disponibili e, in particolare, delle risorse umane dell'azienda o della parte di azienda (unità organizzativa) sotto la sua responsabilità, anche e soprattutto l'assunzione di decisioni di pianificazione e di gestione per garantire il raggiungimento di risultati in linea con gli scopi aziendali ed in grado di soddisfare gli stakeholder, ossia i soggetti (persone od organizzazioni) portatori di interessi nei confronti dell'azienda. Tale termine viene anche utilizzato per indicare l'insieme dei manager di un'azienda, ossia delle persone che hanno la responsabilità del suddetto processo. Secondo Henri Fayol, uno dei fondatori delle scienze manageriali, il management consiste in cinque funzioni:

1) La pianificazione: volta a preparare l'organizzazione al futuro, cercando di anticiparlo e predisponendo il conseguente piano d'azione. Il sistema di pianificazione è normalmente connesso al sistema di controllo di gestione, che ha lo scopo di guidare verso il conseguimento degli obiettivi pianificati, e di far emergere un eventuale allontanamento dalle mete prefissate, con conseguente correzione delle strategie.

informazioni rilevate ed elaborate nel corso dell'attività di amministrazione costituiscono un input per le decisioni manageriali19.

A seconda dell’orizzonte temporale a cui gli obbiettivi si riferiscono, si distinguono i seguenti tipi di pianificazione: Pianificazione strategica, quando si delineano obiettivi a lungo termine;

Pianificazione tattica, quando sono previsti obiettivi a medio termine (tra i tre e i cinque anni); Pianificazione operativa, in presenza di obiettivi a breve termine (non più di un anno).

2) L’organizzazione: è il processo di suddivisione e coordinamento del lavoro all’interno del “sistema

azienda”, che è costituito da persone e tecnologie. L’interazione tra questi due fattori produce il comportamento aziendale.

La divisione del lavoro si articola in tre fasi:

Scomposizione dei processi aziendali in attività basilari e raggruppamento di questi in compiti secondo criteri logici;

Attribuzione dei compiti alle posizioni, ossia ai ruoli definiti all’interno dell’azienda. I compiti assegnati ad una posizione costituiscono le sue mansioni;

Assegnazione di una o più persone a ciascuna posizione e creazione degli organi aziendali.

3) La guida: è quel processo volto ad assicurare il funzionamento delle azioni e dei processi dell'organizzazione. Negli ultimi anni gli studi sulla guida in azienda si sono suddivisi in due filoni, quelli sul management e quello sulla leadership.

4) Il coordinamento: compie, in un certo senso, un ruolo complementare alla divisione del lavoro, avendo lo scopo di:

Armonizzare le decisioni e le attività degli organi e delle unità organizzative, tra loro e con gli obiettivi dell’azienda;

Assicurare la fluidità delle attività, riducendo al minimo le interferenze e il mancato rispetto dei tempi. 5) Il controllo: ha la funzione di assicurare che tutte le attività i processi svolti dall'organizzazione siano in

accordo con le regole e gli obiettivi stabiliti.

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Henry Mintzberg, conducendo una ricerca sul lavoro che i manager svolgono quotidianamente in organizzazioni di vario tipo, ha individuato dieci ruoli, tra loro legati, svolti dal manager nell'azienda, e li ha raggruppati in tre categorie: interpersonali, informativi e decisionali. “In virtù del suo status e dell'autorità formale di cui è investito, il manager svolge i ruoli interpersonali di:

Figura rappresentativa dell'azienda o unità organizzativa con compiti simbolici e cerimoniali;

Leader dell'azienda o unità organizzativa, guidando e motivando i subordinati, talvolta anche reclutandoli e formandoli;

Collegamento, creando e mantenendo una rete di relazioni anche al di fuori della linea gerarchica. Le relazioni interpersonali danno al manager l'accesso a varie fonti d'informazione per svolgere i ruoli informativi di:

Collettore di informazioni rilevanti, che cerca e raccoglie all'interno e all'esterno dell'azienda; Diffusore di informazioni, che trasferisce ai subordinati all'interno dell'azienda o unità organizzativa; Portavoce dell'azienda o unità organizzativa, fornendo informazioni all'esterno.

In virtù delle informazioni di cui dispone e dell'autorità formale di cui è investito, il manager può svolgere i ruoli decisionali di:

Imprenditore, individuando le opportunità di miglioramento e promuovendo i conseguenti cambiamenti; Gestore di problemi, responsabile delle azioni correttive per fronteggiarli;

Allocatore di risorse, che assegna alle varie attività all'interno dell'azienda o unità organizzativa;

Negoziatore, partecipando per l'azienda o unità organizzativa a negoziazioni con altre unità organizzative o soggetti esterni.”